- 2007
Business Performance Management для отечественного потребителя
В данной статье проводится исследование современных тенденций в организации управления предприятием. Рассматривается быстро набирающий популярность инновационный подход к корпоративному управлению, известный под названием Business Performance Management (BPM).
Получение достоверной и полной картины о деятельности предприятия в режиме реального времени, возможность анализировать исторические данные и делать обоснованные прогнозы, вовлечение в управленческий процесс специалистов всех уровней, разграничение зон ответственности и оценка вклада каждого сотрудника в общий результат - это далеко не полный перечень преимуществ BPM-подхода.
Мировой рынок информационных систем класса BPM активно развивается (рост его по разным оценкам составляет от 15 до 30% в год), и эта тенденция, по прогнозам аналитиков, сохранится в ближайшие годы. Аналогичная картина наблюдается и в России. В число пользователей BPM-решений уже входят такие передовые российские предприятия, как корпорации "Вимм Билль Данн", "Норильский никель", страховая компания "Росно", АХК "Сухой", ЗАО "Лукойл-Информ", "Эльдорадо", "Мегафон" и др.
Методологическая и информационная составляющие BPM
Прежде чем приступить к обсуждению заявленной темы, приведем несколько терминов, получивших распространение на рынке управленческих систем.
Business Performance Management (BPM) - управление эффективностью бизнеса. Такое название чаще всего используется для обозначения концепции корпоративного управления и соответствующего класса программного обеспечения для автоматизации управленческих бизнес-процессов. Corporate Performance Management (CPM) - управление эффективностью корпорации. Это понятие по смыслу мало отличается от BPM и, по мнению ряда экспертов, чаще используется в финансовой отрасли. Enterprise Performance Management (EPM) - управление эффективностью предприятия. Термин может использоваться как синоним BPM и CPM, однако ряд авторов применяет его для обозначения "расширенного" BPM, включающего справочные данные, исходные системы и приложения, связанные посредством единого хранилища данных. Понятие EPM чаще используется для обозначения управленческих решений в реальном секторе экономики.
Несмотря на терминологические рассогласования, свершившимся фактом можно считать оформление особого направления менеджмента, исповедующего системный подход к организации управления предприятием. Данный подход не зависит от отраслевой принадлежности компании и основан на объединении универсальной процессно-ориентированной методологии со средствами ее информационной поддержки.
Согласно классическому определению1 BPM рассматривается как единство методологической и информационной составляющих.
Методологическая составляющая BPM
В основе методологии BPM лежит идея непрерывного управленческого цикла, включающего следующие этапы:
- Разработка стратегии. На данном этапе формулируются стратегические планы развития предприятия, выстраивается система ключевых показателей эффективности (KPI) и задаются их количественные значения.
- Планирование. Производятся оперативная разработка планов и распределение ресурсов для реализации стратегии. В качестве ориентиров при подготовке планов используются запланированные целевые значения KPI; основным инструментом являются бюджеты. На этапе бюджетного планирования решаются задачи согласования стратегии и бюджетов, поддержки непрерывно изменяющихся планов, оперативной консолидации данных, обеспечения своевременных и необходимых отчетов.
- Мониторинг и контроль. Проводятся оперативный учет фактического исполнения бюджетов, сопоставление плановых и фактических значений в статьях бюджетов, а также плановых и фактических KPI. Другими словами, осуществляется непрерывный контроль реализации стратегической концепции.
- Анализ и регулирование. Корректировка стратегических целей и оперативных планов замыкает цикл корпоративного управления, обеспечивая преемственность его этапов. Корректировка выполняется на основании оперативного анализа текущей ситуации, обработки исторических данных, а также прогнозирования с использованием технологии сценарного моделирования, построения трендов и других методов статистического анализа. Плановые бюджеты и KPI корректируются в "скользящем" режиме, что позволяет оперативно адаптировать их к изменениям внутренней среды предприятия и макроэкономической ситуации.
Методология BPM охватывает весь комплекс технологий управления предприятием и обеспечивает единство управленческих процессов на стратегическом и тактическом уровне. Реальную отдачу дает не фрагментарное использование прогрессивных управленческих методик, а их интеграция в единый механизм корпоративного управления.
Информационная составляющая BPM
BPM-система строится на базе хранилища данных и предоставляет пользователям единую информационную среду для эффективного решения прикладных аналитических и управленческих задач. Типовая архитектура BPM-системы представлена на рис. 1.
Базисом BPM является хранилище данных. Здесь консолидируется оперативная бизнес-информация из различных автоматизированных модулей, установленных в офисах и филиалах предприятия, включая территориально удаленные подразделения. Данные поступают в хранилище из разнообразных транзакционных (т. е. ориентированных на управление отдельными операциями) систем, например класса CRM или ERP; разрозненных баз данных; электронных таблиц и других источников. Хранилище данных обеспечивает загрузку, хранение и обработку информации, а также доступ к ней.
Бизнес-приложения - это набор инструментов для поддержки технологий управления предприятием (оперативного планирования, управленческого учета, прогнозирования и т. д.). Они предназначены для решения задач из конкретной предметной области и описывают бизнес-логику процессов загрузки и обработки первичных данных, алгоритмы расчета данных для управленческих регистров, алгоритмы формирования отчетности.
Бизнес-приложения образуют единую иерархическую структуру для поддержания полного спектра BPM-функциональности. На практике классический набор управленческих технологий расширяется дополнительными функциями, прежде всего для поддержки требований законодательства в части подготовки сводной отчетности. Для предприятий особенно актуальной задачей является выпуск консолидированной налоговой отчетности и отчетов по МСФО.
Средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP) используются для оперативной работы с деловыми данными хранилища, позволяют осуществлять многомерный анализ данных, например отмечать временные тенденции, отслеживать зависимости между показателями, просматривать данные в различных аналитических разрезах, менять уровень детализации анализируемых данных и т. д. Это базовый инструмент для быстрого выпуска произвольных управленческих отчетов.
Происхождение и эволюция BPM
Системы BPM не являются принципиально новым видом программного обеспечения; они возникли в результате длительного эволюционного процесса, отражающего изменения в управленческой теории и быстро развивающиеся технологические возможности. Появление BPM как самостоятельного класса ПО относится, по оценкам аналитиков The Data Warehousing Institute, к рубежу XX-ХХI столетий (1999-2000 гг.).
Прародителями BPM-решений, безусловно, можно назвать системы класса Business Intelligence (BI), с успехом использующиеся в качестве инструмента для формирования отчетности по произвольным и регулярным запросам, анализа исторических данных, поиска закономерностей в структурированных данных, оперативного анализа с применением визуальных компонентов. Но если система BI является по своей сути всего лишь совершенным инструментом для бизнес-анализа, то BPM-система - это целостное решение, поддерживающее замкнутый цикл управления и контроля бизнес-процессов.
Системы BPM ни в коем случае нельзя отождествлять с получившими широкое распространение специализированными системами бюджетирования. Современные системы бюджетирования, выделенные в отдельный класс ПО, зачастую обладают возможностями, выходящими за рамки поддержки функций бюджетного процесса (таких как интеграция с учетными системами, разработка интерфейса, генерирование отчетов, поддержка экономических расчетов и др.). Однако их уделом остается автоматизация отдельного бизнес-процесса (формирования бюджетов), а не поддержка бизнес-стратегии в рамках замкнутого управленческого цикла. Бюджетирование сегодня - наиболее популярная область автоматизации, дающая быстрый и наглядный эффект; именно с автоматизации процесса оперативного планирования зачастую начинается поэтапное внедрение BPM-систем.
Классическая концепция построения BPM-систем постоянно развивается, охватывая все новые области автоматизации. Если традиционно функции документооборота реализуются в специализированных системах электронного документооборота (СЭД), то сегодня документооборот как средство дальнейшей консолидации процессов стратегического и оперативного управления удачно дополняет основную BPM-функциональность. Некоторые BPM-решения используют готовые методики финансового анализа для прогнозирования и сценарного моделирования. По оценкам экспертов авторитетного аналитического агентства IDC, использование прогнозной аналитики в рамках BPM будет расширяться: это один из наиболее востребованных инструментов бюджетирования и планирования.
Тенденции мирового и отечественного рынка BPM
Рынок BPM динамично развивается. Так, в 2005 г., по данным аналитиков IDC, объем рынка BPM составил 1,42 млрд долл., что соответствует 15,5%-ному росту данного показателя по сравнению с предыдущим годом. В перспективе до 2010 г. ожидается ежегодный 10%-ный рост продаж программного обеспечения данного класса. На отечественном рынке темпы роста спроса на BPM сопоставимы с западными (см. рис. 2). Одновременно в России увеличивается не только количество, но и масштаб проектов автоматизации управления эффективностью корпорации. Так, в 2005 г. стоимость контракта на внедрение BPM-системы в среднем возросла вдвое.
Анализ российских пользователей BPM в разрезе отраслей показывает, что первое место по числу внедренных проектов занимают предприятия ТЭК (16,8%) и торговые организации (16,2%); за ними следуют банки (13,8%)2 . Это можно объяснить масштабом задач и наличием "свободных" ресурсов, а также высоким уровнем "первичной" автоматизации отрасли в целом. На предприятия легкой промышленности, металлургии, сферы услуг и телекоммуникационные холдинги приходится примерно по 7-8% BPM-проектов.
Выбор BPM-системы: ориентиры в море критериев
Вопрос о критериях, которыми руководствуется заказчик при выборе BPM-системы, - предмет отдельного серьезного исследования. В данной статье мы только вскользь затронем эту проблему, оставив за скобками такие очевидные показатели, как стоимость системы, соотношения цена-качество и цена-функционал, имидж фирмы производителя.
На сегодняшний день не существует формализованной методики выбора BPM-системы, хотя попытки выделения комплекса критериев предпринимались неоднократно экспертами аналитических компаний, разработчиками и поставщиками ПО. В среде IT-специалистов принято говорить о гибкости и масштабируемости системы, ее открытости, возможности работы удаленных подразделений, технологических характеристиках СУБД, базовом функционале. Заказчики корпоративных систем формулируют свои критерии в тендерных документах, выдвигая на первое место требования к бизнес-функциональности и к программно-аппаратной платформе.Попытаемся определить объективные критерии выбора, базируясь на классической архитектуре BPM-системы и группируя критерии по трем основным категориям: "Хранилище данных", "OLAP", "BPM". Такой подход позволит раздельно оценить технологические (в категориях "Хранилище данных", "OLAP") и методологические (в категории "BPM") особенности продукта.
Технологические критерии могут быть использованы IT-специалистами, методологические - управленцами и финансистами для формулировки требований к системе. Аналитиками компании Intersoft Lab разработан универсальный иерархический классификатор свойств "идеальной" BPM-системы, на основании которого достаточно просто формулировать требования к ПО. Классификатор позволяет получать перечень требований к программному продукту исходя из возможности его использования для решения конкретных прикладных задач: управления продажами, клиентской базой, затратами, персоналом, активами и пассивами и др.Характеризуя хранилище данных, следует обращать внимание на его программно-аппаратную платформу, инструментарий для построения хранилища, состав данных и возможности модификации их базовой модели, наличие средств визуализации и разработки, скорость выполнения процедур загрузки и консолидации данных, скорость выполнения расчетов, возможности администрирования.
Средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP) должны отличаться удобным и простым интерфейсом, позволяющим управлять представлением данных (определять состав показателей отчета и степень детализации показателей, задавать алгоритмы расчета), иметь развитые средства визуализации данных, обладать Web-интерфейсом и обеспечивать распространение отчетов по сети Интернет/интранет. Другими важными критериями являются способ построения произвольных запросов и время их обработки, автоматическая генерация отчетов по расписанию, поддержка бизнес-терминов.
Методологические особенности продукта характеризуют реализацию управленческих технологий (оперативного планирования, мониторинга и анализа, разработки стратегии). Критериями в данном случае могут быть: возможность построения произвольной бюджетной модели, ведение бюджетов в разрезе произвольной аналитики, мультивалютность, поддержание итерационного планирования и версионное планирование, поддержка технологии коллективного планирования, расчет управленческого баланса и возможности его корректировок, поддержка технологии аллокирования расходов\доходов, наличие встроенных методик стратегического планирования и встроенных инструментов статистического прогнозирования. Практически важной составляющей является инструментарий для подготовки отчетности перед регулирующими органами.Принципиально в единую систему корпоративного управления могут быть объединены программные продукты разных производителей. Однако предпочтение следует отдавать решениям от единого производителя: это позволит минимизировать расходы на техническую поддержку и обслуживание, а также устраняет проблемы, связанные с интеграцией ПО.
Выбор системы - нетривиальная задача, от грамотного решения которой в конечном счете зависит результат внедрения. Выбор должен осуществляться исходя из текущих бизнес-задач подразделений (это позволит быстро реализовать преимущества автоматизации), с учетом стратегии развития бизнеса и IT-стратегии предприятия (это позволит сформировать задел для решения перспективных задач).
Внедрение BPM-систем: поэтапный подход для прагматиков
Внедрение BPM-системы - сложный и длительный процесс, поэтапно охватывающий отдельные управленческие технологии. Выстраивая стратегию развития, предприятие должно правильно расставить приоритеты. Обычно заказчики стремятся в короткие сроки получить первые результаты от внедрения новых технологий и оценить их практическую пользу. Практика внедрения BPM показывает, что автоматизация управления чаще всего начинается с решения тех задач, информационное обеспечение которых не требует глубокой методической проработки. Так, автоматизация бюджетирования бизнес-деятельности чаще всего начинается с поддержки бюджетирования хозяйственных расходов, поскольку постановка технологии планирования сметы не требует разработки сложной методики и, как правило, решается на организационном уровне. В процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений вовлекаются практически все подразделения, которые начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве BPM.
По данным Международного института исследования хранилищ данных, в мире рейтинг составляющих BPM-систем выглядит следующим образом: наиболее востребованы технологии бюджетного планирования (75%), бизнес-анализа (74%) и управленческого учета (72%); 2-е и 3-е места делят прогнозирование/моделирование и стратегическое планирование (58%); замыкают рейтинг технологии подготовки отчетность (55%)3. Приоритеты российских пользователей BPM совпадают с западными.
Реальные преимущества ВРМ: практический опыт убеждает
Внедрение BPM-системы можно рассматривать как дорогостоящий инвестиционный проект с большим сроком окупаемости. Существующие методики оценки возвратности инвестиций (ROI), основанные на дисконтированных денежных потоках (DCF), практически невозможно использовать для количественной оценки эффективности вложения средств в BPM. Большинство экспертов рекомендуют ориентироваться на качественные критерии и косвенные количественные показатели.
Рассмотрим наиболее очевидные преимущества, получаемые при внедрении BPM, и проиллюстрируем их примерами из практики внедрения решений компании Intersoft Lab на некоторых российских предприятиях (см. таблицу).В BPM-продуктах оперативное планирование осуществляется как единый технологический цикл, обеспечивающий взаимодействие всех участников этого процесса. Система формирует организационную среду для содержательной увязки планов, т. е. согласования целевых значений показателей, плановых задач и субъектов ответственности. Таким образом, поддерживается связь между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками. При этом существенно сокращается время на завершение цикла бюджетирования, сокращается число итераций.
Консолидация в едином хранилище данных из различных автоматизированных учетных систем обеспечивает получение достоверной и полной картины о деятельности предприятия в текущий момент времени, возможность анализировать исторические данные и прогнозировать тенденции развития. Дополнительная проверка, очистка и структуризация первичных данных могут быть выполнены на этапе загрузки в хранилище.Важнейшее практическое приложение BPM-системы - быстрое построение отчетов произвольного формата для анализа показателей бюджетных планов. Пользователю предоставляется возможность формировать динамические отчеты по технологии OLAP, генерировать интерактивные экранные формы, в которых легко управлять представлением данных: определять состав показателей отчета и описывать алгоритмы их расчета, менять степень детализации данных и строить разнообразные графики
Практика внедрения BPM-решений компании Intersoft Lab на российских предприятиях
| Характеристика предприятия4 | Схема решения | Практические результаты |
|---|---|---|
|
ЗАО "Управляющая компания "Юнайтед Норд" - это диверсифицированный холдинг, в сферу интересов которого входят ремонт и интенсификация (восстановление) газовых и нефтяных скважин, железнодорожные перевозки, управление недвижимостью (сдача помещений в аренду). В состав холдинга входят 12 компаний, расположенных в разных регионах России, Управляющая компания находится в Москве. Холдинг сильно диверсифицирован: выделяются 20 значимых с точки зрения бизнеса видов деятельности |
В управляющей компании установлено хранилище данных с приложением, реализующим принятую в холдинге модель бюджетирования. Подразделения планируют свои бюджеты при помощи специализированных интерфейсов; удаленные подразделения используют интерактивные Excel-шаблоны. Регламентом планирования разграничивается доступ пользователей к показателям планов.В процессе сбора данных и их выверки проводятся согласование и утверждение плановых значений показателей. История согласования бюджетов заносится в журнал. После утверждения плановых показателей запускаются процедуры расчета планового управленческого баланса и набора финансовых и технико-оперативных показателей.Результаты исполнения бюджетов поступают из предприятий холдинга каждый день, и на их основе рассчитываются ежедневный управленческий баланс и фактические значения показателей |
Руководители холдинга планируют и оценивают бизнесы компании на основе ключевых показателей, сравнивая запланированные значения с фактическими. Финансовая служба может контролировать движение денежных средств, оперативно управлять остатками средств на счетах предприятий холдинга.Финансовый директор в реальном времени получает информацию о дебиторско-кредиторской задолженности внешних и внутренних контрагентов. Руководители бизнес-направлений оценивают эффективность деятельности подчиненных подразделений. Контролируются бюджеты инвестиционных проектов, анализируются причины отклонений и оперативно принимаются решения о необходимых действиях.IT-служба обеспечена платформой для создания и развития управленческих решений. Удаленные подразделения получают OLAP-отчеты по электронной почте.27 базовых OLAP-отчетов обеспечили 80% запросов сотрудников холдинга |
|
Компания Michelin является мировым лидером в области производства шин, ее доля составляет 20% мирового рынка. Tyre Plus - это сеть профессиональных шинных центров, которая охватывает более 30 городов России и предлагает шины и сопутствующие товары высокого качества, а также сервис европейского уровня |
В центральном офисе сети шинных центров установлено хранилище данных, в которое ежедневно поступают данные о продажах из всех шинных центров. Анализ данных хранилища обеспечивается OLAP-системой |
Выпуск регулярных отчетов для анализа продаж шин в разрезе моделей, производителей, размера, сезонности и т. д. Выпуск отчетов для анализа цен и их динамики, анализа продаж по регионам, периодам и продуктовым группам.Расчет ряда регулярно контролируемых KPI |
|
Мострансгаз - крупнейшее предприятие по транспорту газа в России. Мострансгаз поставляет природный газ потребителям 19 областей европейской части России, 450 городам, включая Москву. Кроме того, предприятие обеспечивает транзит газа на внутреннем рынке и в страны ближнего и дальнего зарубежья. В предприятие входят 40 филиалов со своими обособленными подразделениями |
В хранилище данных из филиалов собираются синтетические и аналитические налоговые регистры и осуществляется расчет сводных регистров. На основании запросов к данным хранилища выпускается управленческая и налоговая отчетность. |
Моментальное формирование аналитических отчетов у пользователей. Персональные отчеты для потребителей информации различных уровней.Снижение совокупного времени, затрачиваемое на анализ финансового состояния предприятия. Сокращение расходов на разработку и сопровождение системы отчетности предприятия |
Мы привели краткое изложение современной концепции BPM и рекомендовали подходы к выбору соответствующих систем автоматизации. Надеемся, что практические результаты, полученные предприятиями от внедрения отдельных компонентов BPM-решений, смогли проиллюстрировать реальные преимущества новых управленческих технологий.
Литература
- Управление эффективностью бизнеса. Концепция Business Performance Management / Е. Ю. Духонин, Д. В. Исаев, Е. Л. Мостовой и др.; Под ред. Г. В. Генса. М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. 269 с.
- В. Чаусов, Ю. Амириди. Классификация аналитических систем. Три года спустя. Банки и технологии, 2002, № 6.
- Материалы BPM Standards Group, Gartner Group, IDC.
- Philip On. The Importance of EntERPrise Information Management for Business Intelligence. Business Intelligence Journal First Quarter 2006, V. 11, Nо 1.
- Terry Schurter. Business Process Management - the Next Generation of Business Enablers. Bloor Research Report. October 2006.
- Ю. Амириди. Что такое BPM, или Опасайтесь недобросовестной рекламы. Аналитический банковский журнал, 2005, № 6.
- К. Шлямин. Автоматизация управленческого учета в финансово-промышленной группе: особенности, этапы реализации, результаты. Банки и технологии, 2005, № 3.
- РБК. Аналитический обзор рынка систем класса CPM (BPM) на III квартал 2005 г.
[1] Определение BPM Standards
Group - некоммерческой организации, занимающейся разработкой стандартов
BPM.
[2] По состоянию на конец 2006 г. (данные
компании Intersoft Lab).
[3] Данные Intersoft Lab.
[4] Характеристика предприятия приводится
для оценки масштаба проекта.
Автор: О. Морозова
Источник: "Управление компанией", 2007, №2