Эксперты рекомендуют использовать BPM для сокращения расходов

В материале раскрывается мнение аналитической компании Gartner относительно
использования BPM приложений для сокращения расходов. В частности предлагается
начинать с внедрения бюджетирования, планирования и прогнозирования, которые
становятся базой для дальнейшей долгосрочной стратегии управления
эффективностью.

Финансовые аналитические прогнозы предсказывают замедление экономического роста в 2008 году. Это говорит о том, что в будущем ожидается спад, особенно для тех компаний, которые напрямую работают с потребителем. Следовательно, руководству необходимо пересмотреть внутренние расходы, чтобы гарантировать эффективность функционирования. Аналитики компании Garner в качестве одной из мер сокращения расходов предлагают внедрение аналитических приложений. По-мнению экспертов, это способствует принятию правильных стратегических и операционных решений, оптимизируя как затраты, так и эффективность работы в целом.

Компании, страдающие недостатком понимания своих финансовых процессов, должны в первую очередь обратиться к BPM пакетам. BPM-решения обеспечивают более детальную и точную оценку текущей эффективности, а также позволяют делать грамотные прогнозы на будущее.

Внедрение полной BPM-стратегии является нетривиальной задачей. Оно включает: бюджетирование, планирование и прогнозирование; финансовую консолидацию; финансовую отчетность; оценочные и инструментальные панели; управление стратегиями; моделирование прибыльности; оптимизацию всех процессов и проч. Редко встречаются организации, которые бы внедряли все эти компоненты одновременно. Многие компании, напротив, пытаются выяснить, каким образом извлечь максимальную пользу из многофазного внедрения. Сужая масштабы до одного-двух компонентов можно сконцентрировать все ресурсы и эффективнее и быстрее внедрить новые процессы, а также донести все изменения до персонала.

Согласно исследованиям компании BPM Partners (www.bpmpartners.com), одними из самых востребованных компонентов управления эффективностью сегодня остаются бюджетирование, планирование и прогнозирование (см. «Первые результаты опроса 2008 BPM Pulse Survey»). Поэтому в качестве первого этапа BPM-программы чаще всего выбирают именно эти приложения, так как они обеспечивают целый набор краткосрочных преимуществ. Наиболее значимые среди них:

• замена систем, базирующихся на электронных таблицах. Если корпоративный бюджет моделируется в электронных таблицах, то практически невозможно оценить то влияние, которое оказывают изменения в детализированных показателях на бюджет в целом. Во всяком случае, такая задача оказывается очень трудоемкой. BPM-приложения отражают влияние потенциальных изменений бюджета на будущую финансовую эффективность, причем на такую операцию уходят всего лишь минуты или даже секунды. BPM-система обеспечивает детализацию и другие более сложные возможности (чем те, которыми располагают электронные таблицы), а также позволяет контролировать взаимосвязь различных показателей бюджета в единой модели;
• обеспечение сложной среды моделирования. Одна из самых трудных задач в управлении в нестабильные экономические периоды — моделирование влияния потенциальных изменений бюджета на финансовую эффективность. Необходимо получить ответы на следующие вопросы: как повлияет на прибыль задержка выпуска продукции? Как повлияют на прибыль скидки, увеличивающие объемы продаж? BPM-средства включают сложное полнофункциональное моделирование, сценарии «что — если», в том числе «обратную передачу» («break back»), которая позволяет быстро и просто распространить изменения в итоговых показателях бюджета на составляющие этот бюджет детальные показатели;

Проекты по внедрению бюджетирования, планирования и прогнозирования также дают множество неявных преимуществ, таких как:

• более точное выполнение нормативных требований,
• достижение финансовой точности,
• более удобную поддержку принятия решений,
• косвенное влияние на ключевые бизнес-проблемы, такие как сокращение затрат и повышение прибылей.

Выбирая программные средства в качестве стартовой точки BPM-программы, необходимо внедрить решение, которое включает:

• Бюджетирование. Включает разработку краткосрочного (обычно на год) финансово ориентированного плана, где задаются целевые показатели доходов, расходов и движения наличности. Бюджетирование представляется в форме финансовых отчетов (прибылей и убытков, баланса, движения наличности). Сценарий сокращения расходов направлен на быстрое выявление тех подразделений и направлений бизнеса, которые генерируют дополнительные затраты, и дальнейшую выработку мер по устранению этих проблем.
  
• Планирование. Процесс создания плана бизнес-мероприятий, охватывающих разные временные рамки, как краткосрочные (год и менее), так и долгосрочные (обычно более пяти лет). Планирование направлено на операции, которые выполняются на основе дополнительной финансовой информации (например маркетингового плана) или долгосрочного итогового финансового плана для оценки влияния альтернативных стратегий (например слияний и поглощений). Ключевой задачей является оптимизация, создания планов где ресурсы (активы и труд персонала) направляются на наиболее прибыльные бизнес-процессы;
• Прогнозирование. Экстраполирование новых версий планов и бюджетов исходя из анализа исторических данных. Прогнозирование может быть простым (например, объединение фактических данных за 3 месяца с бюджетными данными за 9 месяцев) или сложным (на базе статистических методов). С точки зрения сокращения расходов, прогнозирование дает более точную оценку спроса, гарантируя, правильное распределение ресурсов.

В отличие от ERP-систем, BPM-приложения, особенно модули бюджетирования и планирования, идеальны для обеспечения быстрых результатов и поддержки оптимизации затрат и прибылей. Причина в том, что бюджетирование, планирование и прогнозирование влияют практически на все сегменты организации и на многих пользователей, а также являются определяющими факторами в определении и распространении бизнес-стратегии (поддерживается планированием) и тактики (поддерживается бюджетированием). BPM-приложения внедряются быстро и относительно просто, поскольку интеграция с исходными системами проводится достаточно прозрачно.

Внедрить приложение для бюджетирования и планирования можно достаточно быстро, в некоторых случаях это удается сделать в течение 6 месяцев.

Бизнес-преимущества обнаруживаются практически сразу, так как существенная часть рутинной ручной работы выполняется системой. От организации, конечно же, требуются определенные усилия. Но при этом формируется хорошая начальная база для дальнейшего повышения эффективности. В целом, стратегия компании должна быть направлена на последующие фазы и внедрение прочих компонентов BPM, вливающихся в общую BI-инфраструктуру компании.

Публикации:

Автор: По материалам зарубежных сайтов