Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Управление компанией

Business Performance Management для отечественного потребителя

Получение достоверной и полной картины о деятельности предприятия в режиме реального времени, возможность анализировать исторические данные и делать обоснованные прогнозы, вовлечение в управленческий процесс специалистов всех уровней, разграничение зон ответственности и оценка вклада каждого сотрудника в общий результат - это далеко не полный перечень преимуществ BPM-подхода.

Мировой рынок информационных систем класса BPM активно развивается (рост его по разным оценкам составляет от 15 до 30% в год), и эта тенденция, по прогнозам аналитиков, сохранится в ближайшие годы. Аналогичная картина наблюдается и в России. В число пользователей BPM-решений уже входят такие передовые российские предприятия, как корпорации "Вимм Билль Данн", "Норильский никель", страховая компания "Росно", АХК "Сухой", ЗАО "Лукойл-Информ", "Эльдорадо", "Мегафон" и др.

Методологическая и информационная составляющие BPM

Прежде чем приступить к обсуждению заявленной темы, приведем несколько терминов, получивших распространение на рынке управленческих систем.

Business Performance Management (BPM) - управление эффективностью бизнеса. Такое название чаще всего используется для обозначения концепции корпоративного управления и соответствующего класса программного обеспечения для автоматизации управленческих бизнес-процессов. Corporate Performance Management (CPM) - управление эффективностью корпорации. Это понятие по смыслу мало отличается от BPM и, по мнению ряда экспертов, чаще используется в финансовой отрасли. Enterprise Performance Management (EPM) - управление эффективностью предприятия. Термин может использоваться как синоним BPM и CPM, однако ряд авторов применяет его для обозначения "расширенного" BPM, включающего справочные данные, исходные системы и приложения, связанные посредством единого хранилища данных. Понятие EPM чаще используется для обозначения управленческих решений в реальном секторе экономики.

Несмотря на терминологические рассогласования, свершившимся фактом можно считать оформление особого направления менеджмента, исповедующего системный подход к организации управления предприятием. Данный подход не зависит от отраслевой принадлежности компании и основан на объединении универсальной процессно-ориентированной методологии со средствами ее информационной поддержки.

Согласно классическому определению1 BPM рассматривается как единство методологической и информационной составляющих.

Методологическая составляющая BPM

В основе методологии BPM лежит идея непрерывного управленческого цикла, включающего следующие этапы:

  1. Разработка стратегии. На данном этапе формулируются стратегические планы развития предприятия, выстраивается система ключевых показателей эффективности (KPI) и задаются их количественные значения.
  2. Планирование. Производятся оперативная разработка планов и распределение ресурсов для реализации стратегии. В качестве ориентиров при подготовке планов используются запланированные целевые значения KPI; основным инструментом являются бюджеты. На этапе бюджетного планирования решаются задачи согласования стратегии и бюджетов, поддержки непрерывно изменяющихся планов, оперативной консолидации данных, обеспечения своевременных и необходимых отчетов.
  3. Мониторинг и контроль. Проводятся оперативный учет фактического исполнения бюджетов, сопоставление плановых и фактических значений в статьях бюджетов, а также плановых и фактических KPI. Другими словами, осуществляется непрерывный контроль реализации стратегической концепции.
  4. Анализ и регулирование. Корректировка стратегических целей и оперативных планов замыкает цикл корпоративного управления, обеспечивая преемственность его этапов. Корректировка выполняется на основании оперативного анализа текущей ситуации, обработки исторических данных, а также прогнозирования с использованием технологии сценарного моделирования, построения трендов и других методов статистического анализа. Плановые бюджеты и KPI корректируются в "скользящем" режиме, что позволяет оперативно адаптировать их к изменениям внутренней среды предприятия и макроэкономической ситуации.

Методология BPM охватывает весь комплекс технологий управления предприятием и обеспечивает единство управленческих процессов на стратегическом и тактическом уровне. Реальную отдачу дает не фрагментарное использование прогрессивных управленческих методик, а их интеграция в единый механизм корпоративного управления.

Информационная составляющая BPM

BPM-система строится на базе хранилища данных и предоставляет пользователям единую информационную среду для эффективного решения прикладных аналитических и управленческих задач. Типовая архитектура BPM-системы представлена на рис. 1.

Базисом BPM является хранилище данных. Здесь консолидируется оперативная бизнес-информация из различных автоматизированных модулей, установленных в офисах и филиалах предприятия, включая территориально удаленные подразделения. Данные поступают в хранилище из разнообразных транзакционных (т. е. ориентированных на управление отдельными операциями) систем, например класса CRM или ERP; разрозненных баз данных; электронных таблиц и других источников. Хранилище данных обеспечивает загрузку, хранение и обработку информации, а также доступ к ней.
Рис 1. Типовая архитектура BPM-системы
Рис 1. Типовая архитектура BPM-системы

Бизнес-приложения - это набор инструментов для поддержки технологий управления предприятием (оперативного планирования, управленческого учета, прогнозирования и т. д.). Они предназначены для решения задач из конкретной предметной области и описывают бизнес-логику процессов загрузки и обработки первичных данных, алгоритмы расчета данных для управленческих регистров, алгоритмы формирования отчетности.

Бизнес-приложения образуют единую иерархическую структуру для поддержания полного спектра BPM-функциональности. На практике классический набор управленческих технологий расширяется дополнительными функциями, прежде всего для поддержки требований законодательства в части подготовки сводной отчетности. Для предприятий особенно актуальной задачей является выпуск консолидированной налоговой отчетности и отчетов по МСФО.

Средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP) используются для оперативной работы с деловыми данными хранилища, позволяют осуществлять многомерный анализ данных, например отмечать временные тенденции, отслеживать зависимости между показателями, просматривать данные в различных аналитических разрезах, менять уровень детализации анализируемых данных и т. д. Это базовый инструмент для быстрого выпуска произвольных управленческих отчетов.

Происхождение и эволюция BPM

Системы BPM не являются принципиально новым видом программного обеспечения; они возникли в результате длительного эволюционного процесса, отражающего изменения в управленческой теории и быстро развивающиеся технологические возможности. Появление BPM как самостоятельного класса ПО относится, по оценкам аналитиков The Data Warehousing Institute, к рубежу XX-ХХI столетий (1999-2000 гг.).

Прародителями BPM-решений, безусловно, можно назвать системы класса Business Intelligence (BI), с успехом использующиеся в качестве инструмента для формирования отчетности по произвольным и регулярным запросам, анализа исторических данных, поиска закономерностей в структурированных данных, оперативного анализа с применением визуальных компонентов. Но если система BI является по своей сути всего лишь совершенным инструментом для бизнес-анализа, то BPM-система - это целостное решение, поддерживающее замкнутый цикл управления и контроля бизнес-процессов.

Системы BPM ни в коем случае нельзя отождествлять с получившими широкое распространение специализированными системами бюджетирования. Современные системы бюджетирования, выделенные в отдельный класс ПО, зачастую обладают возможностями, выходящими за рамки поддержки функций бюджетного процесса (таких как интеграция с учетными системами, разработка интерфейса, генерирование отчетов, поддержка экономических расчетов и др.). Однако их уделом остается автоматизация отдельного бизнес-процесса (формирования бюджетов), а не поддержка бизнес-стратегии в рамках замкнутого управленческого цикла. Бюджетирование сегодня - наиболее популярная область автоматизации, дающая быстрый и наглядный эффект; именно с автоматизации процесса оперативного планирования зачастую начинается поэтапное внедрение BPM-систем.

Классическая концепция построения BPM-систем постоянно развивается, охватывая все новые области автоматизации. Если традиционно функции документооборота реализуются в специализированных системах электронного документооборота (СЭД), то сегодня документооборот как средство дальнейшей консолидации процессов стратегического и оперативного управления удачно дополняет основную BPM-функциональность. Некоторые BPM-решения используют готовые методики финансового анализа для прогнозирования и сценарного моделирования. По оценкам экспертов авторитетного аналитического агентства IDC, использование прогнозной аналитики в рамках BPM будет расширяться: это один из наиболее востребованных инструментов бюджетирования и планирования.

Тенденции мирового и отечественного рынка BPM

Рис 2. Динамика проектов внедрения BPM в России
Рис 2. Динамика проектов внедрения BPM в России

Рынок BPM динамично развивается. Так, в 2005 г., по данным аналитиков IDC, объем рынка BPM составил 1,42 млрд долл., что соответствует 15,5%-ному росту данного показателя по сравнению с предыдущим годом. В перспективе до 2010 г. ожидается ежегодный 10%-ный рост продаж программного обеспечения данного класса. На отечественном рынке темпы роста спроса на BPM сопоставимы с западными (см. рис. 2). Одновременно в России увеличивается не только количество, но и масштаб проектов автоматизации управления эффективностью корпорации. Так, в 2005 г. стоимость контракта на внедрение BPM-системы в среднем возросла вдвое.

Анализ российских пользователей BPM в разрезе отраслей показывает, что первое место по числу внедренных проектов занимают предприятия ТЭК (16,8%) и торговые организации (16,2%); за ними следуют банки (13,8%)2 . Это можно объяснить масштабом задач и наличием "свободных" ресурсов, а также высоким уровнем "первичной" автоматизации отрасли в целом. На предприятия легкой промышленности, металлургии, сферы услуг и телекоммуникационные холдинги приходится примерно по 7-8% BPM-проектов.

Выбор BPM-системы: ориентиры в море критериев

Вопрос о критериях, которыми руководствуется заказчик при выборе BPM-системы, - предмет отдельного серьезного исследования. В данной статье мы только вскользь затронем эту проблему, оставив за скобками такие очевидные показатели, как стоимость системы, соотношения цена-качество и цена-функционал, имидж фирмы производителя.

На сегодняшний день не существует формализованной методики выбора BPM-системы, хотя попытки выделения комплекса критериев предпринимались неоднократно экспертами аналитических компаний, разработчиками и поставщиками ПО. В среде IT-специалистов принято говорить о гибкости и масштабируемости системы, ее открытости, возможности работы удаленных подразделений, технологических характеристиках СУБД, базовом функционале. Заказчики корпоративных систем формулируют свои критерии в тендерных документах, выдвигая на первое место требования к бизнес-функциональности и к программно-аппаратной платформе.

Попытаемся определить объективные критерии выбора, базируясь на классической архитектуре BPM-системы и группируя критерии по трем основным категориям: "Хранилище данных", "OLAP", "BPM". Такой подход позволит раздельно оценить технологические (в категориях "Хранилище данных", "OLAP") и методологические (в категории "BPM") особенности продукта.

Технологические критерии могут быть использованы IT-специалистами, методологические - управленцами и финансистами для формулировки требований к системе. Аналитиками компании Intersoft Lab разработан универсальный иерархический классификатор свойств "идеальной" BPM-системы, на основании которого достаточно просто формулировать требования к ПО. Классификатор позволяет получать перечень требований к программному продукту исходя из возможности его использования для решения конкретных прикладных задач: управления продажами, клиентской базой, затратами, персоналом, активами и пассивами и др.

Характеризуя хранилище данных, следует обращать внимание на его программно-аппаратную платформу, инструментарий для построения хранилища, состав данных и возможности модификации их базовой модели, наличие средств визуализации и разработки, скорость выполнения процедур загрузки и консолидации данных, скорость выполнения расчетов, возможности администрирования.

Средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP) должны отличаться удобным и простым интерфейсом, позволяющим управлять представлением данных (определять состав показателей отчета и степень детализации показателей, задавать алгоритмы расчета), иметь развитые средства визуализации данных, обладать Web-интерфейсом и обеспечивать распространение отчетов по сети Интернет/интранет. Другими важными критериями являются способ построения произвольных запросов и время их обработки, автоматическая генерация отчетов по расписанию, поддержка бизнес-терминов.

Методологические особенности продукта характеризуют реализацию управленческих технологий (оперативного планирования, мониторинга и анализа, разработки стратегии). Критериями в данном случае могут быть: возможность построения произвольной бюджетной модели, ведение бюджетов в разрезе произвольной аналитики, мультивалютность, поддержание итерационного планирования и версионное планирование, поддержка технологии коллективного планирования, расчет управленческого баланса и возможности его корректировок, поддержка технологии аллокирования расходов\доходов, наличие встроенных методик стратегического планирования и встроенных инструментов статистического прогнозирования. Практически важной составляющей является инструментарий для подготовки отчетности перед регулирующими органами.Принципиально в единую систему корпоративного управления могут быть объединены программные продукты разных производителей. Однако предпочтение следует отдавать решениям от единого производителя: это позволит минимизировать расходы на техническую поддержку и обслуживание, а также устраняет проблемы, связанные с интеграцией ПО.

Выбор системы - нетривиальная задача, от грамотного решения которой в конечном счете зависит результат внедрения. Выбор должен осуществляться исходя из текущих бизнес-задач подразделений (это позволит быстро реализовать преимущества автоматизации), с учетом стратегии развития бизнеса и IT-стратегии предприятия (это позволит сформировать задел для решения перспективных задач).

Внедрение BPM-систем: поэтапный подход для прагматиков

Внедрение BPM-системы - сложный и длительный процесс, поэтапно охватывающий отдельные управленческие технологии. Выстраивая стратегию развития, предприятие должно правильно расставить приоритеты. Обычно заказчики стремятся в короткие сроки получить первые результаты от внедрения новых технологий и оценить их практическую пользу. Практика внедрения BPM показывает, что автоматизация управления чаще всего начинается с решения тех задач, информационное обеспечение которых не требует глубокой методической проработки. Так, автоматизация бюджетирования бизнес-деятельности чаще всего начинается с поддержки бюджетирования хозяйственных расходов, поскольку постановка технологии планирования сметы не требует разработки сложной методики и, как правило, решается на организационном уровне. В процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений вовлекаются практически все подразделения, которые начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве BPM.

По данным Международного института исследования хранилищ данных, в мире рейтинг составляющих BPM-систем выглядит следующим образом: наиболее востребованы технологии бюджетного планирования (75%), бизнес-анализа (74%) и управленческого учета (72%); 2-е и 3-е места делят прогнозирование/моделирование и стратегическое планирование (58%); замыкают рейтинг технологии подготовки отчетность (55%)3. Приоритеты российских пользователей BPM совпадают с западными.

Реальные преимущества ВРМ: практический опыт убеждает

Внедрение BPM-системы можно рассматривать как дорогостоящий инвестиционный проект с большим сроком окупаемости. Существующие методики оценки возвратности инвестиций (ROI), основанные на дисконтированных денежных потоках (DCF), практически невозможно использовать для количественной оценки эффективности вложения средств в BPM. Большинство экспертов рекомендуют ориентироваться на качественные критерии и косвенные количественные показатели.

Рассмотрим наиболее очевидные преимущества, получаемые при внедрении BPM, и проиллюстрируем их примерами из практики внедрения решений компании Intersoft Lab на некоторых российских предприятиях (см. таблицу).

В BPM-продуктах оперативное планирование осуществляется как единый технологический цикл, обеспечивающий взаимодействие всех участников этого процесса. Система формирует организационную среду для содержательной увязки планов, т. е. согласования целевых значений показателей, плановых задач и субъектов ответственности. Таким образом, поддерживается связь между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками. При этом существенно сокращается время на завершение цикла бюджетирования, сокращается число итераций.

Консолидация в едином хранилище данных из различных автоматизированных учетных систем обеспечивает получение достоверной и полной картины о деятельности предприятия в текущий момент времени, возможность анализировать исторические данные и прогнозировать тенденции развития. Дополнительная проверка, очистка и структуризация первичных данных могут быть выполнены на этапе загрузки в хранилище.

Важнейшее практическое приложение BPM-системы - быстрое построение отчетов произвольного формата для анализа показателей бюджетных планов. Пользователю предоставляется возможность формировать динамические отчеты по технологии OLAP, генерировать интерактивные экранные формы, в которых легко управлять представлением данных: определять состав показателей отчета и описывать алгоритмы их расчета, менять степень детализации данных и строить разнообразные графики

Практика внедрения BPM-решений компании Intersoft Lab на российских предприятиях

Характеристика предприятия4 Схема решения Практические результаты

ЗАО "Управляющая компания "Юнайтед Норд" - это диверсифицированный холдинг, в сферу интересов которого входят ремонт и интенсификация (восстановление) газовых и нефтяных скважин, железнодорожные перевозки, управление недвижимостью (сдача помещений в аренду). В состав холдинга входят 12 компаний, расположенных в разных регионах России,

Управляющая компания находится в Москве. Холдинг сильно диверсифицирован: выделяются 20 значимых с точки зрения бизнеса видов деятельности

В управляющей компании установлено хранилище данных с приложением, реализующим принятую в холдинге модель бюджетирования.

Подразделения планируют свои бюджеты при помощи специализированных интерфейсов; удаленные подразделения используют интерактивные Excel-шаблоны. Регламентом планирования разграничивается доступ пользователей к показателям планов.

В процессе сбора данных и их выверки проводятся согласование и утверждение плановых значений показателей. История согласования бюджетов заносится в журнал.

После утверждения плановых показателей запускаются процедуры расчета планового управленческого баланса и набора финансовых и технико-оперативных показателей.

Результаты исполнения бюджетов поступают из предприятий холдинга каждый день, и на их основе рассчитываются ежедневный управленческий баланс и фактические значения показателей

Руководители холдинга планируют и оценивают бизнесы компании на основе ключевых показателей, сравнивая запланированные значения с фактическими.

Финансовая служба может контролировать движение денежных средств, оперативно управлять остатками средств на счетах предприятий холдинга.

Финансовый директор в реальном времени получает информацию о дебиторско-кредиторской задолженности внешних и внутренних контрагентов.

Руководители бизнес-направлений оценивают эффективность деятельности подчиненных подразделений. Контролируются бюджеты инвестиционных проектов, анализируются причины отклонений и оперативно принимаются решения о необходимых действиях.

IT-служба обеспечена платформой для создания и развития управленческих решений.

Удаленные подразделения получают OLAP-отчеты по электронной почте.

27 базовых OLAP-отчетов обеспечили 80% запросов сотрудников холдинга

Компания Michelin является мировым лидером в области производства шин, ее доля составляет 20% мирового рынка. Tyre Plus - это сеть профессиональных шинных центров, которая охватывает более 30 городов России и предлагает шины и сопутствующие товары высокого качества, а также сервис европейского уровня

В центральном офисе сети шинных центров установлено хранилище данных, в которое ежедневно поступают данные о продажах из всех шинных центров.

Анализ данных хранилища обеспечивается OLAP-системой

Выпуск регулярных отчетов для анализа продаж шин в разрезе моделей, производителей, размера, сезонности и т. д.

Выпуск отчетов для анализа цен и их динамики, анализа продаж по регионам, периодам и продуктовым группам.

Расчет ряда регулярно контролируемых KPI

Мострансгаз - крупнейшее предприятие по транспорту газа в России. Мострансгаз поставляет природный газ потребителям 19 областей европейской части России, 450 городам, включая Москву. Кроме того, предприятие обеспечивает транзит газа на внутреннем рынке и в страны ближнего и дальнего зарубежья. В предприятие входят 40 филиалов со своими обособленными подразделениями

В хранилище данных из филиалов собираются синтетические и аналитические налоговые регистры и осуществляется расчет сводных регистров.

На основании запросов к данным хранилища выпускается управленческая и налоговая отчетность.

Моментальное формирование аналитических отчетов у пользователей.

Персональные отчеты для потребителей информации различных уровней.

Снижение совокупного времени, затрачиваемое на анализ финансового состояния предприятия.

Сокращение расходов на разработку и сопровождение системы отчетности предприятия

 

Мы привели краткое изложение современной концепции BPM и рекомендовали подходы к выбору соответствующих систем автоматизации. Надеемся, что практические результаты, полученные предприятиями от внедрения отдельных компонентов BPM-решений, смогли проиллюстрировать реальные преимущества новых управленческих технологий.

Литература

  1. Управление эффективностью бизнеса. Концепция Business Performance Management / Е. Ю. Духонин, Д. В. Исаев, Е. Л. Мостовой и др.; Под ред. Г. В. Генса. М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. 269 с.
  2. В. Чаусов, Ю. Амириди. Классификация аналитических систем. Три года спустя. Банки и технологии, 2002, № 6.
  3. Материалы BPM Standards Group, Gartner Group, IDC.
  4. Philip On. The Importance of EntERPrise Information Management for Business Intelligence. Business Intelligence Journal First Quarter 2006, V. 11, Nо 1.
  5. Terry Schurter. Business Process Management - the Next Generation of Business Enablers. Bloor Research Report. October 2006.
  6. Ю. Амириди. Что такое BPM, или Опасайтесь недобросовестной рекламы. Аналитический банковский журнал, 2005, № 6.
  7. К. Шлямин. Автоматизация управленческого учета в финансово-промышленной группе: особенности, этапы реализации, результаты. Банки и технологии, 2005, № 3.
  8. РБК. Аналитический обзор рынка систем класса CPM (BPM) на III квартал 2005 г.



[1] Определение BPM Standards Group - некоммерческой организации, занимающейся разработкой стандартов BPM.
[2] По состоянию на конец 2006 г. (данные компании Intersoft Lab).
[3] Данные Intersoft Lab.
[4] Характеристика предприятия приводится для оценки масштаба проекта.