Откажитесь от таблиц для управленческой отчетности

Как экономить на подготовке управленческих отчетов миллион рублей в месяц, рассказывает эксперт Intersoft Lab.

Электронные таблицы настолько популярный инструмент у сотрудников финансовых служб банков, что их применение не ограничивается только прямым назначением - анализом данных. Нередко они используются для решения смежной задачи - сбора и обработки исходных данных при подготовке управленческой отчетности.

Управленческая отчетность (УО) - зонтичный термин, трактовок которого не сосчитать. В этой колонке речь пойдет о двух основных формах УО, которые готовят в каждом банке - управленческом балансе (УБ) и управленческом отчете о финансовом результате (УОФР). Ее цель - разобраться, почему электронные таблицы не всегда являются подходящим инструментом для их подготовки.

Особенности подготовки управленческой отчетности

В общем виде подготовка управленческой отчетности сводится к тому, что первичные данные бухгалтерского или оперативного учета по определенным правилам классифицируются, то есть размечаются необходимыми аналитическими признаками: статьями, ЦФО, подразделениями, точками продаж, банковскими продуктами, клиентскими менеджерами и пр. Затем на основе этих признаков размеченные данные переносятся на определенные статьи управленческого учета в разрезе аналитик, к которым применяются корректировки.

Назначение корректировок - уточнить значения по статьям управленческой отчетности, рассчитанные в результате классификации. Это требуется, например, когда в бухгалтерском учете некоторые расходы, допустим, оплата мобильной связи, отражаются одной суммой на счете или проводке. Их нужно в определенной пропорции разнести на нескольких объектов учета, обычно ЦФО или клиентских менеджеров, и представить в отчетности.

На базе полученных данных формируется УБ и УОФР.

Большинство правил классификации и корректировок меняются нечасто. Например, если модифицируется финансовая структура, это необходимо отразить в справочнике ЦФО, а затем перенастроить правила маркировки лицевых счетов признаком ЦФО. Значимой переменной частью в правилах являются новые счета - они открываются постоянно и требуют внесения соответствующих изменений.

Ограничения электронных таблиц

Исходные данные бухгалтерского учета - значения остатков и оборотов на лицевых счетах, проводки по лицевым счетам и значения позиций по договорам - представляются в электронных таблицах в виде записей. При подготовке ежедневного управленческого баланса объем исходных данных может составлять несколько миллионов записей, при подготовке управленческого отчета о финансовом результате за год – уже несколько десятков миллионов записей.

Чтобы ускорить подготовку отчетности и снизить трудозатраты, сотрудники финансовых служб разрабатывают шаблоны электронных таблиц с встроенными формулами и макросы. Но внесение изменений в правила классификации, реализованные с их помощью, занимает существенное время. В его отсутствие часть расчетов продолжает выполняться вручную, а отчеты выпускаются в «урезанном» составе аналитик: по статьям в разрезе ЦФО или точек продаж. Изменение плана счетов, добавление новых аналитик, корректировок, и пр. сопряжены со значительными трудозатратами, и нередко от них вынужденно отказываются.

4 главных преимущества автоматизации подготовки управленческой отчетности

Существенные сроки и трудоемкость подготовки управленческой отчетности, сложности с поддержкой методических изменений – главные претензии к табличной технологии. Поэтому, если электронные таблицы перестали справляться, стоит задуматься о переходе к специализированному программному обеспечению. В банках, где управленческая отчетность чаще всего готовится на основе данных из различных систем-источников, для подготовки управленческой отчетности целесообразно выбирать специализированные приложения на основе хранилищ данных.

Чем автоматизированная система управленческой отчетности лучше табличного процессора?

Во-первых, повторим, в основе такой системы находится корпоративное хранилище данных. Его архитектура оптимизирована для быстрой загрузки исходных данных из учетных систем, выполнения расчетов на больших объемах данных и быстрого извлечения данных для выпуска готовых отчетов. Например, если к началу рабочего дня данные в хранилище актуализированы, то расчет данных для ежедневного УБ занимает, как правило, не более 20 минут, УОФР - не более 10 минут.

Во-вторых, для настройки правил классификации данных бухгалтерского и оперативного учета недостающими аналитическими признаками в системе предоставляются специальные интерфейсы. Встроенный формульный механизм, который может быстро освоить бизнес-пользователь даже без опыта в программировании, позволяет создавать сложные алгоритмы «раскраски» исходных данных. Система обеспечивает многопользовательской режим работы с правилами классификации, сразу несколько сотрудников финансового департамента могут настраивать новые правила, например при открытии новых счетов, изменять существующие – для внесения методических изменений - и т.п. За счет этого снижается время на подготовку отчетности.

В-третьих, можно задать правила для автоматического расчета корректировок и сохранить их в специальном справочнике, что позволяет существенно сократить время на их выполнение в последующих отчетных периодах.

В-четвертых, с помощью интерфейсов классификации можно не только оперативно отражать «локальные» изменения в методике подготовки отчетности, но моделировать более значимые методические изменения, чтобы совершенствовать управленческую модель банка.

Наконец, львиная доля трудозатрат при «ручной» подготовке отчетов приходится на сбор и обработку исходных данных. За счет автоматизации сбора данных в хранилище экономия на одном цикле подготовки управленческой отчетности только на данных бухучета может достигать 1 млн руб. И окажется еще выше, если использовать данные договоров.

Подробнее о преимуществах можно узнать, познакомившись с проектным опытом компании Intersoft Lab.

Электронные таблицы: возвращение к истокам

Означает ли переход к специализированным системам закат табличной технологии как инструмента для подготовки управленческой отчетности? Вовсе нет.

Если объем первичных данных невелик и используется несложная методика управления прибыльностью с несколькими аналитиками: статья управленческого учета и ЦФО - а ее развитие не планируется, электронные таблицы – оправданный выбор.

Если же банку объективно необходим более сложный инструментарий, чем табличный процессор, в архитектуре системы отчетности на базе хранилища данных электронные таблицы можно задействовать для представления рассчитанных УБ и УОФР и использовать как проверенный BI-инструмент для анализа управленческих показателей.

Автор: Максим Астахов руководитель коммерческого офиса компании Intersoft Lab

Источник: FD.ru