Практические аспекты автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов

Статья посвящена подходам к автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов - универсальной управленческой технологии для финансовых учреждений и компаний. Материал отражает практический опыт построения систем бюджетирования хозяйственных расходов в ЗАО "Банк Русский Стандарт", ОАО "ТрансКредитБанк", ОАО "Инвестсбербанк" и КБ "Русский банк развития" на основе BPM-системы "Контур Корпорация".

В статье речь пойдет о подходах к автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов -- универсальной управленческой технологии для финансовых учреждений и предприятий. Материал отражает практический опыт построения систем бюджетирования хозяйственных расходов в ЗАО «Банк Русский Стандарт», ОАО «ТрансКредитБанк», ОАО «Инвестсбербанк» и КБ «Русский банк развития» на основе BPM-системы «Контур Корпорация» производства компании Intersoft Lab.

Требования к системе автоматизации хозяйственного бюджета

Бюджетирование хозяйственных расходов объединяет функции планирования, контроля, анализа и регулирования затрат и охватывает все подразделения и службы компании. При автоматизации данных процессов преследуется цель повышения их технологичности и снижения трудозатрат исполнителей. Внедряя специализированные системы, компании рассчитывают усовершенствовать применяемые методики и технологии управления расходами, в частности, реализовать задачи, которые не поддерживает самый распространенный инструмент подготовки управленческой отчетности -- электронные таблицы. К таким задачам можно отнести коллективное планирование затрат, оперативный учет платежей по смете и контроль перерасхода бюджетов, выпуск отчетности по сметам с детальной аналитикой для руководства.

Исходя из данных задач, система бюджетирования должна удовлетворять следующим требованиям:

• Возможность коллективной работы пользователей, в том числе удаленных. Необходима поддержка участия в формировании смет всех подразделений, реализация модели планирования по бюджетным заявкам, наличие интерфейсов для работы удаленных пользователей.
• Наличие инструментов документооборота для автоматизации процессов согласования заявок подразделений на платежи с ответственными службами (планово-экономическими, финансовыми и др. департаментами).
• Возможность интеграции с внешними системами. Интеграция с системой бухгалтерского учета необходима для контроля исполнения сметы, позволяет контролировать оплату заявок и оперативно получать данные о проводках платежей для отражения в фактической смете.
• Поддержка произвольной аналитики смет для оценки затрат по проектам, продуктам, бизнес-направлениям и т. п.
• Возможность разнесения общекорпоративных затрат для получения смет подразделений. Предполагается наличие инструментов выполнения аллокаций расходов по индивидуальным алгоритмам организации.

Наличие в системе этих функций, помимо специальных бюджетных процедур, позволяет автоматизировать различные модели сметного планирования и учета хозяйственных затрат.

Бюджетирование хозяйственных расходов как функция BPM-системы

Бюджетирование хозяйственных расходов (БХР) может быть реализовано в организации как автономная функция управления, либо как составляющая часть комплексной модели финансового управления. В первом случае применяются узкоспециализированные системы для автоматизации процессов планирования и контроля сметы. Такой подход был использован в ЗАО «Банк Русский Стандарт».

Кредитным учреждением был определен ряд приоритетных задач автоматизации. Для динамично развивающегося банка актуально было реализовать технологию коллективного планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений на основе заявок с привлечением всех подразделений, в том числе удаленных. При этом требовалось автоматизировать процесс согласования заявок подразделений, в котором задействованы руководители подразделений, планово-экономического управления, финансовых служб и др. Оперативный контроль текущих расходов необходимо было обеспечить путем отслеживания фактических платежей по бюджетным заявкам, которые регистрировались в АБС. В соответствии с данными требованиями внедряемая система бюджетирования, кроме специализированных функций, должна была иметь функции документооборота, интерфейсы для работы удаленных пользователей, а также возможность интеграции с внешними системами.

Для автоматизации была использована система «Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов», построенная на основе хранилища данных. В результате внедрения системы в процесс ведения хозяйственного бюджета было вовлечено до 100 подразделений, при этом была поддержана работа со сметой сотрудников головного офиса и удаленных подразделений в двух режимах онлайн и офлайн. Режим офлайн позволил использовать конечным пользователям привычные Excel-таблицы, из них введенные данные заявок перегружаются в хранилище. Все процедуры согласования и утверждения бюджетных заявок перенесены в автоматизированную систему. Для отслеживания фактических платежей по бюджетным заявкам, хранилище данных было интегрировано с АБС банка, что обеспечило регулярное поступление в систему бюджетирования платежных документов и возможность оперативного формирования "план-факт" отчетов по смете. Руководство банка получило отчеты для анализа сметы накладных расходов и капитальных вложений в разрезе подразделений, проектов, банковских продуктов.

Задача ведения сметы хозяйственных расходов часто рассматривается кредитными учреждениями в рамках комплексной системы управления эффективностью бизнеса. В этом случае ведение сметы и другие технологии составляют единую модель финансового управления. Бюджет хозяйственных расходов становится частью бюджета доходов и расходов (БДР) банка. Данные плановой сметы включаются в финансовый план, фактические накладные затраты -- в фактический бюджет доходов и расходов (финансовый результат). Взаимосвязь сметы и БДР позволяет получать точные данные по хозяйственным затратам в управленческой отчетности, предоставить руководству банка детальную аналитику данной расходной части бюджета.

Для автоматизации комплексных управленческих моделей применяются BPM-системы (Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса), построенные на платформе хранилища данных. Внедрение хранилища позволяет аккумулировать в единой базе всю необходимую информацию для решения задач управления: данные бухгалтерского учета, договора, данные по клиентам и др. Особенно актуально использование хранилища для организаций с распределенной ИТ-инфраструктурой -- многофилиальных банков, холдингов, финансово-промышленных групп. Поскольку здесь данные находятся в разных базах, основополагающей становится задача создания единой информационной среды для управления.

По пути автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов в составе BPM-системы пошли в банковской группе ОАО «ТрансКредитБанк». На момент внедрения технологии в банке в течение нескольких лет эксплуатировалась система управления эффективностью бизнеса на основе хранилища данных «Контур Корпорация» от компании Intersoft Lab. Система обеспечивает сбор, консолидацию и хранение данных, которые поступают из АБС Головной конторы и филиалов банка, бэкофисных систем, Excel-файлов, внешних систем. На основе информации, собранной в хранилище, ведется управленческий учет и рассчитываются показатели отчетности, регламентированной регулирующими органами. С помощью системы выпускается управленческий баланс, отчетность по состоянию портфелей финансовых инструментов банка, отчетность для агентства по страхованию вкладов и др.

Поскольку для автоматизации оперативного управления хозяйственными затратами требовались данные, которые уже содержатся в хранилище системы (организационная структура банка, планы бюджетных статей, и др.), было принято решение реализовать технологию на основе действующей BPM-системы. Это позволило избежать дублирования данных, оптимизировать технологические операции при взаимодействии пользователей, а также сократить издержки на внедрение нового программного продукта. Для развития функциональности системы пакет BPM-приложений для управленческого учета и подготовки регламентированной отчетности был расширен новым приложением для ведения сметы хозяйственных расходов. В результате была автоматизирована работа сметообразующих подразделений и плановой службы, отвечающих за планирование и контроль расходования бюджета. Подразделения от бумажных форм документов перешли к вводу заявок на платежи в систему, где автоматически осуществляется их проверка на соответствие лимитам, что значительно ускорило процедуру согласования платежей. Была обеспечена интеграция с АБС с целью учета оплат заявок. Данные по оплаченным счетам поступают из АБС в хранилище данных, где ответственный сотрудник плановой службы выполняет их квитовку с заявками. На основании сквитованных заявок рассчитывается фактический бюджет хозяйственных расходов.

Внедрение системы позволило оптимизировать в банке процесс согласования бюджетных заявок, снизить трудозатраты ответственных подразделений на планирование и контроль лимитов по сметам, предоставить руководству детальную и точную план-факт отчетность по хозяйственным расходам.

Еще один пример реализации бюджетирования хозяйственных расходов в составе BPM-системы – это проект в ОАО «Инвестсбербанк». ВРМ-система от Intersoft Lab, эксплуатируемая в банке, используется для ведения управленческого учета. На основании бухгалтерских данных, собранных в едином хранилище из АБС головного офиса и филиалов, рассчитывается управленческий баланс, финансовый результат и др. отчеты. Также поддерживается годовое планирование бюджета активов и пассивов и финансового плана.

В связи с расширением бизнеса банка встали вопросы оптимизации процессов контроля исполнения БХР, повышения финансовой дисциплины бизнес-подразделений, снижения общекорпоративных затрат. Для достижения поставленных целей BPM-система была дополнена специализированным приложением для ведения БХР. Основное, что требовалось сделать, - дополнить применяемую технологию согласования заявок на основе системы документооборота Lotus Notes, автоматизированными функциями контроля платежей по плановой смете. Для этого хранилище данных было интегрировано с системой документооборота. Из системы Lotus Notes заявки на платеж (счета) по статьям сметы импортируются в хранилище, где осуществляется их проверка на не превышение установленных лимитов расходов. В результате для пользователей подразделений привычные механизмы ввода и согласования заявок были сохранены, а руководство получило инструменты для контроля исполнения сметы.

Три решения для документооборота

Одна из важнейших задач внедрения технологии бюджетирования хозяйственных расходов -- обеспечение контроля платежей по смете. Функции контроля предполагают согласование платежей со всеми подразделениями, ответственными за расходование средств. В процессе согласования платежей могут участвовать:

• планово-экономические службы, контролирующие расходование общекорпоративного бюджета;
• обслуживающие (сметообразующие) подразделения, отвечающие за бюджеты своих направлений, к ним относятся службы автоматизации (бюджет на закупку программного и аппаратного обеспечения), АХО (хозяйственные бюджеты) и пр.;
• потребляющие подразделения, формирующие заявки на приобретение товаров и услуг;
• финансовые службы (бухгалтерия), контролирующие и исполняющие платежи.

Для согласования бюджетных заявок применяются технологии документооборота.

На практике можно встретить три варианта решений для автоматизации функций контроля хозяйственных расходов: без документооборота, с документооборотом, с элементами документооборота.

Первый вариант можно назвать временным решением, он используется при наличии налаженной системы бумажного документооборота. В случае, когда руководство ставит задачу получить первый результат от автоматизации (отчетность по смете) в короткие сроки, внедрение осуществляется поэтапно, при этом реализация функций документооборота получает самый низкий приоритет. Следует отметить, что временное решение не должно стать постоянным, иначе не будет гарантирована эффективность процессов контроля затрат.

Такой подход к внедрению системы бюджетирования хозяйственных расходов был использован и в ОАО «ТрансКредитБанк». Процессы согласования и утверждения заявок организованы следующим образом. Заявка на платеж поступает от подразделения в виде бумажной формы документа в плановую службу, где осуществляется ее ввод в систему и проверка на соответствие лимитам расходов. Заявка, прошедшая по лимиту, утверждается для оплаты. В случае превышения лимитов, решение об отклонении или разрешении заявки принимает плановая служба либо, при важных платежах, заявка вне бюджета утверждается на уровне Совета директоров. Утвержденный бумажный документ передается в бухгалтерию, где в АБС фиксируются проводки оплаченных документов. В системе бюджетирования автоматизировано выполняются следующие операции над документами: акцептование утвержденных заявок и квитовка заявок с фактическими платежами из АБС. Автоматизированная технология ведения сметы без документооборота была внедрена за 4 месяца. В результате менеджмент банка получил возможность детально анализировать затраты, выпуская план-факт отчеты по смете. Руководство банка имеет возможность контролировать затраты подразделений. Плановая служба избавлена от рутинных операций по сверке заявок с лимитами, оптимизирован процесс утверждения заявок. В ближайшее время банк планирует перейти к следующему этапу реализации решения: автоматизации документооборота. Система бюджетирования с документооборотом обеспечивает максимальный контроль хозяйственных затрат, позволяет оптимизировать процесс согласования заявок (снижаются трудозатраты каждого участника согласования расходов), а также избавляет от применения бумажных форм заявок. В реальных проектах встречается два архитектурных решения: система с встроенным документооборотом и интегрированная платформа, объединяющая систему бюджетирования с внешними инструментами документооборота.

С помощью системы с встроенным документооборотом реализована технология централизованного контроля расходов в ЗАО «Банк Русский Стандарт», которая объединила головной офис банка, представительства и точки продаж банковских продуктов более чем в 100 городах России. С помощью функций документооборота организован процесс согласования бюджетных заявок (распоряжений) на платеж подразделений головного офиса и региональных представительств. Подразделения вводят заявки в систему через ее интерфейсы или посредством Excel-шаблонов (применяются удаленными пользователями), после чего начинается процесс визирования заявок ответственными исполнителями. В согласовании заявок участвуют руководители ЦФО, планово-экономического управления и финансового департамента (схема документооборота представлена на рис. 1). Процедура согласования обеспечивается путем изменения статуса или состояния заявки. Статус определяет этап обработки документа, например, «завизирован финансовым контролером», «завизирован бюджетным контролером», «утвержден», «оплачен» и др.

Ответственные лица просматривают заявки сотрудников и подписывают (визируют) их, изменяя состояние документа и тем самым отправляют его на следующий уровень согласования или с соответствующими комментариями отказывают в подписи. Автоматизированная система предоставляет каждому ответственному лицу индивидуальный список входящих документов, которые ему нужно обработать. Этот список содержит те документы, которые уже прошли необходимую цепочку согласования. Так, например, в список заявок на подпись финансового директора попадают заявки, уже завизированные руководителем подразделения и бюджетного контролера.

Каждый сотрудник подразделения, оформивший заявку, может в любой момент узнать о ее состоянии. Заявки, прошедшие всю цепочку визирования, выгружаются в АБС, где по факту оплаты выполнятся их проводка, после чего данные об оплате заявок поступают обратно в систему бюджетирования для учета в фактической смете.

Таким образом, в банке автоматизирован полный цикл согласования хозяйственных платежей от подачи заявки подразделением до отражения их в фактической смете.

Иногда при реализации проектов автоматизации ведения смет эффективно использовать внешние системы документооборота. Это касается тех ситуаций, когда этот инструментарий уже эксплуатируется в организации. Данное решение предполагает внедрение системы бюджетирования и ее интеграцию с внешней системой документооборота. В такой архитектуре операции распределяются следующим образом: конечные пользователи осуществляют ввод и согласование заявок на платеж с помощью привычных инструментов, планирование и фактический учет смет выполняется в системе бюджетирования. Такой подход был применен при автоматизации сметы хозяйственных расходов и инвестиционных проектов в ОAO «Инвестсбербанк». Для формирования и согласования бюджетных заявок подразделений была использована эксплуатируемая в банке система документооборота Lotus Notes. Для контроля исполнения смет внедрена система «Контур Корпорация», которая обеспечила функции контроля платежей в рамках утвержденной сметы, учет фактических смет и выпуск план-факт отчетности. Процесс документооборота в интегрированной платформе организован следующим образом (см. рис. 2). Подразделения вводят заявки в систему Lotus Notes, где осуществляется их согласование с ответственными службами. Согласованные заявки выгружаются в систему бюджетирования «Контур Корпорация» для сверки с запланированными расходами, после чего заявки утверждаются или отклоняются. Результаты проверки поступают в систему Lotus Notes, где утвержденные заявки акцептуются. После совершения платежа заявка в системе Lotus Notes получает статус «Оплачена». Данные об оплате заявок периодически выгружаются в систему бюджетирования для учета фактического исполнения сметы.

Интегрированное решение позволило расширить применяемую технологию работы с бюджетными заявками автоматизированными функциями контроля хозяйственного бюджета.

Вариант решения с ограниченным применением функций документооборота демонстрирует система сметного планирования и контроля затрат КБ «Русский банк развития». В банке процессы проверки заявок жестко формализованы, что исключает необходимость рассмотрения и согласования персоналиями каждой заявки, поэтому эти функции не применяются. Для утверждения заявок используется режим массовой обработки документов исполнителем (пакетный режим). Все платежи в рамках сметы акцептуются бюджетным контролером департамента корпоративного развития на предмет соответствия утвержденным лимитам (месячному плану расходов). В систему бюджетирования вводятся два типа документов на оплату: заявки на обязательные платежи по договорам (аренды и т. п.) и заявки на приобретение товаров и услуг. Сотрудники подразделений, в том числе удаленных, работают с единым хранилищем данных системы, установленном на терминальном сервере.

Заявки на оплату от подразделений-заказчиков вводят в систему сметообразующие подразделения, при этом выполняется процедура автоматического контроля прохождения заявки по утвержденным планам. В случае превышения лимитов, заявка финансируется только за счет резервов подразделения (резервы фиксируются в системе). Заявки, прошедшие по лимиту, визируются бюджетным контролером, для этого он запускает процедуру пакетного утверждения заявок.

Для платежей по договорам система автоматически генерирует заявки на оплату, которые не требуют согласования и автоматически уменьшают лимит оперативного плана. При отсутствии лимитов платежи выполняются за счет резервов.

Утвержденные заявки передаются в бухгалтерию на исполнение. Для бухгалтера в системе формируется список заявок к оплате, нажатием одной кнопки выполняется пакетное создание платежей для передачи в АБС. После проведения платежей в АБС данные о проводках передаются в систему контроля сметы, где предлагается два режима квитовки ручной и автоматический. После квитовки полностью оплаченной заявке присваивается статус «Оплачена» и составляющие ее платежи переносятся в факт бюджета.

Внедрение данной технологии контроля хозяйственных платежей в КБ «Русский банк развития» позволило избавиться от ручных процессов согласования расходов, освободить высококвалифицированный персонал от механических процедур утверждения заявок.

Мы рассказали о различных аспектах автоматизации хозяйственного бюджета, рассмотрели практику реализации решений в организациях. Надеемся, эта информация будет полезна при выборе программного обеспечения и создании систем сметного планирования и контроля накладных затрат.

Автор: Е. Кувыкин

Источник: Банковские технологии, 2007, № 11