Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Двойная запись

Excel и все-все-все. МСФО-отчетность

Самое главное заблуждение относительно использования Excel для подготовки МСФО-отчетности состоит в том, что любой бухгалтер якобы может взять программу и с нуля прописать в ней весь алгоритм. Теоретически это возможно, но на практике так никто не делает. За исключением разве что редких умельцев из небольших компаний, которые прекрасно разбираются в МСФО и одновременно умеют проектировать в Excel. Да и то, сколько это займет времени, и получится ли в итоге нормальный продукт, - еще вопрос.

В большинстве случаев предприятия и банки приобретают у крупных аудиторских фирм ("большая четверка" и ведущие российские компании, входящие в международные аудиторские сети) уже готовые разработки: набор электронных таблиц со связями и расчетными формулами плюс заложенная в них методология трансформации.

Следует отметить, что каждая такая Excel-разработка уникальна, поскольку единого стандарта трансформации не существует. Большинство крупных аудиторских компаний имеет свою, тщательно проработанную годами методологию, отличающуюся от методики других аудиторов в существенных моментах: как в структуре раскрываемой информации по МСФО (состав и наименования статей отчетов, формат таблиц к примечаниям и т.п.), так и в алгоритмах получения итоговых данных (корреспонденция счетов и методы расчета сумм корректирующих проводок).

Особую остроту вопрос расхождений в методологии приобретает при составлении консолидированной международной отчетности. Ведь у головной и дочерней компаний могут быть разные аудиторы и, соответственно, отличные модели трансформации. Решение в данном случае одно: концентрация исходных данных по РСБУ (российская отчетность плюс аналитика) по каждой "дочке" в головной компании, дальнейшая трансформация индивидуальных отчетностей в "центре" по его методике и последующая консолидация. Для Excel программ, кстати, это уже серьезная нагрузка.

Из чего в общем случае состоит сделанная на основе Excel программа трансформации? Прежде всего, это набор взаимосвязанных электронных таблиц.

Аналитические таблицы...

Большая их часть - аналитические расшифровки по основным статьям баланса, частично по отчету о прибылях и убытках (отчеты о движении денежных средств и изменениях в капитале тоже порой требуют дополнительной аналитики). Ведь, несмотря на кажущуюся простоту метода трансформации, для того, чтобы он реально работал, ко всему массиву операций нужна дополнительная аналитика, которой принципиально нет в российском учете. Взять, например, основные средства. Их стоимость и амортизация по МСФО рассчитываются иначе, чем по РСБУ. Значит, для их определения понадобится расшифровочная информация. Результат - отдельная таблица по основным средствам, в которой каждое ОС должно быть представлено отдельной строкой. Так же по запасам, нематериальным активам, кредитам, ценным бумагам и прочему, - то есть по всем видам операций предприятия или банка (кстати, для банков проблема выпуска отчетности по МСФО стала в высшей степени актуальной, поскольку ЦБ РФ уже обязал их ее готовить).

В каждую аналитическую таблицу построчно вносятся данные по объектам учета или операциям (как данные по РСБУ, так и различные классифицирующие признаки по МСФО) и формулы пересчета их характеристик в соответствии с международными стандартами. В итоге в расчетных колонках получаем искомый результат.

Количество таких таблиц большое, но не безграничное, определяется здравым смыслом и наиболее существенными расхождениями между российскими правилами учета и МСФО. Всего - потребуется заполнить порядка 20 - 30 форм. Трудоемкость этой работы зависит от масштаба деятельности предприятия и объема входящей информации.

...и особенности их реализации в Excel

Заметим, что работа по заполнению аналитических таблиц, в основном, ведется вручную. Автоматизировать регулярный импорт нужных данных из разных, не только бухгалтерских, учетных систем в Excel достаточно сложно. Опять же, некоторые умельцы это делают по запросу отдела отчетности, но в большинстве случаев процесс строится так. Сотрудникам разных отделов раздаются Excel-формы: кредитному отделу - для сбора информации по кредитам, бухгалтерии - по основным средствам и т.д. Они их заполняют, форма автоматически, если в ней заложены соответствующие алгоритмы, сама себя проверяет, после чего поступает в подразделение, занимающееся трансформацией. Там эти данные либо непосредственно используют, либо переносят в общий файл.

Сразу оговоримся, физически есть два варианта трансформации в Excel: все таблицы находятся на разных листах одного файла, либо разнесены по разным файлам. В первом случае проще установить упорядоченную систему связей и формул, но совершенно невозможно разграничить доступ. Файл, открытый одним сотрудником, будет недоступен для одновременной работы другому, причем даже если он находится на сетевом диске. Во втором - возможна ситуация, когда один сотрудник трудится над одним отчетом, второй в то же время - над другим, зато грамотно связать данные достаточно сложно. Но не невозможно. Просто говорить при этом о контроле за информацией и ее целостности нельзя. Особенно остро эта проблема возникает при сопоставлении отчетности за разные периоды.

Здесь же всплывает и еще один неоднозначный момент - регулирование объема прав для каждого пользователя. В этом аспекте Excel дает определенные возможности, например, можно защитить файл, лист, ячейки или формулы от редактирования. Однако те настройки, что подойдут одному пользователю, могут чрезмерно ограничивать или наоборот давать ненужную свободу действий другому. А частая переделка многочисленных защитных настроек на практике сложно реализуема.

Отметим, что при работе с аналитическими таблицами аудиторы практикуют два подхода. Если компания небольшая, операций немного, то данные по каждой можно обработать и пересчитать отдельно. Если их тысячи, это просто нереально. В таком случае используется метод экстраполяции. Берется некая выборка значимых операций, на ее основе определяются расчетные харарактеристики операций по МСФО, и данная методика применяется ко всему массиву операций. Причем у каждой аудиторской фирмы она своя. Таким образом, видим, что помимо перечисленных проблем при трансформации отчетности в Excel встает проблема обработки больших массивов данных. Конечно, она решаема, но это несравнимо с методами ее урегулирования в промышленных СУБД.

Корректирующие проводки

Когда аналитические таблицы готовы, а данные в них пересчитаны, приходит время корректирующих проводок. В большинстве случаев они "рисуются" на отдельном листе, причем без особой связи с исходными данными: дебет-кредит, сумма такая-то. Весь вопрос - в сумме. Если бы она представляла собой просто итог по каждой расшифровке, проблем бы не было. На практике встречаются самые разные варианты, например, корреспонденция счетов может меняться в зависимости от того, доход получился в итоге или расход. Поэтому зачастую корректировки рассчитываются на тех же листах, что и аналитика, а потом вручную сводятся вместе на отдельном листе. Бывают, конечно, и продвинутые разработки на базе Excel, где процесс полностью автоматизирован, но это встречается нечасто.

Завершающий этап

Окончательное преобразование российской отчетности в международную происходит в так называемой горизонтальной модели трансформации. Она представляет собой план статей баланса и отчета о прибылях и убытках (их обычно размещают на одном листе, чтобы просматривать во взаимосвязи). В модель включены результаты первоначальной трансформации из РСБУ, последовательно все корректирующие проводки (чтобы видеть, как менялось значение каждой статьи) и конечный результат по МСФО.

Ну, и на отдельном листочке сводятся (вручную или автоматически) непосредственно финальные отчеты и примечания: необходимые расшифровки и пояснения к ним. Кстати, подготовку пояснительной записки тоже можно частично автоматизировать даже в Excel. Конечно, программа не напишет за вас ваше профессиональное суждение, не сделает выводы, не предупредит о чем-то потенциального инвестора, но кое-что может.

Например, у вас есть ценные бумаги, блокированные в связи спроведением судебных разбирательств или по иным причинам, и эту информацию нужно раскрыть в пояснительной записке. Раскрытие будет заключаться в публикации таблицы с перечнем и данными по этим бумагам и текстовом комментарии к ней. Комментарий, естественно, пишется вручную, а вот сформировать нужную таблицу, вытянув из массива информации нужные данные, Excel при определенных условиях может. Они просты: в любой отчет можно собрать только те данные, которые у вас есть. Это означает, что для решения нашей задачи, в таблице с аналитической расшифровкой по ценным бумагам нужно завести отдельный столбец, в котором сделать соответствующие пометки о том, что те или иные бумаги заблокированы.

Excel - не для всех

Вообще, несмотря на все свои недостатки, Excel - мощнейший инструмент, в котором при определенных условиях можно решать очень сложные задачи. Весь вопрос - в их масштабе.

Если речь идет о небольшой компании, которая не планирует составлять консолидированную отчетность, или находится лишь на начальном этапе перехода на МСФО, то при наличии хороших консультантов и грамотной методологии (набор и состав аналитических расшифровок, порядок сбора данных, формулы расчета, методы экстраполяции, система корректирующих проводок и т.п.) Excel вполне достаточно. К тому же перед прочими программами трансформации у него есть неоспоримое достоинство: простота и наглядность именно для бухгалтеров, которые к ней привыкли, открытый алгоритм, позволяющий самостоятельно поправить что угодно, отсюда - соответствующая гибкость. Правда, последнее качество имеет обратную сторону. Тем, кто только начинает осваивать МСФО, зачастую полезны ограничения, страхующие от ошибок.

Трансформация с использованием хранилищ данных

Запросам средних и больших компаний (имеющих в своем составе несколько филиалов или дочерних структур), которые составляют серьезную консолидированную МСФО-отчетность, больше соответствует иная технология трансформации - с использованием хранилищ данных. Такие программные продукты фактически состоят из двух частей: промышленной СУБД и программы-интерфейса для доступа к ней, так называемой клиентской части (или автоматизированного рабочего места - АРМ).

Принципиально основные этапы работы с данными в такой системе аналогичны описанным выше этапам работы с Excel программой, так как методика трансформации не зависит от программной реализации. Отличия заключаются в следующем.

Промышленная СУБД хранит практически неограниченные объемы информации, без нарушения целостности и связей между ними, упорядоченные в соответствии с настройками пользователя. Правда, в отличие от Excel настроить хранилище данных может только программист или продвинутый аналитик, а никак не рядовой бухгалтер, пусть даже с хорошими знаниями в области МСФО.

Проблемы многопользовательского доступа, разграничения доступа и регулирования объема прав в правильно спроектированной системе решаются автоматически.

Вопросов соотнесения и использования в расчетах данных за разные отчетные периоды (например, выполнения операции сторнирования проводок прошлого года в текущем году) здесь не возникает: вся информация хранится в разрезе отчетных дат в одной базе данных.

Актуальнейшая для Excel программ проблема потери информации (файлы лежали на локальном диске, диск испортился или файл затерся и т.п.) сведена практически к нулю - хранилища данных на систематической основе обслуживаются IT-подразделениями, информация в них регулярно резервируется, поэтому вероятность ее потери несравненно ниже, нежели утрата Excel-файла.

Вопрос импорта данных в такие системы обычно тоже бывает решен. Хранилище может быть снабжено специальным входным шлюзом, способным воспринимать сведения извне, например в формате XML. А для извлечения информации из учетных систем и приведения их в "съедобный" формат разработчики используют специальные программы. В итоге вместе с системой автоматизации составления отчетности по МСФО поставляется и средство импорта данных из учетных программ.

Что касается методики трансформации, то редко когда в таких системах она бывает заложена заранее. Ценность представляют разработки, которые настраиваются под методологию заказчика, ибо, как мы уже говорили, двух одинаковых методик не бывает.

И еще основной проблемой в процессе внедрения системы зачастую является неспособность (в силу неполноты знаний) или нежелание (из-за сильной занятости) персонала компании четко изложить аналитику фирмы-разработчика, используемую на предприятии методологию трансформации. А без этого грамотное техзадание на настройку системы не составить, даже имея обширные знания в области МСФО. Хочется предупредить, что на столь полезное дело не стоит жалеть времени и сил, ведь положенная на бумагу детальная методология позволит не только грамотно настроить систему под нужды конкретного пользователя, но и станет ему серьезным подспорьем в процедуре трансформации, обучении новых сотрудников и т.п. Кстати трудности в общении с работниками заказчика можно обойти, сотрудничая напрямую с его аудитором.

В дополнение к перечисленным особенностями система автоматизации на базе хранилища данных может служить целям составления управленческой отчетности на основе МСФО (см. материал "Возможное невозможное на стр.16), выпуска обязательной отчетности по РСБУ, бюджетирования, финансового управления и т.п. (примерно такой комплект приложений на хранилище данных в настоящее время предлагают компании-разработчики).

Ну и, наконец, немаловажен факт технической поддержки такой программы, наличия грамотной документации к ней.

Естественно, за все эти преимущества нужно платить. Внедрение системы трансформации отчетности в МСФО на основе хранилищ данных однозначно обойдется дороже, чем автоматизация в Excel. Точную сумму назвать сложно, но порядок цен для отечественных разработок такого класса составляет несколько десятков тысяч долларов.

ERP: отдельный разговор

Что касается сравнения вышеописанных двух вариантов автоматизации составления отчетности по МСФО c системами ERP, нам он кажется некорректным. Дело в том, что мы вели речь исключительно о процедуре трансформации. ERP же системы реализуют метод параллельного учета, когда все операции учитываются в режиме реального времени дважды: по российским стандартам и по международным. МСФО-отчетность в данном случае формируется автоматически, ее просто нет нужды трансформировать. Ни в Excel, ни используя хранилище данных, механизм параллельного учета реализовать нельзя. Это просто разные классы систем, что очень хорошо заметно по цене. Внедрение системы ERP может вылиться в сотни тысяч долларов, но и автоматизирует такая программа не только составление отчетности по МСФО, а все сферы деятельности компании.