Как банку перейти на отечественный софт для управленческой отчетности

Табличные технологии выпуска управленческой отчетности в российских банках могут стать частью прошлого. Понимание ключевых аспектов автоматизации внутренних отчетов позволит своевременно перевести их подготовку на разрешенные программные платформы и исключить риски эксплуатации запрещенного ПО.

Еще недавно более 80% российских банков даже не рассматривали замену excel-таблицам для подготовки управленческой отчетности. Сегодня их финансовые департаменты задаются одними и теми же вопросами: как перевести процессы подготовки внутренней отчетности на отечественный софт, сколько это стоит и сколько времени потребует. Прежде чем отвечать на них, стоит разобраться, что представляет собой отечественная альтернатива таблицам для банковской отчетности.

Отечественная альтернатива электронным таблицам для управленческой отчетности

Многие годы российские банки отдают предпочтение excel-таблицам для подготовки управленческой отчетности по соотношению «цена-качество». Однако, это не отменяет минусов таблиц, связанных с высокой трудоемкостью ручной консолидации и обработки данных, сложностью сопровождения формул и макросов, проблемами с производительностью и проч. Эти недостатки ограничивают сегментность и детальность управленческих отчетов, ведут к непрозрачности финансовых показателей и задержкам в получении данных для принятия решений. Поэтому альтернативой табличным технологиям в передовых банках уже более двух десятилетий являются специализированные приложения на базе финансовых хранилищ данных (ХД).

Такие системы автоматизируют все этапы подготовки управленческой отчетности:

• Сбор данных бухгалтерского и оперативного учета из источников банка и их консолидацию в едином ХД.
• Разметку (классификацию) первичных данных аналитическими признаками – статьями управленческого учета, валютами, бизнес-направлениями и точками продаж, продуктами и прочей аналитикой – для сегментации отчетности.
• Перекладку (трансформацию) данных на статьи управленческого учета в нужных аналитических разрезах согласно разметке.
• Корректировки сегментированных значений по статьям с целью детализации объемов ресурсов, доходов и расходов, включая перераспределения (аллокации) расходов и учет трансферных доходов и расходов.
• Выпуск управленческого баланса и отчета о финансовом результате в заданной аналитике.

Специализированное управленческое ПО снимает большинство ограничений электронных таблиц.

Во-первых, оно многократно ускоряет самый непродуктивный этап составления любой банковской отчетности – сбор и консолидацию первичных данных. Это позволяет банку выпускать управленческие отчеты так часто, как это необходимо, в том числе ежедневно и даже в течение дня.

Во-вторых, встроенные в ХД инструменты контроля качества помогают очистить данные от ошибок и в итоге повысить доверие к отчетности.

В-третьих, готовые инструменты обогащения данных позволяют сократить время на массовую разметку первичных данных аналитикой и добиться нужной сегментации управленческой отчетности.

В-четвертых, финансовые службы могут без программирования создавать и перенастраивать правила классификации данных при изменении требований к отчетности. Вся история редактирования правил разметки данных сохраняется в системе. Это позволяет отслеживать любые модификации методики и корректно перевыпускать отчетность за прошлые периоды.

В-пятых, использование для повторяющихся управленческих корректировок тиражных механизмов расчета и специализированных приложений для аллокации расходов и вычисления трансфертной стоимости ресурсов существенно снижает трудозатраты на их внесение в отчетность.

Наконец, в отчетах, построенных на базе ХД, помимо привычного многомерного анализа можно детализировать любой показатель до уровня первичных данных, на основе которых он вычислен. Это обеспечивает максимальную прозрачность управленческой отчетности.

Сегодня в Реестре российского ПО для финансовой отрасли можно отыскать не менее семи приложений для автоматизации управленческой отчетности, два приложения для аллокации расходов и одно - для расчета трансфертных доходов и расходов. Единственная в Реестре комплексная платформа, покрывающая автоматизацию сразу всех задач подготовки управленческой отчетности, – RCPM-платформа «Контур» от компании «Интерсофт Лаб».

Поскольку поставщики предлагают достаточно разные по функциональности и опыту использования в банках ИТ-платформы, заказчики предпочитают те, что проверены отраслевой практикой.

Из открытых источников известно как минимум о пяти успешных внедрениях в российских банках тиражных систем управленческой отчетности, аллокации расходов и трансфертного управления ресурсами из Реестра за период с 2022 по 2025 гг. В том числе, отечественная версия платформы «Контур» на СУБД PostgreSQL с открытой лицензией и на коммерческой СУБД Postgres Pro с приложениями для подготовки управленческой отчетности и автоматизации аллокации расходов в 2025 году введена в промышленную эксплуатацию в двух российских банках.

Внедрение системы управленческой отчетности

Выделяют четыре основных этапа внедрения систем управленческой отчетности на базе тиражного ПО: формализация методики, подготовка данных, настройка ПО, приемо-сдаточные испытания.

1.     Формализация методики.

Стартовый этап проекта, в рамках которого осуществляется перекладка методических требований банка на язык ПО. Формализованная методика – это фактически техническое задание (ТЗ) на адаптацию готовой (тиражной) функциональности для подготовки управленческой отчетности согласно методике банка. Она гораздо детальнее бизнес-требований заказчика и ориентирована на использование конкретной программной платформы. Например, в требованиях банка к расчету управленческих корректировок за счет трансферных доходов и расходов обычно обозначают перечень финансовых инструментов и методы определения для них сроков фондирования. А ТЗ для трансфертов в терминах программного продукта уточняет, откуда взять и как отобрать данные по финансовым инструментам, чтобы применить к ним конкретный метод фондирования, по каким правилам автоматически заполнить входные параметры для каждого метода и т.д.

Формализация – самый ответственный этап проекта. Часто заказчикам кажется, что они дали исчерпывающие требования. Но при формализации практически всегда обнаруживаются «белые пятна», которые необходимо устранять. Искать методические решения приходится прямо в ходе проекта. Здесь особенно полезен опыт исполнителя, который может рекомендовать проверенные в разных банках подходы. Поэтому этот этап внедрения всегда реализует подрядчик.

В среднем для формализации методики управленческого учета на платформе «Контур» требуется 2-3 календарных месяца, методики аллокации расходов или методики расчета трансферных доходов и расходов – от 2 до 4 месяцев. На этот период в работу над проектом – для методических консультаций и согласования результатов формализации - серьезно вовлекаются сотрудники заказчика.

2.     Подготовка данных.

После формализации методики становится понятен состав первичных объектов и атрибутов данных, которые необходимо загружать в ХД для управленческой отчетности. В зависимости от методики это могут быть только данные бухгалтерского учёта или в дополнение к ним данные операционного учёта договоров.

Чтобы обеспечить управленческую отчетность нужными данными, необходимо:

1. Обследовать учетные системы банка и оценить, достаточно ли в них атрибутов для расчета значений по статьям управленческой отчетности и корректировок в заданной аналитике.
2. Разработать процедуры для извлечения нужных данных из систем источников (Extract), их трансформации (Transform) и загрузки (Load) в ХД. Обеспечить ежедневную загрузку данных в ХД.
3. Наладить контроль качества загружаемых данных и выработать комплекс организационных и технических мер по исправлению выявленных недостатков - неполноты, ошибок, несогласованности данных и проч. – на уровне систем-источников и процедур ETL.

Продолжительность этапа подготовки данных зависит от их состава, количества систем-источников банка и распределения работ по организации ETL между исполнителем и заказчиком. 2-3 месяца – стандартный срок разработки и отладки процедур загрузки минимально необходимого для управленческой отчетности набора данных бухгалтерского учета из АБС банка силами исполнителя. Расширение количества источников, загрузка данных по договорам, привлечение банка к выгрузке данных – все это ведет к увеличению продолжительности этапа подготовки данных.  

3.     Настройка ПО.

Управленческие приложения настраиваются в соответствии с формализованной методикой. На этапе внедрения чаще всего это делает исполнитель, а когда методика после передачи ПО в эксплуатацию меняется – заказчик. Поэтому одна из задач проекта – обучить специалистов заказчика, как настраивать управленческие приложения. Однако некоторые банки, располагающие квалифицированными специалистами, в проектах «Интерсофт Лаб» берутся настраивать управленческие приложения собственными силами при консультационной поддержке вендора.

Распределение работ внутри проекта и сложность методики – два фактора, от которых зависит продолжительность этапа настройки. Самый короткий путь – внедрение силами исполнителя. Несложную, с опорой на данные бухучета методику управленческого учета или расчета трансфертов опытный подрядчик сможет настроить за несколько недель. Упрощенная методика аллокации для разнесения расходов на центры прибыли потребует для настройки от нескольких дней до двух недель.

4.     Приемо-сдаточные испытания.

Задача приемо-сдаточных испытаний (ПСИ) – протестировать готовое ПО на соответствие бизнес-требованиям заказчика, устранить выявленные недостатки и подтвердить, что система готова для передачи в эксплуатацию.

Обычно ПСИ предполагают выпуск управленческой отчетности за несколько тестовых периодов на загруженных в ХД данных. Это позволяет сымитировать поведение пользователей при работе с ПО и проверить разные функциональные механизмы и возможности автоматизированной системы:

• перенастройку классификации данных для их трансформации в значения по управленческим статьям, внесение изменений в модель аллокации или в расчет трансфертных доходов и расходов для корректировки отчета о финансовом результате и др.,
• историзацию правил подготовки управленческой отчетности для ее выпуска по требованиям, действовавшим в разные периоды,
• анализ готовых отчетов и их выгрузку в офисные приложения и проч.

Часто заказчики в качестве критерия приемки заявляют совпадение отчета, выпускаемого системой, с подготовленным вручную эталоном. Это спорный подход. Ключевая задача автоматизации – снять ограничения, вызванные ручной технологией подготовки отчетности. Поэтому в большинстве случаев этот критерий не применим. Но даже когда методики ручной и автоматизированной подготовки отчетности совпадают, для выяснения причин расхождений необходимо детально исследовать процесс подготовки эталона. Это неудобно, а зачастую и невозможно, если отчет опирается не на первичные данные, а использует показатели, рассчитанные в разных подразделениях. Объективным критерием приемки является проверка соответствия работы системы формализованной методике подготовки управленческой отчетности.

Проведение ПСИ требует серьезного участия специалистов заказчика и занимает в среднем от 4 до 8 недель для каждой управленческой задачи.

Сколько стоит оцифровать подготовку управленческой отчетности

Бюджет проекта автоматизации управленческой отчетности складывается из стоимости:

• аппаратных мощностей,
• лицензий на системное ПО (ОС, СУБД и др.),
• лицензий на управленческое ПО,
• услуг по его внедрению.

Даже если не рассматривать аппаратную составляющую, ценовой коридор проектов автоматизации управленческой отчетности достаточно широк и зависит от многих факторов. Самый весомый – методическая сложность проекта. Она определяет расходы на прикладное ПО и услуги по его внедрению. Кроме того, на бюджет проекта окажет влияние:

• выбор системного ПО: с открытой лицензией или проприетарного,
• лицензионная политика конкретного вендора прикладного ПО,
• распределение работ по внедрению между банком и исполнителем.

Чтобы получить реалистичную оценку стоимости и сроков реализации проекта, прежде всего необходимо предоставить вендору методические требования к системе. Все остальное – предпочтения по СУБД, состав первичных данных для отчетности, объем участия заказчика в реализации проекта и проч. - опытный исполнитель уточнит сам. Для этого у поставщиков тиражного ПО обычно имеются специальные анкеты. Они могут содержать от 10 до 30 вопросов, в зависимости от состава автоматизируемых задач. На заполнение такой анкеты у банка уйдет 30-60 минут. Располагая методическими требованиями и ответами на вопросы анкеты, поставщик за 5-10 рабочих дней сможет подготовить бюджетную оценку проекта автоматизации управленческой отчетности и предварительный календарный план его реализации.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора ккомпании «Интерсофт Лаб»

Источник: Национальный банковский журнал (NBJ)