Повышение эффективности внедрения BPM-систем: командный подход

Цель статьи - показать, как повышается результативность проектов внедрения BPM-систем в кредитных организациях за счет привлечения к их исполнению партнеров. При подготовки статьи использован фактический материал из опыта российского производителя BMP-систем - компании Intersoft Lab и ее партнерской сети.

Как повысить результативность BPM-проектов

Для поддержки процессов управления бизнесом сегодня на рынке программного обеспечения предлагается специализированный класс продуктов - так называемые BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса). Этот класс систем, прежде всего, востребован крупнейшими организациями: многофилиальными кредитными учреждениями, холдингами, объединяющими разнородный бизнес, финансово-промышленными группами. Именно для таких организаций обеспечить контроль и эффективное управление деятельностью распределенной структуры невозможно без специальных средств автоматизации. Задача BPM-системы - своевременно и в необходимом формате предоставить руководству организации информацию для эффективного управления. В составе систем предоставляются функции для интеграции бизнес-данных организации в единой информационной базе управляющего центра, инструменты для планирования, контроля и анализа развития бизнеса, выпуска отчетности для оценки результатов деятельности.

Внедрение BPM-системы - это ресурсоемкий, сложный технологический и организационный процесс, требующий проведения консалтинговых работ и выработки управленческой модели, а затем автоматизации методик и обучения персонала. Чтобы обеспечить эффективное исполнение всех перечисленных этапов команда внедрения должна включать специалистов различного профиля: консультантов, аналитиков, технических специалистов по внедрению системы.

Процесс внедрения BPM-систем часто усложняется из-за территориальной распределенности организации-заказчика, например, для международных кредитных учреждений задача интеграции информационных потоков более трудоемка, чем для российского многофилиального банка. Для последнего можно использовать единую для всех филиалов и отделений модель получения управленческой отчетности на основе общей схему трансформации данных бухучета в управленческие показатели, поскольку бухгалтерские данные имеют единый состав, регламентированный государством. Для международного банка потребуется учитывать национальные особенности учета в каждой структурной единице. В таких проектах необходимо расширять команду внедрения специалистами, владеющими знанием местной специфики бухгалтерского и управленческого учета и не удаленными от заказчика, чтобы обеспечивать оперативную обратную связь.

На практике BPM-система становится основным информационным центром организации, наличие в системе полного набора данных по всем структурным подразделениям, позволяет развивать ее специализированными модулями. Так, BPM-системы часто дополняются приложениями для подготовки обязательной сводной отчетности кредитного учреждения, для выпуска отчетов по международным стандартам финансовой отчетности. Создание специализированных тиражных и индивидуальных модулей для конкретных заказчиков требует расширения команды внедрения отдельными исполнителями. Например, они берут на себя создание и последующее сопровождение системы отчетности: регулярный мониторинг законодательной базы, оперативное внесение изменений в настройки ПО и форматы выпускаемой отчетности и др.

Формирование подобных команд внедрения - приоритетная задача производителей систем. Опыт развития мирового рынка BPM-систем показывает, что ведущие поставщики программных продуктов данного класса нашли ее решение в привлечении к выполнению сложных, масштабных проектов ресурсов компаний-партнеров. Чтобы оптимизировать процессы внедрения, производители сотрудничают с консалтинговыми и IT-компаниями на международном и региональных рынках. В этом же направлении сегодня работают и российские разработчики и поставщики BPM-систем.

Цель этой статьи - показать, как повышается результативность проектов внедрения BPM-систем в кредитных организациях за счет привлечения к их исполнению партнеров. При подготовки статьи использован фактический материал из опыта российского производителя BMP-систем - компании Intersoft Lab и ее партнерской сети.

Привлечение в команду консалтинговой компании

Внедрение BPM-системы предполагает участие в проекте консалтинговой компании в роли постановщика модели управления эффективностью корпоративного бизнеса (управленческого учета, бюджетирования и других технологий управления) и внедренческой команды - специалистов IT-компании, которая будет автоматизировать разработанную модель.

Всю методическую часть работ берут на себя профессионалы. При этом важно, чтобы консалтинговая фирма имела авторитет на рынке и специализацию, соответствующую реализуемому проекту. IT-компания и консалтинговая фирма могут приступать к работам по проекту одновременно, что значительно ускоряет его реализацию. В ходе разработки модели учета формируется техническое задание, которое по мере готовности передается IT-специалистам для настройки системы под эту модель. Чем больше совместных проектов у команды, тем выше их качество. В такой форме сотрудничества реализуют проекты в многофилиальных банках и холдингах партнеры компании Intersoft Lab и консалтинговая компания "ТрастКонто", которая входит в международную группу компаний Intersoft Company Group. Консультанты осуществляет для кредитных учреждений и холдингов постановку модели бюджетирования и управленческого учета, специалисты компаний-партнеров Intersoft Lab настраивают BPM-систему "Контур" под разработанную модель.

Методики финансового планирования и бюджетирования, трансфертного управления ресурсами, планирования и контроля финансовых результатов по ключевым показателям KPI и другие технологии финансового управления, разработанные "ТрастКонто" и реализованные на базе систем "Контур", эксплуатируются сегодня в крупнейших российских банках и кредитных учреждения Украины и Казахстана.

В настоящее время консалтинговая компания и партнер Intersoft Lab - ведущий системный интегратор Республики Татарстан - компания "ТИССА", ведут масштабный проект в крупнейшем финансовом институте Татарстана - ОАО АКБ "АК БАРС". Банк входит в число тридцати крупнейших российских банков, территориальная сеть Банка насчитывает 20 филиалов в Татарстане, 10 филиалов, открытых за пределами республики и 59 дополнительных офисов. В рамках проекта будет автоматизирована комплексная модель финансового управления банком - решены задачи финансового планирования и бюджетирования, централизованного управления ресурсами банка на основе трансфертных цен, управления непроцентными доходами и издержками, управления доходностью банковских продуктов и доходностью целевых клиентских групп.

Специалисты "ТрастКонто" разработали методические документы, в которых зафиксирована финансовая структура банка, включающая более 50 Центров финансовой ответственности, и бюджетные регламенты. На их основе были разработаны технические задания для настройки программного обеспечения - системы "Контур Корпорация. Финансовое управление" компании Intersoft Lab. Уже пройден базовый этап проекта - создание единого финансового Хранилища данных, в котором будет собираться информация по всей многофилиальной структуре банка. Хранилище данных установлено в Головном офисе банка, обеспечена его интеграция с учетными системами, эксплуатируемыми в банке и его филиалах. Сейчас Хранилище решает задачу ведения Единой Главной книги банка, налажен сбор из филиалов данных по лицевым счетам, платежных документов, проводок и кассовых операций, данных по клиентам. Бухгалтерия головного офиса получила данные для последующего контроля бухгалтерского учета филиалов и выпуска консолидированной обязательной и внутренней отчетности банка.

На первом этапе проекта консалтинг и работы по внедрению велись параллельно. По мере готовности методических документов, разрабатывались технические задания для настройки системы и передавались IT-специалистам, что позволило оптимизировать процесс внедрения.

Создание тиражных приложений для быстрого внедрения

Поскольку BPM-системы предназначены для автоматизации задач управления, а их решение сугубо индивидуально для каждой организации, то в системах предоставляется разнообразный инструментарий для реализации управленческих методик, и могут отсутствовать готовые методики. Однако ведущие поставщики BPM-систем и их партнеры предлагают приложения с реализованными моделями ведения бюджета и оценки результатов деятельности, авторами которых являются известные экономисты и консалтинговые фирмы. При наличии инструкций по адаптации методики под заказчика для внедрения тиражного решения партнеру не потребуется детально и длительно изучать инструментарий системы. Если методика отвечает задачам заказчика, то он получит готовую управленческую технологию, разработанную профессионалами, и, кроме того, избежит трат на дорогостоящие консалтинговые работы.

Компания Intersoft Lab и ее партнеры имеют опыт сотрудничества с ведущими российскими консалтинговыми компаниями. Созданные совместно решения - это полностью готовые к внедрению и эксплуатации в организации управленческие системы. Например, партнер Intersoft Lab - компания "Зирван" - сотрудничает с аудиторско-консалтинговой компанией ФБК. Их совместный проект - система автоматизации методики подготовки и выпуска отчетности по МСФО в банке. На базе Хранилища данных "Контур Корпорация" (продукт Intersoft Lab) компания "Зирван" разработала свое решение - приложение "Отчетность по МСФО". Для этого приложения в составе дистрибутивного комплекта клиенту будет поставляться готовая авторская методика подготовки отчетности по международным стандартам от ФБК. Авторская методика ФБК разработана с учетом результатов исследования спроса более ста мелких и средних банков, проведенного партнерскими компаниями ФБК, "Зирван" и Intersoft Lab в 2004-2005 гг. Это решение удовлетворит требования к системе подготовки отчетности по МСФО многих кредитных учреждений, позволит значительно сократить время и стоимость внедрения системы отчетности в банке.

Специализация при выполнении масштабных проектов

Как уже отмечалось, внедрение BPM-системы - это масштабный проект, в ходе которого выполняется автоматизация целого комплекса управленческих технологий, таких как, финансовое планирование, управленческий учет, управление доходностью банковских продуктов и клиентов пр. Кроме того, при внедрении BPM-системы может быть автоматизирован ряд вспомогательных функций, например, сбор из удаленных подразделений первичных бухгалтерских данных, необходимых для расчета финансовых показателей, подготовка консолидированной обязательной и внутренней отчетности банка.

Повысить эффективность масштабных проектов, можно за счет выделения в проекте нескольких самостоятельных направлений и привлечения к работам по каждому направлению партнерской компании, специализирующейся на исполнении таких задач. Такой подход используется при внедрении BPM-системы "Контур Корпорация. Финансовое управление". Система разработана на базе Финансового Хранилища данных "Контур Корпорация" и предлагает комплексную модель управления многофилиальным банком, которая обеспечивает:

• сбор и трансформацию данных бухгалтерского учета в управленческие регистры,
• финансовое планирование и бюджетирование,
• планирование и контроль финансовых показателей по ключевым показателям KPI,
• трансфертное управление ресурсами.

Кроме того, в проектах для крупных многофилиальных банков Хранилище данных в составе системы финансового управления становится основой для выпуска обязательной отчетности банка по российским правилам бухгалтерского учета и выпуска отчетности по МСФО.

Для выполнения работ по отдельным направлениям в таких проектах привлекается сразу несколько партнерских компаний. Работы по направлениям ведутся параллельно в соответствии с технологическим циклом внедрения. Например, компания Intersoft Lab выполняет установку Хранилища данных в Головной конторе банка. Одновременно ведет работы партнерская компания "Квадриум", ее задача - обеспечить интеграцию Хранилища данных с учетными системами банка (АБС) и выпуск пакета обязательной и внутренней отчетности кредитного учреждения. С начала проекта консалтинговая компания "ТрастКонто" выполняет постановку методики финансового управления для банка: разрабатывает положение о финансовой структуре, бюджетную модель, регламент планирования и другие нормативные документы. К моменту завершения интеграции с внешними системами, часть документов с методическим описанием уже полностью готова и специалисты Intersoft Lab приступают к настройке системы под разработанные методики. В завершении проекта компания-партнер "Зирван" внедряет собственное решение для подготовки отчетности по МСФО.

Такие команды формировались при выполнении проектов в Акционерном коммерческом банке "Русский межрегиональный банк развития" (закрытое акционерное общество ЗАО АКБ "Русь-Банк"), в ООО "СЛАВИНВЕСТБАНК" и в Коммерческом банке "Юниаструм банк". В ЗАО АКБ "Русь-Банк" после автоматизации специалистами Intersoft Lab технологий финансового планирования и управленческого учета партнерская компания "Квадриум" внедряет дополнительную функциональность для подготовки обязательной сводной отчетности банка по РПБУ. В "СЛАВИНВЕСТБАНКЕ" проект автоматизации финансового управления, выполненный Intersoft Lab, сопровождает компания компания "Зирван". Она же продолжает развитие проекта своим решением для подготовки обязательной отчетности по МСФО. В "Юниаструм банке" сейчас ведется совместный проект, цель которого - создание в многофилиальном банке централизованного Хранилища данных для автоматизации процессов подготовки обязательной отчетности, предоставляемой в Банк России, и отчетности МСФО. В проекте участвуют специалисты Intersoft Lab, "Зирван" и "Квадриум". Intersoft Lab обеспечиват установку и настройку Хранилища данных "Контур Корпорация" для сбора и хранения бухгалтерской информации, на основе которой будет готовиться отчетность. Интеграцию с АБС банка реализует компания "Квадриум" совместно со специалистами банка. Также компания внедрит тиражное приложение "Основная отчетность по РПБУ" (разработка Intersoft Lab) и наладит выпуск пакета форм обязательной отчетности банка. Параллельно специалисты "Зирван" решат задачу автоматизации подготовки отчетности по Международным стандартам. Проект планируется выполнить в течении трех месяцев.

Командный подход позволяет значительно сократить сроки проектов внедрения, а за счет специализации исполнителей на отдельных задачах повышается качество выполнения работ. Совместный проект может занимать менее 6 месяцев, когда одна компания могла бы выполнять аналогичный проект в течении года.

Обслуживание заказчика в его регионе, стране

Развитие региональных партнерских сетей компаний-разработчиков BPM-систем позволяет обеспечивать обслуживание заказчиков на их "территории". Внедренческая компания, оказывающая услуги в регионе заказчика, может оперативно реагировать на его запросы, на этапе внедрения проводить консультации и обучение в офисе заказчика. Значительно упрощаются контакты при последующем техническом сопровождении клиентов. Ответы по запросу в службу поддержки пользователи систем могут получать сразу, не дожидаясь их из-за часовой разницы, а при необходимости специалисты региональной команды смогут оперативно приехать в офис заказчика для разрешения на месте возникших вопросов.

Партнерская сеть компании Intersoft Lab охватывает регионы России (гг. Казань, Калининград, Пермь и др.), страны ближнего зарубежья - Казахстан, Украина, Литва.

В республике Татарстан масштабный проект внедрения комплексной автоматизированной технологии финансового управления для ОАО "Акционерный коммерческий банк "АК БАРС" ведет партнерская компания "ТИССА". За плечами региональной команды выполненный проект внедрения Хранилища данных в этом же кредитном учреждении.

Заказчиков в Казахстане обслуживают компании Force Technology и "Зирван". Специалисты Force Technology принимали активное участие во внедрении системы финансового управления в казахстанской банковской группе "Банк ТуранАлем" и на протяжении 2 лет ведут сопровождение системы. Они же сопровождают проект для другого казахстанского банка - ОАО "Темiрбанк". На счету "Зирван" три проекта для банков Республики Казахстан. В "Альянс Банке", "АТФ Банке" и "Цесна-банке" внедрена система финансового управления на платформе "Контур". Каждый из проектов занял около 7 месяцев. В течении этого времени специалисты вели внедренческие работы в офисах банков, обеспечивали консультирование и обучение специалистов банков.

Пользователи BPM-систем "Контур" в Украине работают с партнерскими компаниями "НТП САРТ" и СНПФ "Аргус". "НТП САРТ" внедрила в украинском банке ОАО СКБ "Днистер" Финансовое Хранилище данных "Контур Корпорация", которое обеспечивает сбор бухгалтерских данных по четырем филиалам и головной конторе банка. В дальнейшем планируется развитие этого проекта с целью создания в банке полнофункциональной BPM-системы. Также компанией внедрены продукты Аналитической платформы Контур от компании Intersoft Lab в ряде государственных учреждений страны.

Компания Intersoft lab планирует развивать партнерскую сеть и в других регионах России и странах ближнего зарубежья.

Заключение

Сегодня партнерские отношения разработчиков BPM-систем не ограничиваются "продажами со скидками", в их основе намерение производителей повысить эффективность проектов внедрения систем. С этой целью создаются обучающие центры для партнеров, проводятся форумы и конференции для взаимного обмена опытом. Партнерские компании имеют возможность осваивать технологии быстрого внедрения систем, организации продаж и продвижения программных продуктов. Разработчики BPM-систем активно привлекают партнеров к совместному выполнению масштабных проектов. Такое сотрудничество дает выигрыш не только партнерским сторонам, но и заказчику BPM-системы, который в результате получает снижение издержек на автоматизацию процессов управления, качественные консалтинговые услуги и оперативную техническую поддержку в своем регионе.

Автор: Е. Королева

Источник: "Банковские технологии", 2005, №8