О чем нужно задуматься перед покупкой программных средств управления эффективностью бизнеса: 10 главных вопросов

В материале рассказывается о ключевых моментах и характеристиках, на которые
в первую очередь следует обращать внимание при выборе средств управления
эффективностью бизнеса. В частности, эти ключевые показатели включают такие
характеристики, как встроенный документооборот, возможности интеграции,
автоматизированной обработки данных и т.д.

Управление эффективностью бизнеса (business performance management, сокр. BPM), известное также как управление эффективностью корпорации (enterprise performance management или corporate performance management), представляет собой средства и способы объединения сотрудников, процессов и технологии для поддержки успешного выполнения стратегии компании. Это корпоративный подход, позволяющий наблюдать за эффективностью бизнеса, оценивать ее и управлять ею в режиме реального времени. Такой подход дает организации возможность синхронизировать свои действия с меняющимися бизнес-условиями и адаптироваться к ним. Реальное использование данного подхода на практике невозможно без наличия соответствующей технологии.

Безусловно, сегодня исполнительные руководители компаний и менеджеры ведут дела, имея в своем распоряжении разнообразные технологические решения, такие как текстовые документы, электронные таблицы и слайды, а также электронная почта. Но, как ни странно, использование всех этих разнообразных систем создает барьеры на пути к достижению высокой эффективности. Например, стратегический план часто хранится в виде переплетенного текстового документа, погребенного в чьем-либо офисе. Операционный бюджет - инструмент, позволяющий превратить стратегический план в реально действующий механизм, - создается в электронных таблицах. И эти два процесса абсолютно не связаны между собой. Из-за такого отсутствия взаимосвязи менеджер может упустить из виду необходимость финансирования стратегически важного тактического шага. А руководитель может заставить ключевого сотрудника работать над стратегически несущественной задачей. Сотрудники иногда даже не имеют представления о стратегии и тактике компании, не говоря уже о том, как их работа будет оцениваться с этой точки зрения. Таким образом, у менеджеров отсутствуют рычаги управления выполнением стратегии организации.

Еще один пример провалов в эффективности работы компании, обусловленных современными технологиями, - стандартный процесс отчетности. Ежемесячно или ежеквартально менеджер или исполнительный директор получает кипу бумаг, которые необходимо просмотреть. Не говоря о том, что непросто найти достаточно времени для того, чтобы изучить все представленные данные и (с большей или меньшей вероятностью) обнаружить какие-либо проблемы или возможности, "таящиеся" в этой информации, подобные данные уже являются устаревшими на момент представления отчетов. Кроме того, тенденции остаются скрытыми в этой информации, а статичная природа отчетов не обеспечивает возможности непосредственного анализа данных.

Компании, думающие о будущем, уже обнаружили, что существует технология, которая может им помочь в повышении скорости, точности и эффективности процессов управления. Используя корректную технологию ВРМ в сочетании с передовыми методами бизнеса, эти компании могут:

• интегрировать свои управленческие задачи, такие как планирование, бюджетирование и подготовка отчетности, в единый замкнутый процесс, который регулируется реальными событиями (например, появлением нового продукта у конкурента), а не стандартным календарным циклом (например, ежегодным планированием);
• связать планы с распределением и оценкой как финансовых, так и нефинансовых ресурсов, что позволяет преобразовывать стратегию в реальные действия и повышать ответственность исполнителей;
• получать доступ к необходимой информации (а не ко всей имеющейся) в нужный момент и в соответствующем контексте, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на ключевых моментах и самых важных фактах;
• сократить временные затраты на избыточные операции, выполняемые вручную, которые подвержены ошибкам. В результате остается больше времени на собственно ведение бизнеса;
• осуществлять сотрудничество различных подразделений и специалистов в рамках компании независимо от физического местонахождения членов рабочих групп.

Десять ключевых вопросов

При анализе технологии управления эффективностью, которую собирается приобрести организация, обязательно нужно получить ответы на следующие вопросы.

1. Поможет ли эта технология в интеграции процессов управления бизнесом?

Интеграция - это фактор, позволяющий, например, начать процесс бюджетирования, используя данные процессов планирования и прогнозирования. Она помогает связать корпоративную стратегию с бюджетами, сотрудниками и оценками эффективности. Система управления эффективностью должна интегрировать такие функциональности, как планирование, бюджетирование, финансовая консолидация, прогнозирование, отчетность и анализ. Поэтому необходимо выбирать приложение, которое включает единый репозиторий данных. Это компонент, обеспечивающий настоящую интеграцию. Если приложение является сетевым (а именно так и должно быть), то наличие единой интегрированной системы значительно упрощает текущую поддержку, поскольку IT-специалисты могут проводить обновления централизованно, вместо того чтобы обслуживать индивидуальные компьютеры и многочисленные сайты.

Еще один важный момент, связанный с интеграцией: программные средства ВРМ должны быть основаны на стандартах, а не являться системой, созданной под конкретную задачу. Это дает возможность осуществить интеграцию с технологическими системами и источниками данных, уже существующими в компании. Использование того, что уже есть, является более экономичным и менее рискованным шагом, чем полное уничтожение старых систем и замена их новыми.

2. Обеспечивают ли программные средства автоматическое уведомление о бизнес-проблемах и возможностях?

Обычно 90% информации типичного месячного или квартального управленческого отчета свидетельствуют о том, что все идет согласно плану. Но на самом деле важно выявить те скрытые 10%, которые не соответствуют плану. Настоящая система управления эффективностью будет постоянно исследовать данные, лежащие в основе, и заранее информировать пользователей об исключениях, т.е. о результатах, которые отклоняются от ожидаемых в отрицательную или положительную сторону. Приложение ВРМ должно рассылать такие уведомления соответствующим сотрудникам по электронной почте немедленно, не дожидаясь конца месяца или квартала. Это дает организациям и специалистам дополнительное время для осуществления необходимых корректирующих действий.

3. Помогут ли новые средства быстро фокусироваться на самых важных проблемах и получать по ним дополнительную информацию?

Очень часто проблему для современных менеджеров представляет не недостаток, а избыток данных. Система ВРМ способна помочь в решении этой проблемы: она проводит обобщение значительных объемов данных и представляет информацию в режиме реального времени в легко понимаемом конкретном формате, например, в виде оценочных панелей эффективности или инструментальных панелей ключевых показателей эффективности. Такие программные средства должны обеспечивать доступ пользователей к цветным диаграммам, таблицам и графикам, которые способствуют лучшему пониманию процессов. Они также должны позволять сотрудникам рассматривать информацию в контексте, наиболее удобном для их конкретных целей, например, по регионам, типам продуктов, временным периодам, стратегическим инициативам и т.д.

Поскольку данные становятся информацией только тогда, когда организация может действовать на их основе, технология управления эффективностью должна обеспечивать надежные аналитические инструменты, такие как сортировка (например, от максимального размера прибыли к минимальному), прогнозирование, анализ тенденций и возможности построения диаграмм. Она также должна позволять сотрудникам "опускаться" от суммарных показателей на уровень более детальных данных о сделках, что обеспечивает целостную и прозрачную картину эффективности.

4. Будет ли организация реально использовать новую технологию?

Как в случае с любой стратегической технологией, сотрудники станут использовать ее только в том случае, если это станет обязательным требованием руководства. Для того чтобы облегчить переход к новому, лучше выбирать приложение, в котором есть знакомые, доступные для пользователей технологии. Например, интерфейс Excel больше знаком современным бизнес-профессионалам, чем просто зеленый экран. Если система ВРМ включает Excel как надстройку над централизованной базой данных, имеющей современные системы защиты, то организация получает все преимущества электронных таблиц без сопровождающих их недостатков, а пользователи системы быстро осваиваются с новой технологией.

5. Поможет ли приложение ВРМ сотрудникам лучше понять их роль в реализации корпоративной стратегии?

Как ни странно, обычно очень немногие сотрудники организации имеют представление о глобальной стратегии своей компании. Еще меньше понимают, насколько реально они влияют на ее успех или неудачу. Система управления эффективностью должна не только помочь руководителям донести информацию о стратегии до каждого сотрудника, но и способствовать тому, чтобы сотрудники ясно понимали, как выполнение их ежедневных задач поддерживает ее реализацию. Кроме того, такая система должна функционировать в качестве информационного портала, т.е. центрального онлайнового пространства, где могут быть представлены планы, политика, расписания, результаты и любая другая информация, которую менеджерам необходимо довести до сведения всей организации.

Кроме того, необходимо убедиться, что решение ВРМ обеспечивает причинно-следственную структуру для организации данных и результатов. Это означает, что для каждого компонента стратегии можно будет посмотреть необходимые планы и ресурсы. Для каждого вида деятельности соответствующие отделы или сотрудники должны видеть, кто отвечает за выполнение этих задач, как будет оцениваться их работа, какие цели в области эффективности должны быть достигнуты, а также каковы текущие результаты. Четкое определение ожидаемых показателей помогает повысить ответственность за бизнес-результаты организации на всех уровнях.

Система ВРМ также должна помогать организации видеть не только результаты своей деятельности. Она должна давать представление о том, какие стратегические проекты были внедрены, насколько глубоко и достигли ли они ожидаемого эффекта. Имея такую информацию, менеджеры могут оценить, есть ли необходимость в перераспределении ресурсов и пересмотре планов, или же все идет как надо.

6. Позволит ли новая система представлять нефинансовые результаты?

Финансовые показатели и отчеты - это необходимый индикатор эффективности организации за тот или иной период. Но эти "индикаторы прошлого" не помогают организации предпринимать опережающие действия для достижения будущего успеха. Таким образом, совершенно необходимо, чтобы интегральная система ВРМ могла работать и с другими ведущими показателями и соответствующим образом представлять их. В зависимости от типа бизнеса эти факторы успеха могут включать рейтинги удовлетворенности потребителей, долю выполненных заказов, время обучения сотрудников или текучесть кадров.

7. Поможет ли новая технология адаптироваться к меняющимся бизнес-условиям?

Раньше планы оставались неизменными в течение всего года. Сегодня же изменения происходят постоянно. Поэтому технология, используемая в компании, должна способствовать быстрой адаптации к этим изменениям. Качественное решение ВРМ должно позволять организации вносить изменения только один раз, а их дальнейшее распространение по всей системе - это "работа" программных средств. Например, когда компания добавляет новый вид бизнеса в бюджет, эта информация должна также автоматически появляться в процессе финансовой консолидации и в управленческих отчетах.

8. Обеспечит ли новая технология автоматизацию обработки данных?

Системы управления эффективностью должны автоматизировать обработку коэффициентов, конверсию валют, аллокации, исключение неконтрольных пакетов акций, консолидацию результатов и т.д. Программные средства ВРМ должны освобождать сотрудников от избыточных задач, выполняемых вручную, которые не добавляют стоимости. Это позволит специалистам тратить больше времени на действительно важные функции, такие как анализ бизнеса и принятие правильных решений.

9. Поможет ли новая система в сотрудничестве с коллегами?

Система управления эффективностью на основе Интернета обеспечивает доступ к информации по первому требованию, для того чтобы пользователи могли работать в любом месте и в любой момент времени. Помимо обеспечения такого доступа к одной версии централизованных данных, программные средства ВРМ способствуют сотрудничеству и другими путями. Во-первых, они позволяют сотрудникам и их группам получать доступ к информации на основе своих ролей в организации. Сотрудники могут работать с той информацией, которая нужна им для выполнения своих обязанностей, но при этом не имеют доступа к закрытым сведениям за рамками своих должностных полномочий. Во-вторых, эти средства обеспечивают возможности управляемого документооборота, что помогает каждому видеть и понимать процессы, контрольные сроки, процедуры одобрения и прогресс в работе. В-третьих, решение ВРМ позволяет сотрудникам сопровождать данные ведомостями учета работ, текстовыми примечаниями и информацией об обсуждениях. Это дает возможность лучше понять контекст принятия решений. Такая информация особенно полезна рабочим группам, когда они осуществляют ревизию планов и результатов.

10. Смогут ли программные средства расширяться с ростом бизнеса?

Внедрение корпоративной системы, которая помогает улучшить основные процессы управления, - задача не для слабонервных. Поэтому нужно быть уверенным, что система сможет работать не только с тем количеством бизнес-пользователей, которые есть в организации на данный момент, но и в том случае, если их число будет расти по мере развития бизнеса. Необходимо ознакомиться с официальной документацией относительно масштабируемости программных средств и результатами тестирования, подтверждающими утверждения поставщика.

Существует и еще один, последний вопрос, ответ на который требуется получить до приобретения новой системы: нужно ли внедрять все функциональные возможности приложения сразу? Ответ на этот вопрос отрицательный. Системы ВРМ затрагивают всю корпорацию. Это очень крупный проект, поэтому он должен выполняться с особой тщательностью. Наилучший подход к внедрению системы ВРМ - начать с наиболее насущной бизнес-проблемы, например с бюджетирования или финансовой консолидации. Далее можно внедрять дополнительные функциональности по мере необходимости и в зависимости от наличия ресурсов.

Такой многостадийный подход имеет несколько преимуществ. Во-первых, решение самой насущной проблемы уже на первом шаге демонстрирует ценность новой системы и способствует признанию в организации и других возможностей, внедрение которых планируется позднее. Во-вторых, разделение процесса внедрения на несколько шагов позволяет получить бизнес-преимущества быстрее по сравнению с тем, когда приходится ждать запуска всей системы ВРМ. Например, вводя группу новых возможностей каждые 3 месяца, можно получить одобрение сотрудников, необходимое для поддержки продвижения столь крупного проекта в масштабах корпорации. В-третьих, запуск лишь нескольких функциональных возможностей в начале проекта дает пользователям системы время на обучение и привыкание к новой технологии, при этом не перегружая их. Создание такого уровня комфорта облегчает внедрение дополнительных функциональностей позднее, а также способствует сокращению общего времени обучения.

Внедряя системы управления эффективностью бизнеса, организации могут усовершенствовать процесс принятия решений, улучшить свои возможности быстрого реагирования на изменения, а также повысить шансы достижения стратегических целей. А учет названных выше 10 вопросов поможет легче разобраться в рекламной информации поставщиков и лучше определить, какие именно решения достойны внимания.

Автор: Майкл Ковини (Michael Coveney)