7 способов облегчить подготовку отчетности для Банка России

На портале Bankir.ru опубликована статья Евгения Кувыкина, директора по работе с клиентами Intersoft Lab, о распространенных сложностях подготовки отчетности для Банка России и их преодолении с помощью BPM-решений. Материал дополнен примером из практики «Газэнергопромбанка», в котором проходт проект автоматизации выпуска отчетности для Банка России на базе хранилища данных «Контур» 3.х.

Несмотря на статус регулятивной отчетности как жизненно важной для банков, распространенные технологии ее подготовки трудно назвать безупречно эффективными. Стоит ли мириться со «слабыми звеньями» традиционных способов подготовки отчетности?

С необходимостью направлять значительные ресурсы на подготовку отчетности для Банка России соглашается любой банк. Все уже успели привыкнуть к тому, что объемы данных, подлежащих обработке, постоянно растут, а для работы с ними необходимо наращивать штат сотрудников, которые ответственны за подготовку регулятивной отчетности. Сложности в работе с этой массой данных добавляет сам регулятор, усложняя требования к подготовке отчетности и не забывая время от времени напомнить о возможных санкциях, размер которых колеблется от штрафа до отзыва лицензии.

Несмотря на высокий приоритет отчетности для Банка России, распространенные на сегодня технологии ее подготовки не безупречно эффективны. Что свидетельствует об их несовершенстве? В подходах к работе с отчетностью, наиболее распространенных на сегодня, есть по крайней мере семь узких мест.

7 «слабых звеньев» систем подготовки регулятивной отчетности

Самыми распространенными ИТ-инструментами, которые используют для автоматизации подготовки отчетности для Банка России, остаются средства MS Excel и АБС в сочетании с бэк-офисными модулями для учета кредитов, депозитов, ценных бумаг и др. Какой маршрут могут проходить данные, на материале которых готовят отчеты для БР?

1. Из АБС – в готовую отчетную форму. По этому пути могут благополучно пройти данные только части отчетных форм.

2. На основе данных АБС и бэк-офисных модулей, предназначенных для учета кредитов, депозитов, ценных бумаг и т.д., рассчитываются части некоторых форм или отдельные отчетные показатели. Из полученных «кусков» форм и отдельных цифр отчеты составляются полуручными способами, в основном с помощью таблиц Excel. По такому маршруту проходят данные для большинства отчетных форм.

3. Некоторые данные проходят по запутанному маршруту полностью ручной подготовки формы. Например, бухгалтер самостоятельно находит цифры в учетных системах, запрашивает информацию в других подразделениях банка, обрабатывает ее и производит расчеты собственно для составления отчетной формы.

4. В многофилиальных банках маршрут некоторых данных усложняется: данные для ряда форм готовят сотрудники филиала, затем их передают на обработку в головной офис.

Это самые распространенные подходы к подготовке регулятивной отчетности. При их использовании определяющий фактор качества отчетов – внимательность и ответственность специалистов, которые отвечают за выпуск отчетности. При этом даже наличие высочайшей квалификации, опыта, дисциплины у специалистов не застрахует процесс подготовки отчетности от ошибок. Люди есть люди, какие бы внимательные и талантливые они не были, всегда остается вероятность, что человек ошибется, забудет, не уследит. Наверняка вы сталкивались со случаями, когда виноват в ошибке, допущенной в сводном отчете, не один человек, а некорректно построенная цепочка обработки информации, в которой участвуют люди из разных филиалов или разных подразделений. Однако обо всем по порядку. В чем основные слабые моменты традиционных подходов к работе с отчетностью?

1. Трудоемкость процессов сбора данных

В Федеральном резервном банке США однажды подсчитали, что американские банки тратят на сбор исходных данных 80% времени, а собственно на ее анализ для подготовки отчетности – лишь 20%. Ситуация в российских банках сравнима с ситуацией у американских коллег. И в головном офисе, и в филиалах банка работает большой штат бухгалтеров, занятых отчетностью БР, при этом время от времени уделять внимание этой задаче обязаны и сотрудники других подразделений. Чаще всего высококвалифицированные специалисты таких департаментов вынуждены отводить основную часть своего времени однотипным операциям сбора и обработки исходных данных. Некоторые банки борются с проблемой трудоемкости тем, что своевременно нанимают новых сотрудников, но может ли наращивание штата длиться бесконечно и насколько оно целесообразно с учетом постоянного роста объема обрабатываемых данных?

2. Риски ручных операций обработки данных

Как показывает даже краткий анализ распространенных способов подготовки отчетности, на сегодня роль ручных операций в подготовке отчетности велика. Работа с данными – ювелирный труд, в котором велик риск ошибок ввода, случайных корректировок, снижения прозрачности отчетности. В приведенной классификации упомянут пример, когда специалист из головного офиса банка запрашивает искомые отчетные показатели у сотрудника филиала. Чаще всего информацию он получает в виде таблицы Excel, что подразумевает необходимость ввести полученные показатели в собственные таблицы и не исключает возможности ошибочного ввода.

3. Недостаточная прозрачность отчетности

Как правило, в отчетности, составленной названными способами, проверить достоверность показателей или детализировать их крайне затруднительно. Только человеку, который составил отчет, известно, по какому алгоритму были вычислены те или иные показатели, в какой из имеющихся учетных систем были найдены исходные данные. Все эти сведения, цена которых для банка велика, вместе с ответственным сотрудником могут уйти в отпуск, на больничный или вообще будут утрачены с его увольнением.

4. Сложности межформенного контроля

Так как подготовка форм распределяется между несколькими сотрудниками и, может быть, даже между разными подразделениями, бывают ситуации, когда исправления одного и того же показателя были внесены только в одной из форм, где он встречается. Кроме того, на контроль соответствия показателей за один отчетный период должны тратить время специалисты, которые готовят отчетность для надзорных органов. Можно дать скидку существующим средствам автоматизации выпуска отчетности на то, что застраховать себя от ошибок в процессе подготовки отчетности на 100% невозможно, однако к этим «вечным» сложностям добавляются вполне современные проблемы качества данных, производительности и др., которые возникают из-за преувеличенного доверия учетным системам.

5. Недостаточное качество исходных данных

Если бухгалтеры банка уделяют слишком много времени тому, чтобы находить и обрабатывать исходные данные для отчетности в транзакционных системах, запрашивать данные в филиалах, обрабатывать полученную информацию, это означает, что в банке недостаточно высокое качество исходных данных для регулятивной отчетности.

Наконец, некоторые данные могут отсутствовать в АБС, или их получение может быть затруднено. Например, в учетных системах время хранения данных ограничено последним кварталом или годом, поэтому построение сравнительных отчетов, например для МСФО, из учетных систем часто невозможно.

6. Сложности согласования нормативно-справочной информации в учетных системах

Самый распространенный пример проявления этого «слабого звена» – ситуация, когда справочники клиентов в банке ведут в нескольких учетных модулях, но единообразия представления информации в справочниках нет. Поскольку не каждый банк имеет централизованную АБС, необходимо консолидировать отчетность головного офиса и филиалов.

7. Ограничения производительности АБС

Скорость операций АБС по основным бизнес-процессам снижается, когда выполняются прямые запросы к АБС для выпуска регулятивной отчетности за продолжительные периоды. С этим «слабым звеном» систем подготовки регулятивной отчетности знакомы не только банковские бухгалтеры. О нем знают и сотрудники основных бизнес-подразделений, т.к. снижение производительности АБС отражается на их деятельности.

Для этих конечных пользователей термин «снижение производительности АБС» означает снижение производительности труда и, следовательно, ущерб результатам деятельности. Представьте себе, например, какое терпение должно быть у операциониста и его клиента, которые ждут выполнения транзакции в АБС в течение пяти минут – они могут и не подозревать, что АБС загружена запросами на формирование отчета и поэтому не может обеспечить необходимого быстродействия. В то же время очень терпеливым должен быть и специалист, который ждет выполнения запроса из АБС на получение отчетного показателя в течение нескольких часов.

BPM, АБС и Excel. Разделение труда

Стоит признать, что АБС и MS Excel – это доступные, но ограниченные в функциональности ИТ-инструменты для подготовки отчетности. Быть источником информации для отчетности АБС может только для ограниченного набора форм, так как транзакционные системы предназначены для учета, а эстафету у нее должны принимать более сложные решения, которые смогут обеспечить упорядоченную консолидацию и обработку информации.

На то, чтобы принять эту эстафету у учетных систем, в последнее время стали претендовать BPM-системы (решения класса Business Performance Management – управление эффективностью бизнеса), основанные на хранилищах данных. Такие решения предназначены для того, чтобы аккумулировать в единое хранилище информацию первичного учета о банковских проводках, операциях, сделках, договорах, которая поступает из АБС и специализированных учетных модулей. Консолидированную информацию, полученную из разных источников, в том числе из источников в филиалах, BPM-система «очищает» и по заданным алгоритмам производит на ее основе расчеты, необходимые для получения отчетных показателей. Окончательное сведение данных в отчетные формы выполняют средства репортинга и построения отчетов в составе BPM-системы.

Для специалистов, которые занимаются отчетностью, это означает, что:

• Операции по сбору и обработке данных первичного учета автоматизированы – необходимость в этих ручных операциях отпадает. За счет этого высвобождаются упомянутые выше 80% времени работы над отчетностью. Собственно выпуск отчета сводится к нескольким минутам, в течение которого система выполняет запрос на формирование отчета, а специалист может сосредоточиться на анализе отчетных показателей и, при необходимости, на их ручной корректировке.
• Снижаются риски ручных операций – человеческий фактор перестает определять качество отчетов. Случайные корректировки, которые были возможны при ручном вводе показателей в таблицы, и ошибочные расчеты, риск которых велик при ручном расчете показателей, исключаются. Избавление от этих рисков, связанных с человеческим фактором, на практике означает более твердые гарантии своевременного выпуска и качества отчетности.
• Отчетность, выпущенная с помощью BPM-систем, принципиально отличается от сформированной другими способами возможностью просматривать ее в различных аналитических разрезах, анализировать способ расчета показателей, автоматически контролировать ее корректность. Это свойство отчетности и принято называть прозрачностью.
• Снижается вероятность расхождения между отчетными формами, полученными в филиалах, и консолидированной отчетностью банка – для многофилиальных банков BPM-системы особенно полезны своими возможностями для консолидации данных из удаленных подразделений и филиалов.
• Хранилища данных предоставляют более качественную, по сравнению с учетными системами, базу исходных данных для формирования отчетности, т.к. консолидируют и очищают данные из разных источников за любые необходимые временные отрезки.
• В процессе внедрения хранилища банк обычно отдельно занимается созданием единого источника нормативно-справочной информации. Например, если ранее справочники клиентов вели в нескольких учетных системах, то в процессе создания BPM-системы вводят эталонный справочник.
• И наконец, создание хранилища позволяет разгрузить АБС от несвойственных ей функций, связанных с выпуском отчетности, то есть исключить факторы, которые снижают ее быстродействие.

Опыт «Газэнергопромбанка» в автоматизации подготовки отчетности

В США, на которые принято оглядываться для оценки развития технологий в России, тенденция к использованию хранилищ для подготовки регулятивной отчетности уже зафиксирована в статистике. Если в 2004 году для подготовки отчетности использовали хранилища данных только 8% банков, то в 2006 году уже 20% банков применяли BPM-системы для выполнения требований регуляторов. В России же обновление подходов к выпуску отчетности в этом направлении только начинается. Одним из новаторов в этой области стал «Газэнергопромбанк», который в 2008 году начал проект автоматизации полного пакета отчетности для Банка России с помощью BPM-системы.

До начала проекта в банке уже использовали хранилище данных на платформе СУБД Pervasive SQL, разработанное ИТ-специалистами банка. Это хранилище, в котором в течение 10-ти лет консолидировались данные по балансовым счетам, ежедневные срезы по портфелям сделок, стало качественной базой для подготовки обязательной отчетности, но по мере укрупнения банка поддержание его производительности усложнялось и банк перешел к созданию комплексной BPM-системы на основе промышленного Хранилища данных «Контур» на СУБД Oracle Database Server 10g.

На сегодня в этом хранилище собраны данные бухгалтерского учета головного офиса и 19 филиалов банка. По окончании операционного дня из АБС в хранилище загружаются данные о клиентах, лицевых счетах, остатках и оборотах лицевых счетов, бухгалтерских документах и операциях. Таким способом в хранилище ежедневно обновляется информация о состоянии 500 тыс. лицевых счетов, загружается около 20 тыс. оборотов по лицевым счетам, 30 тыс. операций, приходящихся на головной офис банка, и более 150 тыс. операций филиалов.

Этот объем информации позволяет выпускать основные формы отчетности для Банка России, которые готовят на основе данных бухучета. Среди автоматизированных форм:

• оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета кредитной организации (форма 0409101 , Указание Банка России № 1376-У);
• оборотная ведомость по счетам кредитной организации (приложение 8 к Положению Банка России N 302-П);
• баланс кредитной организации (приложение 9 к Положению Банка России N 302-П);
• расчет собственных средств (капитала) (форма 0409134, Указание Банка России № 1376-У);
• расчет размера обязательных резервов (форма 0409136, Положение №255-П «Об обязательных резервах кредитных организаций»);
• ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты (приложение 13 к Положению Банка России N 302-П);
• оперативный отчет об остатках на счетах по учету доходов, распределяемых между бюджетами бюджетной системы российской федерации, и средств федерального бюджета (форма 040901, Указание Банка России № 1376-У).

Пользователю для получения отчета необходимо составить запрос в интерфейсе BPM-системы. Например, для построения оборотной ведомости по счетам бухгалтерского учета (форма 0409101) он может выбрать, необходим ли ему сводный отчет по банку или отчет по головному офису или отдельному филиалу, отчет на какой месяц необходимо построить и в каких единицах должны быть представлены показатели: рубли, копейки или тысячи рублей. По этому запросу он получает отчетную форму в нужном формате: Excel, Word, txt, html или экспортированную в Kliko, ПТК ПСД, OBVED. Выполнение запроса системой занимает не более двух минут – время подготовки отчета сводится к этому времени. Сколько часов работы было бы необходимо для неавтоматизированного составления этого отчета, вам хорошо известно.

Состав форм обязательной отчетности, которые готовят на основе данных бухгалтерского учета, банк собирается расширить до 30-ти. Следующим шагом станет автоматизация форм, основанных на данных учета сделок, в первую очередь – расчета обязательных нормативов (форма 135). Постепенное развитие BPM-системы позволит автоматизировать и выпуск отчетов по ресурсным сделкам, сделкам с ценными бумагами, полный комплект отчетов по всем финансовым инструментам.

Специально для портала Bankir.ru о первых результатах проекта рассказал Андрей Бурым, директор департамента информационных технологий «Газэнергопромбанка»: «Соблюдая намеченную этапность, банк со временем сможет полностью освободить специалистов от сбора данных для отчетности вручную. Уже на начальном этапе ввода автоматизированных форм сотрудники, которые работают над отчетностью, отметили снижение нагрузки и экономию времени, а постепенное расширение числа автоматизированных форм позволит им полностью освободиться от ручных операций сбора данных и сосредоточиться собственно на анализе отчетности. Для банка это будет означать снижение операционных рисков, готовность к изменениям в подготовке отчетности по мере укрупнения бизнеса и роста объема информации, которую необходимо обрабатывать. Газэнергопромбанк - один из первых испытателей этого нового метода работы над отчетностью для Банка России. Я уверен, что другие банки возьмут на вооружение наш опыт».

Автор: Е. Кувыкин

Источник: Bankir.ru, 2009.6.23