Система отчетности для информационной поддержки руководителя компании

Третья статья является логическим завершением двух первых статьей рубрики -
в ней рассказывается о возможностях и преимуществах технологии OLAP и ее
использовании в системах корпоративной отчетности. В статье на примере
продуктов Аналитической платформы "Контур" компании Intersoft Lab подробно
объясняется, какими характеристиками должны располагать современные
интерактивные OLAP-отчеты, предназначенные для различных категорий современных
пользователей: руководителей, менеджеров и аналитиков компаний.

Каждая компания использует в своей работе разнообразное программное обеспечение: системы учета финансово-хозяйственной деятельности, программы для поддержки управления бизнесом, хранилища данных и другие системы. Информация, накопленная в корпоративных базах данных, отражает в деталях разнообразные аспекты деятельности компании и является источником для подготовки обязательной отчетности, предоставляемой в налоговые органы, и внутренних отчетов для руководства, менеджеров и аналитиков. Последние помогают контролировать бизнес, оценивать достигаемые результаты и принимать обоснованные решения для дальнейшего развития бизнеса. Каким же должен быть отчет для руководителя, чтобы действительно помочь ему в управлении бизнесом? Во-первых, отчет должен быть наглядным. Открыв отчет, руководитель не должен утонуть в море финансовых данных, а моментально увидеть важные для принятия решений показатели. При этом необходима расшифровка отчета, чтобы можно было просмотреть исходные данные, по которым он был создан, разнообразную аналитику его показателей. Во-вторых, руководителю должны быть предоставлены средства для анализа данных отчета, например, для сравнения и оценки динамики данных, вычисления новых показателей и т.п. В-третьих, отчетность всегда должна быть актуальной, т.е. содержать самые "свежие" данные из первоисточника. И конечно, отчеты должны оперативно предоставляться руководителю, даже если он находится вне офиса и не имеет прямого доступа к информационным системам организации.

Создавать подобные электронные отчеты по данным корпоративных БД позволяют специализированные системы репортинга или системы отчетности. Данная статья знакомит с наиболее важными характеристиками электронных отчетов, выпуск которых должна обеспечивать система репортинга для удовлетворения информационных потребностей руководителей, менеджеров и аналитиков компании.

Интерактивные отчеты

Для контроля и анализа деятельности компании удобно использовать интерактивные экранные OLAP-отчеты. Получение интересующих показателей сводится к простому манипулированию данными OLAP-отчета. В OLAP-отчете данные агрегируются по иерархии измерений и по ветвям иерархии вычисляются итоги. Например, в отчете по продажам с иерархией измерений Город-Торговая точка-Менеджер будут показаны итоговые суммы продаж каждого менеджера продаж торговой точки, каждой точки в городе, а также общие итоги продаж всех менеджеров, точек и городов. Для интерактивного управления отчетом пользователь выполняет разнообразные OLAP-операции: повороты таблицы, изменение состава измерений, углубление и обобщение, сортировку и фильтрацию и пр. При выполнении каждой операции автоматически пересчитываются итоги и пользователь получает новый отчет.

Программы аналитической платформы Контур компании Intersoft Lab АПК предоставляют OLAP-отчеты в виде многомерных таблиц, в которых пользователь может управлять представлением данных:

• определять состав измерений таблицы и получать разнообразную аналитику показателей отчета;
• сворачивать и разворачивать иерархию измерений (обобщать и детализировать данные таблицы);
• манипулировать расположением строк и колонок таблицы (поворачивать таблицу);
• сортировать и фильтровать данные;
• вычислять разнообразные показатели по данным таблицам, задавая произвольные формулы расчета;
• строить разнообразные графики по данным таблицы и прочее.

Управление данными выполняется просто с помощью мыши. После каждого изменения таблицы пересчитываются промежуточные и общие итоги по измерениям и пользователь моментально получает новый отчет.

Основное преимущество интерактивного отчета в том, что руководитель или менеджер получит не статичный отчет с фиксированным количеством показателей, а гибкую таблицу, в которой он сможет простым перетаскиванием ее колонок и строк получать разнообразные формы представления данных. Например, отчет с данными квартальных продаж руководитель сможет использовать для оценки общих объемов продаж за квартал, оценки работы каждого менеджера и отдельных торговых точек, выявления наиболее продаваемых товаров, эффективности политики скидок. Всю эту информацию руководитель сможет получить моментально и только при помощи одного отчета, при этом он не будет громоздким. Чтобы получать в отчете детализированную информацию по продажам, необходимо просто добавлять в таблицу нужную аналитику, например, такие измерения сумм продаж как "Менеджеры", "Торговые точки", "Виды товаров". Не интересующую аналитику из отчета можно убирать.

В основе интерактивных отчетов технология оперативной аналитической обработки данных (OLAP). Эта технология обеспечивает многомерное представление данных в отчетах, т.е. интерактивная таблица содержит не два измерения (одно для строк и одно для колонок), как в привычных электронных таблицах, а множество измерений. Измерения строк и колонок представлены в виде иерархии (см. рисунок 1). Пользователь может раскрывать иерархию измерений и получать детализацию показателей отчета в разрезе измерений - аналитики или сворачивать иерархию для получения обобщенных данных.

Используя многомерные интерактивные таблицы, можно просматривать и анализировать разнообразные управленческие отчеты: бюджетные план-факт отчеты с данными по статьям доходов и расходов, управленческие балансы, данные по клиентской базе, данные по договорам и сделкам и прочее.

Для анализа отчета его строки и колонки можно менять местами, сворачивать и разворачивать иерархию измерений, числовые показатели можно представлять в виде процентов, итоговые суммы рассчитывать по заданным алгоритмам.

Таким образом, интерактивный OLAP-отчет это наиболее удобная форма для просмотра и анализа управленческих данных в целях принятия решений.

Рис. 1. OLAP-отчет Аналитической платформы Контур.

В составе платформы:

• программы для создания мобильных OLAP-отчетов и доставки через Интернет/Интранет - "Контур Дизайнер кубов" и "Контур Генератор кубов" для проектирования и создания отчетов в виде микрокубов, "Контур OLAPBrowser" для выпуска отчетов на ПК, локальной сети и Интернет.
• программа "Контур Стандарт" для выпуска отчетов из корпоративных БД в режиме on-line

Визуализация данных

Управленческий отчет может отражать большой объем данных, например, план-факт отчет по бюджету доходов и расходов предприятия может содержать сотни записей. Для изучения такого отчета может потребоваться масса времени. Однако, в силу своей занятости, руководитель или менеджер не имеет возможности тратить часы на анализ отчета, бегло просмотрев его, он должен получить информацию, достаточную для принятия решения. Чтобы отчет был наглядным, наиболее важные и критические показатели должны выделяться на фоне остальных данных. Например, чтобы в бюджетном план-факт отчете можно было сразу увидеть статьи с большими отклонениями фактических значений от плановых, суммы выявленных отклонений выделяются инверсным цветом. В этих целях в системах отчетности предлагаются инструменты для раскраски отчетов, по заданным алгоритмам. В интерактивном отчете, по предварительно настроенной логике форматирования, автоматически определяются и выделяются важные для руководителя показатели, например, максимальная прибыль или минимальные продажи, показатели, превышающие установленные лимиты и др. Логика форматирования задается пользователем, для одного отчета может быть задано сразу несколько условий раскраски, и они могут налагаться друг на друга. Так, к примеру, в отчете суммы продаж менеджеров, выполнивших план, могут выделяться красным цветом, а наибольшая сумма еще и курсивом. Открыв такой отформатированный отчет, руководитель сразу увидит, кто выполнил план и кто лучший менеджер продаж.

Графическое отображение данных

Еще один важный визуальный элемент интерактивного отчета - это график, который строится по его данным. Для иллюстрации отчета предоставляются разнообразные виды диаграмм: круговые и столбчатые, точки, площади, линии и другие. Каждый график позволяет решить определенную задачу, например, линия позволяет оценить динамику показателей отчета, столбцы - сравнить их значения, круговая диаграмма - увидеть долевое распределение. Графики могут быть плоскими и объемными, большие диаграммы размещаются на нескольких страницах.

Зачастую, график становится основным элементом отчета руководителя и только с его помощью можно оценить большие объемы данных и сделать выводы о результатах деятельности компании.

Язык формул для расчета показателей

Для оценки финансовых результатов могут использоваться ключевые показатели, которые рассчитываются на основе данных управленческого и бухгалтерского учета по сложным алгоритмам, поэтому система отчетности должна предоставлять:

• встроенные финансовые алгоритмы (например, для расчета средневзвешенной процентной ставки, остатка счета, средних величин и пр.)
• математический аппарат для получения различной статистики (например, функции отклонение, дисперсия и пр.)
• язык формул для настройки произвольных алгоритмов расчета показателей. Для вычисления показателей интерактивного OLAP-отчета язык формул должен обеспечивать возможность манипулирования многомерными данными.

Рис. 2. Интерфейс редактора формул Аналитической платформы Контур.

Расшифровка отчета

Интерактивный OLAP-отчет создается по исходным данным, полученным из корпоративных БД. На основе этих данных вычисляются показатели отчета, которые увидит конечный пользователь: руководитель, менеджер, аналитик. Чтобы пользователь мог понять, каким образом был получен тот или иной показатель отчета, должна быть возможность его расшифровки, т.е. просмотра исходных данных.

Рис. 3. Интерфейс "Детализация" OLAP-отчета Аналитической платформы Контур.

Фильтрация и сортировка данных

Хорошо известные всем инструменты для поиска и систематизации записей в электронных таблицах - это фильтры и сортировщики. Они могут отличаться в разных системах отчетности, но по сути логика их работы схожа: найти и расположить записи по заданным пользователем условиям. Однако надо отметить, что для интерактивных OLAP-отчетов должна обеспечиваться фильтрация и сортировка данных в иерархических структурах.

Предоставление актуальных данных

Для создания OLAP-отчета данные из корпоративных БД выгружаются в многомерные структуры (кубы). Это обеспечивает высокую скорость получения отчетов конечными пользователями и снижает загрузку учетных систем нерегламентированными запросами. Чтобы руководитель всегда работал с актуальной информацией, должно поддерживаться соответствие данных в отчетах первоисточнику.

Для поддержки актуальности данных интерактивных OLAP-отчетов применяются различные способы: инкрементальное обновление кубов, быстрое создание кубов по измененным данным, выпуск отчетов из корпоративной БД в режиме on-line.

Программы АПК поддерживают идеологию создания целевых read-only микрокубов для отдельных групп пользователей, каждый из которых обеспечивает возможность подготовки тематических отчетов, например для анализа продаж, бюджета и т.д. Для обновления данных выполняется быстрое пересоздание микрокубов, которое занимает от нескольких секунд до нескольких минут, в зависимости от объема данных.

Объединение в одном отчете данных из разных источников

Информация о деятельности многофилиальных компаний бывает распределена по нескольким разнородным БД. В этом случае чтобы получить обобщенный отчет по всей компании, система должна поддерживать объединение в одном отчете данных из нескольких источников. Эта проблема решается генераторами отчетов по-разному. Наиболее простой способ - это объединение данных посредством текстовых или XML-файлов. Информация из учетных систем выгружается в файлы в едином XML-формате, после чего из них создается OLAP-отчет. В настоящее время XML-формат, поддерживает большинство автоматизированных учетных систем, поэтому, как правило, дополнительной разработки процедур выгрузки не требуется.

Публикация и передача отчетов через Интернет/Интранет

Для многих компаний самой важной составляющей системы отчетности является возможность распространения отчетов через Интернет/Интранет. Это позволяет передавать отчетность удаленным пользователям в филиалах, акционерам, инвесторам и клиентам компании. Даже находясь вне офиса, дома, на выездах и в командировках, руководители смогут получать необходимые отчеты через сайт компании или по электронной почте.

Программы АПК обеспечивают выпуск мобильных OLAP-отчетов - микрокубов. Микрокуб - это контейнер многомерных данных, метаданных и отчетов, предназначенный для дистрибуции отчетов и обмена данными между пользователями. В зависимости от состава данных их объем при создании микрокуба сжимается от 10 до 1000 раз. В результате огромная выборка становится небольшим файлом микрокуба, который можно передать по Интернет или по e-mail.

Поддержка выгрузки в популярный Excel

Не секрет, что многие уже привыкли пользоваться для подготовки отчетов электронными таблицами Excel. Этот инструмент уже изучен и знаком, поэтому часто для пользователя важно умеет ли система выгружать данные интерактивных отчетов в Excel и другие приложения MS Office.

Оформление отчета

Фирменный отчет должен иметь свое "лицо", поэтому система репортинга должна обеспечивать возможность оформления отчета логотипами компании, элементами корпоративных бланков и т.п. В колонтитулах отчета должны при необходимости размещаться подписи ответственных исполнителей и другая дополнительная информация.

Печать отчетов

Экранные отчеты должны распечатываться на бумаге. Для интерактивных отчетов с множеством измерений должно поддерживаться масштабирование, так чтобы он умещался на печатном листе.

Заключение

Интерактивные OLAP-отчеты сегодня находят применение в различных областях. С их помощью можно выпускать разнообразную финансовую отчетность по данным учетных систем (например, баланс, отчет о прибылях и убытках), выполнять многомерный анализ бюджета организации, анализировать продажи по базам данных торговых предприятий, проводить CRM-анализ, маркетинговые и статистические исследования и многое другое.

Простота создания OLAP-отчетов по данным корпоративных БД, широта предоставляемых инструментов анализа, динамичность и возможность самостоятельной настройки отчетов пользователями позволяет использовать их для информационной поддержки руководителей, менеджеров, аналитиков, бухгалтеров и других специалистов компании, а также применять в целях доставки информации клиентам, акционерам и инвесторам.

Автор: Елена Королева, заместитель Директора Управления маркетинга, компания Intersoft Lab