Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

BI и BPM – использование с максимальной отдачей

Современный динамично развивающийся рынок постоянно ставит перед компаниями и их руководителями все новые и новые задачи. Чтобы сохранить свои позиции и успешно развиваться, менеджерам приходится обращаться к новым методам и инструментам повышения эффективности бизнеса. И здесь крайне важно, чтобы выделяемые на это средства шли не только на внедрение лучших и передовых технологий, но и чтобы эти технологии использовались с максимальной отдачей.

В связи с этим большой интерес представляют результаты исследования "Управление эффективностью и бизнес-аналитика: мощная комбинация" (Performance Management and Business Intelligence: A Power Combination), проведенного руководителями консалтинговой компании DecisionPath Consulting совместно с BeyeNETWORK, известной сетью экспертов в области управления эффективностью (BPM) и бизнес-аналитики (BI). Они показали, что все больше и больше компаний используют системы по управлению эффективностью бизнеса и бизнес-аналитики, чтобы повысить эффективность и доходность бизнеса. В исследовании приняли участие 200 респондентов из самых разных сфер бизнеса, представлявшие как очень крупные компании (годовой доход более 5 млрд. долларов, 18%), так и средние и малые (74%). Участники опроса поделились своим опытом применения BI и BPM-систем.

Координация BPM и BI - ключ к успеху

Результаты исследования ясно показали, что BPM и BI широко используются разными компаниями и приносят очевидную пользу в повышении эффективности. Однако самый важный итог опроса в том, что он подтвердил: наибольший выигрыш приносит совместное и согласованное использование BPM и BI. Координация BPM и BI-проектов повышает в три раза шансы достичь поставленных целей в области управления эффективностью. И, как оказалось, многие компании осознают это и уже пытаются координировать усилия по внедрению BI и BPM-проектов (66% респондентов) или планируют (78%).

Что касается раздельного использования BPM и BI, то данные опроса показали, что BI и BPM-системы стали широко использоваться руководством разных компаний (67% и 41% опрошенных). При этом у большинства респондентов BPM-системы способствовали значительному или умеренному росту эффективности (17% и 28%). Более половины компаний используют BPM-системы, главным образом, для планирования, бюджетирования, прогнозирования, создания оценочных и инструментальных панелей. Компании, не инвестировавшие в BPM (37%), полагаются в своей работе на неавтоматизированные процессы, статичные отчеты и электронные таблицы. Это означает существенное повышение затрат, учитывая, что стоимость "ручного управления" процессами оценки эффективности нередко превышает 100 тыс. долларов в год, а иногда и 1 млн. долларов в год.

В большинстве случаев BPM-системы используются для оценки эффективности на основе фактических данных (63%), для анализа и устранения причин невыполнения планов (49%) и для планирования будущих задач на основе анализа уже полученных результатов (35%).

Говоря о BI, большинство респондентов отметили, что средства бизнес-аналитики также внесли значительный или умеренный вклад в повышение эффективности (20% и 41%). В целом 80% опрошенных компаний полагают, что применение средств BI имело положительный эффект.

Средства бизнес-аналитики используются главным образом в тех областях, которые непосредственно связаны с эффективностью и доходностью, таких как финансовый менеджмент (64%), продажи и маркетинг (59%), управление эффективностью бизнеса (47%), производство и логистика (42%) и обслуживание клиентов (37%). Примечательно, что 47% опрошенных компаний используют BI для целей BPM - в составлении оценочных и инструментальных панелей, но также и в бюджетировании (финансовые данные для определенного периода времени), анализе основных причин падения эффективности (данные о тренде) и прогнозировании будущей эффективности. Это значит, что функции и возможности BI и BPM-систем часто пересекаются, поэтому важно координировать инвестиции в BI и BPM-проекты.

Большая часть респондентов (88%) инвестировали в продукты BI, которые обеспечивают масштабируемую функциональность аналитических приложений для оценки, управления и улучшения ключевых бизнес-процессов. Что касается сроков, то более половины опрошенных используют средства BI более 3 лет, 26% от 1 до 3 лет, 19% только начали использовать. При этом более половины респондентов отметили, что BI используется многими или всеми отделами компании.

В целом результаты опроса ясно показали, что BI и BPM-системы широко используются и положительно сказываются на эффективности бизнеса. Но более важно то, что при совместном использовании BPM и BI-систем можно достичь намного лучших результатов. Авторы исследования останавливаются на этом аспекте подробнее.

Сравнение BPM и BI говорит, что оба подхода:

  1. Основываются на данных по эффективности за определенный период и данных о покупателях, продуктах, финансовых результатах, производительности, подразделениях компании.
  2. Области их применения пересекаются. Например, при создании оценочных и инструментальных панелей, финансовых и оперативных отчетов и прогнозов.

Поэтому важно, чтобы BI и BPM-системы внедрялись в рамках общего и согласованного проекта. Координация BI и BPM иногда оказывается проблематичной. Это связано, главным образом, с использованием "ручных методов" обработки данных, в результате чего возникает проблема с тем, как превратить данные в информацию, необходимую для BPM-системы. Однако, эти проблемы решаются благодаря использованию хранилищ данных, инструментов интеграции данных и управления качеством данных. Многое здесь зависит от действий IT-отдела.

Опрошенные отметили, что основная роль IT в BPM-проектах заключается в:

  1. поддержке архитектуры данных (65%)
  2. поддержке интеграции данных (60%)
  3. выборе инструментов и/или внедрении (52%)

Результаты исследования показывают, что участие IT-специалистов крайне важно, чтобы избежать вопросов о качестве данных, которые могут свести на нет все усилия по внедрению BI и BPM-систем. Если пользователи не доверяют данным, они не станут использовать соответствующие инструменты, и основное преимущество в конкурентной среде будет утрачено.

Для организаций, которые в настоящее время не используют BI и BPM-системы, основным организационным барьером является непонимание потенциальных преимуществ BPM и BI (54% и 33%, соответственно). Кроме того бытует мнение, что внедрение BPM и BI требует серьезных вложений и не стоит таких затрат (17% и 25%, соответственно). Другими словами, недостаток информации и нежелание ее получить препятствуют развитию компании и лишают ее потенциальной прибыли.

Поскольку 60% BPM-проектов и 54% BI-проектов инициируются бизнес-отделами компаний, перечисленные проблемы подразумевают, что менеджеры должны иметь хорошее представление о BI и BPM, чтобы понимать насколько мощное влияние эти инструменты и методы могут иметь на эффективность и доходность бизнеса. Результаты исследования подтверждают это. Компании, которые инвестируют в BI и BPM-проекты, координируя их, получают мощную отдачу. Почти 36% организаций, которые согласовали эти усилия, сообщают о существенном повышении эффективности (в сравнении с 11%, которые этого не делали). 80% организаций сообщают о улучшении эффективности в целом (в сравнении с 44%, которые этого не делали).

Другая интересная деталь - оказалось, что в тех компаниях, где усилия по реализации BI и BPM-проектов были скоординированы, инициатива исходила от исполнительного директора (CEO), а там, где проекты не были скоординированы, инициатива исходила от IT-руководителя (CIO).

По мнению авторов отчета, для успешного согласования BI и BPM-проектов необходимо, во-первых, иметь общение видение проектов, их целей и задач. Поскольку цель обоих проектов - повышение эффективности, нужно также четко представлять ключевые бизнес-процессы, которые предстоит оценивать и улучшать.

Во-вторых, необходимо определить риски и расставить приоритеты в BPM и BI-проектах. Для этого требуется оценить степень готовности BI и BPM-проектов к решению поставленных задач, определить, имеются ли технические возможности для поддержки этих проектов. Также следует оценить архитектуру данных BI и BPM с точки зрения эффективности, гибкости, расширяемости, стоимости и качества. Далее полученные результаты объединяются в рамках плана-программы, приспособленной для конкретной компании. В этом плане расписана последовательность шагов по согласованию двух проектов. Далее останется только выбрать и внедрить технологию и наладить функционал BI и BPM.

В целом результаты исследования показали, что BPM и BI получили широкое распространение среди менеджеров. Также ясно, что сегодня на рынке существуют значительные возможности как для тех немногих компаний, которые еще не начали использовать BI и BPM-системы, так и для тех, которые внедрили эти системы, но не используют их для автоматизации процессов управления (стратегическое планирование, целеполагание, финансовое моделирование, прогнозирование, бюджетирование, создание оценочных и инструментальных панелей, анализ и др.). Эти компании из года в год лишаются возможных прибылей, а у менеджеров просто связаны руки. И это при том, что затраты на современные BI и BPM-системы незначительны в сравнении с отдачей от их использования. А в случае компаний с акционерным капиталом это еще и вопрос ответственности менеджеров перед держателями акций. Ведь неадекватные механизмы контроля и планирования повышают риски и снижают прибыль. В условиях современной высоко конкурентной глобальной экономики это просто безответственно.

Публикации

Нэнси Уильямс и Стив Уильямс. Управление эффективностью и бизнес-аналитика: мощная комбинация (Nancy Williams and Steve Williams.Performance Management and Business Intelligence: A Power Combination). 16 августа 2010 г.