Откажитесь от Excel для бюджетирования

10 причин положить конец использованию электронных таблиц и внедрить отечественный софт для планирования и контроля бюджета хозяйственных расходов – в материале эксперта Intersoft Lab.

До сих пор 9 из 10 российских банков готовят бюджеты в электронных таблицах Microsoft Excel. Но они, как и другое иностранное ПО, несут угрозу безопасности банковских данных и подлежат импортозамещению.

К тому же, Excel-таблицы – не лучший выбор для бюджетирования:

• Excel не предназначен для коллективной работы с бюджетными документами: организовать правильную последовательность их согласования внутри организации очень сложно. Обычно создают несколько версий каждого документа для разных сотрудников, а потом «сводят» изменения в один документ. Это чревато путаницей и потерей данных.
• Даже при последовательной работе разных сотрудников с одним бюджетным документом высок риск его «испортить» – любой пользователь может изменить буквально все: структуру таблиц, формулы, сами данные.
• Электронные таблицы не хранят историю правок – все изменения в статьях расходов остаются «на совести» пользователей. Невозможно установить, кто и когда откорректировал «спорную» цифру.
• Планировать бюджет в таблицах неудобно даже в разрезе 4-5 аналитик: приходится добавлять дополнительные колонки и/или применять иерархические или сводные таблицы. Это в разы усложняет работу. А для тех, кому необходимо использовать 10 и более аналитик, задача становится практически нерешаемой.
• Консолидировать данные бюджетных документов и их версий приходится вручную; как следствие, в итоговых данных неизбежны ошибки.
• В электронных таблицах отсутствуют механизмы контроля соблюдения регламента работы с документами. В результате бюджетирование превращается в непрозрачный, слабоуправляемый процесс.
• Для контроля расходов приходится вручную сверять суммы в распоряжениях на платеж с плановыми данными. При большом количестве платежей оперативный мониторинг расходования средств просто невозможен.
• Чтобы выпускать план-факт отчетность, нужно наладить выгрузку фактических данных из учетных систем и вручную переносить их в таблицу с планом, а при несовпадении аналитик в «плане» и «факте» приводить их к единому формату и вносить корректировки.
• Большие таблицы медленно открываются и сохраняются, а расчеты занимают продолжительное время. Помимо неудобства от длительного ожидания это может закончиться сбоем в работе системы и потерей данных.
• Систему на базе таблиц сложно развивать – сами ее разработчики через какое-то время не вспомнят ее внутреннее устройство, а вести документацию, как правило, не принято.

Все эти проблемы отсутствуют в специализированном ПО для бюджетирования. Примером такого ПО является приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от российской компании Intersoft Lab. Приложение внесено в реестр российских программ для ЭВМ и баз данных и рекомендовано для импортозамещения.

Приложение автоматизирует полный цикл хозяйственного бюджетирования, включая планирование бюджета, оперативный контроль его расходования, фактический учет и план-факт анализ затрат. В его составе поставляются два автономных модуля – для поддержки сметного планирования и для реализации контроля и учета исполнения бюджета. Это дает возможность автоматизировать эти процессы в любой последовательности, начиная с того, где электронные таблицы справляются хуже.

Модуль планирования позволяет вести подготовку бюджета АХР в разрезе любого набора аналитик. С его помощью можно поддержать принятую методику планирования: от потребляющих подразделений, от договоров, на основании бюджетов сметообразующих подразделений, или интегрировать эти подходы в одной бюджетной кампании. При этом значения по статьям бюджета можно заполнять данными из заявок подразделений или договоров автоматически в отличие от таблиц, где возможности пользователя ограничены ручным вводом значений в ячейки.

Для поддержки коллективной работы с заявками и другими бюджетными документами в интерфейсах модуля может работать неограниченное число пользователей, наделенных соответствующими правами. Это существенно ускоряет проведение бюджетной кампании.

Все изменения, вносимые в статьи расходов, автоматически фиксируются, обеспечивая «аудиторский след». Другими словами, всегда можно разобраться, как в итоговом бюджете появилась та или иная цифра, кто ее автор и пр.

Для согласования заявок и бюджетных документов используется встроенный электронный документооборот (ЭДО). С его помощью можно задать необходимые маршруты для их согласования и визирования, назначить пользователям права на доступ к этапам документооборота, определить, какие операции с заявками и бюджетными документами они могут выполнять, к каким аналитиками иметь доступ и пр. Все это делает процесс бюджетного планирования прозрачным для всех участников, упорядоченным и управляемым. В любой момент можно определить статус документа: на каком этапе согласования он находится, кто и когда его уже согласовал, чья виза ожидается и т.д. Это помогает своевременно отслеживать отклонения от бюджетного регламента и оперативно устранять нарушения.

В составе модуля поставляется готовая функциональность для внесения ежеквартальных корректировок в план: секвестирования, допланирования, перераспределения расходов. С помощью текущих корректировок можно «перебрасывать» суммы между статьями и аналитиками внутри квартала. Все операции по настройке конкретной корректировки, их запуску и пр. осуществляются в визуальных интерфейсах, без программирования.

В модуле предусмотрена возможность планировать резервы на непредвиденные расходы, чтобы затем, на этапе исполнения сметы, было можно осуществлять платежи за счет резервов и платежи «сверх бюджета».

Реализована автоматическая консолидация бюджетных документов в сводные бюджеты в разрезе необходимых аналитик. Это исключает ошибки ручной консолидации, экономит время на их поиск и исправление.

Модуль контроля исполнения бюджета предназначен для работы с распоряжениями на платежи и учета фактически совершенных оплат. Распоряжения могут заполниться вручную, автоматически генерироваться по заключенным договорам, загружаться из внешних источников и пр. При вводе распоряжения на платеж автоматически проверяется, не допущено ли превышение остатков по статьям, по которым эти распоряжения заведены, с учетом сделанных платежей и резервов. Это гарантирует, что расходование средств будет вестись строго в соответствии с утвержденной сметой АХР.

Для автоматизации процессов согласования распоряжений на платеж используется ЭДО. С его помощью настраиваются маршруты согласования документов и контролируется их соблюдение. Для расходов «сверх бюджета» и крупных платежей можно также задать схемы согласования платежей «по запросу» –  для получения дополнительных виз руководителей. Все это ускоряет процесс согласования, повышает бюджетную дисциплину и эффективность контроля расходов.

Для передачи информации о необходимости выполнить платежи, а также для последующего учета исполненных платежей и формирования план-факт отчетности в модуле предусмотрены шлюзы для интеграции с учетными системами, эксплуатируемыми в банке. Для этого настраивается автоматическая передача в АБС данных платежных поручений, сформированных в модуле по согласованным распоряжениям на платежи, а из АБС – данных об оплате и автоматическая квитовка распоряжений на платеж с фактическими платежами. На основании последних автоматически рассчитывается фактическая смета. В результате план-факт отчетность, отчеты по динамике бюджета расходов и другие отчеты могут быть получены из системы бюджетирования оперативно – по первому требованию.

В заключение добавим, что приложение защищено от «несанкционированных действий» со стороны пользователей. Вносить изменения в его настройки: подключать новые рабочие места и пользователей, настраивать формы бюджетных документов и цепочки их согласования, конфигурировать пользовательские меню и пр. – могут только сотрудники банка, наделенные соответствующими правами. За развитие ИТ-решения отвечает его поставщик, а заказчику предоставляется комплект документации по работе и администрированию системы.

Архитектура приложения выбрана таким образом, чтобы обеспечить оптимальное быстродействие при выполнении ресурсоемких операций, таких как консолидация, и высокий отклик при одновременной работе пользователей. Крупнейшая на сегодняшний день инсталляция – порядка 2000 рабочих мест.

Автор: Максим Астахов, руководитель коммерческого офиса Intersoft Lab

Источник: CFO Russia, рубрика "Блоги"