ВРМ-система "Контур Корпорация": выход на розничный рынок

Опыт компании Intersoft Lab показывает, что автоматизация бюджетирования бизнес-деятельности начинается, как правило, с поддержки бюджетирования хозяйственных расходов. О том как создавалась система планирования и контроля затрат розничного Банка "Русский Стандарт" на основе ВРМ-системы "Контур" читайте в статье.

Банковское обслуживание частных лиц - вопрос, вызывающий в последнее время неподдельный интерес и жаркие дискуссии в среде финансового сообщества. Это глобальная задача, предъявляющая особые требования, как к технологии работы банка, так и к системам его автоматизации. В предлагаемой статье мы рассмотрим только один из ее аспектов - особенности решения задачи бюджетного планирования, которые присущи крупному розничному банку. Причем, более подробно остановимся на достаточно "узком", но очень важном (значимом) аспекте этой задачи - бюджетировании хозяйственных расходов.

Опыт компании Intersoft Lab показывает, что, как правило, именно с поддержки бюджетирования хозяйственных расходов начинается автоматизация бюджетирования бизнес-деятельности. Этому есть несколько причин: во-первых, само по себе планирование хозбюджета является локальной задачей, которую достаточно просто внедрить. Постановка технологии планирования сметы не требует разработки сложной методики и, как правило, решается на организационном уровне. Фактически речь идет о переложении технологии бумажного документооборота при сметном планировании на электронные механизмы. Во-вторых, в процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений банка вовлекаются практически все подразделения, которые начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве. То есть вместе с поддержкой технологии бюджетирования хозрасходов банк получает Хранилище данных, которое становится основой для решения других задач корпоративного управления. Одновременно персонал банка получает опыт работы с системой.

Система бюджетирования хозяйственных расходов розничного банка обладает рядом особенностей, которые обусловлены требованиями бизнеса: работа с клиентами ведется через сотни точек продаж банковских продуктов. Для функционирования таких подразделений необходимо внешнее оперативное управление, обслуживание и сопровождение. Поэтому основная часть функций планирования и управления бизнесом точек продаж сконцентрирована в офисах региональных представительств банка. Помимо прочего, представительство должно осуществлять планирование хозяйственных бюджетов точек продаж, отслеживать их расходы по бюджету и контролировать исполнение бюджетных планов. Для выполнения этих задач в офисах представительств работают соответствующие службы: бухгалтерия, осуществляющая оплату хозяйственных расходов точек продаж, сметообразующие подразделения - IT-служба, транспортная, экспедиторская, инкассация и другие, обеспечивающие точки продаж всем необходимым для их работы.

Если проследить путь заявок от написания до оплаты, то он достаточно "извилист": сначала они проходят контроль и утверждение в финансовой службе регионального представительства, согласовываются со сметообразующими подразделениями и только потом поступают в бухгалтерию для оплаты. После выполнения бухгалтерией оплаты товаров или услуг информация о затратах поступает в финансовую службу представительства для корректировки текущих лимитов хозяйственных затрат представительств.

Из головного офиса финансовый контролер поддерживает принятую в банке политику лимитирования затрат представительств, вынося "на суд" финансового директора кредитного учреждения принятие решений лишь по крупным затратам и нестандартным ситуациям.

Очевидно, что эта длинная цепочка операций по подготовке, согласованию, утверждению и оплате товаров и услуг должна осуществляться в максимально короткое время. Именно поэтому к системе бюджетирования розничного банка предъявляются особые требования. На практическом опыте мы убедились, что эти требования максимально эффективно выполняет инструментарий ВРМ-системы.

Электронный документооборот- очередной шаг в развитии в ВРМ-системы

Бюджетирование является составной частью BPM-системы (от англ. Business Performance management, управление эффективностью бизнеса. Классическая BPM-система основывается на технологиях Хранилищ данных и включает в себя процессы по стратегическому планированию, бюджетированию и оперативному планированию, управленческому учету, "план-факт"-анализу результатов деятельности, моделированию и прогнозированию. Средством подготовки отчетов в BPM-системе чаще всего является OLAP-система.

Сложная технология согласования, контроля и оплаты хозяйственных затрат в режиме реального времени, характерная для розничного банка, может быть реализована только при помощи системы электронного документооборота, которая объединяет в единой технологии работу сети территориально-распределенных точек продаж и Головного офиса банка.

Обычно функции электронного документооборота реализуются в иных специализированных, не BPM-системах. Но концепция построения BPM-систем постоянно развивается. Она осваивает все новые области автоматизации деятельности крупных организаций с целью консолидации в единой системе всех процессов стратегического и оперативного управления. Поэтому BPM-системы сегодня начинают осваивать новую для себя область - систему документооборота. Наличие системы документооборота счетов, заявок и оплат при выполнении хозяйственных операций является специфической особенностью BPM-системы для розничного банка

Преимущества BPM-системы с документооборотом очевидны. Это, прежде всего, возможность осуществления естественной связи между стратегическими и оперативными бюджетными планами. Кроме этого, обеспечивается эффективное взаимодействие BPM-системы с АБС банка в плане подготовки и контроля хозяйственных затрат. В управленческой отчетности банка обеспечивается точный и своевременный учет хозяйственных затрат. И, безусловно, электронный документооборот позволяет сократить время прохождения заявки от подателя до оплаты.

Учитывая требования динамично развивающихся розничных банков в плане оперативного управления хозяйственными расходами, а также тенденции в развитии систем управления эффективностью корпоративного бизнеса компания Intersoft Lab реализовала в ВРМ-системе "Контур Корпорация" новую функциональность - приложение для автоматизации ведения сметы накладных расходов и капитальных вложений. Смета хозяйственных расходов и капитальных вложений является составной частью бюджета бизнес-деятельности банка. В ВМР-системах на платформе "Контур" планирование в целом осуществляется в приложении "Финансовое планирование", которое отвечает за планирование бизнес-деятельности банка и сметы накладных расходов и капитальных вложений. Решение предназначено для годового планирования и внесения квартальных корректировок по плану. При переходе на оперативный уровень управления затратами осуществляется связь с Приложением "Бюджет хозяйственных расходов". Это Приложение предназначено для автоматизации процесса ввода, согласования, оплаты и учета заявок по смете. Решение основывается на системе электронного документооборота и позволяет:

• Составлять хозяйственные бюджеты точек продаж в Центральном офисе.
• Каждой точке продаж приобретать необходимые товары и услуги в рамках лимитов по статьям бюджета. Для этого в системе предусмотрен специальный интерфейс ввода заявки на платеж, где заполняются лишь минимально необходимые поля, а все остальные операции происходят в Головном офисе.
• Проходить согласование заявки на оплату у ответственных лиц в Головном офисе, в соответствии с маршрутами, настроенными в системе.
• Осуществлять множественный контроль оплат заявок: бюджетный, налоговый, бухгалтерский, валютный.
• Генерировать платежи в АБС и получать подтверждения об оплате заявок.

Обратная связь с Приложением "Финансовое планирование" заключается в автоматическом переносе расходов по бюджету хозяйственных расходов на финансовый результат точек продаж, продуктов и бизнес-направлений.

Особенностью системы документооборота, встроенной в "Контур Корпорацию", является реализация алгоритма "нечеткой логики". "В двух словах" суть алгоритма сводится к следующему: если бинарная логика подразумевает построение маршрута движения документа в узлах ветвления по принципу - "да, нет", то в системе реализованы более гибкие правила - "да, нет, может быть". Такой подход позволяет избавиться от настройки сотен маршрутов движения документов и перейти к описанию матрицы переходов с учетом атрибутики бюджетных документов. Практика показывает, что такая реализация системы документооборота на порядок эффективнее при настройке и эксплуатации.

Технология бюджетного документооборота в банке "Русский Стандарт"

Все вышеизложенное относится, как говорил классик, к "сухой теории". Для оценки эффективности системы электронного документооборота, встроенного в ВРМ-систему "Контур Корпорация", мы предлагаем рассмотреть проект автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов в банке "Русский Стандарт".

Рис.1. Организация бюджетного документооборота в банке "Русский Стандарт"

Банк имеет представительства и точки продаж более чем в 100 городах России. Централизованный контроль затрат и их оплата осуществляется в Центральном офисе. "Русский Стандарт" агрессивно осваивает розничный бизнес, открывает новые точки продаж, расширяет спектр банковских продуктов. При этом штат Центрального офиса, по замыслу руководства банка, не должен существенно расширяться. Для реализации этой бизнес-задачи банку потребовались системы автоматизации нового поколения. Информационные системы кредитного учреждения, обеспечивающие бизнес-процессы, подверглись существенной модернизации. Более жесткие требования были выдвинуты топ-менеджментом и к системе бюджетирования. В частности, она должна была консолидировать в единой системе учета бюджеты всех региональных представительств, а также обеспечить их работу с централизованными бюджетами в режиме "on-line" и "off-line". Кроме этого, банку необходима была система бюджетного документооборота, позволяющая проводить процедуры корректировки, утверждения, оплаты и учета бюджетов по цепочкам согласований в разрезе представительств. Также планировалось, что система электронного документооборота обеспечит слияние платежей по заявкам от нескольких представительств и разноску фактических платежей на бюджеты несколькихпредставительств, проектов, продуктов и статей расходов. И, наконец, в системе должен поддерживаться автоматический учет исполнения бюджетов точек продаж и обеспечивающих подразделений после прохождения всех этапов согласования, контроля и оплаты. (Рис.1)

Эти задачи не могли быть решены ни в рамках внедрения классической BPM-системы любого западного поставщика, ни в результате внедрения традиционной системы учета хозяйственных договоров. Поэтому компания Intersoft lab взялась за реализацию уникального проекта, расширяющего область функционирования стандартных BPM-систем.

Немногим более девяти месяцев потребовалось специалистам компании Intersoft lab, чтобы разработать систему бюджетного документооборота. Если говорить более конкретно о соотношении временных затрат и выполненных работ, то картина складывается следующая: обследование бизнес-процессов банка и разработка Технического Задания заняло 1 месяц. Пилотный проект, в ходе которого были уточнены требования банка, продлился около восьми месяцев. Две недели понадобилось специалистам Intersoft Lab для настройки правил бюджетного документооборота.

Результаты проекта

Говоря о предварительных результатах проекта, хотелось бы отметить наиболее значимые. Прежде всего, построена система бюджетного документооборота, работающая в режиме реального времени, которая позволяет значительно упростить и ускорить процесс, сделать его прозрачным для пользователей системы. Разработана единая технология формирования и согласования заявок на расходы для всех точек продаж. Кроме этого, создана сквозная технология обмена информацией между АБС банка и ВРМ-системой "Контур Корпорация", которая позволяет специалистам кредитного учреждения формировать платежи на оплату, получать фактические подтверждения оплаты, а также переносить затраты на финансовый результат точек продаж.

Мы надеемся, что передовой опыт банка "Русский Стандарт" и новые возможности системы "Контур Корпорация" будут интересны многим российским банкам, активно работающим на рынке розничного финансового бизнеса.

Автор: В. Чаусов, Л. Зарецкая

Источник: Банки и технологии, 2005, № 5