Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банковские технологии

Управление эффективностью бизнеса: первые шаги

Корпоративное управление -- область, к комплексной автоматизации которой в мире стали постепенно переходить всего несколько лет назад. Авторитетная международная организация TDWI (The Data Warehousing Institute -- Институт хранилищ данных) в своем отчете Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies (Успешный опыт внедрения BPM-систем -- бизнес и стратегия) обозначает начало XXI в. как рубеж, положивший начало формированию в мире специализированного класса программного обеспечения для комплексной поддержки управленческих технологий. Он получил название Business Performance Management, сокращенно BPM, что в переводе означает "управление эффективностью бизнеса".

Бюджетирование в системе корпоративного управления банком

В России проекты внедрения ВРМ-систем начали активно появляться в 2002 г., хотя сами термины "корпоративное управление" и пришли к нам позднее, уже в 2003-2004 гг. Традиционно первооткрывателями этих инновационных инструментов стали кредитные учреждения. Сегодня в отечественных банках и банковских холдингах успешно реализовано не менее 60 проектов внедрений ВРМ-систем от отечественных и зарубежных поставщиков. Для сравнения -- в сегменте отечественных предприятий насчитывается чуть более 150 внедрений программных пакетов этого класса. Эти цифры еще раз подчеркивают ведущую роль финансовых институтов в освоении передовых технологий управления бизнесом и обработки деловой информации.

Рассмотрим схему построения классической BPM-системы для банка (рис. 1).

Рис. 1. Схема классической BPM-системы

Итак, в основе BPM всегда лежит финансовое хранилище данных. Его роль в проекте построения системы корпоративного управления -- сбор и консолидация оперативной финансовой информации из различных автоматизированных систем, установленных -- в том числе -- в удаленных филиалах кредитной организации. На основе хранилища реализуются инструменты для поддержки полного цикла корпоративного управления. Их задача -- обеспечить взаимосвязь управления на стратегическом и тактическом уровне. В цикле корпоративного управления выделяют четыре этапа, которые поддерживаются инструментами BPM-системы: разработка стратегических планов и показателей, оперативного планирование, мониторинг и контроль исполнения планов, анализ и регулирование отклонений фактических показателей от плановых.

На первом этапе определяются основные стратегические цели банковского бизнеса и их метрики -- KPI (Key Performance Indicators -- ключевые показатели эффективности). Количественные значения KPI устанавливают плановые результаты, которые должны быть достигнуты. Для планирования KPI задействуются средства создания стратегических карт.

Намеченные в стратегических планах ключевые показатели являются ориентирами для разработки тактических планов и распределения ресурсов для их выполнения. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет.

Затем данные управленческого учета, т. е. результаты исполнения бюджетных планов, вычисляются на основе данных первичного учета, собранных в хранилище. Для сравнения плановых и фактических показателей бюджетов и KPI используются инструменты <план-фактного> анализа. Для мониторинга и контроля исполнения значений бюджетных планов и статей управленческого учета в классических BPM-системах используют интерактивные отчеты на основе OLAP-технологий, которые позволяют быстро извлекать информацию из хранилища данных.

И наконец, на заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствии с реальными условиями работы банка. Тем самым цикл корпоративного управления -- между выбранной банком стратегией и ее практической реализацией -- замыкается. Для решения этой задачи востребованы управленческие OLAP-отчеты и специализированные инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации.

Резюмируя, можно сказать, что автоматизированные BPM-системы объединяют хранилище данных для финансовой консолидации и специализированные инструменты для поддержки финансового управления: планирования KPI и бюджетов, управленческого учета, анализа, прогнозирования, моделирования и т. д. Для оперативной работы с бизнес-данными, собранными в хранилище, применяют OLAP-отчеты.

Сегодня в системах управления эффективностью бизнеса "первую скрипку" играют инструменты для автоматизации бюджетирования. С одной стороны, бюджетирование является тем стержнем, вокруг которого на единой корпоративной программной платформе объединяются различные управленческие технологии, которые прежде использовались изолированно и решали задачи отдельных подразделений. С другой -- бюджетирование как инструмент корпоративного управления наиболее востребовано в банках России и СНГ. По наблюдениям автора, хотя российские банки пока не готовы к комплексной автоматизации управленческих технологий, они осознают важность этой задачи и движутся к цели последовательно, шаг за шагом.

Опыт компании Intersoft Lab показывает, что, как правило, первоначально банк приступает к постановке и автоматизации финансового планирования и управленческого учета, т. е. бюджетного управления. При этом автоматизация бюджетирования бизнес-деятельности чаще всего начинается с поддержки бюджетирования хозяйственных расходов, несмотря на то что его результаты отражаются всего на одной или нескольких статьях финансового плана банка. Почему же именно эта задача становится первым шагом к внедрению комплексной BPM-системы в российских банках? Во-первых, само по себе планирование хозбюджета является локальной задачей, которую достаточно просто внедрить. Постановка технологии планирования сметы не требует разработки сложной методики и, как правило, решается на организационном уровне. Фактически речь идет о переложении технологии бумажного документооборота при сметном планировании на электронные механизмы. Во-вторых, в процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений банка вовлекаются практически все подразделения, которые начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве BPM. Это значит, что вместе с поддержкой технологии бюджетирования хозрасходов банк получает хранилище данных, которое становится основой для решения других задач корпоративного управления. Одновременно персонал банка получает опыт работы с системой.

Бюджетирование хозяйственных расходов и бизнес-деятельности банка в BPM-системах "Контур"

Поэтапная реализация проектов внедрения комплексных систем корпоративного управления является своего рода "страховкой" банка-заказчика. Такой подход позволяет в короткие сроки получить первые результаты выполнения проекта и оценить практическую пользу внедрения новых управленческих технологий. Кроме того, менеджмент банка может контролировать и своевременно корректировать развитие проекта.

Одновременно, "пошаговая" модель внедрения предъявляет требования к архитектуре BPM-системы -- такие, чтобы автоматизацию каждой управленческой технологии можно было решить как самостоятельную задачу и как часть комплексной системы корпоративного управления.

На рис. 2 представлена архитектурная схема BPM-платформы "Контур" от компании Intersoft Lab.

Рис. 2. Схема BPM-платформы "Контур"

Система реализована на базе финансового хранилища данных "Контур Корпорация". Получать необходимые первичные данные из учетных систем удаленных подразделений распределенным финансовым структурам помогает приложение "Управление филиалами". На основе хранилища данных созданы и поставляются приложения, автоматизирующие отдельные задачи и методологии управления финансами. Среди них -- "Бюджет хозяйственных расходов" для автоматизации ведения сметы накладных расходов и капитальных вложений банка, "Финансовое управление" для поддержки бюджетирования бизнес-деятельности банка по центрам финансовой ответственности (ЦФО), "Трансфертные сделки" для получения реальных финансовых результатов ЦФО и т. д. Для контроля и анализа на всех этапах корпоративного управления в составе BPM-систем предлагаются OLAP-системы "Контур". В результате архитектура системы позволяет заказчику выбрать любую последовательность внедрения технологий корпоративного управления и, в частности, бюджетирования. Достаточно определить состав управленческих приложений, которые устанавливаются первоначально, и последовательность расширения решения другими приложениями.

Посмотрим далее, каким образом решается автономная задача автоматизация ведения бюджета хозяйственных расходов на основе хранилища данных "Контур Корпорация" и как организована взаимосвязь финансовых показателей хозяйственной сметы и финансового плана банка в рамках комплексного решения на BPM-платформе "Контур".

Ведение сметы хозяйственных расходов банка

Итак, какой состав компонент необходим, чтобы построить систему для поддержки ведения сметы хозяйственных расходов банка? Прежде всего, само хранилище данных "Контур Корпорация", затем приложение "Управление филиалами", собственно приложение "Бюджет хозяйственных расходов" и генератор OLAP-отчетов "Контур Стандарт". Вместе этот набор составляющих образует комплексную систему "Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов". Она обеспечивает автоматизированную поддержку всех этапов бюджетирования хозяйственных расходов для многофилиального банка: коллективное планирование сметы, учет фактических платежей по данным учетных систем, получение сводной сметы и <план-фактный> анализ ее исполнения.

Общая технология работы пользователей с системой ведения сметы, с одной стороны, повторяет этапы настройки и использования комплексной системы финансового управления бизнесом на BPM-платформе "Контур", с другой -- может включать специфический документооборот для согласования бюджетных заявок. Следует отметить, что функциональность для поддержки документооборота не является обязательным инструментом классической BPM-системы -- например, система электронного документооборота входит в состав BPM-платформы "Контур".

Каким образом организована работа пользователей для планирования хозяйственного бюджета?

Сначала выполняется настройка бюджетной модели ведения сметы. Определяется структура сметообразующих и потребляющих подразделений, за каждым сметообразующим подразделением закрепляются отдельные статьи бюджетного плана хозяйственных расходов, за которые оно отвечает. Для бюджетного плана определяются аналитические признаки, в разрезе которых можно будет анализировать данные по статьям хозяйственного бюджета. Дополнительно для поддержки документооборота выполняется настройка операций с бюджетными заявками (например, "введен", "подписан", "изменен" и др.) и статусы обработки документов. Статусы определяют этапы обработки документов, например, "согласован", "отвергнут", "утвержден" или "оплачен". После этого устанавливаются права пользователей на выполнение операций.

В процессе планирования сметы участвуют руководители финансовой службы и специалисты сметообразующих и потребляющих подразделений. Сотрудники сметообразующих подразделений могут планировать расходы банка будущих периодов на основе данных предыдущих периодов с учетом развития бизнес-направлений. Затем эти данные можно корректировать на основе реальных бюджетных заявок потребляющих подразделений. Планирование выполняется под контролем финансовой службы -- система установки лимитов позволяет руководителям сметообразующих подразделений задавать ограничения на хозяйственные расходы потребляющих ЦФО.

Потребляющие подразделения вводят заявки в систему. В процессе согласования заявка движется по назначенному маршруту документооборота (рис. 3). Ответственные лица просматривают заявки сотрудников, подписывают их и тем самым отправляют на следующий уровень согласования или с соответствующими комментариями отказывают в подписи. Каждый сотрудник, оформивший заявку, может в любой момент узнать о ее состоянии. Утвержденные заявки консолидируются в сметы подразделений и объединяются в сводную смету банка.

Рис. 3. Согласование заявок в системе "Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов"

Фактический учет хозяйственного бюджета происходит на основании данных оплаты бюджетных заявок, которые могут быть импортированы из АБС, введены в систему или скопированы из плановых документов. Для оценки отклонения "факта" от "плана" выпускаются OLAP-отчеты.

Описанная технология ведения сметы хозяйственных расходов с документооборотом реализована на BPM-платформе "Контур" для Банка Русский Стандарт.

Взаимосвязь "Бюджета хозяйственных расходов" с комплексной системой финансового управления

Чтобы построить комплексную систему бюджетного управления банком на BPM-платформе "Контур", к компонентам системы "Контур Корпорация. Бюджет хозяйственных расходов" следует добавить приложения "Финансовое управление" и "Трансфертные сделки". Такой состав приложений образует комплексную систему "Контур Корпорация. Финансовое управление". В ней приложение "Бюджет хозяйственных расходов" является одной из составных частей.

Комплексная бюджетная модель в системе "Контур Корпорация. Финансовое управление" существенно расширяется по сравнению с моделью ведения сметы хозяйственных расходов -- дополняется финансовая структура, за каждым потребляющим подразделением закрепляются финансовые планы, которые консолидируются в планы бизнес-направлений и сводный финансовый план банка.

Рис. 4. Взаимосвязь "Бюджета хозяйственных расходов" с комплексной системой финансового управления

Каким образом в финансовых результатах подразделений банка учитываются сметные расходы?

Для перераспределения плановых и фактических накладных расходов со сметообразующих подразделений на потребляющие ЦФО сотрудники планово-экономических служб банка используют механизм аллокаций. Таким образом осуществляется взаимосвязь "Бюджета хозяйственных расходов" с системой бюджетирования бизнес-деятельности на платформе "Контур". Например, этот механизм был использован при построении комплексной системы финансового управления для АКБ <Русь-банк>.

* * *

В заключение хочется еще раз подчеркнуть преимущества выбора комплексной платформы для автоматизации корпоративного управления. Такой подход гарантирует банку защиту инвестиций и последовательное достижение поставленных целей. Начав с небольшой, но важной задачи -- автоматизации ведения хозяйственного бюджета, в перспективе многофилиальные банки могут воспользоваться решениями для управленческого учета и бюджетирования бизнес-деятельности, подготовки отчетности по МСФО и поддержки других управленческих технологий на базе единой BPM-платформы.