Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

National Business

Можно ли повысить эффективность финансовой службы с помощью систем бизнес-аналитики?

Жизнеспособность предприятия, его финансовая устойчивость и прибыльность во многом определяются качеством финансового управления. Роль финансового менеджмента в современных условиях возрастает. Сегодня это комплексное управление финансовой деятельностью предприятия, направленное на то, чтобы сохранить и преумножить эффект от основной деятельности, нивелировать финансовые риски и поддерживать постоянную платежеспособность.

Основными направлениями деятельности финансовой службы являются: управление денежными потоками, бюджетирование и контроллинг, бухгалтерский учет, отчетность (как регуляторная, так и управленческая); оценка и контроль эффективности деятельности предприятия в целом и его отдельных бизнес-единиц.

Как повысить эффективность финансовой службы, являющейся типичным центром управленческих затрат? Есть два пути. Первый путь простой и очевидный - необходимо снизить управленческие затраты. Сделать это проще всего, сократив трудоемкость выполняемых финансистами операций. Второй путь менее прямолинейный – необходимо повысить качество управленческих решений, а также оперативность реагирования на внешние и внутренние инциденты, такие как изменение законодательства и рыночной конъюнктуры, изменение платежеспособности контрагентов, слияния-поглощения компаний и др. Финансовая служба должна стать не просто собирателем данных, не просто быстро и безошибочно осуществлять платежи и готовить отчетность, но и стать драйвером роста бизнеса компании.

Начнем с очевидного. На рис. показаны задачи, которые отнимают больше всего времени и привлекают наибольшее внимание CFO[1]. Как видно, рейтинг наиболее трудоемких задач возглавляет задача анализа эффективности бизнес-единиц предприятия (ее выделили более 60% CFO), далее следуют стратегическое планирование (примерно 50%), отчетность о товарных остатках, финансовая отчетность, риск менеджмент, управленческая отчетность.

Высокая трудоемкость этих задач обусловлена, в первую очередь, сложностью получения необходимых данных, их низкой достоверностью и несогласованностью, а также использованием «непрофильного» программного обеспечения для подготовки данных и их анализа. По данным исследования, проведенного компанией PwC совместно с Клубом CFO[2], электронные таблицы Excel остаются основным инструментом для обработки данных, подготовки отчетности, планирования и бюджетирования примерно для 70% предприятий. Среднестатистические финансовые службы тратят от 20 до 50% рабочего времени на сбор необходимых данных. В то время как продвинутые команды, применяющие современные ИТ-инструменты – только 5%. Неоправданно высокие временные затраты приходятся даже на такую, казалось бы, стандартную задачу, как закрытие учетного периода. Только 20% предприятий делают это за 1-3 дня, каждому четвертому предприятию для этого требуется более 7 рабочих дней. Процесс бюджетирования, требующий консолидации бюджетов, многочисленных корректировок и согласований затягивается у половины предприятий на два месяца и более. Следует отметить, что эта статистика очень медленно меняется в лучшую сторону.

Сократить время выполнения наиболее трудоемких задач помогут специализированные ИТ-решения – инструменты бизнес-аналитики на основе финансового хранилища данных. Такие решения принято относить к классу CPM (Corporate performance management) систем – систем для управления эффективностью бизнеса. Они поддерживают такие функции как:

·         Финансовая консолидация – т.е. сбор единое хранилище данных (ХД), всех необходимых для последующей обработки финансовых данных (данных бухгалтерского и оперативного учета, необходимых внешних данных, включая котировки валют, нормативные показатели, цены, в том числе трансфертные). Функция консолидации особенно важна для предприятий со сложной организационной и финансовой структурой, многофилиальных предприятий и холдингов. Особое внимание следует обратить на обязательное обеспечение качества переносимых в хранилище данных. Перед загрузкой в ХД данные проходят обязательные проверки на согласованность и бизнес-консистентность. Вся последующая работа ведется с единым источником качественной финансовой информации, упрощается и ускоряется доступ к данных. Только за счет экономии времени на сбор данных эффективность финансовой службы может быть повышена от 4 до 10 раз (по оценкам PwC).

·         Сверки и управление закрытием учетных периодов - подтверждение достоверности сальдо и оборотов по счетам бухгалтерского учета, выполнение межформенного контроля, выявление ошибок в первичных учетных данных. При этом сокращаются затраты на поиск и исправление ошибок (которые, по оценкам компании Intersoft Lab, зачастую сопоставимы с затратами на получение исходных данных).

·         Формирование финансовой отчетности - т.е. отчетности, полученной по данным бухгалтерского учета для регуляторов, инвесторов и менеджмента всех уровней. При этом обеспечивается поддержка регуляторных требований по предоставлению отчетности. Отчетность формируется в автоматическом режиме и требует привлечения специалистов финансового департамента только на этапе контроля прототипа готового отчета. Эффект – сокращение сроков подготовки отчетности и повышение ее качества.

·         Формирование управленческой отчетности – т.е. расчет показателей управленческого учета по методике предприятия. Попутно может выполняться обогащение учетных данных дополнительными аналитическими признаками, выполнение корректировок финансового результата. Финансовый департамент получает управленческий баланс, отчет о прибылях и убытках и все необходимые управленческие отчеты с возможностью детализации любого показателя до первичных учетных данных и с возможностью представления данных в определяемых учетной политикой аналитических разрезах. Эффект – сокращение сроков подготовки отчетности и повышение ее информативности для менеджмента всех уровней.

·         Анализ доходности – т.е. анализ прибыльности с применением моделей трансфертного управления ресурсами, аллокаций накладных расходов, функционально-стоимостного анализа. Применение адаптированных для предприятия моделей позволяет оперативно решать наиболее трудоемкую задачу финансистов - оценивать рентабельность подразделений, а также при необходимости продуктов и продуктовых групп, бизнес-направлений, клиентов и пр., вычислять себестоимость процессов предприятия.

·         Бюджетирование и финансовое планирование – т.е. коллективное планирование бюджетов, планирование бизнес-деятельности и хозяйственной деятельности, автоматическое согласование и консолидация планов. Эффект от реализации этой функции выражается в сокращении длительности цикла планирования, получения более реалистичных и обоснованных планов.

И в заключении несколько слов о втором пути повышения эффективности. CPM-решения не просто ускоряют выполнение базовых операций, но и открывают ранее недоступные аналитические возможности за счет повышения гранулярности собираемых исходных данных и использования специальной информационной модели. Осуществляется переход от плоского двумерного представления финансовых данных к их многомерному представлению. Накопление в хранилище данных исторической информации обеспечивает возможность отслеживать динамику показателей, и использовать мощный инструментарий прогнозной аналитики. Качество управленческих решений и оперативность их принятия естественным образом повышается, поскольку рутинные операции сбора данных, расчета показателей, выверки результатов не будут отнимать время, позволяя сотрудникам финансовой службы во главе с CFO сосредоточиться на главном – анализе данных. Оперативность представления и детальность управленческой отчетности обеспечат быструю и адекватную реакцию на внешние и внутренние изменения.

Финансовые менеджеры осознают роль ИТ в обеспечении их профессиональной деятельности. 84% CFO считает автоматизацию основным способом повышения эффективности финансовой службы.



Автор: Морозова Ольга эксперт компании Intersoft Lab, к.т.н., доцент кафедры «Бизнес-информатика» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации
Источник: National Business