Критерии оценки BPM-продуктов

В материале, подготовленном на основе результатов работы известных западных
исследовательских компаний (IDC, TDWI, Ventana Research), представлены основные
характеристики, определяющие качество и эффективность BPM-продуктов.

Поиск подходящих BPM-средств зависит от особенностей самой организации. Проект, идеально удовлетворяющий требованиям одной компании, может совершенно не годиться для другой. Каким же образом принять правильное решение?  В целом можно сказать следующее.

Для мелких организаций, которым не предстоят сложные изменения в кратчайшие сроки, выбор обычно прост. Необходимо небольшое приложение, повышающее эффективность управленческих процессов. При самых элементарных требованиях выбираются электронные таблицы.

Для более крупных компаний задача часто становится нетривиальной. При оценке программных продуктов для управления эффективностью бизнеса необходимо руководствоваться такими ключевыми параметрами, как:

• широта функциональности, обеспечивающей как выполнение ключевых целей, так и потребности различных пользовательских групп;
• влияние BPM-продуктов на модификацию и поддержку операционных систем, которые служат источниками данных для управления эффективностью;
• бизнес-модель поставщика ПО, учитывающая опыт, экспертные знания, партнерскую сеть и структуры и процессы поддержки на BPM-рынке.

На первых порах достаточно внедрить расчет показателей эффективностей и инструментальных панелей. Далее их необходимо будет интегрировать со стратегическими оценочными панелями, мониторингом выполнения проектов , интегрированным планированием и детальной отчетностью.

Функциональность

Рассматривая приложения для стратегического управления, нужно учесть следующие особенно важные критерии:

• определение показателей эффективности (ПЭ). Полный набор показателей эффективности и связанная с ним модель данных, основанная на стандартных отраслевых показателях, может существенно ускорить внедрение проекта и повысить его качество;

• интегрированность с фактическими данными и процессами. Цель состоит в автоматическом расчете как фактических, так и целевых ПЭ;
• адаптированность приложения к развитию компании и изменениям в стратегическом управлении.

Если рассматривать приложения для финансовой консолидации, то ключевыми критериями являются:

• автоматизация операций закрытия отчетного периода, обеспечивающая необходимые этапы  достижения более высоких финансовых результатов;

• гибкость приложений для поддержки изменяющихся бизнес-моделей, а также слияний и поглощений;
• глобализация, обеспечивающая согласованный подход к установке курса валют;
• поддержка ключевых процессов, таких как транзакции внутри компании, учет инвестиций, множество версий бухгалтерских стандартов.

При оценке приложений для корпоративного планирования важно учитывать следующее:

• бюджетирование, планирование и прогнозирование не являются самостоятельными процессами, а поэтому должны быть представлены в виде интегрированных приложений;
• необходима возможность задания бюджетных шаблонов, связанных с корпоративной инфраструктурой, при этом важно поддерживать уникальные бюджетные процессы на операционном уровне. Управление документооборотом, возможности комментирования повышают как эффективность, так и прозрачность процессов бюджетирования.
• дополнительные возможности, автоматизирующие стандартные корпоративные процессы (управление персоналом , планирование капитала и продаж и прочие), могут ускорить внедрение, сократить риски и обеспечить быстрое достижение результата.

Организации, занимающиеся детальной отчетностью по прибыльности, должны учитывать три ключевых момента:

• отчетность по прибыльности требует сложных методов распределения затрат или интегрированных возможностей функционально-стоимостного анализа;
• по мере развития проектов управления прибыльностью требования к анализу расходов возрастают, а интеграция как финансовых, так и операционных данных становится более важной;
• поддержка принятия решений требует не только фактической информации, но и связи с планированием, бюджетированием и процессами прогнозирования для реализации проектов модернизации и поддержки сценарного моделирования.

Интеграция информации

При оценке BPM-решения необходимо учитывать не только функциональность, но и  информационный ландшафт и интеграцию информации, рассматривая следующие вопросы:

• может ли BPM-платформа обеспечить интеграцию информации из множества источников, как за счет предоставляемой функциональности, так и за счет тесной интеграции со специальными внешними программными продуктами для интеграции данных, которые поддерживают промышленные стандарты и APIs?
• может ли BPM-решение заменить другие информационные и отчетные средства  в организации, сокращая число существующих инструментов?
• Может ли BPM-решение поддерживать стратегию отчетности, обеспечивающую консолидацию систем?

Опыт поставщика, поддержка и удобство для пользователей

BPM — это процесс, поддерживаемый целым набором технологий. Необходимо помнить о следующих моментах:

• исходная информация - ключевая проблема. Есть ли у поставщика опыт в интеграции гетерогенных данных?
• можно ли реализовать проект поставщика поэтапно, обеспечивая результативность на каждой из стадии,  при этом избегая подхода <большого шока>?
• имеется ли достаточный опыт в области Business Intelligence для создания и визуализации показателей, оценки корреляций, проведения анализа ключевых причин возникающих проблем?
• каким образом обеспечивается поддержка основных целей бизнеса и IT?

При оценке BPM-платформы необходимо учитывать приверженность поставщика к использованию и упрощению приложений. Возможность самостоятельно работать с приложением (без помощи IT-персонала) очень важна для удовлетворенности пользователей.

Продукт нужно оценивать, учитывая:

• наличие настраиваемых интерфейсов и мастеров, которые не требуют IT-поддержки;
• изменения, требующие вовлечения IT и навыков, необходимых для их выполнения;
• необходимость и объем специальной подготовки для конечных пользователей и IT-персонала.

Наконец, возможность BPM-поставщиков в плане поддержки внедрения и дальнейшего использования. Здесь нужно учесть такие моменты:

• Есть ли у поставщика специальное подразделение и офис для поддержки клиентов?
• Обеспечивают ли они достаточное обучение для того, чтобы пользователи максимально эффективно применяли новые BPM-приложения?
• Берут ли они ответственность за все аспекты выполняемого решения в рамках жизненного цикла, в до и послепродажный периоды?

Зрелость приложения

Зрелость BPM-проекта может оцениваться не только по продолжительности его функционирования, но и по той роли, которую приложение играет в качестве части корпоративной технологии и бизнес-стратегии.

Важно выяснить следующие вопросы:

• смогут ли пользователи со временем расширить использование приложений как организационно, так и в рамках BPM-пакета?
• имеется ли у поставщика какой-либо опыт в ключевых бизнес-областях, таких как: выполнение нормативных требований, функционально-стоимостной анализ, управление стоимостью? Отражен ли этот опыт как в продукте, так и в опыте внедрения?
• системные интеграторы и консультанты, специализирующиеся в области BPM, являются экспертами в отрасли, играя важнейшую роль в обеспечении успешных проектов управления эффективностью. Использует ли поставщик партнерскую экосистему, тем самым обеспечивая выбор и гибкость во внедрении необходимой функциональности?
• может ли поставщик помочь с поиске опытных консультантов для выбранного BPM-проекта?
• работает ли поставщик с партнерами с целью интеграции комплементарных технологий для обеспечения необходимых организационных потребностей?

Оптимальные методы и экспертные ресурсы

Лидирующие BPM-поставщики учитывают требования, поступающие от клиентов.  Экспертные знания, проверенные технологии и грамотное управление стимулируют поддержку со стороны руководства, обеспечивают достаточно времени, внимания и квалификации персонала для решения этих важных проблем. Некоторые поставщики вступают в партнерство с отраслевыми экспертами, чтобы добиться поддержки в своих ключевых инициативах.

Уровень решения этой задачи можно оценить, выяснив:

• Имеется ли активная пользовательская группа, занимающаяся формулировкой требований к будущим версиям?
• Существуют ли шаблоны оптимальных методик, которые позволят увеличть темпы и качество внедрения?

Заключение

Требования к BPM-системе достаточно высоки. Эти решения дополняют корпоративную операционную среду, поддерживая стратегические процессы и анализ. По мере того как организация находит <общий знаменатель> в бизнес-задачах, - таких как выполнение нормативных требований, поддержка принятия решений и управление эффективностью, - BPM становится ключевым фактором.

Большинство BPM-поставщиков обеспечивают пакеты взаимодополняющих продуктов, поддерживающих процессы управлении эффективностью, а также прозрачность информации. Целостность и сильные стороны как BPM-проекта, так и аналитической платформы, имеют одинаковый вес. По мере созревания рынка и интереса поставщиков к потребностям пользователей, постепенно стираются границы между такими функциями как планирование, бюджетирование, отчетность, BI и прочими. При этом поддерживается прозрачность корпоративной информации и поддержка принятия решений.

При подготовке материала использованы исследования аналитических компаний IDC (www.idc.com), Data Warehousing Institute (www.tdwi.com), Ventana Research (www.ventanaresearch.com).

Автор: По материалам зарубежных сайтов