Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банки и технологии

Подготовка обязательной отчетности - приоритет автоматизации №1

Время пришло

Кредитные организации обязаны быть во всеоружии во всем, что касается исполнения законодательных требований, в том числе в отношении автоматизации подготовки обязательной отчетности. Но на протяжении многих лет здесь доминируют средства «малой автоматизации», а разработчикам ПО не удалось проявить себя. До недавнего времени основным ограничением были требования ко времени реагирования на изменение законодательства. В этом ИТ-службы и отделы отчетности банков успешно конкурировали с поставщиками автоматизированных банковских систем (АБС).

Что же изменилось? Среди всех проектов автоматизации технологий управления эффективностью, стартовавших в российских банках в 2007 году, подготовка нормативной отчетности впервые заняла первое место, потеснив планирование и бюджетирование1. Почему банки сегодня готовы вкладывать средства в ВРМ2-продукты для соответствия регулятивным требованиям?

Ключевые причины связаны с повышением приоритета автоматизации выпуска обязательной отчетности и изменениями в составе подготавливаемых отчетных форм. С одной стороны, банки, наконец, разрешили проблемы с ограничениями функциональности и производительности транзакционных систем, обострившиеся в последние годы на фоне стремительного развития розничного бизнеса. Кроме того, новые формы отчетности по МСФО и Basel II, которые стали готовить банки, ужесточили требования к составу исходной информации для расчета отчетных показателей. Текущая технология подготовки отчетности перестала справляться с поставленной задачей. В то же время, настал момент, когда российские банки накопили успешный опыт эксплуатации ВРМ-систем, и у кредитных организаций и у разработчиков появилось понимание, как BPM может помочь в удовлетворении нормативных требований. Банки развитых стран ненамного опередили в этом российские кредитные организации. О преимуществах современного подхода к автоматизации подготовки обязательной отчетности на основе ВРМ-платформы, примерах его реализации и практическом опыте использования в АКБ «Связь-банк» пойдет речь в этой статье.

«Исчезающие» альтернативы или современный подход к выполнению требований регулятора

Соответствие требованиям регулятора обязывает банки к прозрачному отображению и своевременному предоставлению финансовой информации. Эта задача решается за счет автоматизации, применяемой к таким операциям, как сбор первичных данных из различных учетных систем, их выверка и «очистка», расчет и контроль показателей, генерирование отчетов и интеграция с исходными системами.

Сравним традиционный подход к подготовке отчетности на основе данных Главной книги банка, которая ведется в АБС, и с помощью ВРМ-системы, которая базируется на хранилище данных. Первый способ до сих пор является самым распространенным в зарубежных банках развитых стран. Хотя с каждым годом уступает свои позиции решениям на основе хранилища данных ВРМ-системы. С чем это связано? Как известно, Главная Книга является отчетом об изменении баланса. Ее данные представляют собой совокупность транзакций, которые, как правило, не содержит такие аналитические признаки, как тип клиента, тип транзакции, код продукта, валюту, страну проживания или риск, составляющие основу подготовки практически всех отчетов, которые требуют сегодня регуляторы разных стран. Данные поступают в Главную книгу из нескольких учетных модулей. По мнению экспертов и аналитиков, в среднем используется порядка шести систем-источников. При изменении требований регулятора трудно оперативно адаптироваться к ним, потому что процесс определения местонахождения данных затруднен. Эти сложности, связанные с внутренними проблемами банковской информационной инфраструктуры, умножаются при слиянии банков. В результате, с каждым годом растет спрос на альтернативные способы подготовки регулятивной отчетности. По данным западных исследовательских компаний в 2002 году решения для подготовки отчетности на основе хранилища данных (ХД) использовали только 4% банков, в 2004 – 8%. В 2006 году практически все западные поставщики уже включили приложения для соответствия требованиям регуляторов в состав своих ВРМ-платформ, а их потребителями стали 20% банков.

Какие преимущества использования этого подхода к подготовке отчетности отмечают иностранные банки, и чем ценен этот опыт для российских кредитных организаций? Прежде всего, это возможность удовлетворять требованиям известного американского закона Сарбейнса - Оксли (Sarbanes-Oxley Act). Он, в том числе, обязывает организации в течение 4 лет хранить документы самых разных типов, а поправка к нему для компаний, работающих в сфере финансовых услуг, требует хранить еще и все письма и сообщения, которыми банк обменивается со своими клиентами. Цель требования – обеспечить возможность быстро продемонстрировать проверяющим соответствие отчетных показателей первичным финансовым документам и проследить модификации любого элемента данных от его появления в транзакции до попадания в отчет. Схожей задачей из российской банковской практики является подготовка реестра обязательств банка перед вкладчиками для системы страхования вкладов.

Интеграция разрозненных учетных модулей с хранилищем ВРМ-системы и автоматизация, выверки первичных данных сокращает сроки подготовки отчетности, снижает вероятность появления несогласованных данных и повышает качество отчетности. Так, по оценкам Федерального резервного банка США на сбор данных для подготовки всей финансовой отчетности банк может затрачивать до 1700 часов в год (это 225 суток!). При этом 80% времени уходит только на сбор данных, а 20% - на анализ. Использование хранилища данных позволяет сократить процесс подготовки данных до 400 часов, причем на сбор данных будет тратиться 20% времени, а на анализ - 80%.

Актуальные, выверенные данные, аккумулированные в хранилище ВРМ-системы, обеспечивают основу для решения других задач управления эффективностью бизнеса. Согласованный подход к финансовой консолидации, планированию, расчету и мониторингу финансовых показателей и подготовке отчетности, присущий BPM-технологии, существенным образом способствует соответствию нормативным требованиям. То есть, с одной стороны, BPM-платформы предоставляют инфраструктуру для сбора данных, необходимых для подготовки нормативной отчетности, с другой – единый ВРМ-инструментарий для мониторинга нормативных и других финансовых и нефинансовых показателей обеспечивает прозрачность процессов подготовки отчетности для надзорных органов.

Таким образом, консолидация данных, мониторинг и контроль показателей и информационная прозрачность — это ключевые свойства BPM-решений, позволяющие эффективно использовать как фундамент для подготовки регулятивной отчетности. По мере дальнейшего сближения российских и международных правил ведения учета и подготовки отчетности преимущества описанного подхода к подготовке отчетности станут еще более очевидны.

Роль интеграционных инструментов при подготовке отчетности

Выбирая BPM как основу для создания системы подготовки обязательной отчетности, российские банки должны учитывать особенности национальных нормативных требований, которые накладывают дополнительные ограничения на инструментарий системы.

Банки развитых стран составляют финансовую отчетность для регулятора, как правило, ежегодно, а в сокращенном виде – ежеквартально или ежемесячно. Чаще могут предоставляться отдельные отчеты, например, по биржевым операциям или при выдаче крупных кредитов. Что касается отчетов о соблюдении экономических нормативов, то их обычно готовят ежеквартально или ежемесячно и предоставляют в течение месяца, следующего за отчетным. Таким образом, чтобы выпускать отчеты из хранилища данных, иностранным банкам достаточно собирать первичные финансовые данные из учетных систем в хранилище с максимальной частотой один раз в день после выполнения процедуры закрытия операционного дня. Иногда можно ограничиться еженедельной загрузкой.

В периодичности подготовки отчетов в российских и западных банках наблюдаются существенные отличия. Среди отчетов, обязательных для предоставления Банку России, имеются формы для ежедневного предоставления, отчеты, предоставляемые раз в пять дней и ежедекадные и, разумеется, ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые. Расчет обязательных нормативов выполняется ежедневно. В то время как Стандарты МСФО 37 и МСФО 39 предусматривают формирование и корректировку резервов по ссудам на возможные потери на отчетную дату (раз в месяц), актуальные Положения Банка России требуют формирования и корректировки резервов на ежедневной основе.

Существуют и другие специфические особенности технологии подготовки отчетности в отечественных банках. Во-первых, известно, что часть операций предыдущего операционного дня вводится в учетные модули АБС утром, в день формирования отчетов. Это значит, что одного сеанса загрузки данных в хранилище ВРМ-системы за прошедший день, уже недостаточно. Во-вторых, не секрет, что подготовка отчетности не полностью автоматический процесс, и требует участия специалистов на этапе выверки данных для внесения корректировок на основе мотивированных суждений. Часто это ведет к исправлению данных в АБС, требуется их перезагрузка в хранилище и повторный выпуск отчетов.

В результате ИТ-службе банка необходимо выгружать данные в хранилище ночью (за предыдущей день) и потом еще "перегружать" небольшие объемы исправлений в течение следующего дня. Это значит, что требуется автоматически отслеживать внесение изменений в данные учетных систем и перегружать в хранилище не весь массив обновленных данных, а только те, в которые внесены изменения. При этом критическим параметром становится время доставки этих данных в систему. Оно должно быть минимально. Эта задача может быть решена только с помощью инструментов промышленной интеграции приложений.

Система обязательной отчетности на Платформе хранилищ данных «Контур»

Рассмотрим практическую реализацию концепции подготовки обязательной отчетности на основе ВРМ-платформы «Контур» производства компании Intersoft Lab. Решение эксплуатируется в целом ряде российских банков и основано на типизированном приложении «Обязательная отчетность по РПБУ» (разработки компании «Квадриум») для ХД «Контур Корпорация». Приложение обращается к тому же «портфелю» исходных данных, который используют другие ВРМ-приложения платформы «Контур» - для планирования, управленческого учета и др. Выбирая комплексное решение, банк существенно снижает стоимость владения пакетом управленческих приложений (решений), за счет устранения похожих процессов переноса данных в разные хранилища.

Архитектура. Для реализации приложения «Отчетность по РПБУ» выбрана архитектура, типичная для решений на основе ХД. Приложение отвечает за проверку корректности загруженных данных и включает витрины данных (агрегатов), механизмы расчета агрегатов, правила проверки бизнес-логики при подготовке отчетов. Фактически для каждого отчета существует соответствующая витрина, на основании данных которой стоится отчет. Почти все отчеты подготавливаются в формате Microsoft Excel и снабжены протоколами подготовки. Протоколы являются настраиваемыми, с их помощью можно проверить корректность расчета цифр в отчете, а также осуществить контроль межформенной сходимости.

Особенность реализации решения на основе ХД в том, что межформенная сходимость обеспечивается автоматически, поскольку одинаковые позиции (цифры) в разных отчетах готовятся на основе одних и тех же агрегатов (витрин). Для сравнения - в АБС, архитектурное решение которых не предусматривает витрин, одинаковые показатели зачастую рассчитываются отдельно для каждой отчетной формы, что приводит к частому расхождению этих показателей между отчетами.

В «портфеле» первичных данных для подготовки обязательной отчетности можно выделить данные бухгалтерского учета (счета с остатками, клиенты и документы) и данные, относящиеся к сделочному учету, т.е. по договорам банка. При загрузке в хранилище из систем-источников, которых может быть достаточно много, эти данные проверяются и при необходимости корректируются («очищаются»). Одновременно данные бухгалтерского учета при загрузке сравниваются с данными сделочного учета. Информация о найденных несовпадениях заносится в специальный протокол, после чего ошибки исправляются вручную или автоматически.

Технология внедрения и сопровождения. Приложение «Отчетность по РПБУ» включает 69 отчетов, 32 из них готовятся на основании данных главной книги (данные только бухгалтерского учета) и 37 используют также данные сделочного учета. Такое деление определяет оптимальный порядок внедрения решения. Сначала запускают отчетные формы, использующие только данные бухгалтерского учета, следом – отчеты, требующие данных сделочного учета. Внедрение последних делят на этапы, в зависимости от принятой в проекте последовательности введения в промышленную эксплуатацию технологии сбора в ХД данных о разных финансовых инструментах (о видах договоров банка). Например, наладив сбор в систему «Контур Корпорация» данных о кредитах и депозитах физических и юридических лиц, можно готовить целый ряд отчетных форм (№№128, 129, 302, 501 и др.), а также осуществлять обмен данными и подготавливать отчетность для бюро кредитных историй и для ГК «Агентство по страхованию вкладов».

В финале проекта внедряют отчеты, которые строятся на основании всех или большинства финансовых инструментов сделочного учета банка (№№135, 110, 125, 155, 634 и др.). Эти формы представляют для банка наибольшую ценность, так как позволяют оценивать состояние кредитной организации в целом о ее соответствие требованиям регулирующих органов.

В приложении «Отчетность по РПБУ» из 69 отчетов 39 выпускаются не реже одного раза в месяц, в том числе 10 ежедневно, 3 ежедекадно и одна раз в пять дней. Бухгалтер в процессе подготовки отчетности имеет возможность неоднократно осуществлять исправления, как в бухгалтерском, так и сделочном учете, внося изменения в бэк-офисные системы. Чтобы обеспечить высокую оперативность переноса данных из бек-офисных модулей в ХД, в решениях компании «Квадриум» применяются специализированные интеграционные инструменты на платформе IBM WebSphere. Они также обеспечивают перенос в ХД только измененных за определенный период данных.

Все отчеты приложения соответствуют текущим требованиям банковского законодательства: 302-П, 110-И, 117-И и др. Обновления отчетных форм и алгоритмов их подготовки для исполнения новых требований и регламентов ЦБ РФ поставляются банкам-пользователям до введения требований в действие.

Преимущества применения. Наибольший эффект от применения решений для подготовки обязательной отчетности на основе ХД достигается в многофилиальных банках. В таких кредитных организациях существуют проблемы консолидации отчетности из разных учетных систем, а также проблемы сдачи в надзорные органы несогласованной отчетности между отчетностью филиалов банка и консолидированной отчетностью. Ипользование единого хранилища данных существенно упрощает процесс подготовки отчетности для банков, в которых сделочный учет ведется в нескольких бэк-офисных системах. Решение не требует «склеивать» куски отчетных форм, полученные из разных систем. Для подготовки сложных кроспродуктовых отчетных форм теперь достаточно нажимать одну кнопку.

Чтобы устранить риск получить несогласованную между собой консолидированную и филиальную отчетность, нужно перестроить процесс подготовки отчетов и выпускать сводную отчетность и отчетность филиалов из единого ХД. Хранилище может заполняться данными из централизованной или распределенной банковской системы или нескольких систем, установленных в филиалах. При этом все изменения в бухгалтерском учете вносятся бухгалтером в бэк-офисную учетную систему, после чего сразу или через какое-то время они переносятся в ХД. При такой организации процесса практически исключается расхождение филиальной и консолидированной отчетности, минимизируется риск штрафных санкций со стороны ЦБ РФ.

Применение ХД для выпуска обязательной отчетности существенно снижает нагрузку на бэк-офисные системы в отчетные периоды, что для многих банков является критичным. Переложив подготовку обязательной отчетности с бэк-офисных модулей на ХД, банк существенно облегчает замену бэк-офисных банковских систем, если такая задача существует.

Практический опыт создания системы обязательной отчетности в АКБ «Связь-банк»

АКБ «Связь-банк» — один из крупнейших многофилиальных банков России — в 2007 году внедрил приложение «Отчетность по РПБУ», которое пополнило состав ВРМ-приложений для управленческого учета уже эксплуатировавшихся в банке на Платформе ХД «Контур».

Новый инструменты позволили эффективно решать многие бизнес-задачи, однако в процессе развития Банка, в связи с централизацией новой АБС и ее тиражированием по существующим и вновь открываемым филиалам, регламент и оперативность сбора данных в ХД перестали удовлетворять требованиям бизнеса.

Ведь банк должен иметь оперативную возможность работать с управленческим балансом, другими отчетами управленческого и бухгалтерского учета, что с течением времени стало практически невозможно. Кроме того, приложение «Отчетность по РПБУ» при решении задачи централизованной подготовки обязательной отчетности, налагает повышенные требования на оперативность актуализации данных в ХД.

Для банка оптимальным выходом из сложившейся ситуации стало инвестирование в развитие производительности процесса сбора и поставки данных из учетных систем (АБС) в ХД. Было принято решение использовать промышленную интеграционную платформу WebSphere производства IBM. Ключевой целью интеграционного проекта стало снижение времени загрузки данных в хранилище за один операционный день до 1 часа, в том числе за счет реализации технологии обнаружения и перегрузки изменений в учетных данных бухгалтерского учета.

В результате была построена система, которая каждые 5 минут (длительность периода синхронизации может настраиваться) осуществляет перегрузку данных, измененных с момента последней перегрузки. Это позволило существенно сократить время загрузки данных в хранилище, и с минимальными задержками по времени пользоваться необходимыми приложениями, сделав лишь пересчет агрегатов (витрин).

Что получил банк, реализовав первый этап проекта? Производительность перегрузки данных из АБС в хранилище увеличена более чем в 5 раз. Создан «задел» на перспективу роста банка, т.е. обновленная система сбора гарантирует адекватную производительность при существенном росте объемов хранилища. Введен в эксплуатацию первый блок отчетов (14 отчетных форм), выпускаемых по данным бухгалтерского учета. В ближайших планах - перегрузка в хранилище данных сделочного учета и внедрение следующего блока отчетных форм, подготавливаемых на основе как сделочного, так и бухгалтерского учета.



1 См. А.Кудинов «Критерии выбора BPM для банков меняются»// Банки и технологии, 2008, №4

2 ВРМ – сокращение от Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса