Успешная автоматизация сметного планирования и контроля затрат в Русском Банке Развития

Дмитрий Первухин, директор управления консалтинга, и Елена Королева, заместитель директора управления маркетинга компании Intersoft Lab, рассказывают о практике построения системы планирования и контроля затрат на базе финансового хранилища данных в «Русском Банке Развития».

Административно-хозяйственные расходы имеют существенную долю в структуре затрат любого банка и контроль этой расходной части является высокоприоритетной задачей каждого финансового учреждения. Для ее решения применяются технологии бюджетирования.

Так сложилось, что самые распространенные инструменты для подготовки управленческих отчетов, в том числе для составления бюджета хозяйственных затрат - это электронные таблицы Excel. Главными преимуществами этой технологии являются низкие начальные капиталовложения, простые механизмы настройки и быстрое обучение сотрудников компании этим инструментом. Однако, для кредитных учреждений с развитой филиальной сетью, эта технология не позволяет обеспечить полную автоматизацию всех процессов ведения бюджета расходов. Приложение не поддерживает необходимых функций коллективного планирования, таких как, например, итерационное согласование или консолидация сложных бюджетов. Кроме того, механизмы Excel не решают задачи автоматизации контроля исполнения бюджета: согласование заявок на платежи в рамках бюджета с использованием функций документооборота, получение данных о документах, подтверждающих оплату заявок, из автоматизированных банковских систем (АБС). При промышленной эксплуатации решений на базе электронных таблиц большой объем ручной работы по вводу, корректировке планов и сведению их в единый бюджет банка ложится на высококвалифицированных специалистов планово-экономических служб, что отнимает у них много дорогостоящего для банка времени.

В таких случаях, для оптимизации затрат на комплексную автоматизацию ведения бюджета хозяйственных расходов банки принимают решение о переходе на использование специализированных приложений, которые способны обеспечить интеграцию всех распределенных данных банка. В этой статье на примере опыта Русского Банка Развития пойдет речь о практике построения такой системы планирования и контроля административно-хозяйственных затрат на базе финансового хранилища данных.

Цели проекта

Коммерческий Банк «Русский Банк Развития» (ЗАО) - динамично развивающееся кредитное учреждение высокой степени надежности. На сегодняшний день Русский Банк Развития входит в число 100 крупнейших банков России по размеру собственных средств и активов, занимает 33 место по объемам депозитов, привлеченных от физических лиц. Банк предоставляет широкий спектр финансовых услуг для частных и корпоративных клиентов. Одно из стратегических направлений деятельности Банка – обслуживание предприятий малого и среднего бизнеса. Банк представлен 24 отделениями в Москве и 15 региональными представительствами в городах России.

Расширение бизнеса Банка сопровождается развитием применяемых управленческих методик и информационных технологий. Для совершенствования эксплуатируемой технологии планирования и контроля расходов Банк осуществил проект внедрения системы сметного контроля, построенной на основе Хранилища данных.

При внедрении новой системы ставилась цель оптимизировать все процессы, связанные с планированием и контролем бюджета расходов, избавить Департамент планирования и контроллинга, а также Финансовый департамент Русского Банка Развития от рутинных ручных операций, и обеспечить оперативность и детальность отчетов.

Были сформулированы следующие требования к системе:

1. Обеспечить ведение годового и оперативного бюджета:

• ввод годового бюджета в управлении бюджетирования;;
• оперативное коллективное планирование хозяйственных расходов в ответственных сметообразующих подразделениях Банка, согласование и утверждение планов.

2. Автоматизировать процесс контроля заявок:

• ввод заявок на платеж и автоматизированный контроль их прохождения по лимитам бюджета в сметообразующих подразделениях;;
• акцепт (утверждение) платежей в управлении бюджетирования, а также контроль сверхплановых платежей в рамках полномочий.

3. Обеспечить фактический учет исполнения бюджета по данным о платежах из АБС:

• интеграцию системы бюджетирования с АБС для выполнения автоматической квитовки заявок на платеж с проводками, подтверждающими их оплату;
• выпуск отчетности по исполнению сметы затрат в различных аналитических разрезах;;
• гибкую настройку бюджетной модели в процессе эксплуатации.

Внедрение системы сметного контроля

Для автоматизации задач был использован продукт "Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов" компании Intersoft Lab. Система предназначена для сметного контроля расходов и построена на базе хранилища данных, что позволяет автоматизировать процессы бюджетирования многофилиальных банков. Для реализации проекта была сформирована проектная команда, состоящая из специалистов Банка и компании-поставщика. Специалисты Intersoft Lab установили в центральном офисе Банка хранилище данных и специализированное приложение для ведения бюджета, а также выполнили его настройку в соответствии с применяемой методикой бюджетирования. В свою очередь сотрудники Департамента банковских информационных технологий Русского Банка Развития интегрировали выбранные решения в ИТ-инфраструктуру Банка.

В центральном офисе Банка было установлено 24 рабочих места для ввода плановой информации и заявок на проведение платежей. Для организации работы удаленных пользователей система была установлена на терминальном сервере Банка. Таким образом, была обеспечена возможность коллективного планирования бюджетов в одном интерфейсе и работа с единым источником данных - Хранилищем. Использование в качестве основы решения Хранилища данных позволило снять ряд проблем организации процесса бюджетирования в распределенной структуре Банка. Например, сотрудники Банка смогли отказаться от передачи документов между подразделениями для согласования, начали использовать единую нормативно-справочную базу, смогли обеспечить автоматическую консолидацию бюджетов и оперативное формирование отчетности по всем подразделениям и филиалам.

Планирование

Система была настроена для ведения годового и оперативного (месячного) планирования Банка. В состав статей планирования вошли: сметы административно-хозяйственных расходов (АХР), регламент формирования, согласования и утверждения планов, а также права доступа к данным сотрудников, участвующих в бюджетном процессе.

Годовой бюджет Банка (в части АХР) составляется на основе данных, предоставляемых функциональными подразделениями Банка, планов по проектам, плана обновления ОС, планов по набору персонала и т.д. Для ряда статей при годовом планировании применяется анализ расходов предыдущих периодов, с корректировкой на изменение объема бизнеса. Для каждого центра ответственности (ЦО) создаются бюджеты текущих расходов, проектные бюджеты, бюджеты развития и консолидированный бюджет. Для сметообразующих ЦО (центров затрат) выпускается смета прямых затрат (на обеспечение деятельности подразделения), а также функциональная смета, например, для ИТ-подразделения составляется смета затрат на закупку компьютерной техники, программного обеспечения и т.п. Применяемая технология формирования годового бюджета была отражена в новой системе. Кроме того, был организован ввод годового плана АХР ответственным сотрудником департамента корпоративного развития в хранилище данных.

При автоматизации планирования в качестве основной была выделена задача обеспечения коллективного процесса ведения оперативного (месячного) бюджета. Возможность планирования расходов сотрудников центрального офиса Банка, и удаленных пользователей из филиалов в едином бюджетном интерфейсе была обеспечена за счет установки хранилища данных и приложения на терминальном сервере. Была организована технология формирования ежемесячного бюджета. Сотрудники подразделений Банка до установленной регламентом даты вводят в систему плановые расходы. Для планирования используются два вида документов: заявки на приобретение товаров и услуг, договора (договора аренды и др. обязательства). Основное отличие договора от заявки – заранее определенный график платежей. Все введенные заявки обрабатываются в соответствующих сметообразующих (функциональных) подразделениях, где для заявок указывается стоимость на основе заключенных контрактов либо рыночных цен. При необходимости заявки корректируются, при этом изменения согласуются с инициирующим подразделением. Итоговый план акцептуется сметобразующим подразделением и подразделением, владельцем сметы прямых затрат. Весь процесс согласования и утверждения заявок осуществляется в единой системе планирования.

По итогам согласования заявок с учетом плановых платежей по договорам в системе планирования для каждой сметы формируется отчет по затратам сметообразующего подразделения Банка. Этот отчет рассматривает комитет по оперативному планированию Банка (сокр. КОП, коллегиальный орган Банка, управляющий бюджетным процессом), после чего утверждает и при необходимости корректирует заявки в системе. Реестр утвержденных заявок формирует, по сути, платежный календарь Банка на месяц в части АХР.

На основе утвержденного месячного бюджета коллегиальный орган Банка может принимать решение о корректировке годового бюджета и вносить необходимые изменения по статьям расходов.

Контроль исполнения бюджета

В Русском Банке Развития принята технология контроля фактической сметы на основе его казначейского исполнения, т.е. проводок в АБС. Все платежи в рамках сметы акцептуются бюджетным контролером департамента корпоративного развития Русского Банка Развития на предмет соответствия утвержденным лимитам (месячному плану АХР). Финансовый департамент Банка принимает к исполнению административно-хозяйственные платежи, уже завизированные бюджетным контролером и ответственным сотрудником подразделения – владельца прямой сметы.

Для обеспечения данной технологии бюджетного контроля были автоматизированы процессы формирования и согласования подразделениями заявок на оплату счетов. Теперь заявки на оплату от подразделений-заказчиков вводят в систему сметообразующие подразделения (центры затрат), при этом осуществляется автоматический контроль прохождения заявки по утвержденным планам. В случае превышения лимитов система выдает пользователю предупреждающее сообщение и в заявке устанавливается признак – "сверх сметы". Такая заявка может быть профинансирована только за счет резервов подразделения (резервы фиксируются в системе). Заявки, прошедшие по лимиту, визируются бюджетным контролером.

Контроль исполнения договорных обязательств Банка был организован в системе следующим образом: для платежей по договорам система автоматически генерирует заявки на оплату, которые не требуют согласования и автоматически уменьшают лимит оперативного плана. При отсутствии лимитов платежи выполняются за счет резервов.

После согласования заявок на оплату счетов они передаются в Финансовый департамент Русского Банка Развития для исполнения. Оплаченные заявки формируют фактические значения статей сметы, для этого в системе выполняется квитовка заявок на оплату с платежными документами. Поскольку заявка создается в системе сметного контроля, а платежи совершаются в АБС, то изначально ставилась задача обеспечить сквозное прохождение заявки через обе системы с возвращением отметки о проведенном платеже. Чтобы автоматизировать данный процесс сотрудники Департамента банковских информационных технологий Банка обеспечили интеграцию системы бюджетирования с АБС.

Интеграция системы сметного контроля с АБС

Для точного учета исполнения сметы потребовалось проводимые в сметах платежи снабдить фактическими признаками управленческого учета. Поскольку необходимые для разметки данные имеются в заявке на платеж, то в начале рассматривался вариант, когда распечатанные заявки передавались в Финансовый Департамент Банка, где в платежные поручения вводился код заявки, а затем информация о прошедших платежах из Финансового департамента возвращалась обратно в систему сметного контроля. Однако, крайне важным, было освободить Финансовый департамент от выполнения рутинных операций по повторному вводу признаков заявки в АБС, а также избежать возможных ошибок операторов при ручном вводе информации о платежах. Поэтому, после обсуждения с Банком этой задачи, было принято решение об автоматическом формировании данных для проведения платежей непосредственно в системе контроля сметы. Эти данные в виде текстового файла передаются в АБС, и от специалиста Финансового департамента требуется лишь в списке утвержденных заявок нажать одну кнопку для отправки платежей. Таким образом, исключается возможность ошибки или опечатки, с одной стороны, а с другой – гарантируется, что все платежи прошли через бюджетный контроль. Поскольку в Банке функционирует несколько АСБ, было организовано разделение доступа бухгалтеров к списку утвержденных заявок и обеспечена выгрузка заявок для разных систем.

После квитовки в системе формируется факт по исполнению бюджета. Полностью оплаченной заявке присваивается статус "Оплачена" и составляющие ее платежи переносятся в "факт" бюджета АХР. Полностью оплаченные платежи по договорам также отражаются, как "факт" бюджета АХР. Платежи с признаком "Оплачено" далее в квитовке участия не принимают.

Анализ бюджета с использованием OLAP-отчетов

Выпуск отчетов по смете АХР был обеспечен в традиционном формате Excel с применением OLAP -инструментов. При работе с интерактивными OLAP-отчетами можно в on-line режиме получать детализацию бюджетных данных по различной аналитике, видеть бюджеты отдельных подразделений и сводный бюджет, проводить план-факт анализ с наглядными показателями отклонений.

Для выпуска интерактивной отчетности была использована OLAP-платформа Contour Business Intelligence (BI) компании Contour Components – партнера Intersoft Lab. Продукты платформы позволяют по данным сметы, собранным в хранилище, выпускать OLAP-кубы по плановым и фактическим значениям статей сметы. С помощью программ Contour BI были автоматизированы рабочие места специалистов управления бюджетирования.

Итоги проекта

Перевод процессов бюджетирования хозяйственных затрат с Excel-технологии на автоматизированную систему контроля сметы был начат в августе 2006 года. До этого в Банке было установлено финансовое хранилище "Контур Корпорация", на котором и было реализовано решение. С сентября 2006 года, еще в ходе проекта, была начата опытная эксплуатация и в систему стали вводиться первые плановые заявки. Далее переход на остальные функциональные блоки системы шел по мере их адаптации к индивидуальным условиям Банка и готовности к работе. В настоящее время Русский Банк Развития эксплуатирует все модули системы в промышленном режиме.

Внедрение системы позволило снять ограничения прежней технологии, избавиться от "ручных" процессов формирования и согласования бюджетов, консолидации, высвободить высококвалифицированный персонал от механических процедур при планировании и подготовке отчетов об исполнении бюджета.

Подразделения-заказчики и сметообразующие подразделения Банка были избавлены от необходимости работы с бумажными заявками на закупку. Теперь сотрудники подразделений вводят заявки в единое хранилище данных, где обеспечивается режим их согласования и автоматическое формирование оперативных функциональных смет.

С внедрением хранилища данных появилась возможность архивного хранения бюджетных данных, анализа и использования показателей прошлых периодов при составлении годового плана.

«Составление оперативных планов в Excel – это уже вчерашний день, - считает Светлана Новичкина, начальник отдела оперативного бюджетирования и отчетности Русского Банка Развития. - Для Банка с развитой филиальной структурой, каким является Русский Банк Развития, необходима более совершенная система». По словам Светланы Новичкиной, благодаря программе «Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов» Банк получил интегрированное решение для контроля прохождения административно-хозяйственных платежей и АБС для оперативного получения факта по исполнению бюджета. Сотрудникам больше не нужно собирать сметы подразделений в консолидированную смету, все выполняется автоматически. Кроме того, сотрудники Департамента планирования и контроллинга Русского Банка Развития получили возможность для архивного хранения всех данных, и в любой момент они могут зайти в Хранилище, для того чтобы посмотреть или сравнить сметы прошлых месяцев и лет. «Управление планирования и контроля неоперационной деятельности, безусловно, получило выигрыш от внедрения системы – высококвалифицированным специалистам уже не нужно заниматься рутинной работой, что экономит не только рабочее время, но и деньги Банка», - говорит Светлана Новичкина.

Опубликовано: Банки и технологии, 2007, № 5

Автор: Д. Первухин, Е. Королева

Источник: Банки и технологии