Управленческая отчетность без Excel

О ключевых причинах сменить электронные таблицы на отечественную систему управленческой отчетности и о том, как реализовать такой проект за 4-6 месяцев – в материале эксперта Intersoft Lab.

9 причин отказаться от электронных таблиц

Импортозамещение электронных таблиц Microsoft Excel неизбежность. Угроза информационной безопасности, отсутствие обновлений и техподдержки - сегодняшняя цена их использования.

Но необходимость замены таблиц не ограничивается только стремлением к импортонезависимости:

• Высокая трудоемкость сбора и обработки данных для отчетов - наиболее частая претензия в адрес электронных таблиц. Каждый раз на подготовку ежемесячной отчетности с помощью таблиц в банке среднего масштаба тратится не менее двух недель труда трех банковских специалистов.
• В таблицах Excel невозможно создать автоматические проверки корректности данных. Выверка собранных из разных источников данных производится вручную и зависит от квалификации конкретного аналитика. Это приводит к ошибкам в данных и к некорректным цифрам в отчетности.
• Если первичные данные в учетной систем изменились, данные в электронных таблицах автоматически не обновятся. Их придется перегружать полностью или вносить ручные правки, а это - существенные трудозатраты и риск внесения ошибок.
• Объем исходных данных для подготовки ежедневного управленческого баланса может составлять несколько млн записей, отчета о финансовым результате за год - несколько десятков млн записей. Открывать, обрабатывать и сохранять файл с таким числом строк не просто долго и неудобно, но может закончиться сбоем и потерей данных.
• Из-за высокой трудоемкости ручной обработки данных отчеты, как правило, выпускаются в «урезанном» составе аналитик: по статьям в разрезе ЦФО или точек продаж.
• При работе с данными - загрузке, дальнейшей модификации и пр. - нужно постоянно контролировать, не нарушены ли формулы. Ошибки в сложных формулах тяжело найти, а их результатом станут неверные отчеты.
• Электронные таблицы не хранят историю правок. Поэтому, чтобы фиксировать изменения в управленческой методике, придется создать и соблюдать систему ведения Excel-файлов, что зачастую неудобно.
• Если отчетность строится по агрегированным данным, полученным, например, от филиалов, то детализировать показатели в отчетах до уровня детальных данных невозможно.
• Чтобы получить агрегированный по времени отчет и другую ретроспективную выборку, требуется вручную копировать и сводить нескольких таблиц в одну, как следствие, в сводном отчете неизбежны ошибки.

9 бед, отечественный софт - единственный ответ

Обо всех перечисленных проблемах можно забыть, если отказаться от электронных таблиц в пользу автоматизированной системы управленческой отчетности. Для ее построения компания Intersoft Lab предлагает приложение «Управленческая отчетность», функционирующее на базе хранилища данных «Контур».

В составе автоматизированной системы управленческой отчетности хранилище данных отвечает за сбор, выверку, очистку, консолидацию и хранение первичных данных бухгалтерского или оперативного учета. Его архитектура оптимизирована для быстрой загрузки исходных данных из учетных систем. Ежедневная загрузка данных в хранилище может осуществляться по расписанию в автоматическом режиме, при необходимости можно организовать инкрементальную дозагрузку данных.

В хранилище встроены технические проверки загружаемых данных (на соответствие типов данных, связей между данными, заполнение обязательных полей, контроль дубликатов и др.) и обязательные «контроли» для выверки собираемых данных бухгалтерского учета (сверка остатков по лицевым счетам с остатками по балансовым счетам, контроль сходимости баланса по балансовым счетам и т.п.) и сверки данных бухгалтерского и оперативного учета (сверка остатков по балансовым и лицевым счетам с позициями договоров и др.). Могут быть подключены дополнительные бизнес-проверки качества данных. Они помогают подготовить данные к прикладной обработке и выпуску отчетности.

Приложение «Управленческая отчетность» отвечает за «перекладку» первичных данных, собранных в хранилище, в регистры управленческого учета в соответствии с методикой, принятой в банке. Для этого в нем предусмотрены специальные инструменты классификации. Они позволяют настраивать сложные алгоритмы «раскраски» исходных данных аналитическими признаками. По правилам классификации данные автоматически перекладываются на статьи управленческого учета в разрезе необходимых аналитик: по ЦФО, подразделениям, точкам продаж, банковским продуктам, клиентским менеджерам и пр. Если к началу рабочего дня данные в хранилище уже загружены, подготовка ежедневного управленческого баланса обычно занимает не более 20 минут, отчета о финансовом результате - не более 10 минут.

Для детализации объемов ресурсов, доходов и расходов по аналитике вычисленные значения по статьям управленческой отчетности уточняются с помощью корректировок. Пример простой корректировки - разнесение по аналитике расходов, которые в бухгалтерском отражены одной суммой на счете или проводке. В составе приложения «Управленческая отчетность» поставляется набор типовых корректировок. Можно разработать и подключить в приложение процедуры для выполнения специфичных для банка корректировок. Некоторые корректировки, в частности, аллокации расходов или учет трансфертных доходов и расходов, требуют сложных предварительных вычислений. Для них можно воспользоваться специализированными приложениями «Аллокации» и «Трансфертное управление ресурсами» из линейки «Контур». Первое позволяет настроить любые модели разнесения косвенных расходов на объекты учета - от простых до сложных многоуровневых и процессно-ориентированных. Второе автоматизирует различные алгоритмы расчета трансфертных доходов и расходов: по пулам счетов, счетам, сделкам.

В приложении поддерживается механизм drill-down - можно детализировать любой отчетный показатель вплоть до первичных данных, на основании которых он был рассчитан.

Все изменения, вносимые в настройки приложения, автоматически фиксируются, обеспечивая «аудиторский след». Другими словами, всегда можно увидеть, кто и когда внес изменения, чтобы при необходимости выяснить их причины. Если потребуется выпустить отчетность за прошлые периоды, приложение автоматически использует правила классификации, актуальные на заданном промежутке.

Как быстро заменить таблицы Excel

До недавних пор для банков, в которых объем первичных данных невелик, а методика управленческого учета оперирует 2-3 аналитиками, использование таблиц было оправданным выбором. Но в свете последних событий даже им пришло время отказаться от Excel-технологий.

Организациям, которые по разным причинам не готовы к масштабным проектам, Intersoft Lab предлагает пакет «Управление прибыльностью. Быстрый старт». С его помощью можно в короткие сроки - за 4-6 месяцев - и с минимальными затратами перевести подготовку управленческих отчетов из электронных таблиц в автоматизированную систему на базе финансового хранилища данных, апробировать ее функционал и оценить практические выгоды.

Методика подготовки отчетности для «быстрого старта» использует оптимизированный набор аналитик и алгоритмов для аллокации расходов и расчета трансфертных доходов и расходов. Она максимально приближена к моделям, которые используются банками для подготовки отчетности в электронных таблицах. Объем загружаемых в хранилище данных ограничивается требованиями оптимизированной методической модели. Это позволяет минимизировать сроки построения хранилища данных и настройки приложения.

Лицензия на пакет «Быстрый старт» включает только необходимые для поддержки оптимизированной модели компоненты. В реализацию всех этапов проекта максимально вовлекаются сотрудники банка. Благодаря этому достигается оптимизация бюджета проекта.

По итогам внедрения пакета «Управление прибыльностью. Быстрый старт» банк получает:

• отечественный софт для подготовки управленческой отчетности взамен иностранных таблиц,
• хранилище данных с моделью для финансовых организаций и встроенными механизмами проверки качества данных,
• приложения «Управленческая отчетность», «Аллокации», «Трансфертное управление ресурсами», функциональность которых уже на старте превосходит электронные таблицы,
• новое качество управленческой отчетности: дополнительные аналитические разрезы, детализация показателей, аллокации расходов, учет трансфертной стоимости ресурсов и др.,
• модернизированный процесс подготовки отчетности: автоматизированный сбор данных, сокращение сроков обработки данных и выпуска управленческой отчетности, аудиторский след и проч.,
• решение, открытое для масштабирования и развития, в том числе силами банка.

При необходимости банк может усложнить модель подготовки управленческой отчетности, расширить перечень собираемых в хранилище данных, увеличить состав аналитических разрезов, задействовать более сложные алгоритмы расчета аллокаций и др. В стратегической перспективе хранилище данных может стать платформой для автоматизации планирования и прогнозирования, управления ликвидностью и решения других задач управления банковской эффективностью.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора Intersoft Lab

Источник: Национальный банковский журнал (NBJ), рубрика «Аналитика и комментарии»