На пути к BPM: из опыта многофилиального банка

В статье рассматриваются состав основных работ и результаты первого этапа внедрения BPM-системы - установка и ввод в эксплуатацию хранилища данных - на примере проекта в одном из крупнейших кредитных учреждений Республики Татарстан - акционерном коммерческом банке "АК БАРС".

В условиях активного развития рынка финансовых услуг, глобализации в банковском секторе и усиления надзора (учитывая намерение Центрального банка РФ ратифицировать Базельские соглашения) для кредитных учреждений становится необходимостью использование комплексных технологий управления на тактическом и стратегическом уровне. Данный подход к управлению обеспечивают BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса).

Внедрение BPM-системы в крупном многофилиальном банке - сложный масштабный проект. Подобные проекты реализуются на базе хранилищ данных, что позволяет интегрировать информацию из всех существующих корпоративных источников, в том числе и из удаленных филиалов, и использовать ее для подготовки управленческой отчетности. Для реализации технологий управления предлагаются специализированные интерфейсы к хранилищу данных для планирования и анализа исполнения бюджета, расчета показателей, моделирования и прогнозирования, выпуска разнообразной отчетности и пр.

Эффективность выполнения масштабных проектов в значительной степени определяется правильной организацией работ. Чтобы специалисты банка получили ощутимые результаты от внедрения системы как можно раньше, применяется схема поэтапного внедрения технологий финансового управления. Это позволяет кредитному учреждению начать работу с отдельными блоками системы еще до ее полного ввода в эксплуатацию. Кроме того, персонал получает возможность постепенно и безболезненно переходить к новой технологии работы и осваивать инструментарий системы.

Базовый этап внедрения BMP-системы - это создание единой информационной среды банка для решения задач управления. На этом этапе устанавливается хранилище данных и обеспечиваются сбор и консолидация информации из автоматизированных систем банка, как правило - это данные бухгалтерского учета (по лицевым и балансовым счетам), данные по клиентам и нормативно-справочная информация. После первого этапа бухгалтерия и руководство головной конторы банка получают возможность выпускать сводную обязательную и внутрикорпоративную отчетность и проводить аудит бухучета филиалов. Эта информация станет в дальнейшем основой для получения фактических результатов деятельности банка при реализации технологий бюджетирования.

В настоящей статье рассматриваются состав основных работ и результаты первого этапа внедрения BPM-системы (установка и ввод в эксплуатацию хранилища данных) на примере проекта в одном из крупнейших кредитных учреждений Республики Татарстан - акционерном коммерческом банке "АК БАРС".

Первый шаг - построение хранилища данных

АКБ "АК БАРС" (ОАО) является ведущим финансовым институтом Республики Татарстан и входит в число тридцати крупнейших российских банков. В настоящее время в банке обслуживаются более 23,9 тыс. юридических лиц и более 1157 тыс. физических лиц. Филиальная сеть банка "АК БАРС" насчитывает 32 филиала и 60 дополнительных офисов, расположенных во всех основных городах и районных центрах Республики Татарстан, а также в различных городах Российской Федерации.

В рейтинге банков Российской Федерации банк "АК БАРС" на 1 апреля 2005 г. занимает 13-е место по размеру собственного капитала и 20-е место по размеру чистых активов.

В последние два года банк "АК БАРС" активно развивал свою филиальную сеть, в том числе и за пределами Республики Татарстан. Если в 2002 г. банк имел 22 филиала и 21 допофис, то в 2005 г. их стало уже соответственно 32 и 60, в том числе в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Ульяновске, Чебоксарах, Йошкар-Оле, Тольятти, Самаре и Екатеринбурге, есть представительства в Омске и Тюмени.

В связи с расширением структуры банка назрела необходимость улучшения контроля деятельности обширной филиальной сети. Эксплуатируемая общебанковская система сбора и консолидации информации уже не удовлетворяла требованиям активно развивающегося банка, в частности, не обеспечивала оперативность и технологичность процесса интеграции АБС новых филиалов и подготовки сводной отчетности. В качестве приоритетной была выделена задача автоматизации сбора данных бухгалтерского учета с целью их последующей выверки и консолидации, выпуска сводной обязательной и внутрикорпоративной финансовой отчетности, а также использования этих данных для подготовки управленческих отчетов.

IT-специалистами банка были определены следующие требования к новой системе:

• обеспечение интеграции информации по клиентам банка и счетам клиентов, открытым во всех филиалах;
• наличие среды для выполнения запросов и создания отчетов конечными пользователями - аналитиками, менеджерами и другими специалистами банка;
• наличие средств, позволяющих техническим специалистам ускорить процесс написания и поддержки запросов и отчетов.

Для достижения поставленных целей компания Intersoft Lab и ее стратегический партнер в Татарстане - компания "ТИССА" предложили банку "АК БАРС" внедрение финансового хранилища данных "Контур Корпорация" с приложениями для сбора бухгалтерских данных многофилиального банка, подготовки консолидированной отчетности и комплексного финансового управления. Исполнение проекта было поручено компании "ТИССА". Компания "ТИССА" (Татарские Информационные Системы и Средства Автоматизации) уже более 14 лет занимается внедрением и сопровождением корпоративных информационных систем, поставкой высококачественной компьютерной техники и периферийного оборудования, сервисным обслуживанием, а также обучением IT-специалистов в собственном учебном центре. По условиям партнерского соглашения компания "ТИССА" осуществляет поставку и внедрение полного спектра программных продуктов компании Intersoft Lab.

На первом этапе специалисты компании "ТИССА" установили систему в банке и выполнили настройку структур финансового хранилища данных. Готовое тиражное решение, которое внедрялось, предполагало минимальные настройки: была определена огранизационно-штатная структура банка и состав филиалов, по которым будут собираться данные, донастроены планы счетов.

На втором этапе специалисты банка "АК БАРС" приступили к разработке процедур выгрузки данных из АБС. Следует отметить, что в банке использовалось несколько АБС для операционного учета и данные систем были разноформатными. Специалистам банка предстояло создать процедуры выгрузки для трех АБС от различных производителей, а также автоматизировать выгрузку для разных версии одной и той же АБС.

Механизм интеграции хранилища данных "Контур Корпорация" построен на основе XML-технологии. Сбор данных осуществляется посредством XML-файлов в едином формате для всех источников. Приведение данных к одному формату осуществляется на этапе их выгрузки из АБС, а контроль формата данных - при загрузке в хранилище.

Поскольку в головном офисе используется АБС, установленная также в большинстве филиалов банка, процедуры выгрузки данных в XML-формат в первую очередь были написаны для нее. В хранилище были загружены первоначальные остатки по лицевым счетам на дату внедрения системы, а также архивные данные за один месяц по головному банку и одному из филиалов. Затем была проведена очистка архивных данных и исправлены логические ошибки в исходных базах данных.

Для любой организации актуален вопрос "насколько корректно данные из одной системы переносятся в другую?", поэтому в план работ проекта входила проверка правильности загрузки данных бухгалтерского учета в хранилище данных "Контур Корпорация". Она заключалась в сверке соответствия ежедневных остатков и оборотов по лицевым счетам в АБС банка данным, загруженным в хранилище. Такая проверка, как правило, выполняется на ограниченном объеме данных, поэтому она была проведена после загрузки архивных данных по головному банку и одному филиалу.

При небольшом объеме данных проверка может проводиться вручную, для чего за первый месяц загрузки выпускаются ежедневные оборотно-сальдовые ведомости (ОСВ) из АБС и хранилища данных, а затем специалисты банка сверяют полученные данные. В целях ускорения внедрения и предотвращения возможных ошибок специалисты компании "ТИССА" оптимизировали этот процесс: была разработана специальная автоматизированная процедура сверки остатков и оборотов по данным, выпущенным из АБС.

Процедура использует стандартную форму ОСВ, выпускаемую АБС банка. Для сверки загруженных данных был разработан специальный модуль, в котором, в частности, используются стандартные процедуры хранилища данных. Любые расхождения остатков и оборотов протоколируются в базе данных с указанием филиала, плана счетов, даты и лицевого счета, на котором возникло расхождение. Администратор хранилища данных при этом автоматически получает уведомление об обнаруженных ошибках.

Применение процедуры сверки сэкономило время специалистов банка, высвободив его на решение других насущных задач.

Таким образом был налажен процесс сбора данных по головному банку и одному филиалу, наглядно показавший простоту эксплуатации системы, достоверность и надежность доставки информации.

После этого начался ежедневный сбор данных из головного банка и филиалов, где эксплуатируются одинаковые АБС. При этом обеспечивались контроль данных и выявление ошибок при загрузке в хранилище в автоматическом режиме. В журналах проверки данных фиксировалась информация о соответствии остатков и оборотов в хранилище и АБС филиалов. В итоге, внедренная процедура сверки не только дает уверенность в стопроцентной корректности данных хранилища, но и является эффективной технологией оперативного контроля качества учета в банке.

Далее по уже отработанной технологии специалисты банка создали процедуры выгрузки из других АБС, установленных в некоторых филиалах банка, и согласовали различия в учете. Была произведена загрузка архивных данных за один месяц еще по двум филиалам банка. Данные были протестированы, сверены, и процесс сбора данных из АБС филиалов в хранилище перешел в ежедневный режим.

На последнем этапе специалисты компании "ТИССА" настроили выпуск необходимых пользовательских отчетов:

• оборотно-сальдовой ведомости как сводной, так и по филиалам. В результате, выпуск данного документа был существенно облегчен и ускорен, ведь ранее это приходилось делать, сводя данные из различных АБС;
• выписок по лицевому счету;
• мемориальных ордеров.

Сотрудники банка прошли обучение работе с инструментарием хранилища данных. С новой системой стало намного удобнее получать информацию по любому филиалу банка. Теперь сотрудники бухгалтерии головного офиса могут анализировать данные балансовых и лицевых счетов, открытых в каждом филиале, за любой временной период и по любой валюте, могут получать подробную информацию о каждом счете (динамике остатка счета, проводках по счету и др.), выявлять счета с наибольшим остатком, формировать тренд для выявления тенденций в изменении состояний счетов.

Для многомерного анализа данных о деятельности филиалов банка была установлена OLAP-система "Контур Стандарт" компании Intersoft Lab, с помощью которой формируются отчеты о капитале банка и фондах, о кассовых оборотах, остатках кассы, межбанковских операциях, операциях с клиентами, а также отчеты о результатах деятельности банка.

Предварительные результаты проекта

Работы по внедрению финансового хранилища данных "Контур Корпорация" были начаты в январе 2005 г. Несмотря на наличие в банке "АК БАРС" различных АБС и связанных с этим особенностей (необходимостью разработки для каждой АБС "индивидуальной" программы выгрузки в XML-формат), первые результаты были получены уже в апреле 2005 г. Тогда же был налажен выпуск оборотно-сальдовых ведомостей по данным филиалов банка, собранным из наиболее распространенной в банке АБС. В течение мая-июля 2005 г. дорабатывались программы выгрузки из других АБС. Параллельно шла загрузка в хранилище архивных данных по филиалам. К августу 2005г. в хранилище были загружены все архивные данные в целом по банку, и сейчас загрузка ведется уже в ежедневном режиме.

В результате бухгалтерия головного офиса получила консолидированную главную книгу многофилиального банка и возможность последующего автоматизированного контроля бухгалтерского учета филиалов в соответствии с российскими и международными требованиями бухгалтерского учета.

Если ранее сводная отчетность по банку велась в частично автоматизированном режиме (из-за наличия разнородных АБС), то теперь сводные оборотно-сальдовые ведомости по банку в целом выпускаются непосредственно из хранилища данных.

Для ведения главной книги выполняется консолидированный расчет оборотов и остатков по балансовым счетам всех филиалов банка. Обороты и остатки по балансовым счетам филиалов, а также сводные обороты и остатки балансовых счетов по банку рассчитываются автоматически при загрузке первичных данных в хранилище.

Значения остатков и оборотов лицевых и балансовых счетов в главной книге сравниваются со значениями остатков и оборотов лицевых и балансовых счетов, полученными из филиалов. На этом же этапе выполняется автоматический контроль правильности открытия счетов в филиалах и корреспонденции счетов, а также другие проверки. Расхождения в учете фиксируются, и в филиал своевременно отправляются соответствующие инструкции для исправления ошибок. Обновленные данные из филиала загружаются в систему, и программный контроль выполняется заново. Следует отметить, что система позволяет при необходимости (например, в случае исправления архивных данных в АБС) выполнять архивные проводки по счетам главной книги за любой день, а также перегружать информацию о счетах и проводках филиалов за любой период.

Для анализа деятельности филиалов используются специальные инструменты системы:

• интерфейсы для анализа балансовых счетов и показателей. В интерфейсах можно получить данные о динамике изменения показателей или остатков по счетам, посмотреть проводки по счетам, увидеть в графике доли филиалов в балансовом счете и др.;
• интерфейс для работы с документами, где по каждому документу можно посмотреть проводки, листы документа и состав портфеля документов, в который он включен;
• интерфейс для просмотра счетов и документов клиента;
• тренды для выявления тенденций изменения значений показателей, остатков и оборотов по счетам;
• средства для выполнения кластерного анализа, позволяющие аналитикам вести оценку состава клиентской базы, операций филиалов и т. п.;
• OLAP-система "Контур Стандарт" из состава аналитической платформы "Контур" от компании Intersoft Lab, с помощью которой сотрудники головного офиса выпускают управленческую отчетность и анализируют остатки и обороты по балансовым счетам в разрезе филиалов банка.

В результате внедрения финансового хранилища данных IT-специалисты банка получили инструменты для быстрого написания запросов и выпуска отчетов.

Хранилище данных позволяет снять нагрузку по генерации отчетов с АБС банка, позволяя тем самым эффективнее использовать ресурсы АБС. Банковские аналитики теперь имеют возможность в сжатые сроки получать любые интересующие их отчеты. При этом они могут создавать отчеты самостоятельно в специальных интерфейсах для конечных пользователей.

Перспективы проекта

Уже в ходе внедрения финансового хранилища данных банка "АК БАРС" было принято решение о дальнейшем сотрудничестве с компанией Intersoft Lab. Сегодня банк продолжает создание комплексной системы финансового управления, позволяющей вести планирование, учет и анализ деятельности многофилиальной структуры одновременно в разрезе подразделений и бизнес-направлений. С апреля 2005 г. компания "ТИССА" ведет внедрение в банке "АК БАРС" системы "Контур Корпорация. Финансовое управление".

Цель нового проекта - автоматизация работ по централизованному управлению ресурсами банка на основе трансфертных цен, управлению непроцентными доходами и издержками, аллокированию, расчету доходности клиентов, продуктов и бизнес-единиц, управлению рисками, финансовому планированию и бюджетированию. Завершить проект планируется в I квартале 2006 г.

Автор: М. Дубков

Источник: "Банковские технологии", 2005, №9