Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Bankir.ru

Автоматизация бюджетирования хозяйственных расходов: исполнение желаний

О критериях выбора приложения для управления затратами и о том, как они реализуются в приложении «Бюджет хозяйственных расходов», созданном специалистами компании Intersoft Lab.

В условиях общего снижения доходности финансовых операций на первый план выходит задача повышении прибыльности банковских продуктов и клиентов. Для ее решения предназначены специализированные ВРМ-приложения, которые помогают измерять реальную прибыльность, обеспечивать прозрачность и контроль расходования неоперационных бюджетов. Сложившаяся практика использования Excel-таблиц в качестве платформы для автоматизации сметного планирования и контроля сегодня уже перестает соответствовать потребностям банков. Об этом заявили сразу 3/4 банковских специалистов, принявших участие в ноябрьском вебинаре Intersoft Lab, посвященном практике автоматизации хозяйственного бюджетирования.

Налицо огромный потенциал для внедрения специализированных ВРМ-приложений для управления затратами. По сравнению с докризисными показателями число соответствующих проектов выросло в 2011 году в 3,5 раза, и эти темпы роста сохраняются в 2012 году. В частности, количество проектов внедрения приложения «Бюджет хозяйственных расходов», созданного специалистами компании Intersoft Lab, в текущем году возросло почти в 2 раза.

Предлагаем вашему вниманию экспресс-анализ соответствия приложения «Бюджет хозяйственных расходов» сформулированным на основании опроса участников вебинара Intersoft Lab типовым критериям выбора ИТ-продукта для поддержки управления затратами. В убывании приоритетов их можно разделить на следующие группы:

1) компетенции и опыт поставщика;

2) архитектура и функциональные возможности программного продукта;

3) подходы к интеграции приложения в ИТ-инфраструктуру банка;

4) адаптивность к специфике ведения бюджетирования и ИТ-ландшафту банка.

Компетенции и опыт поставщика

Компания Intersoft Lab занимается автоматизацией управления затратами более десяти лет. BPM-приложение «Бюджет хозяйственных расходов» эксплуатируется в более чем полутора десятках российских банков. Среди них: ОАО «ТрансКредитБанк», ОАО «Межрегиональный коммерческий банк развития связи и информатики» (Связь-банк), ЗАО «Русский Стандарт», ОАО «ОТП Банк», АКБ «Транскапиталбанк», ОАО АКБ «Еврофинанс Моснарбанк», АКБ «ВПБ» (ЗАО) и др.

Типовое внедрение тиражного приложения занимает от 4 до 6 месяцев.

Архитектура и функциональные возможности приложения

Приложение, разработанное в Intersoft Lab, реализует технологию коллективного планирования сметы хозяйственных расходов и капитальных вложений. Для согласования плановых заявок в нем предусмотрены функции электронного документооборота. С их помощью можно гибко настроить права пользователей на работу с плановыми заявками, а также (в соответствии с регламентом планирования, принятым в банке) регламент утверждения бюджетов. При этом можно реализовать любые модели планирования: сверху вниз, комбинированное планирование с установкой лимитов (вне системы), снизу вверх.

В приложении реализован оперативный автоматизированный контроль расходов. При вводе распоряжений на платеж система проверяет, не допущено ли превышение лимитов по статьям, по которым эти распоряжения заведены. Для автоматизации процессов согласования распоряжений на платеж используется встроенная подсистема документооборота, которая позволяет настраивать разнообразные схемы согласования документов.

Для работы с системой пользователям предлагается как клиентское Windows-приложение, устанавливаемое на ПК (так называемый «толстый клиент»), так и веб-интерфейс («тонкий клиент»). Пользователи удаленных подразделений, не имеющих онлайн-доступа к приложению, могут применять Excel-шаблоны для ввода плановых значений сметы. Данные из шаблонов можно загружать в приложение.

Количество пользователей, которые могут параллельно работать в системе – неограниченное. Крупнейшая на сегодняшний день инсталляция приложения «Бюджет хозяйственных расходов» охватила 400 рабочих мест.

Приложение поддерживает основные СУБД (Microsoft SQL Server и Oracle Database Server), что позволяет учесть предпочтения кредитных учреждений в отношении вычислительной платформы.

Интеграция в ИТ-инфраструктуру банка

Для контроля  исполнения сметы и подготовки план-фактной отчетности приложение «Бюджет хозяйственных расходов» обменивается данными с большинством учетных банковских систем (АБС ЦФТ, АБС «Новая Афина», АБС «Diasoft 5NT», АБС «RS-Bank», АБС «Банкир», АБС «Центавр-Омега» и др.). После согласования платежных поручений в приложении «Бюджет хозяйственных расходов» на их основе формируются платежные поручения для выгрузки в АБС. По совершении платежей документы оплаты загружаются в АБС, где выполняется их автоматическая квитовка с распоряжениями на платежи, иначе говоря, производится проводка совершенных платежей по статьям фактической сметы.

Приложение «Бюджет хозяйственных расходов» может интегрироваться не только с АБС, а, например, с учетными системами предприятий («1С:Предприятие»). Наше приложение успешно эксплуатируется в холдингах. Так, в одном из проектов Intersoft Lab оно автоматизирует хозяйственное бюджетное планирование и контроль в масштабах 14 коммерческих структур. Только 2 из них являются кредитными учреждениями, а в остальных учет ведется с помощью системы «1С:Предприятие».

Адаптация к специальным требованиям банка

Гибкие возможности BPM-приложения «Бюджет хозяйственных расходов» и опыт наших специалистов позволяют учесть индивидуальные особенности банков-заказчиков и воплотить в жизнь их пожелания.

Например, по требованию одного из банков-партнеров мы не стали реализовывать интеграцию с АБС, так как по сложившейся практике сотрудники бухгалтерии предпочитали формировать платежные документы только в АБС. Там был налажен выпуск из приложения персональных отчетов с перечнем акцептованных распоряжений на платежи. Бухгалтеры указывают номера распоряжений непосредственно в документах оплаты в АБС, а оттуда они загружаются в приложение «Бюджет хозяйственных расходов» для автоматической квитовки.

У другого банка-партнера к моменту старта проекта уже применялась технология согласования распоряжений на платежи на основе системы документооборота Lotus Notes. Поэтому по его требованию при внедрении приложения «Бюджет хозяйственных расходов» встроенная функция документооборота была отключена. Пользователи вводят и согласуют распоряжения на платеж в Lotus Notes, после чего согласованные распоряжения выгружаются в приложение «Бюджет хозяйственных расходов» для сверки с запланированными расходами. Результаты проверки возвращаются во внешнюю систему документооборота, где они акцептуются и после совершения платежа получают статус «Оплачено». Данные об оплате периодически выгружаются в приложение «Бюджет хозяйственных расходов» для учета фактического исполнения сметы и подготовки план-факт отчетности. Благодаря этому была сохранена привычная для пользователей технология ввода и согласования распоряжений на платеж, а руководство получило инструменты для контроля исполнения сметы.

Еще одно распространенное требование к приложению для бюджетирования – автоматическая генерация плановых заявок и распоряжений на платежи на основе графиков платежей по договорам. В нашей практике мы не раз сталкивались с ситуациями, когда при ведении договоров состав аналитических признаков ограничен, либо когда специализированная система для учета договоров в банке вообще отсутствовала. В этом случае вести реестр договоров с графиками платежей можно непосредственно в нашем приложении, где среди других есть возможность организовать работу по многоступенчатому согласованию договоров с помощью универсального инструмента документооборота.

Приложение «Бюджет хозяйственных расходов», созданное специалистами Intersoft Lab, предоставляет удобный интерфейс для администрирования, и таким образом дает возможность сократить часть расходов на внедрение. Например, в АКБ «Транскапиталбанк» после двух лет успешной эксплуатации системы в головном офисе и удаленных подразделениях банка, было принято решение тиражировать систему на филиальную сеть самостоятельно, без привлечения специалистов компании Intersoft Lab. Проектная команда выполнила настройку рабочего пространства участников бюджетного процесса, обеспечила необходимый комплекс организационно-технических мер для перехода к работе в режиме «одного окна» при согласовании хозяйственных платежей.