Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Отчетность и Business Intelligence: современные тенденции

Средства Business Intelligence (BI), как и инструменты консолидации и подготовки отчетности, становятся все более популярными. К настоящему времени уже сотни зарубежных компаний активно используют эти средства или собираются внедрить их в ближайшем будущем. Широкое распространение данных продуктов позволяет проводить обобщения имеющегося опыта и выявлять современные тенденции в этой области. Предлагаем читателям обзор наиболее интересных результатов опросов американских и канадских компаний, посвященных ситуации с текущей финансовой и управленческой отчетностью и использованию средств BI.

Внутренняя отчетность

Подготовка отчетов - это один из наиболее важных элементов современного бизнеса. Как показывают результаты опроса, проведенного аналитической компанией Ventana Research в начале 2005 г. среди более чем 200 специалистов крупных компаний, в среднем участники исследования ежемесячно получают 11 отчетов, при этом почти 80% опрошенных и сами участвуют в их написании - как для себя, так и для других сотрудников. Сегодня системы для подготовки отчетности существенно улучшили ситуацию в этой сфере по сравнению с тем, что было еще лет 10 назад, но в то же время по-прежнему остается немало нерешенных проблем.

Так, две трети опрошенных заявили, что они не могут получить из отчетов всю существенную информацию, которая им необходима для работы, и только 20% ответили, что отчеты обеспечивают их всеми необходимыми сведениями.

Как правило, сотрудники получают достаточно традиционной информации, которую обычно собирают компании, такой как финансовая информация о компании в целом и отдельных ее подразделениях. Что касается операционных данных (например, статистика производства, задолженность, выполненные заявки по продажам и т.д.), то здесь уровень удовлетворенности опрошенных адекватностью получаемой информации уже оказался несколько ниже. Также далеко не все опрошенные были удовлетворены количеством информации об эффективности работы компании и своих подразделений и еще меньше - объемом сведений о своей собственной производительности. Еще хуже обстоят дела с информацией об индикаторах "здоровья" компании, показывающих, насколько текущие результаты ее деятельности соответствуют плану. Только половина опрошенных заявили, что получают достаточно информации. Выяснилось, что наиболее пренебрежительно компании относятся к сбору информации о деятельности конкурентов. Лишь около 20% респондентов оказались удовлетворены этими сведениями, тогда как большинству опрошенных не хватает такой информации.

Еще одна проблема в области отчетности - разные взгляды на адекватность предоставляемой информации IT-персонала и бизнес-аналитиков, с одной стороны, и руководителей финансовой сферы и отдельных отраслей бизнеса - с другой. Первые из них, как правило, недооценивают способности вторых видеть неадекватность поступающей к ним информации.

Многие компании производят так называемые предварительные ("flash") отчеты с целью ускорить процесс предоставления данных своим сотрудникам. Как правило, такие отчеты выпускаются на несколько дней раньше официальных и содержат не окончательные, но достаточно точные показатели, характеризующие деятельность компании за отчетный период. Будучи, с одной стороны, полезными как источник наиболее оперативной информации, они в целом удлиняют отчетный период, поскольку фактически требуют от сотрудников двойной работы. Поэтому компании должны тщательно проанализировать, насколько им действительно необходимы предварительные отчеты, чтобы освободить финансовых и бизнес-аналитиков для выполнения более полезной работы.

Что касается средств подготовки отчетов, то здесь основными являются ERP-системы, электронные таблицы и специальные программные продукты для подготовки отчетов, причем примерно в равной пропорции.

Закрытие бухгалтерских книг за учетные периоды

Оперативное месячное и квартальное закрытие бухгалтерских книг - существенный момент для любой организации, поскольку от этого зависит время подготовки внутренней отчетности. С момента появления автоматизированных средств обработки данных уже немало было сделано в этом направлении, но вопрос сокращения сроков закрытия бухгалтерских книг по-прежнему остается актуальным, в том числе и в связи с требованиями законодательства, регламентирующего эти сроки.

Один из факторов, существенно влияющий на время закрытия бухгалтерских книг, - количество систем, из которых извлекается финансовая информация. Как показывают результаты проведенных исследований, только 12% опрошенных компаний пользуются единой системой, тогда как в подавляющем большинстве фирм это количество составляет от 2 до 8 систем. Около половины всех участников опроса используют для получения информации от 2 до 4 систем. Хотя работа с одной системой является практически невозможной для крупных корпораций, аналитики компании Ventana Research советуют всем фирмам тщательно проанализировать ситуацию с бухгалтерскими системами, чтобы найти потенциальные возможности для оптимизации своей работы.

Как показывают результаты опроса американских компаний, более половины респондентов считают, что сроки закрытия месячных и квартальных бухгалтерских книг должны быть сокращены.

Для достижения этой цели существуют два пути - автоматизация процессов закрытия бухгалтерских книг и сокращение числа ошибок. Фактически, эти два способа взаимосвязаны, поскольку автоматизация означает уменьшение ручных операций и, соответственно, снижение вероятности ошибок. Из этого вытекает необходимость сокращения использования электронных таблиц и перехода к более автоматизированным методам.

На сегодня, по данным исследования компании Ventana Research, 52% опрошенных фирм активно используют электронные таблицы для закрытия бухгалтерских книг и еще треть - в ограниченной степени. Как показывает практика, компании, снижающие использование электронных таблиц, быстрее осуществляют закрытие бухгалтерских книг.

Ошибки существенно удлиняют процесс закрытия бухгалтерских книг. Треть опрошенных считает, что это удлинение составляет 1-2 рабочих дня, а пятая часть респондентов даже указывают цифру от 3 до 6 рабочих дней. Проблемы с данными - это еще один возможный источник ошибок. Четверть опрошенных указали качество и согласованность данных как очень существенную проблему при подготовке финансовых отчетов, а еще 40% - как достаточно существенную.

По мнению участников опроса, автоматизация рутинных процедур поможет значительно сократить сроки закрытия бухгалтерских книг за отчетный период. С этим утверждением согласились две трети респондентов.

Еще раз об электронных таблицах

Аналитики компании Ventana Research настойчиво советуют всем компаниям ограничить или вообще отказаться от использования электронных таблиц и ручного ввода данных при повторяющихся финансовых процессах, поскольку электронные таблицы трудно контролировать и проверять, но очень легко допустить в них ошибку. Необходимо переходить к приложениям, обеспечивающим консолидацию отчетности и финансов, поскольку они могут существенно снизить риск внутрифирменного мошенничества, если их использовать для автоматизации или замены отдельных электронных таблиц.

К сожалению, далеко не все руководители финансовой сферы и отдельных отраслей бизнеса адекватно оценивают потенциальную опасность использования электронных таблиц. Около половины из них полагает, что использование этих таблиц влечет за собой проблемы контроля, и примерно столько же считают, что таких проблем не возникает. Но даже среди тех, кто осознает связанный с электронными таблицами риск, очень немногие выражают желание заменить их более современными средствами.

Электронные таблицы остаются привлекательным средством для корпораций и, в частности, финансовых отделов, вследствие своей известности и простоты использования. Продукты Microsoft Office широко внедрены во многие корпоративные приложения. Поэтому немало организаций предпочитают искать способы избежать недостатков, связанных с электронными таблицами, чем заменять эти средства другими. В качестве одного из путей решения этой проблемы аналитики компании Ventana Research предлагают так называемые "корпоративные электронные таблицы" (Enterprise Spreadsheets), объединяющие интерфейс Excel с сервером.

Инструменты Business Intelligence - современные тенденции

Согласно опросу, проведенному компанией InformationWeek Research среди 300 исполнительных руководителей, отвечающих за бизнес-технологии, основные цели внедрения BI на сегодня - это увеличение прибыли, сокращение периода от начала разработки изделия до его выхода на рынок и улучшение бизнес-процессов. Причем последняя из них становится все более важной.

При внедрении средств BI в корпоративном масштабе руководители сталкиваются с недостаточной технической квалификацией пользователей и проблемами, связанными с интеграцией этих средств и уже существующих технологических платформ.

Важным моментом является правильный выбор поставщика BI, а также принятие решения о том, использовать ли готовые инструменты или создавать их самостоятельно. Общая тенденция рынка BI на сегодня - это консолидация продуктов Business Intelligence, поэтому при выборе поставщика организации должны иметь в виду перспективы будущей стандартизации.

В ближайшее время ожидается увеличение расходов компаний на BI по мере того, как они внедряют и интегрируют инструменты BI с существующими системами и бизнес-процессами. По прогнозу компании Gartner, это будет сопровождаться ростом количества BI-персонала, особенно в крупных компаниях, а максимальное увеличение расходов ожидается среди тех компаний, которые уже имеют BI-приложения. Прежде всего это относится к компаниям, работающим в сфере высоких технологий и телекоммуникации, тогда как среди ритэйлеров ожидается снижение расходов на BI.