Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Еженедельник IT Weekly

ИТ и оптимизация затрат: практический опыт банков

Рачительное управление издержками требует применения ИТ-инструментов

В условиях экономического спада и обострения конкуренции высшее руководство многих компаний озабочено поиском любых путей повышение операционной эффективности и конкурентоспобности бизнеса. Об этом говорят результаты опроса, который компания PWC ежегодно проводит среди членов советов директоров российских корпораций. Почти половина опрошенных (49%) считает, что непреложным условием успеха их компаний является оптимизация издержек. В списке изменений, которые нужны их организации, чтобы процветать в средне- и долгосрочной перспективе, эта задача занимает первое место.

Затянувшийся кризис заставил российские банки обратить внимание на свои финансовые тылы - административные и хозяйственные расходы (АХР). Действительно, АХР включаются в расчет весьма важного показателя эффективности деятельности банка - Cost Income Ratio (CIR), равного отношению операционных затрат к операционному доходу. В состав первых традиционно включают расходы на оплату труда, административные расходы и амортизацию. В современном банке Cost Incomе Ratio составляет в среднем 40–50%. Таким образом, резерв для повышения этого показателя за счет сокращения АХР достаточно очевиден.

Поэтому не случайно наблюдается рост спроса на банковские системы автоматизации планирования и контроля расходов, которые позволяют взвешенно подходить к их сокращению – за счет оптимизации, а не тотального урезания. С их помощью можно стандартизировать и ускорить процессы согласования бюджетных документов, оперативно корректировать бюджет соразмерно доходам и обеспечить прозрачность расходования средств, получать детальную отчетность по исполнению бюджета и упростить процедуры ее построения.

До 2008 года их основными пользователями были крупнейшие банки, входящие в ТОП-50. Кризис заставил пересмотреть подход к управлению административно-хозяйственными расходами, спрос на автоматизацию процессов хозяйственного бюджетирования значительно вырос среди крупных и средних кредитных учреждений. За последние несколько лет они реализовали вдвое больше проектов внедрения таких систем, чем в кризис 2008 года и в последующие годы.

Централизованный контроль расходов

Многофилиальным банкам приложения для автоматизации хозяйственного бюджетирования дают возможность централизованно управлять издержками и контролировать из головного офиса, как расходуются средства в территориально-распределенных подразделениях.

С этой целью в АО АКБ «НОВИКОМБАНК» было выполнено внедрение приложения «Бюджет хозяйственных расходов» производства компании Intersoft Lab. В ходе проекта была оптимизирована структура бюджетных статей, упрощены и сделаны более прозрачными маршруты согласования и контроля распоряжений на платежи, разработана план-факт отчетность для оперативного контроля и анализа фактического исполнения хозяйственного бюджета.

Подключив встроенный в приложение электронный документооборот банк автоматизировал процедуру согласования распоряжений на платежи. В соответствии с принятым регламентом производится автоматизированная проверка сумм платежных распоряжений на превышение лимитов. Расходы филиалов ежедневно, на уровне документов на оплату, контролируются головным офисом банка. По словам Богдана Бадогина, заместителя начальника Финансового управления: «Сейчас мы можем эффективно решать задачи оптимизации бюджета, поскольку система помогает проверять целевое использование средств в филиалах, отслеживает, чтобы платежи не превышали лимитов на расходы».

Оптимизация издержек филиалов

Применение специализированных приложений помогает увидеть, каковы реальные потребности филиалов и подразделений в материально-техническом снабжении, как будут расходоваться средства, какие затраты можно и нужно сократить.

Построение системы хозяйственного бюджетирования в ПАО СКБ Приморья «Примсоцбанк» было связано с оптимизацией филиальной сети и централизацией контроля расходов банка. ПО используется для поддержки процессов коллективного планирования затрат и дает необходимую детализацию сметы, а финансовый департамент применяет систему для автоматизированной консолидации смет подразделений. Данные сводной сметы, подготовленные в системе, используются при подготовке единого бюджета доходов и расходов банка.

В приложении настроена единая модель контроля платежей по смете, что исключает возможность нецелевого расходования средств. По сути, автоматизированная система бюджетирования стала основой для оптимизации сметы банка, минимизации издержек филиалов и усиления бюджетной дисциплины.

Повышение эффективности процессов планирования и контроля административно-хозяйственной деятельности

В кризис главным рычагом для роста банка становится повышение результативности сотрудников. Применение специализированных ИТ-инструментов позволяет не только эффективно управлять затратами банка, но и повысить продуктивность самой функции планирования и контроля административно-хозяйственной деятельности.

После внедрения такого приложения в АО «РМБ» БАНК финансовое управление получило возможность оперативно, в автоматическом режиме, консолидировать бюджеты подразделений. Были полностью устранены непродуктивные трудозатраты на подготовку сводного плана и ошибки, которые возникали ранее при ручном формировании и сведении бюджетов на базе электронных таблиц. В итоге подготовка планов сметообразующих подразделений и их автоматическая консолидация сократилась до 5−7 дней, ранее на это уходило не менее 14 дней. Банк перешел на ежеквартальную подготовку бюджетов и повысил точность планирования.

На основе приложения полностью автоматизировано взаимодействие всех участников процесса сметного контроля. Финансовое управление, контролируя платежные распоряжения, может мгновенно для каждой суммы оплаты выбрать из справочников аналитические признаки – проект, подразделение и проч. Всего несколько часов составляют сроки согласования платежей –благодаря автоматической проверке сумм платежей по остаткам бюджетных статей и сокращению бумажного документооборота. Сотрудники банка получили возможность оперативно получать и учитывать информацию о проведении платежей, а также выпускать план-факт отчетность об исполнении хозяйственного бюджета.

Оксана Лисьева, начальник Финансового управления, отмечает: «Финансовое управление избавлено от рутинной работы: оперативно получая отчетность по бюджетам и их исполнению, можем оценивать потребность подразделений в хозяйственных расходах и взвешенно подходить к оптимизации издержек, что особенно важно в нынешних экономических условиях. Удобный и интуитивно понятный интерфейс приложения помогает нам делать свою работу с еще большей отдачей».

От детального планирования к целевому использованию средств

В условиях нестабильности остро встает необходимость еще на этапе планирования определяется назначение каждого платежа для его последующего контроля. Именно такая бюджетная модель была реализована в ОАО Банк «Левобережный».

С помощью приложения «Бюджет хозяйственных расходов» была настроена методика детального планирования и контроля целевого расходования средств в масштабах всего банка, вплоть до точек продаж. Были предусмотрены схемы согласования платежей «по запросу», предусматривающие получение дополнительных виз руководителей для расходов «сверх бюджета» и крупных платежей. Эти меры помогли оптимально планировать расходы, исключить случаи перерасхода бюджета и нецелевого расходования средств.