Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

FD.ru

Что такое CPM-система и зачем она нужна финансовому директору

Что такое CPM-система и зачем она нужна

Профессиональная деятельность финансового директора сегодня немыслима без информационных технологий. Последние два-три года одна из популярнейших тем в публикациях по ИТ-проблематике – бизнес-аналитика. Что скрывается за этими двумя словами, почему они так популярны и, самое главное, чем они могут быть полезны финансовому департаменту?

Понятие бизнес-аналитика используется для обозначения отдельного класса ПО. Термин был придуман зарубежными исследовательскими компаниями и в оригинале звучит как business analytics. Существует достаточно много определений, что такое бизнес-аналитика, но, по сути, все они сводятся к следующему: это аналитические ИТ-инструменты, которые позволяют преобразовать исходные, «сырые», данные в значимую для бизнеса информацию, на основе которой можно принимать обоснованные управленческие решения, направленные на повышение эффективности бизнеса.

Бизнес-аналитика – достаточно широкий сегмент ПО, он представлен ИТ-инструментами, различающимися как по своим возможностям, так и стоимости. На одном его полюсе – применительно к сфере деятельности финансовых менеджеров - находятся электронные таблицы Excel, а на другом – более сложные решения, такие как системы класса CPM (Corporate/Business Performance Management - системы для управления эффективностью корпорации/бизнеса). Если достоинства и ограничения электронных таблиц хорошо известны, то о CPM-продуктах стоит сказать чуть подробнее.

Отличительная их особенность – наличие в их составе централизованного источника данных, говоря профессиональным языком, хранилища данных. Хранилище обеспечивает сбор, выверку и консолидацию первичной финансовой информации, поступающей из различных источников – учетных систем, ERP-систем и даже отдельных Excel-файлов. В этом смысле хранилище служит источником выверенной и непротиворечивой информации. На ее основе с помощью специализированных приложений можно автоматизировать различные задачи, такие как финансовое планирование и бюджетирование, подготовку разнообразной отчетности: финансовой (МСФО), управленческой отчетности, аналитической и пр.

В зарубежных компаниях CPM-системы - востребованный инструмент у финансистов. Например, согласно опросу финансовых директоров, который ежегодно проводит исследовательская компания Gartner, эти приложения занимают верхнюю строчку в списке приоритетных ИТ-направлений для инвестирования. По данным другой аналитической организации – PBM Partners, их применение позволяет компаниям упростить доступ к информации, сократить сроки подготовки планов, уменьшить количество ошибок в данных (см. рис. 1).

Рисунок 1. Рейтинг выгод от внедрения CPM-систем в иностранных компаниях (результаты опроса BPM Pulse 2016 компании BPM Partners, июль 2016 г.)

Если обратиться к российскому рынку, то, как показывает анализ данных открытых источников, CPM-системы пока развертывались преимущественно в крупнейших компаниях, а в отраслевом разрезе – в банках, предприятиях ТЭК и торговых сетях. Преимущества этих ИТ-решений для бизнеса компаний в целом схожи с теми выгодами, о которых говорили представители западных организаций в опросе PBM Partners (см. рис. 2).

Рисунок 2. Рейтинг выгод от внедрения CPM-систем в российских компаниях (результаты анализа данных открытых источников компании Intersoft Lab, июль 2016 г.)

Чем CPM-система поможет финансовому директору

Теперь, когда выгоды для бизнеса очевидны, а причины популярности этих систем понятны, попробуем разобраться, как они могут помочь финансовым директорам справиться со сложностями и вызовами, которые их ожидают в ближайшие годы. Чтобы ответ не показался излишне абстрактным, обратимся к рейтингу вызовов-2016, стоящих перед финансовыми руководителями (см. рис. 3).

Рисунок 3. Наибольшие вызовы для финансового директора в ближайшие 1-2 года (результаты опроса DNA of a Finance Director компании Hays)

Рассмотрим каждый из этих вызовов подробнее.

Увеличение объемов работы по подготовке внутренней отчетности на фоне сокращения штата

Делать большее меньшими силами - лейтмотив сегодняшнего дня. Применение CPM-систем может снять нагрузку с сотрудников финансового департамента по формированию финансовой, управленческой и риск-отчетности, которую в сегодняшних условиях требуется готовить чаще и детальнее. Как правило, основные трудозатраты при подготовке различных видов внутренней отчетности связаны со сбором, выверкой, консолидацией и обработкой первичных данных. По разным оценкам, при использовании электронных таблиц на эти рутинные операции может уходить до 80% усилий по подготовке отчетности. В зависимости от величины компании отчетный период может составлять от нескольких недель до полутора месяцев. Основная экономия достигается за счет перевода указанных задач в автоматизированный режим: данные автоматически выгружаются из бухгалтерских и учетных систем в хранилище, где выполняются сверочные процедуры для контроля их качества и исправления выявленных несоответствий и ошибок, а также консолидация. Благодаря этому полностью устраняются нестыковки и пробелы в данных, порожденные человеческим фактором, вызванные ошибками в работе учетных систем и прочими факторами, а сроки подготовки данных многократно сокращаются и составляют от нескольких часов до пары дней.

Частая смена рыночного курса компании

В условиях турбулентной экономики компаниям приходится оперативно реагировать на меняющиеся бизнес-условия. Со своей стороны, финансовая служба должна быстро формировать и корректировать финансовые планы, в которых будет отражено изменение рыночного курса компании. Для этого потребуется собрать реалистичные планы продаж, хозяйственную смету и другие бюджеты, свести их в единый финансовый план, оценить показатели эффективности (KPI) и ожидаемую прибыльность продуктов, клиентских сегментов, каналов продаж и пр. В идеале - просчитать несколько вариантов планов с учетом различных сценариев развития экономической ситуации, в том числе для разных курсов валют, закупочных цен и других рыночных индикаторов. Как и в случае с подготовкой управленческой отчетности, такое перепланирование, если оно требует вовлечения разных служб и подразделений организации и при этом выполняется «вручную», например, с помощью электронных таблиц, достаточно трудоемкий процесс, который может занимать далеко не одну неделю. Задействовав CPM-систему с поддержкой функций коллективного и многосценарного планирования, с возможностью прогнозирования плановых показателей прибыльности и рентабельности, с учетом рисков, можно сократить процесс создания версии плана до 5-7 дней.

Необходимость оптимизации штата

Оценить вклад каждого подразделения и отдельного сотрудника в общий финансовый результат организации, чтобы определить, насколько он «ценен» – достаточно нетривиальная задача. Во-первых, необходимо, чтобы первичные учетные данные имели требуемые аналитические признаки: ЦФО, клиентский/продуктовый менеджер и пр. Во-вторых, придется решить ряд непростых организационно-методических вопросов, таких как, например как устранение конфликтов и разногласий при учете в прибыльности подразделений их косвенных расходов: на рекламу, на аренду, ИТ-поддержку и пр.

CPM-системы предоставляют возможность рассчитывать финансовый результат с требуемой степенью детализации: в разрезе бизнес-направлений, центров прибыли, точек продаж, вплоть до отдельных сотрудников. Это достигается за счет возможности автоматической «раскраски» первичных данных аналитическими признаками, которые могут отсутствовать в исходной системе, например, ЦФО, менеджер и др.

Применительно к вопросу оценки результативности подразделений с учетом всех понесенных затрат CPM- инструменты, во-первых, позволяют настраивать произвольные многоступенчатые алгоритмы разнесения косвенных расходов, а во-вторых, могут выполнить обратную трассировку расчета и показать, как перераспределялись расходы на каждом шаге разнесения. Другими словами, обеспечивается прозрачность расчетов и переносов сумм между центрами ответственности, и подразделения легко могут увидеть, из чего сложилась та или иная цифра, каковы «их» прямые и отнесенные расходы.

В результате, финансовые руководители получают детальную и объективную картину формирования прибыли компании, что позволяет им взвешенно подходить к оптимизационным мероприятиям как в отношении бизнес-отделов, так и в части сети продаж и конкретных персоналий.

Операционная поддержка развития бизнеса

Быстрый рост либо модернизация бизнеса, как правило, сопровождается резким ростом расходов, что может потребовать усиления функций планирования и централизованного контроля за расходами. Применение специализированных программных продуктов для автоматизации хозяйственного бюджетирования, которые также относятся к CPM-системам, позволяет, с одной стороны, не увеличивая штат, справится с многократным увеличением количества платежей, а с другой – исключить возможность нецелевого расходования средств. Это обеспечивает за счет наличия функционала для реализации централизованного контроля платежей по смете, а также поддержки необходимой детализации смет, что помогает оптимально планировать расходы подразделений.

Продвижение по карьерной лестнице

Согласно данным исследования, проведенного в 2013 году по заказу американского института сертифицированных бухгалтеров, одним из нефинансовых ключевых показателей эффективности, влияющих на размер оплаты финансового директора, является уровень его компетентности в области ИТ. Это неудивительно, если вспомнить, что развертывание CPM-систем сегодня занимает первое место в списке наиболее важных направлений корпоративной автоматизации у западных финансовых директоров. С учетом той пользы, которые эти системы приносят бизнесу, можно утверждать, что опыт работы с ними может повысить рыночную капитализацию финансового руководителя.

 

CPM-системы не являются серебряной пулей, способной раз и навсегда разрешить все проблемы финансового директора. Их внедрению должен предшествовать тщательный анализ возможностей ПО, достигаемых результатов и получаемой экономии, с учетом не только всех прямых и сопутствующих расходов, но и потенциальных выгод. Оценка эффективности использования CPM обязательно должна быть количественной, особенно если учесть, что основным заказчиком является финансовый менеджмент.