- 2012
К вопросу об автоматизации сметного планирования
Подборка ответов Intersoft Lab на вопросы банкиров, подготовленная М. Семеновым для Клуба экспертов на Bankir.Ru, посвящена ПО для планирования и контроля административно-хозяйственных расходов банка.
Автоматизация планирования и контроля административно-хозяйственных ресурсов в финансово-кредитных учреждениях была и остается «горячей темой».
Два моих прошлых выступления в «Клубе экспертов» были посвящены вопросам, связанным с управлением доходностью и построением собственно хранилища данных. На этот в центре внимания – автоматизация планирования и контроля административно-хозяйственных расходов (АХР) – тема, которая, несомненно, интересна для любого кредитного учреждения.
Во времена финансового кризиса 2008 года приложения для планировании и контроля АХР по понятным причинам были одними из самых востребованных. Сегодня, судя по участившимся публикациям о грядущих финансовых потрясениях, они снова находятся в фокусе внимания банкиров.
По нашему опыту, проекты построения BPM-системы (Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса) в банке довольно часто начинаются именно с внедрения приложения для сметного планирования и контроля расходования бюджета – в первую очередь потому, что они позволяют получить конкретный практический результат в обозримые сроки.
Не буду напрасно утомлять читателей общими словами, а перейду непосредственно к вопросам.
Вопрос: Когда, по вашему мнению, наступает тот момент, что банку просто необходимо внедрение приложение «Бюджет хозяйственных расходов»?
Ответ: Это очень тонкий и индивидуальный для каждого банка вопрос, но при этом, как нам кажется, все-таки можно выделить два основных признака, наличие которых дает основание задуматься о внедрении приложения.
1. Если возникла ситуация, когда руководство банка не получают четкой целостной картины, как расходуются средства, как можно оптимизировать хозяйственный бюджет и оперативно влиять на его исполнение.
2. Если появились сомнения в корректности расходования средств подчиненными, и при этом отсутствует возможность контролировать их действия.
Здесь стоит заметить, что использование электронных таблиц Excel в качестве инструмента формирования и контроля бюджета хозяйственных расходов не может обеспечить прозрачность процессов управления затратами. Excel-технологии не предусматривают функции коллективного планирования, требует большого объема «ручных» операций, отнимают слишком много времени на рутинную работу у высококвалифицированных специалистов планово-экономических служб.
На наш взгляд, если в банке присутствуют оба из указанных выше признаков, то можно смело говорить о том, что время пришло и что внедрение такого приложения, как «Бюджет хозяйственных расходов», просто необходимо.
Вопрос: Какие варианты планирования поддерживает приложение «Бюджет хозяйственных расходов»?
Ответ: Приложение поддерживает абсолютно любые варианты планирования. Среди них и «снизу вверх», и «сверху вниз», и так называемый «комбинированный» подход на основе лимитов – его, кстати говоря, очень часто используется на практике.
В первом случае («снизу вверх») обеспечивается реализация режимов планирования «от договоров» (базу договоров можно вести также в приложении), от плановых заявок, от нормативов, актов, счетов и других документов, платежи по которым должны быть осуществлены в плановом периоде. Сотрудники подразделений вводят их в систему, а потом на основании этих документов рассчитывается смета.
При планировании «сверху вниз» смету подготавливает планово-экономическая служба банка и сметообразующие подразделения.
В случае же «комбинированного» подхода руководство банка определяет лимиты расходов по группам статей верхнего уровня, а сметообразующие подразделения и филиалы формируют свои планы, устанавливая плановые показатели на основе своих потребностей и с учетом установленных лимитов.
Вопрос: Как в приложении реализовано нормативное планирование?
Ответ: Для этих целей в приложении предусмотрены специальные excel-шаблоны. Пользователи вводят в них те или иные плановые значения, и на их базе приложение автоматически формирует плановые заявки. Для каждого норматива задается свой шаблон, например: нормирование от площади, нормирование от филиальной сети и т. д. В шаблоне указываются сами нормативы, плановые значения и логика распределения затрат по статьям. В результате пользователь просто вводит в шаблон конкретные значения (например, количество командировок разных категорий для различных подразделений в поквартальной разбивке), и на отдельном листе шаблона формируются данные для плановой заявки, которая при загрузке данных из шаблона в приложение, будет автоматически сформирована и включена в бюджет.
Вопрос: Каким образом в приложении «Бюджет хозяйственных расходов» осуществляется учет подотчетных средств (счет 60308)?
Ответ: На данный момент реализованы два варианта решения данного вопроса. Какой из них использовать – зависит от текущего регламента проведения подотчетных платежей и их учета.
Первый вариант. В системе на всю сумму целиком вводится и выгружается в АБС заявка. В АБС по факту выгрузки заявки формируется расходно-кассовый ордер или платежное поручение. По факту возврата денег в системе вводится еще одна, корректирующая, заявка с отрицательной суммой, равной сумме возврата, которая проходит упрощенную цепочку согласования и также выгружается в АБС, где формируется приходно-кассовый ордер или платежное поручение.
Второй вариант вообще предполагает отказ от проведения подобных операций через заявки в системе, а данные по факту проведения платежей загружаются из АБС в приложение, где автоматически формируется факт.
Вопрос: Можно ли использовать денежную единицу, отличную от рубля, для планирования и исполнения бюджетов?
Ответ: И планирование, и исполнение бюджета может осуществляться в иностранной валюте. При этом все валютные суммы пересчитываются в рубли по справочнику валют. Справочник настраивается отдельно. Он может содержать самые разнообразные курсы, например: курс Банка России, плановый курс, фактический курс и т. д.
Вопрос: Какие аналитические разрезы поддерживаются в приложении?
Ответ: Приложение позволяет настроить любые аналитические разрезы, которые требуются банку. Можно задать, например, аналитику «Проект» или «Вид сметы» (капитальные вложения, текущие расходы, фонды). Как правило, типовой набор аналитик включает такие разрезы, как: «Подразделения – потребители затрат», «Центры затрат» (подразделение компании, отвечающее за подготовку и исполнение конкретного бюджета/сметы затрат), «Период планирования» (квартал, на который запланирован расход), «Контрагент», «Договор». Все аналитические разрезы представляют собой справочники, которые задаются на этапе внедрения приложения. Позднее, в ходе эксплуатации приложения, банк имеет возможность самостоятельно менять справочников.
Вопрос: Каким образом в приложении учитываются «внеплановые заявки»? Имеется в виду ситуация, при которой заявка проходит по конкретной статье бюджета, но сама заявка не была запланирована. Не получится ли так, что средства по этой заявке спишутся, а на запланированные заявки денег уже не хватит?
Ответ: Нет, не получится. Заявка в приложении – это не просто сумма по некоторой статье, это еще и определенный набор аналитик. Таким образом, при авторизации заявки проверяются не просто соответствие статьи и суммы заявки, но и соответствие аналитик заявки аналитическим данным, заложенным при планировании. В случае их несовпадения заявка опознается как сверхбюджетная и выводится соответствующее предупреждение. Дальнейшая судьба такой заявки зависит от конкретных настроек системы – она может быть запущена по той или какой-либо иной цепочке согласования или просто получить отказ.
Вопрос: Позволяет ли приложение корректировать бюджет?
Ответ: Разумеется! Предусмотрено два вида корректировок – квартальные и текущие. Первые позволяют корректировать бюджет по результатам квартала. Таким образом, в приложении могут быть корректировки второго, третьего и четвертого кварталов. Скажем, по результатам первого квартала банк по некой статье вышел за рамки бюджета, причем этот выход был обоснован и планируется, что перерасход сохранится и в последующие периоды. В этом случае делается корректировка бюджета, и соответствующая статья увеличивается на заданную сумму. После второго квартала ситуация вновь меняется, и оказывается, что заложенного ранее увеличения на поверку уже не требуется – добавляется новая корректировка, уменьшающая сумму по статье и т. п. При этом пользователи всегда могут просмотреть все варианты бюджета – как исходный, так и с корректировками каждого из кварталов.
Второй вид корректировок – «Текущие» – позволяет перебрасывать суммы между статьями прямо внутри квартала. Например, довольно часто при составлении бюджета создается отдельная статья – «Резерв» – и при необходимости пользователи, наделенные соответствующими правами, могут переводить средства с этой (либо, при наличии прав, и с любой другой статьи) на ту, по которой в данный момент возникла нехватка средств.
Вопрос: Квартал в качестве периода планирования – это фиксированное значение или возможно, скажем, помесячное планирование?
Ответ: Да, возможно. В ходе внедрения приложения банк сам выбирает период, который будет использоваться в системе в качестве «единицы планирования». Соответственно, исходя из сделанного выбора, строится дальнейшая логика работы – квартальные корректировки, версии бюджета и т. п.
Вопрос: Как в приложении реализуется секвестирование бюджета?
Ответ: На практике такая возможность используется крайне редко, однако приложение позволяет сокращать значения всех статей сметы на основании соответствующего коэффициента. Кроме того, предусмотрена функция блокировки отдельных статей, чтобы защитить их от изменений или настроить процедуру, на основании которой секвестрование будет выполнять «выборочно» – в рамках отдельных смет, проектов или статей.
Вопрос: Может ли приложение работать по методу начислений?
Ответ: Напрямую – нет. Приложение работает по кассовому методу. Однако существует возможность задать период разнесения для конкретной платежной заявки. Задав период разнесения, можно разбить один общий платеж по заявке на отдельные проводки в рамках соответствующего периода. Так, скажем, для оплаты аренды можно задать период разнесения «1 год» и приложение по одной заявке автоматически сгенерирует 12 месячных проводок. Для заявок по договорам с графиками платежей разнесение платежа осуществляется автоматически – на основе сравнения данных заявки и данных договора. Таким образом, приложение позволяет осуществить своего рода «эмуляцию» метода начислений.
Автор: М. Семенов