BPM прокладывает путь

Журнал CIO опубликовал статью «BPM прокладывает путь», в которой подробно описано значение BPM-технологий для банков в период финансового кризиса, критерии выбора в условиях экономической нестабильности, типовые проблемы проектов внедрения BPM-систем и способы снижения расходов на них. Практическую актуальность статьи повышают комментарии Алексея Леонтовича - директора коммерческого управления компании Intersoft Lab.

В период экономической нестабильности оперативное получение достоверной информации становится особенно важным: время реагирования на ситуацию зачастую определяет не только доходность банка, но и перспективы его выживания. В комплексе инструментов, которые банк применяет в условиях нестабильности финансового рынка, на роль критически важных выдвигаются технологии BPM (Business Performance Management — управление эффективностью бизнеса).

Ключевое преимущество технологии ВРМ состоит в том, что она позволяет менеджерам быстро идентифицировать изменения в бизнесе банка, реагировать на них и прогнозировать их влияние, чтобы максимально снизить издержки и увеличить прибыль. Сегодня для принятия решений недостаточно знать, «что и почему происходило в прошлом и настоящем», жизненно важно прогнозировать, «что может происходить». Именно эти возможности предоставляет ВРМ-система за счет согласования управленческих процессов, прогнозирования и непрерывного мониторинга финансовых и операционных показателей деятельности банка. Интегрирование нормативных и экономических моделей кредитной организации на базе инфраструктуры ВРМ позволяет удовлетворять требованиям регулятора и управлять рисками для достижения максимальной эффективности в условиях постоянно меняющейся внешней среды.

Обратите внимание!

На основе анализа рекомендаций исследовательских компаний (Gartner, IDC, Forrester) и стандартов в области BPM Алексей Леонтович, директор коммерческого управления компании Intersoft Lab, выделяет следующие критерии подбора BPM-системы:

• наличие методической модели финансового управления банков;
• трехслойная архитектура: слой ХД, слой прикладной функциональности (BPM-приложения), слой инструментов отчетности и анализа;
• требования к составу BPM-функциональности: планирование/прогнозирование и бюджетирование, управление доходностью, финансовая и обязательная отчетность, финансовая консолидация.

Важнейшее требование к банковской BPM-системе — наличие отраслевой методической модели, содержащей формы управления и подготовки отчетности, адаптированные для российских банков. Однако, по мнению Михаила Логинова, нельзя говорить о полнофункциональной системе управления эффективностью, если она ограничена традиционным набором «ETL — Хранилище — Отчетность»: «В этом случае правильнее было бы назвать такое решение не системой управления эффективностью, а системой анализа. Система BPM должна обеспечивать трансляцию стратегических целей сверху вниз и передачу отчетности об исполнении поставленных задач снизу вверх, а также сочетать исторический и прогнозирующий аспекты для поддержки всего цикла управления».

Внедрение BPM-системы начинается с формализации методологий управления и подготовки отчетности, используемых в банке. В некоторых случаях методология требует фиксации, расширения или разработки. Алексей Леонтович советует: «Перед началом проекта необходимо провести обследование бизнес-процессов, оценить готовность методологий к формализации (готовы, требуют доработки или создания „с нуля“) и согласовать приоритеты их описания».

Не менее важной задачей является сокращение избыточности данных и обеспечение гарантии согласованной работы всех приложений внутри системы. Эта проблема решается путем создания хранилища данных для интеграции, актуализации и согласования оперативных данных из разнородных источников и формирования единого, непротиворечивого взгляда на объект управления в целом.

Наталия Овчаренко, директор по консалтингу компании «АНД Проджект», советует в первую очередь обеспечить сбор и накопление в хранилище следующих данных:

• финансовая структура банка (взаимосвязь ЦФО и сегментов бизнеса банка);
• главная книга в разрезе филиалов с необходимой детализацией данных;
• счета управленческого баланса, организованные по принципам главной книги, но содержащие трансформированные данные бухгалтерского учета в соответствии с правилами классификации и корректировок;
• планы счетов, необходимые для подготовки бухгалтерского баланса, отчетов о прибылях и убытках, движении капитала, движении денежных средств и других отчетов по МСФО;
• бюджетные планы статей БАП и БДР, которые содержат планируемые и фактические значения, а также их отклонения в разрезах по ЦФО и сегментам бизнеса;
• банк данных сделок по всем финансовым инструментам и банк данных всех договоров — как кредитных, так и хозяйственных. Это исходная информация для множества расчетов, выполняемых при решении задач финансового управления.

Автоматизации с помощью BPM-решений подвергаются процессы управления, которые входят в круг ответственности:

• финансового блока: планирование, прогнозирование, бюджетирование, управление доходностью;
• службы управления рисками;
• службы главного бухгалтера: подготовка налоговой отчетности, обязательной отчетности для Банка России, отчетности по МСФО, данных для ССВ и др.

Специфика текущей экономической ситуации во многом определяет принципы выбора BPM-систем. «Кризис очень четко сфокусировал требования банков к системе управления эффективностью, — подчеркивает Михаил Логинов. — Основное требование — возможность быстрого внедрения. В условиях кризиса у банков зачастую нет возможности тратить годы на построение системы управления. Это особенно важно для банков, у которых до настоящего времени не было инструментов для комплексного анализа деятельности. Требование высокой скорости развертывания определяет основные функции BPM:

• выделение главной задачи управления, фокус на ключевых аспектах корпоративного управления;
• четкое планирование и контроль исполнения;
• мониторинг состояния и внятная отчетность».

Эти требования выводят на передний план два основных компонента BPM — систему загрузки и очистки данных и собственно систему управления эффективностью, обеспечивающую комплексное управление стратегическими планами в увязке с целями, инициативами, показателями эффективности процессов и сотрудников.

Необходимость комплексного решения управленческих задач определяет один из основных критериев для выбора BPM- решений — гибкость настроек, особенно в части интеграции с источниками данных, преобразования данных и отчетности. «В нашей стране нельзя найти два банка с одинаковой ИT-инфраструктурой и с одинаковыми требованиями к бизнес-процессам и KPI. А значит, каждому банку необходимо иметь возможность относительно быстрой и легкой настройки системы», — поясняет Денис Комаров, директор департамента по работе с финансовыми институтами компании АМТ-ГРУП.

Техническая реализация промышленной BPM-системы во многом зависит от того, какие задачи хочет решить банк при помощи этой системы, сколько пользователей будет ее применять, как много источников предполагается объединить в рамках создаваемой системы. «Например, целесообразно объединить задачи финансового планирования и бюджетирования с блоком управления эффективностью, дополнив таким образом традиционную финансовую составляющую нефинансовыми индикаторами, — советует Михаил Логинов. — Еще одной из задач блока BPM может стать сбор и анализ детальных данных по всем операциям банка. Учитывая большой объем обрабатываемой банками информации, нетрудно понять, что речь тут должна идти о промышленных решениях, способных не только эффективно оперировать терабайтами информации, но и предоставлять мощные возможности по анализу и моделированию данных. BPM-система создается не на один год, поэтому вопрос сохранения инвестиций является одним из самых важных. Можно ли быстро построить BPM-систему на ограниченном объеме данных? Сохранится ли модель управления при переходе к системе на базе хранилища данных? Является ли система масштабируемой и при этом достаточно простой для сопровождения силами сотрудников банка? Ответы на эти вопросы помогут банку определиться с выбором BPM-системы».

Каковы данные — такова эффективность

ВРМ-система является единым источником достоверной и выверенной информации о деятельности банка. Она аккумулирует данные из различных учетных систем кредитной организации: АБС, бэк-офисных модулей (для учета ценных бумаг, операций по пластиковым картам и др.), CRM-системы, а также из собственных баз данных и Excel-таблиц, которые используют сотрудники разных подразделений банка для учета операций.

Особенности и сложности интеграции ВРМ-решения с учетными системами связаны с составом и качеством их исходных данных. «Залогом действенной работы системы управления эффективностью является возможность сквозной вертикальной интеграции задач управления от уровня укрупненных показателей банка в целом до целей конкретного сотрудника, — рассказывает Михаил Логинов. — Как правило, система BPM сфокусирована на работе в „верхних эшелонах власти“, а именно ориентирована на руководство и акционеров банка. По этой причине очень важна возможность поддержки стратегии на уровне исполнителей, то есть на уровне учетных (транзакционных) систем. И зачастую мы сталкиваемся с ситуацией, что здесь отсутствует даже минимальная поддержка функции управления. Например, в учетных системах нередко отсутствуют понятия „центр финансовой ответственности“, „бизнес-сфера“ и пр. Трудности вызывают самые элементарные, на первый взгляд, задачи — например, получение информации о сделках. Плановые функции системы управления также зачастую не находят необходимой поддержки на уровне транзакционных систем. Например, запланировав определенные затраты по бюджетной статье, часто невозможно проконтролировать исполнение бюджета иначе как загрузив фактические данные по расходам в систему анализа. Это означает, что решение по управлению эффективностью должно быть тесно взаимоувязано с учетной системой. При этом последняя должна не только фиксировать „счета — проводки — обороты“, но и отражать управленческий аспект, в том числе информацию в терминах сделок».

Существует несколько способов устранения этой проблемы. Во-первых, можно «обогащать» данные на этапе их передачи в хранилище. Например, идентифицировать их по определенным маскам и размечать недостающими признаками. Эту задачу отлично умеют решать интеграционные инструменты. Однако, скорее всего, такой способ не позволит добавить все недостающие признаки в систему. Второй вариант — вводить недостающие признаки руками непосредственно в хранилище данных. Такая функциональность есть во всех ВРМ-продуктах. Но использовать этот подход, по понятным причинам, можно очень ограниченно. «Самый сложный, но и наиболее грамотный и стратегически верный подход к решению проблемы — расширение состава данных в АБС, — считает Алексей Леонтович. — Для этого требуется провести серьезную работу по формулированию методологических требований к изменению ведения учета в АБС и их реализации, доработке регламентов эксплуатации АБС и введению соответствующих организационных изменений внутри банка.

Чтобы гарантировать качество данных, поступающих из учетных систем, требуется их выверка на этапе загрузки в хранилище. Большую часть задач по выверке можно переложить на средства интеграции, которые должны автоматически уведомлять сотрудников, ответственных за ведение учетных модулей, об обнаруженных ошибках. Что касается состава и алгоритмов работы процедур проверки, то их определение и настройка — сложная и ответственная часть внедрения ВРМ-системы, которая всегда требует индивидуальной проработки».

Цена вопроса

В текущей кризисной ситуации «цена вопроса» становится одним из приоритетных факторов. Можно ли снизить расходы на внедрение и эксплуатацию ВРМ-решения? По мнению Дениса Комарова, расходы на внедрение BPM-системы напрямую зависят от того, в каком состоянии находятся данные о клиентах, продуктах, операциях: «Часто стоимость интеграции с банковскими системами, разработки модулей преобразования и „чистки“ данных во много раз превышает стоимость всех остальных составляющих BPM-решения. Если ситуация с данными совсем плачевная и полностью автоматизировать чистку и сопоставление данных не удается, то и при эксплуатации BPM-системы приходится тратить много времени на эти операции. Следовательно, один из главных источников снижения расходов на внедрение и эксплуатацию BPM-системы — это оптимизация работы с данными».

Для решения этой задачи Алексей Леонтович советует эффективно распределять работы по интеграции между сотрудниками банка и внедренческой компании. ИТ-cпециалисты банка, владеющие информацией по составу и организации хранения данных в источниках, могут существенно быстрее и, следовательно, дешевле приглашенных консультантов решить вопрос с обеспечением выгрузки первичной информации из учетных систем. В процессе эксплуатации способом снижения расходов на сопровождение системы может стать передача в руки подразделений банка — заказчиков аналитических отчетов — технологии подготовки регламентированных и произвольных аналитических отчетов, которая не требует привлечения ИТ-специалистов. «Это существенно снижает расходы на сопровождение системы, нагрузку на ИТ-службу банка и повышает скорость получения бизнес-подразделениями необходимой информации, — отмечает Алексей Леонтович. — Главное — выбрать средство репортинга, доступное для изучения и применения прикладными специалистами, которые не обладают глубокими знаниями в области ИТ».

Мнение экперта

Алексей Леонтович, директор коммерческого управления компании Intersoft Lab:

BPM-решения предоставляют банку мощный инструмент для минимизации влияния кризиса на бизнес. Само использование BPM-системы — это инструмент антикризисного менеджмента. Можно говорить только о том, для каких задач применение BPM-системы должно быть преимущественным: для более четкого выполнения требований Банка России, контроля расходов и управления доходностью, контроля ликвидности и управления рисками.

Однако это могут позволить себе те немногие банки, которые уже создали комплексную BPM- систему. Для тех же, что не успели до кризиса заложить основу системы управления эффективностью, можно порекомендовать начать именно с этого — провести недорогой BPM-проект небольшой длительности. К таким решениям относятся автоматизированные системы ведения сметы административно-хозяйственных расходов или системы хозяйственного бюджетирования, внедрение которых занимает от трех до шести месяцев.

Михаил Логинов, заместитель директора по решениям департамента по работе с финансовыми институтами SAP СНГ

Требования регулятора привели к тому, что процесс управления в российских банках зачастую сводится к исполнению предписанной учетной модели. Поскольку она не позволяет в полной мере осуществлять функции управления, банки ищут пути извлечения управленческой информации из учетных данных. На помощь здесь приходят различные способы обогащения данных путем «раскраски». В российских условиях обогащение данных — одна из ключевых возможностей BPM-системы. Необходима также поддержка обязательной отчетности по требованиям ЦБ РФ.

Хотелось бы подчеркнуть, что задача управления эффективностью не только и не столько «раскраска» финансовых данных и получение обязательной отчетности. Современная концепция управления исходит из предпосылки, что сегодня для управления недостаточно финансовых показателей. Они говорят о прошлых событиях и бесполезны при выборе путей создания будущей стоимости в результате инвестиций в клиентов, инфраструктуру, сотрудников, технологии или инновации. Необходимо, чтобы BPM-система поддерживала возможность дополнить показатели эффективности прошлого (запаздывающие индикаторы) показателями будущей эффективности (опережающие индикаторы).

Денис Комаров, директор департамента по работе с финансовыми институтами компании АМТ-ГРУП

Практика показывает, что успех выбора и внедрения BPM-систем напрямую зависит от подхода банка к проектному управлению, от того, как сформирована проектная команда со стороны банка, насколько ее участники заинтересованы в конечном результате. Со стороны банка необходимо обеспечить проектный менеджмент и выделить экспертов по нескольким направлениям: учет, бюджетирование, ИТ и др.

Одним из основных факторов успеха внедрения BPM-системы является участие в проекте опытных консультантов-методологов и специалистов по внедрению: именно их работа обеспечит эффективность BPM-системы и в конечном итоге качество управления банком в целом. Критериями их выбора должны стать количество и качество реализованных проектов, подтвержденных рекомендациями, отзывами, референс-визитами. В случае, когда работа методологов оказывается эффективной, это напрямую сказывается на улучшении положения банка на рынке.

Вадим Федоров, директор по работе с партнерами, корпорация InterSystems

Впроцессе выбора стоит обратить внимание на функциональность предлагаемой BPM системы, возможности решения задач, смежных с BPM (интеграция, разработка композитных приложений, мониторинг бизнес активности), а также на ее надежность, производительность и масштабируемость (далеко не все BPM решения пригодны для промышленной эксплуатации в банках).

BPM платформа должна предоставлять соответствующий функционал для интеграции (интеграционные адаптеры к системам, технологиям, протоколам, СУБД, механизмы работы с сообщениями и многое другое). Системы, которые эксплуатируются в банках, далеко не всегда готовы к интеграции, предоставляют удобные и документированные интерфейсы. Если в платформе отсутствуют развитые возможности по интеграции приложений, внедрить BPM решение вряд ли получится.

Автор: Е. Некрасова

Источник: CIO, 2009.1.1