5 требований к системе бюджетирования для быстрого внедрения

В статье рассмотрены требования, которым должна удовлетворять система бюджетирования, чтобы ускорить процесс автоматизации управленческих технологий банка.

В последнее время тема бюджетирования стала одной из самых популярных в области задач по управлению банком. При этом уже миновал период, когда интерес вызывала информация об основных принципах организации процесса бюджетирования, методиках его ведения, особенностях построения систем, предназначенных для автоматизации бюджетирования. Интерес специалистов все больше смещается в область практических вопросов внедрения и эксплуатации систем бюджетирования. Это продиктовано тем, что банки все чаще ориентируются на системный подход при планировании доходов и расходов, активов, пассивов, управления ликвидностью и рисками. Как следствие, банки постепенно отказываются от автоматизации процесса бюджетирования собственными силами и создания программных модулей, практически закрытых от внесения изменений. Передовые в области управления организации переходят на промышленные системы бюджетирования. Поэтому одним из важных вопросов при внедрении промышленной системы бюджетирования является скорость ее внедрение и срок получения отдачи от ее применения.

Внедрять систему бюджетирования следует поэтапно, постепенно наращивая уровень автоматизации по мере восприятия банком новых управленческих технологий. После каждого этапа внедрения банк выходит на новый качественный уровень решения задач финансового планирования и бюджетирования и может объективно оценить эффективность сделанных инвестиций. Оптимально начать автоматизацию бюджетирования в банке с задачи планирования и учета доходов, а также операционных и общекорпоративных затрат. Решение этой задачи в короткие сроки позволяет сразу же приступить к эксплуатации системы.

Требование 1. Средства быстрой настройки системы

Исходной точкой внедрения системы бюджетирования для многих банков является ситуация, когда бюджетирование выполняется с применением Excel-таблиц. Чтобы решить проблему надежного хранения бюджетной информации, обеспечить историческое хранение данных, реализовать разграничение прав доступа к бюджетным планам, банку необходимо отказаться от эксплуатации Excel-таблиц. Перенос информации из собственных наработок в промышленную систему бюдежтирования должен быть естественным и очевидным. Чтобы это обеспечить, система бюджетирования должна обладать необходимыми структурами для хранения данных и интерфейсами их наполнения, в т.ч.:

• Финансовая структура. Справочник финансовой структуры в системе должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней финансовой структуры. При этом необходимо различать как структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров, ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат, финансовой ответственности, назначаемые ответственными за ЦФО. В соответствии с финансовой структурой, описанной в справочнике, в системе будет выполняться консолидация бюджетной информации.
• Валюты и курсы. Как правило, консолидированный бюджет банка в конце концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется его представление в других валютах (чаще всего - только в одной дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако, если принять во внимание процесс планирования и учета, то окажется, что на этих этапах необходимо вводить значения доходов и расходов в разных валютах. Следовательно, в системе должно найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе можно вести различные виды курсов. Эта особенность может существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен банка.
• Бюджетные планы. Планы бюджетных статей - это информационное "сердце" системы бюджетирования. Все статьи доходов и расходов в разрезе перечисленных выше справочников составляют план бюджетных статей. Стандартный набор статей, определенный для банка в целом, может быть разделен на специализированные планы, отражающие специфику работу конкретного ЦФО: бюджет подразделений, размещающих или привлекающих ресурсы, смета капитальных вложений, сметы обеспечивающих подразделений, план резервов, определяющий косвенные расходы и другие. Для бюджетных статей требуется хранить их значения за различные периоды - месяц, квартал, год. Бюджетные статьи должны иметь несколько значений - собственное (по ЦФО) и консолидированное (по банку в целом) состояние, план, факт, отклонение (абсолютное и процентное) и т.д. Нелишним будет наличие в системе неограниченной иерархии статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе структуры бюджета.
• Механизмы аллокации. При бюджетировании доходов и расходов требуется получение план-фактных отчетов не только для банка в целом, но и в разрезе ЦФО. Поскольку планирование общекорпоративные затрат и их выполнение осуществляется в обеспечивающих подразделениях, необходимо выполнить разноску (аллокацию) их затрат на ЦФО в соответствии с алгоритмами и базами распределения. Система бюджетирования должна содержать таблицы для настройки коэффициентов аллокаций, шаблоны и формулы для описания алгоритмов.

Требование 2. Эффективные инструменты планирования

Быстрому внедрению системы бюджетирования в существенной степени способствует наличие в системе достаточного состава инструментов для планирования значений бюджетных статей и контроля исполнения. Основными требованиями к инструментам планирования и контроля являются:

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности банка.
• Исполнение расчетов значений статей по временному горизонту планирования. Эта возможность позволяет на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие промежутки (например, месяц).
• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического, на планируемый с использованием коэффициентов и без них.
• Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.
• Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.
• Предоставление средств анализа бюджета. К ним относятся: "сверление данных", OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка" такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой отображаются 10 ЦФО, деятельность которых принесла банку наибольший доход, позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной информацией.

Требование 3. Средства организации коллективной работы руководителей

Значительную экономию времени при внедрении системы бюджетирования можно получить, распределив задачи между менеджерами высшего звена и ответственными за ЦФО. В связи с этим к системе бюджетирования предъявляется новое требование - она должны обеспечить эффективный процесс взаимодействия руководителей различного уровня ответственности при подготовке и анализе бюджета. К основным требованиям к рабочим местам проектировщиков относятся:

• Возможность руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.
• Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.
• Ввод примечаний к статье - это своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.
• Ввод бюджетных документов. Бюджетные документы являются первичной информацией, на основании которой выполняется расчет значений бюджетных статей. Их наличие в системе устраняет ограничения "табличного" представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. Бюджетные документы позволяют организовать документально подтвержденное изменение значений статей. Такой подход в организации данных обеспечивает возможность при подготовке и анализе бюджета оперировать как агрегированными, так и детальными данными.

Оперативное взаимодействие руководителей ЦФО в процессе согласования бюджетных показателей позволяет существенным образом сократить сроки внедрения системы. Также очень важным результатом подключения к работе широкого круга специалистов на первом этапе внедрения системы является снижение естественного сопротивления персонала нововведениям. Руководители высшего и среднего звена банка смогут быстро освоить систему и сразу увидеть отдачу от ее применения.

Требование 4. Оперативное взаимодействие с удаленными подразделениями банка

Практически в каждом банке в составе организационной структуры присутствуют филиалы, отделения или обособленные подразделения.

• Взаимодействие в режиме реального времени. Если с удаленным подразделением поддерживается надежная связь, то целесообразно обеспечить работу руководителей ЦФО этих подразделений в единой базе данных. В этом случае технология их работы ничем не будет отличаться от той, что принята для сотрудников центрального офиса.
• Взаимодействие по электронной почте. Если удаленные подразделения не обеспечены высокопроизводительными средствами коммуникации, необходимо обеспечить взаимодействие с ними по электронной почте. В связи с этим появляется дополнительная работа у администратора системы, а именно - организация процесса подготовки, рассылки, сбора и консолидации бюджетных файлов удаленных подразделений. А к системе бюджетирования предъявляются дополнительные требования - автоматизация этих работ администратора.

Требование 5. Техническое и технологическое обеспечение процесса бюджетирования

Успех быстрого внедрения системы бюджетирования во многом зависит от технологов и администраторов системы, обеспечивающих ее настройку и функционирование. В задачу технолога и администратора системы входит обеспечение комфортной работы планировщиков, а также поддержка системы в работоспособном состоянии. Среди основных требований к их рабочим местам можно назвать:

• Выполнение настройки справочников шаблонов финансовой структуры, валют, планов бюджетных счетов, формирование планов счетов ЦФО и их закрепление за планировщиками.
• Выполнение процедур аллокаций. Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в "обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление, коммунальные платежи и т.д. Задача администратора - своевременное выполнение процедур переноса общекорпоративных затрат на ЦФО в соответствии с установленными правилами.
• Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего прочего, включает широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

Если система бюджетирования удовлетворяет перечисленным требованиям, то выпуск план-факт отчетов по операционным доходам и расходам по каждому ЦФО и банку в целом может быть налажен в самые короткие сроки. При этом все работы по внедрению системы могут быть выполнены сотрудниками банка, использующими рекомендации и опыт представителей компании-разработчика системы бюджетирования.

• Автоматизация учета фактического исполнения бюджета на основании данных бухгалтерского и внесистемного учета.
• Автоматизация управления активами и пассивами, ликвидностью и рисками.
• Автоматизация задач трансфертного перераспределения ресурсов на основании внутренних сделок или портфелей ресурсов.
• Управление ресурсами банка в разрезе бизнесов и банковских продуктов.

В соответствии с рассмотренной логикой поэтапного внедрения задач бюджетирования и финансового планирования в системе "Контур Корпорация" созданы соответствующие приложения. Так, перечисленным в данной статье требованиям к системе бюджетирования удовлетворяет комплексная система "Контур Корпорация.Бюджет". А задачи, следующие за автоматизацией процесса бюджетирования доходов и расходов решаются с помощью комплексной системы "Контур Корпорация.Финансовое управление", речь о которой пойдет в следующей статье.

Автор: Т.Яковлев

Источник: Аналитический банковский журнал, 2002, № 6