Публикации

Intersoft Lab в СМИ - истории успеха клиентов, интервью и мнения экспертов компании, обзоры рынка CPM

Чужие «грабли»: что надо знать про автоматизацию управленческой отчетности в банке

Почему задача автоматизации управленческой отчетности в банках до сих пор не решена, как избежать «долгостроя» в таких проектах и как перейти к управлению на основе данных - в материале эксперта Intersoft Lab

Автоматизация управленческой отчетности – непреходящая задача, которая востребована независимо от кризисов и потрясений. Ее пик в российских банках пришёлся на 2004-2006 гг. Сегодня эта задача, так или иначе, решается в каждом из них. Однако к качеству этих решений у заказчиков есть претензии. По данным мартовского опроса на сайте Ассоциации российских банков, в модернизации ПО для подготовки основных управленческих отчетов – управленческого баланса и управленческого отчета о финансовом результате – прямо сейчас нуждаются почти 55% кредитных организаций.

Технология подготовки управленческой отчетности хорошо известна и включает три этапа:

  1. Классификация. Первичные данные бухгалтерского или оперативного учета размечаются аналитическими признаками: статьями, ЦФО, банковскими продуктами и их группами, клиентскими сегментами и пр.
  2. Трансформация. По правилам разметки данные перекладываются на соответствующие статьи управленческого учета в разрезе аналитик.
  3.  Корректировки. Полученные значения по статьям уточняются для детализации объемов ресурсов, доходов и расходов по аналитике.

На основе рассчитанных данных готовятся управленческие баланс и отчет о финансовом результате.

Внедрение системы автоматизации управленческой отчетности дает много преимуществ:

  • Любую классификацию в ИТ-системе можно описать в виде правила. Правило отбирает и маркирует нужным признаком однотипные счета или сделки. С помощью правила можно автоматически разметить от одной до десятков тысяч записей. Настройка классификаций – регулярная задача финансовой службы, которая должна решаться без привлечения ИТ-специалистов. Например, на платформе «Контур» от компании «Интерсофт Лаб» для этого предусмотрен формульный механизм, ориентированный на пользователей без опыта программирования. Финансисты могут самостоятельно добавлять правила при открытии новых счетов или редактировать существующие, если меняется управленческая методика. За счет этого достигается необходимая маневренность и экономия времени на обогащение данных аналитикой.
  • ИТ-система хранит историю изменения правил классификации. Это дает возможность при необходимости повторить расчеты по действовавшим на любую прошлую дату правилам или выяснить причину некорректности в более раннем отчете.
  • Большинство корректировок управленческой отчетности носят повторяющийся характер, например, разнесение по аналитике расходов, отраженных в учете одной суммой. Некоторые корректировки, в частности, аллокации расходов или учет трансфертных доходов и расходов, требуют сложных предварительных вычислений. Их автоматизация позволяет не только сократить сроки подготовки управленческой отчетности, но и вывести ее качество на новый уровень.

Однако в большинстве российских банков до сих пор не используют перечисленные выгоды.

Согласно данным из открытых источников, среди инструментов автоматизации отчетности для финансовых служб доминируют электронные таблицы: их применяют 84% банков. Только 11% кредитных организаций выбрали отечественный софт, еще 5% эксплуатируют иностранные BI-инструменты, хранилища данных и собственные разработки на базе запрещенных сегодня технологических компонентов.

Причины такого выбора средств автоматизации внутренней отчетности легко объяснить.

С одной стороны, технология подготовки отчетности в западных организациях не включает этап трансформации, да и само понятие «внутренняя управленческая отчетность» там отсутствует. Поэтому иностранные вендоры не предлагают такой софт. Попытки интеграторов приспособить зарубежные BI-платформы для обогащения первички аналитикой и её перекладки в управленческие регистры – не более чем маркетинговая манипуляция с сомнительным финалом. Иностранные технологические компоненты, прежде всего СУБД, задействуются преимущественно при создании в банках ХД, для которых силами собственной ИТ-службы или на заказ разрабатываются прикладные механизмы, больше или меньше облегчающие подготовку отчетов.

С другой стороны, Excel-таблицы были первым и какое-то время единственным инструментом, который банки могли использовать для управленческой отчетности. Благодаря этому, а также своей доступности и серьезным инвестициям западного вендора в обучение будущих российских финансистов, они получили широкое распространение. Недостатки табличных редакторов связаны с высокой трудоемкостью сопровождения формул и макросов для обработки данных, с ограничениями производительности таблиц, с непрозрачностью расчетов и рисками зависимости от персонала. Но рассуждать о них теперь не имеет смысла. Время иностранного ПО, в том числе электронных таблиц, сочтено. На повестке дня вопрос об их замене на отечественный софт.

Появившиеся на банковском рынке гораздо позже таблиц прикладные решения для управленческой отчетности на базе хранилищ данных отечественной разработки успешно завоевали свое место в амбициозных методически продвинутых коммерческих банках. Там, где детальность и скорость подготовки отчетности критически важны для бизнеса. Где финансовый результат мониторят ежедневно не только по банку и ЦФО, но и сегментируют по точкам продаж, продуктам, клиентам, клиентским менеджерам и др. аналитике. Это позволяет утверждать, что у российских вендоров имеется качественная альтернатива табличным редакторам и заказным разработкам, использующим запрещенные иностранные технологии.

Практически половина – 47% – успешных внедрений в банках российского ПО для управленческой отчетности принадлежит отечественной компании «Интерсофт Лаб». Предлагаем банкам несколько практических советов, которые позволят обойти известные «грабли» внедрения хранилищ данных и приложений для управленческой отчетности и в короткие сроки обеспечить перевод подготовки внутренней отчетности банков на отечественные ИТ-платформы.

Совет: разворачивайте решение от простого к сложному

Внедрение управленческой системы на базе хранилища данных предполагает решение нескольких задач:

  • загрузку из учетных систем в хранилище первичных данных в объеме, достаточном для подготовки отчетности,
  • настройку ПО согласно методике управленческого учета банка,
  • доработку ПО для поддержки специфичных требований конкретного банка, прежде всего в части реализации корректировок.

Самый ресурсоемкий и длительный этап проекта – сбор данных. Если методика предполагает подготовку управленческой отчетности на основе данных бухучета с ограниченным атрибутным составом, то проект можно реализовать за 4-6 месяцев. Сроки автоматизации отчетности по договорам будут увеличиваться пропорционально количеству загружаемых в хранилище портфелей. Для отчетности с расширенной аналитикой потребуется дополнительное время на сбор недостающих атрибутов или выработку алгоритмов их автоматической генерации.

Чтобы сократить время ожидания первых результатов, целесообразно наращивать мощность управленческой системы постепенно. Для быстрого старта развернуть типовое решение для выпуска отчетности в ограниченной аналитике по данным бухгалтерского учета. Затем постепенно расширять состав собираемых данных и увеличивать детализацию отчетности, распределяя по времени инвестиции в проект и каждый раз получая новые выгоды от автоматизации.

Совет: не переносите табличные подходы в ИТ-систему

Замена таблиц означает отказ от привычной технологии подготовки отчетности. Например, в таблицах аналитику для каждой новой записи проставляют руками, а в ИТ-системе автоматически срабатывает однажды написанное правило классификации. Сотрудникам банка надо принять, что технология работы поменялась, и теперь для разметки данных аналитикой надо научиться писать правила и следить за их актуальностью.

По опыту, перестройка сложившихся годами процессов дается нелегко. Часто банки требуют приблизить работу ИТ-системы к знакомой технологии, например, наладить выгрузку собранных в хранилище данных в таблицы, чтобы привычно размечать данные руками, а потом снова загружать их в хранилище.

Важно помнить, что реализация подобных решений обесценивает все эффекты автоматизации, ставит подготовку отчетности в зависимость от конкретных сотрудников и добавляет ошибок. Не следует переносить табличные подходы в ИТ-систему, это – шаг назад, а может и не один.

Совет: трансформируйте управленческие процессы, чтобы принимать решения на основе цифр

Автоматизация подготовки управленческой отчетности – стартовый этап модернизации внутренних процессов банка посредством интеграции в них цифровых технологий. Не стоит останавливаться на достигнутом.

Продолжением может быть, например, внедрение ПО для аллокаций расходов и вычисления трансфертных доходов и расходов. В результате банки получат детализацию отчетных показателей, которой невозможно добиться в таблицах.

Еще один возможный этап цифровой перестройки управленческих процессов – переход к скользящему мониторингу финансового результата за счет внедрения современных инструментов прогнозирования состояния банковских портфелей. Он откроет банкам возможности для анализа будущего финансового состояния и проактивного управления достижением финансовых целей.

Так, шаг за шагом сложившиеся управленческие процессы будут трансформироваться и качественно улучшаться, а управленческая отчетность – становиться основой для принятия всё большего количества решений на основе цифр, а не опыта и интуиции менеджеров. Благодаря последовательному внедрению подходов к управлению на основе данных аналитическая трансформация банков постепенно станет реальностью.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

Источник: CFO Russia, рубрика "Блоги"