Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банки и технологии

Комплексный подход к автоматизации финансового и управленческого учета

В статье "Управленческий и финансовый учет в банке: актуальные задачи автоматизации" , опубликованной в предыдущем номере журнала, были перечислены задачи автоматизации управленческого и финансового учета, которые в настоящее время являются приоритетными. Среди них были названы:

Бюджетирование доходов и расходов. Планирование и учет фактических доходов и расходов, анализ структуры и динамики доходов и расходов в разрезе подразделений, бизнес-направлений, банковских продуктов и услуг с целью сохранения прибыльности кредитной организации

Управление активами и пассивами. Планирование и анализ структуры активов и пассивов, управление валютными, курсовыми и процентными рисками, ликвидностью для сохранения устойчивости банка в долгосрочной перспективе

Работа с клиентской базой. Изучение истории взаимоотношений с лицами, обслуживающимися в банке, анализ структуры и динамики клиентской базы в разрезе отраслей, организационно-правовых форм, оборотов и остатков на счетах. Цель анализа -выделить крупных клиентов, имеющих наибольшую долю в активах, пассивах и оборотах банка, выявления ненадежных клиентов, аффилированных лиц и т.д.

Управление персоналом. Сравнительный анализ подразделений банка по таким параметрам как: прибыль и количество затрат на одного сотрудника, возраст, уровень квалификации и образовательный уровень работников. Изучение послужного списка каждого сотрудника, его профессиональных способностей, деловых качеств, а также количественных показателей работы, например, количество заключенных договоров или введенных платежных поручений.

Внутренний аудит и контроль. Контроль за состоянием балансовых и внебалансовых счетов по каждой группе операций и проверка корректности выполняемых операций, контроль за общим балансом филиалов и т.д. с целью обеспечения соблюдения учетной политики банка, а также для выявления операционных ошибок, излишне рисковых операций и злоупотреблений.

Согласованная подготовка внешней отчетности, в частности обязательных отчетов для ЦБР и налоговых органов, отчетов перед клиентами, внешней публикуемой отчетности. Это позволяет избежать штрафов за несогласованность данных в разных отчетных формах, а также сократить затраты на подготовку отчетов.

От противоположности к единству

Приведенный перечень управленческих и финансовых задач, требующих автоматизации, нельзя назвать исчерпывающим, хотя он достаточно обширен. При этом каждая задача специфична и по-своему уникальна.

Действительно, при подготовке внешней отчетности требуется на основе данных бухгалтерского учета подготовить определенный набор отчетных форм и обеспечить в них согласованность "цифр".

Если речь идет о бюджетировании доходов и расходов, то подразумевается ведение внесистемного учета доходов и расходов в разрезе подразделений или бизнес-направлений, перераспределение доходов и расходов между центрами прибыли с помощью механизмов трансфертного ценообразования и аллокация расходов центров затрат на "зарабатывающие" подразделения.

И, наконец, при работе с клиентской базой учитываются и анализируются все операции по расчетному счету клиента, все оказанные ему услуги и заключенные договора. Кроме того, выполняется кластерный анализ клиентов по различным признакам, производится ранжирование клиентов в соответствии с их долей в активах, пассивах и оборотах банка.

Таким образом, существует объективная необходимость в индивидуальных решениях каждой задачи управленческого и финансового учета. В результате в банке появляется автоматизированная система для ведения бухгалтерского учета (АБС), отдельная система кадрового учета, система учета накладных расходов и ведения бюджетов подразделений, а также множество других специализированных программных средств для анализа активов и пассивов, клиентской базы и т.д.

Очевидно, что при этом суммируются затраты банка на внедрение, сопровождение и интеграцию всего этого многообразия систем, и естественно возникает вопрос: как же можно сократить расходы на автоматизацию учета, сохранив при этом должный уровень управленческих и финансовых технологий?

Для ответа на него рассмотрим несколько задач управленческого и финансового учета и выделим в них общие требования к используемой информации.

Для подготовки обязательной отчетности в ЦБР требуется вся совокупность данных аналитического и синтетического учета. Кроме того, целый ряд отчетов невозможно подготовить без детального изучения отдельных сделок, контрактов и договоров, а также клиентской базы. Для многофилиального банка дополнительно возникает потребность в получении этих данных не только по филиалам, но и в целом по банку для подготовки консолидированной отчетности.

В процессе бюджетирования доходов и расходов нужно получить данные о планах и фактическом исполнении бюджета как в разрезе отдельных подразделений (центров ответственности), бизнес-направлений, банковских продуктов и услуг, так и в целом по всему банку.

Фактические доходы и расходы по итогам отчетного периода могут вычисляться по остаткам на соответствующих лицевых счетах либо на основе специальным образом размеченных проводок по этим счетам. Трансфертные платежи, в свою очередь, рассчитываются либо по отдельным сделкам, договорам и контрактам, то есть по данным операционного учета, либо на основе сумм привлеченных и размещенных средств, сгруппированных в портфели и отраженных в бухучете на соответствующих балансовых счетах.

Для анализа клиентской базы необходим полный перечень клиентов банка со всеми их реквизитами, данные о взаимосвязях (аффилированности) клиентов, история изменения клиентской базы. Дополнительно, по каждому клиенту требуется хранить так называемую "банковскую историю", то есть информацию о заключенных с ним договорах, выполненных операциях и движениях средств по его расчетным счетам.

Итак, различные задачи управленческого и финансового учета в отношении к информации объединяют два подхода:
  • во-первых, для решения любой задачи требуется полная качественная в разной степени детализированная информация, собранная из разных первичных источников,
  • во-вторых, часто разные управленческие и финансовые технологии опираются на одни и те же данные.

Таким образом, сбор и обработка исходной информации служат неотъемлемыми элементами любой управленческой и финансовой технологии, а обеспечение централизованного сбора и обработки данных является принципиальным решением задач автоматизации управленческого и финансового учета в целом.

Требования к информации

Полностью требования к качеству и полноте информации, необходимой для эффективного решения задачи управленческого и финансового учета, можно сформулировать следующим образом:

Информация в нужном месте. Данные находятся там, где в них возникает потребность. То есть в том месте, откуда непосредственным потребителям будет удобнее всего их взять. Например, для подготовки сводной отчетности по банку данные филиалов должны находиться в головном офисе.

Информация в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Так, в целях обеспечения эффективного внутреннего контроля и аудита информация об операциях филиалов должна поступать не реже, чем один раз в день по завершению операционного дня.

Информация в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные. Например, для учета фактического исполнения бюджета доходов и расходов или анализа клиентской базы из филиалов должна поступать информация об открытых там лицевых счетах и выполненных проводках.

Информация в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно обработаны. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели, позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения. Например, на основе данных о расходах на зарплату каждому сотруднику вычисляется значение по соответствующей статье бюджета доходов и расходов.

Информация сопоставима. Вся информация стандартизована в масштабах всего банка. Это подразумевает, во-первых, применение единого классификатора нормативно-справочной информации, а во-вторых, использование одинакового набора реквизитов для всех данных одного вида. Допустим, в банке ведется единый реестр видов деятельности клиентов и для каждого обслуживаемого лица устанавливается значение этого реквизита.

Существует единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий. Например, для расчета фактических доходов и расходов, а также для анализа структуры активов и пассивов данные берутся из единого существующего на текущий момент баланса.

Идет накопление корпоративных знаний. Хранятся и могут быть быстро получены исторические данные обо всех аспектах деятельности банка. Например, ведется кредитная история клиента, а также история движения денежных средств по его расчетным счетам.

Поддерживаются изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы. Скажем, в связи с использованием новой методикой анализа структуры активов и пассивов может потребоваться добавить для лицевого счета дополнительный аналитический реквизит.

Принципиальный подход к автоматизации

Единый подход к автоматизации управленческих и финансовых технологий заключается в использовании базового комплекта универсальных средств сбора и обработки первичной информации, на основе которого создаются прикладные решения для автоматизации конкретной технологии. Исходя из требований к информации, данный комплект должен включать:

  • Систему централизованного хранения информации. Она должна обеспечивать предоставление в стандартизованном виде всей необходимой информации и накопление корпоративных знаний, а также предоставлять возможности минимального изменения и расширения структуры данных в процессе работы. Благодаря централизованному хранению обеспечивается "единая версия корпоративной правды".
  • Процедуры сбора данных из внешних источников и контроля их корректности. Они необходимы для оперативного получения актуальной достоверной информации.
  • Средства консолидации собранной информации и расчета на ее основе различных производных показателей. Их назначение - обеспечить получение набора данных в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.
  • Средства быстрого анализа информации для использования в процессе принятия решений.

Кроме того, комплексная система поддержки управленческих и финансовых технологий, включающая все вышеперечисленные программные средства, должна обеспечивать обработку данных в масштабе всего банка, в том числе и многофилиального, сочетая необходимую надежность и разумную стоимость.

В связи с этим, наиболее приемлемым представляется построение такой системы на основе Хранилища данных, включающего встроенные инструменты OLAP-анализа.

Это обусловлено тем, что в Хранилище данных как раз и является специализированным средством для сбора и хранения информации в виде, наиболее удобном для ее последующего анализа.

Если говорить про технологию OLAP, то она была специально создана для того, чтобы максимально упростить и ускорить процесс получения отчетов и выполнения анализа. OLAP - это современное представление традиционных отчетов, позволяющее "на лету", без привлечения программистов создавать сводные, суммарные отчеты в разнообразных разрезах. Изложенный подход к автоматизации управленческого и финансового учета реализован в продуктах семейства "Контур Корпорация" компании Intersoft Lab. В качестве комплексной системы поддержки управленческих и финансовых технологий выступает продукт "Контур Корпорация. Управление филиалами".

Эта система предназначена для сбора, контроля и анализа первичных данных об операциях банка, в первую очередь многофилиального. Она реализована на основе универсальной студии разработки Хранилищ данных и включает встроенные средства OLAP-анализа.

Система "Контур Корпорация. Управление филиалами" призвана служить фундаментом для автоматизации управленческих и финансовых технологий, на котором можно по мере необходимости возводить все новые и новые "здания", автоматизируя отдельные направления управленческого и финансового учета. Для этого в состав системы включены:
  • Средства динамической настройки структур хранения данных, с помощью которых можно описать все множество объектов предметной области, их атрибуты и взаимосвязи. В Хранилище данных системы хранятся данные о клиентах банка, первичных документах, лицевых счетах и проводках по ним.
  • Набор средств загрузки данных из различных источников, включая АБС разных производителей, Excel-таблицы и т.д., а также инструменты для создания специализированных интерфейсов удаленного ввода недостающих данных, например, с помощью Интернет-браузера. Система обеспечивает сбор первичных данных филиалов, в том числе и архивных, не реже, чем один раз в день. При этом автоматически выполняется комплексная проверка корректности данных и оповещение филиалов о выявленных ошибках с целью их оперативного исправления. В состав обязательных проверок, в том числе, входят контроль ссылочной целостности (например проверяется, что балансовые счета, по которым открываются лицевые, существуют и открыты, что лицевые счета, по которым выполняется проводка также открыты и т.д.) и контроль соблюдения базовых принципов бухгалтерского учета (например, сравнивается остаток балансового счета и сумма остатков связанных с ним лицевых; выполняются и др. контрольные расчеты).
  • Процедуры автоматической консолидации данных и расчета различных показателей, в том числе остатков и оборотов по балансовым счетам в копейках и тысячах рублей на основе данных по лицевым, остатков и оборотов по сводным балансовым счетам банка на основе данных филиалов, отчетных показателей, таких как размер ФОР, символы доходов и расходов и т.д.
  • Средства анализа и обработки информации о деятельности многофилиального банка:

    Для выполнения контроля бухгалтерского учета в филиалах и в целом по банку предоставляются специализированные интерфейсы, позволяющие быстро узнать состояние балансовых и лицевых счетов всех клиентов и филиалов банка во всевозможных разрезах и любых временных периодах. К услугам бухгалтеров и контроллеров - эффективные средства поиска и анализа платежных документов, проводок, карточек клиентов, картотек, договоров и другой, необходимой для контроля информации.

    Для подготовки отчетов, регламентированных Банком России и налоговыми органами, предоставляется комплект основных форм отчетности: баланс, отчет о прибылях и убытках, ФОР и другие. Отчеты подготавливаются как в формате офисных приложений (Word, Excel), так и в формате файлов, предназначенных для подготовки отчетов ЦБ в электронном виде. Для многофилиальных банков дополнительно предоставляется уникальная технология, позволяющая собирать в Хранилище данных отчетные формы филиалов, подготовленные в различных форматах программ ЦБ (balance, obved), выполнять их проверку и консолидацию.

    Для экспресс-анализа деятельности филиалов предназначены аналитические инструменты - кластерный и факторных анализ, анализ трендов, сравнительный анализ по различным показателям деятельности банка - группам клиентов, банковским услугам, подразделениям и направлениям бизнеса, счетам доходов и расходов.

Быстрая отдача от внедрения системы

Автоматизация управленческого и финансового учета - достаточно долгий и трудоемкий процесс. Он неизбежно требует формализации бизнес-процессов, разработки регламентов и специализированного программного обеспечения. Однако, любой банк вряд ли будет согласен с тем, чтобы этот процесс затягивался на месяцы и годы. Всегда важно как можно быстрее получить первый практический результат.

Эта проблема решается в рамках предложенного подхода к автоматизации управленческого и финансового учета. На основе данных бухгалтерского учета, собранных и проконсолидированных комплексной системой поддержки управленческих и финансовых технологий, можно практически сразу реализовать анализ деятельности, внутренний контроль и аудит операций банка и его филиалов, а также согласованную подготовку внешней отчетности. Кроме того, если в результате сбора информации из филиалов уже на первых этапах внедрения системы удается получить сводную информацию о клиентах банка, то появляется возможность выполнять полноценный анализ клиентской базы многофилиального банка.

Как показывает практика, внедрение корпоративного Хранилища данных в Главной конторе банка занимает от одной до двух недель. За это время система устанавливается на сервере банка, адаптируются структуры хранения информации и процедуры их обработки под требования банка, выполняется установка приложений и клиентских рабочих мест, устанавливаются права доступа пользователей, обучается персонал банка работе с системой.

Далее, к Хранилищу данных последовательно подключаются системы автоматизации (АБС - в первую очередь) Главной конторы и филиалов банка. Сроки внедрения этой функциональности существенным образом зависят от вида систем автоматизации и качества данных в них. Но нередки случаи, когда на подключение к Хранилищу нового филиала требуется не более 2-3 дней.

По мере наполнения Хранилища информацией пользователи системы - бухгалтеры, экономисты, аналитики постепенно начинают ее использование - еще до момента подключения к Хранилищу всех источников информации и выверки данных. Это неудивительно, поскольку оказывается, что для получения какого-либо отчета или справки теперь требуется затратить гораздо меньше времени и усилий.

И наибольший эффект от внедрения системы возникает после перехода банка на ежедневную загрузку в Хранилище данных информации из всех систем автоматизации и внедрения технологии бухгалтерского контроля, системы подготовки и выпуска отчетов, экспресс-анализа деятельности филиалов.

Теперь, получив первый эффект от внедрения системы, можно переходить к углубленному решению задач управленческого и финансового учета, затем - к задачам планирования и комплексного управления деятельностью банка.