Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Бухгалтер и компьютер

Если Вы бухгалтер. Аналитика для 1С

Продолжаем цикл статей, посвященный анализу в учетных системах, в том числе продуктах "1С". В предыдущих статьях (Н.Чемеркина, "Аналитика для 1С. Если Вы:", Компьютер и Бухгалтер, 2002, №1-3) были исследованы способы получения ответов на информационные запросы, связанные со сбытом и закупками. Эту статью посвятим тому, без кого процесс купли/-продажи неосуществим: Ибо любая хозяйственная операция должна им отслеживаться, учитываться и, при необходимости, документироваться. Проще говоря, рассмотрим информационные нужды чрезвычайно важного для бизнеса специалиста - бухгалтера.

Помимо функций непосредственно учета современным бухгалтерам все чаще вменяется в обязанность и финансовый анализ. Конечный перечень выполняемых функций варьируется от простых операций учета до составления бизнес-планов. Данная статья - попытка охватить информационные потребности финансовых работников разной категории.

Инструмент работы бухгалтера - учетная система. Изначально главной задачей автоматизации и была задача организации учета. Эта область тщательно исследована, поэтому учетные системы удовлетворяют информационные потребности бухгалтера в гораздо большей степени, чем потребности менеджеров по закупкам или продажам. Но требования пользователей к информации ужесточаются, в том числе и требования пользователя-бухгалтера: Вместе с расширением функциональных обязанностей растут и изменяются информационные потребности.

Какая же аналитическая информация нужна бухгалтеру? Бухгалтер, как мы уже отметили, курирует различные направления деятельности торгово-закупочного предприятия. Рассмотрим некоторые задачи бухгалтера и, в соответствии с этими задачами, определим данные, необходимые для их решения:

Прибыль

Деловая активность предприятия вместе с ценовой политикой определяет прибыльность предприятия.

При принятии решений об установлении отпускных цен необходимо принимать во внимание уровень цен поставщиков, динамику собственных отпускных цен, динамику продаж товара и т.д. Ошибки ценовой политики проявляются очень быстро.

Деловая активность измеряется оборачиваемостью средств. Так, при низкой прибыльности продаж предприятие должно стремиться к ускорению оборота капитала. Низкая же деловая активность может быть компенсирована снижением издержек или ростом цен.

Банк

Прежде чем планировать расходы, посмотрите динамику остатков на расчетных счетах. Выявленные закономерности поступления/-расходования денежных средств станут основой для финансового планирования. Например, с помощью этих данных можно ответить на вопрос: "Когда и на какой срок надо взять кредит?".

Структура остатков на расчетных счетах даст информацию о распределении безналичных денежных средств организации по расчетным счетам, фирмам. От какого юридического лица лучше оплатить?

Касса

Полезно также проводить анализ динамики наличных денежных средств в кассе. Это поможет выявить "опустошающие" кассу причины, связав их, например, с фактором времени. Заработная плата, периодические закупки для нужд офиса: Можно заблаговременно подготовиться:

Если организация большая, анализ кассовых остатков проводится по фирмам, по отдельным кассам. Информация о тратах подразделений даст возможность провести сравнительный анализ расходования средств и, возможно, станет базой для оптимизации затрат.

Оборотные средства

Для того чтобы составить представление о финансовом состоянии предприятия, данных по остаткам в кассе и на расчетных счетах мало. Надо оценивать все виды оборотных средств.

Так, анализ перспектив развития предприятия включает анализ динамики и структуры оборотных средств, ликвидности активов.

Динамика оборотных средств за прошлый период поможет выявить закономерности, которые лягут в основу бизнес-планирования на будущий период. Структура оборотных средств даст "картину" финансового состояния предприятия на сегодня. Эта информация поможет определить источники финансирования будущих проектов. При изыскании средств для планируемых проектов важно учитывать ликвидность активов.

Так, невыполненные в срок обязательства оборачиваются для предприятия штрафными санкциями. Анализ структуры активов обеспечит информацией о возможных источниках покрытия платежа. Надо выплатить штраф и при этом не закрыть предприятие. На расчетном счете надо оставить средства хотя бы для выплаты зарплаты. Возможно, придется задействовать другие виды активов с учетом их ликвидности.

Остатки на складах

Поиск путей высвобождения оборотных средств обязательно приведет на склад. Комплексный анализ объема и себестоимости остатков, динамики продаж и отпускных цен позволит принять решение о "сливании" того или иного товара для быстрого получения средств.

Непосредственное участие бухгалтерии требуют и складские ревизии. Для сверки понадобятся стоимостные и количественные характеристики остатков на складах.

Точность в финансовых вопросах приветствуется в бизнесе. Ошибки ведут к потере времени и вредят имиджу компании. Чтобы сверить сумму и количество, можно посмотреть "шахматки" продаж - операционные данные менеджеров. Что, когда, кому, сколько и на какую сумму. Все данные должны сойтись до копейки:

Долги

Оплачивать полностью и вовремя получается далеко не у всех клиентов. Хорошему клиенту можно дать и отсрочку. Однако, рост дебиторской задолженности ведет к "замораживанию" оборотных средств, что препятствует дальнейшему развитию предприятия.

Данные по структуре задолженности помогут Вам правильно расставить приоритеты взаиморасчетов. Вы выявите "злостных" неплательщиков и таким образом определите последовательность действий по возвращению долгов.

Ситуацию с долгами компании Вам тоже приходится контролировать. Большая кредиторская задолженность негативно сказывается на репутации компании. В любом случае, необходимо, чтобы темпы роста кредиторской и дебиторской задолженности уравновешивали друг друга. Это одно из условий стабильной финансовой устойчивости предприятия.

Большинство из этих отчетов входит в состав типовых отчетов учетной системы. Может показаться, что стоит чуть доработать состав отчетов, и Ваши потребности будут удовлетворены. Но это не так. Реальная работа выявит все недостатки. Дело в том, что отчеты учетной системы имеют "жесткую" структуру и данными отчета нельзя "повертеть". То есть, если Вам понадобятся те же цифры отчета, но в процентах, Вы выполнить эту несложную операцию сами, а вынуждены будете обращаться в отдел автоматизации. Сразу необходимые данные Вы не получите - надо ждать реализации ИТ-специалистом, а "ложка дорога к обеду". Труд ИТ-специалиста по доработке отчетов,

Ваши вынужденные простои - все это, в конечном итоге, затраты для компании. Недостатки "жестких" отчетов были подробно рассмотрены в первой статье цикла "Аналитика для 1С".

Все пользователи, в том числе и бухгалтер, сталкиваются с одними и теми же проблемами, которые являются следствием "жесткой" структуры отчетов учетной системы. Эта проблема имеет на сегодня простое решение: применять для анализа данных учетной системы средство динамического анализа.

Динамический анализ: информация становится доступной

Технология динамического анализа предоставляет пользователю возможность изменять внешний облик отчета. Отчет представляется для пользователя в виде динамической таблицы. От обыкновенной таблицы ее отличает то, что пользователь "мышью" может управлять колонками и строками. Так аналитик формирует структуру отчета. Над таблицей можно производить различные операции: переводить в проценты и обратно, фильтровать отображаемые данные по значениям колонок и строк: Так пользователь определяет представление данных.

Таким образом, исчезают все порожденные "жесткостью" проблемы. Пользователь правит отчеты сам - доработка не требуется. Информация поступает вовремя и без дополнительных затрат.

Проиллюстрируем возможности бухгалтера при работе с системами динамического анализа примером. В предыдущих статьях мы рассмотрели такие возможности OLAP-систем как обобщение/-детализация данных, открытие/-закрытие измерений (колонок и строк динамической таблицы), возможности фильтрации по элементам измерений (по значениям колонок и строк) и способы управления графической иллюстрацией. Также мы познакомились с интерфейсом кластерного анализа. В этой статье продолжим это знакомство и рассмотрим возможности кластерного анализа по сортировке и поиску данных. Функциональные возможности динамического анализа демонстрируются на примере продукта компании Intersoft Lab "Контур Стандарт.Анализ для 1С:Торговля и Склад".

Торгового бизнеса без кредиторско-дебиторских отношений не бывает. При этом объем внимания, уделяемый бухгалтерией должнику, прямо пропорционален величине долга. Чем больше долг, тем чаще общение с контрагентом.

Допустим, анализ динамики оборотных средств предприятия выявил увеличение активов. Казалось бы, позитивная тенденция. Но анализ структуры оборотных средств показал, что активы растут за счет увеличения задолженности покупателей. А это уже хуже. Эти средства, по сути, изъяты из производственного процесса. Объем задолженности надо сократить. Выясним крупных должников нашей компании. Для этого воспользуемся отчетом "Структура задолженности по покупателям". Данные отсортируем по убыванию с помощью встроенного инструмента "Первые записи" (см. рис.1).



Рис. 1 Отчет "Структура задолженности по покупателям". Покупатели отсортированы по убыванию долга

Этот отчет дает нам информацию о состоянии кредиторско-дебиторских отношений с покупателями. Эту информацию можно использовать как план действий по возвращению денежных средств. Так, наиболее крупный должник - Инно Трейд, звонок в эту фирму будет первым:

Подчас список контрагентов велик и данные по определенной фирме найти сразу трудно. Надо применить поиск (см. рис. 2). Для этого необходимо выбрать колонку, в которой будет произведен поиск, и ввести искомое значение.



Рис. 2 Применение поиска

И система установит курсор на этой записи (см. рис. 3). Наша компания - должник ТОО "Инвема".



Рис. 3 Отчет "Структура задолженности по покупателям". Результат поиска по контрагенту

Возвратимся к нашим должникам: Не исключено, что кто-то не согласится с предъявляемыми претензиями. Вот, например, Алхимов А.А. не согласен с суммой долга. Для поиска ошибки откроем отчет "Взаиморасчеты" (см. рис. 3) и будем сверять суммы пооперационно, по датам.



Рис. 4 Отчет "Взаиморасчеты"

Чтобы сосредоточиться на данных по Алхимову, уберем данные по другим контрагентам. Для этого применим фильтр (установка фильтра была описана в одной из предыдущих статей цикла). После выполнения этой операции в отчете остаются данные только по контрагенту Алхимову (рис. 5).



Рис. 5 Отчет "Взаиморасчеты". Результат применения фильтра

Теперь мы видим как изменялась сумма долга Алхимова по датам. С помощью отчета выяснится, когда и на какую сумму кто-то ошибся. Для выяснения виновного придется поднимать счета и накладные. Недоразумение должно разрешиться:

Технология динамического анализа передает пользователю полномочия по формированию внешнего вида отчета, снижая тем самым зависимость анализа от ИТ-специалиста. Выгоды от этого получают все: аналитик - свободу в анализе, ИТ-специалист - освобождение от рутины доработки отчетов, компания - значительную экономию. Эффективность систем динамического анализа очевидна - прямая эффективность за счет сокращения затрат на доработку отчетов, косвенная - за счет повышения качества и оперативности принятия управленческих решений.