Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Реализация методики ССП в программном обеспечении

При внедрении Сбалансированной системы показателей (ССП) существует ряд факторов, на которые стоит обратить внимание. Одним из них является ее автоматизация, как в сфере обновления данных, так и в сфере рассылки отчетов. В этой статье будет рассмотрено, как автоматизация ССП отразится на успешности ее применения. Также будет обсуждаться вопрос о различных программных продуктах, реализующих данную концепцию.

Использование программного обеспечения

Регулярное обновление данных и подготовка отчетов занимают достаточно много времени. Исходя из данных исследования, очевидно, что 70% всех компаний, применяющих методику ССП, используют тот или иной программный продукт для автоматизации данного процесса. Практически треть этих компаний (31%) использует готовые программные продукты, 43% компаний - программы собственной разработки (например, электронные таблицы или приложения на основе баз данных), и 23% используют и то, и другое программное обеспечение.

Интенсивность использования программ при работе с ССП растет с увеличением размеров компании. На рис. 1. показано, что большинство (59%) компаний с числом сотрудников меньше 100 не применяет никакое программное обеспечение. А вот среди крупнейших компаний, с числом сотрудников больше 100000, всего 15% не используют никакие программные продукты. Напротив, процент организаций, использующих готовые ("коробочные") программы растет: от 18% до 62% компаний разных размеров соответственно. Так же ситуация обстоит и с внутренними программными продуктами - 35% и 62%.


Рис. 1. Зависимость типа используемого программного продукта от размера компании

Основным преимуществом использования программного обеспечения, предназначенного для автоматизации работы с ССП, является экономия времени, которое иначе пришлось бы потратить на не очень продуктивные, но, тем не менее, необходимые процедуры (например, обновление данных).

Когда компания только начинает внедрять методику ССП, то естественным будет начинать этот процесс с относительно простой схемы. Многие не используют сначала никакого программного обеспечения, другие применяют набор электронных таблиц. С ростом опыта использования технологии и уверенности в том, что это не является всего лишь очередным преходящим "модным" инструментом управления, эти простые схемы уже становятся недостаточными, и компании переходят к более сложным схемам, необходимым для дальнейшего совершенствования методики ССП.

Чем дольше компания применяет методику ССП, тем больше вероятность того, что для этого будет использоваться какая либо программа. Так, 56% всех компаний, использовавших ССП меньше года, также применяли и программное обеспечение, а, из компаний, использовавших ССП от года до 6 лет, уже 70% применяют программное обеспечение, среди же компаний, использовавших ССП больше 6 лет - 100% применяют различные программы. Подобный рост характерен как при использовании готовых, так и внутренних программных продуктов.

В соответствии с результатами исследования, вполне можно утверждать, что вне зависимости от продолжительности применения методики ССП, где-то половина всех компаний продолжает использовать те же программные продукты, с которыми они начинали работу. Многие компании напрасно опасаются переходить на более сложные, обновленные версии программного обеспечения, так как не хотят осуществлять весь огромный объем работы, связанный с подобным переходом.

Характеристика программного обеспечения

Одной из наиболее популярных характеристик данного класса программных продуктов является гибкость в проектировании отчетов. Именно эта возможность, наряду с простотой использования и доступностью программного обеспечения, стала причиной столь большой популярности электронных таблиц. Тем не менее, эта гибкость может стать весьма опасным инструментом в руках человека, который захочет использовать подобные возможности в своих "корыстных" целях. Кроме того, именно эта гибкость затрудняет сравнение фактических показателей эффективности с отраслевыми показателями.

У ССП, реализованной в формате электронных таблиц, есть и ряд других недостатков, например, сложности в эксплуатации. Один из респондентов заметил: "Готовые программные продукты являются достаточно дорогими, поэтому, мы разработали свою систему, основанную на Хранилище данных и Excel. Но она оказалась слишком громоздкой и малоэффективной". Еще один из числа опрошенных отметил практически то же самое: "Мы разработали свою ССП на основе электронных таблиц. Но ее существенным недостатком является проблема хранения данных. Сейчас мы пытаемся освоить более перспективные способы создания ССП-отчетов".

Безопасность данных - одно из существенных преимуществ пакетных программных продуктов, реализующих ССП, по сравнению с электронными таблицами. Кроме того, пакетные программные продукты - гораздо более специализированный инструмент и, поэтому, они отображают фактическую ситуацию касательно задач и стратегии компании, хотя и являются менее гибким средством. Естественно, в глазах каждого конкретного пользователя это может рассматриваться как существенный недостаток, но с точки зрения единой корпоративной стратегии, подобная стандартизация отчетов - несомненное преимущество.

Внедрение ССП

Число пользователей программных продуктов, реализующих методику ССП, независимо от того, применяется ли данная программа для просмотра отчетов или же для ввода данных, варьируется от компании к компании. В некоторых компаниях менее 1% всех сотрудников имеют доступ к данной системе, в других же компаниях все сотрудники так или иначе используют ССП.

ССП-программы могут применяться на всех уровнях управления компанией. Так, в некоторых компаниях только руководство может использовать эти программные продукты, в других компаниях - менеджеры среднего звена. На Рис. 2. показаны основные уровни управления компании, на которых применяется ССП.



Рис. 2. Основные уровни управления компании, на которых применяется ССП

Из анализа рисунка становится очевидно, что чем больше уровней управления используют ССП-приложения, тем больше количество конечных пользователей. Так, если ССП применяется только на высшем уровне управления, то количество пользователей значительно ограничено. Соответственно, чем больше организация, тем, скорее всего, больше уровней управления будет вовлечено в процесс использования ССП.

Составление ССП-отчетов

Как показал проведенный опрос, публикация отчетов может происходить по-разному. На Рис. 3. показано, что большей и практически одинаковой популярностью пользуются отчеты, составленные на бумаге, публикуемые в сети интернет, размещенные в локальной или глобальной сетях. В меньшей степени пользователи предпочитают отчеты, отправляемые по электронной почте.


Рис. 3. Способы создания ССП-отчетов

Системы отчетов, разработанные только для использования руководством, в основном предусматривают только составление отчетов на бумаге. Системы, которые используются в основном менеджерами среднего звена и руководством - разработаны на основе интернет-технологий, а системы, используемые в основном руководством и менеджерами среднего звена - работают на основе локальной сети.

Также, способ составления отчетов зависит от размера организации: крупные организации используют более сложные системы для составления ССП-отчетов. Небольшие (менее 100 сотрудников) - предпочитают составлять отчеты на бумаге. Организации с числом сотрудников от 101 до 1000 - в основном используют электронную почту, от 1001 до 10000 - предпочитают интернет, а компании с числом сотрудником более 10000 - предпочитают локальную или глобальную сеть.

Организации, предпочитающие рассылать отчеты по электронной почте, как правило, не очень успешно реализуют ССП, и напротив, компании, использующие веб-технологии весьма успешны в применении данной методики. Кроме того, значительное число компаний сообщило о том, что возможность публиковать отчетность в локальной сети была той функциональной возможностью программного обеспечения, которая в наибольшей степени способствовала успешной постановке данной методики.

Как и следовало ожидать, способ составления ССП-отчетов также зависит от типа используемого программного обеспечения. Если никакое программное обеспечение не используется, то составление отчетов будет осуществляться вручную. Отчеты также могут составляться на на основе локальных сетей. Наиболее успешно реализуются внутренние ССП-программы, работающие на веб-основе. Это также подтверждает необходимость выделения значительных ресурсов на разработку и внедрение Сбалансированной системы показателей для достижения максимального результата.

Функции ССП

Как показало исследование, большинство компаний хотело бы, чтобы их ССП обладало функцией рассылки отчетов по электронной почте. Другими необходимыми функциями, по мнению опрошенных, являются возможности углубленного анализа исходных данных (технология drill down), возможность настройки системы отчетов конечным пользователем, а также возможность обозначения связей между показателями и свертывания отчетов.

Гибкость

Вряд ли у какой-либо компании с первого раза получится правильно составить и внедрить Сбалансированную систему показателей, однако отчаиваться не стоит. Внедрение ССП - процесс, требующий значительного времени, еще больше времени уйдет на отлаживание системы и ее поддержку. После внедрения, большинство компаний понимают, что они отслеживают либо слишком много показателей, таким образом выполняя ненужную работу, либо используют вообще не те показатели. Количество отслеживаемых показателей эффективности, отнюдь не является залогом успешного управления эффективностью работы предприятия. Конечные пользователи сообщают о необходимых изменениях, и компания становится вынуждена вносить поправки. Именно тогда, гибкость ССП-системы выходит на первый план.

Так как система обработки данных не является статичной, то возможность гибкой модификации ССП, в связи с какими-либо изменениями, приобретает дополнительную значимость. Компания может внедрить систему управления корпоративными ресурсами (ERP-систему), установить новую центральную компьютерную систему (mainframe) или новое программное обеспечение. Для того, чтобы ССП продолжала эффективно выполнять свои функции, она должна обладать определенной гибкостью.

При внедрении автоматизированной ССП, компания должна заранее продумать всю структуру данной системы. Новая система не должны быть простой копией того, что раньше выполнялось вручную, если только существовавшая система не была исключительно хорошо продуманной. Необходимо грамотно спроектировать архитектуру системы и все ее функции и требования, иначе, в конечном итоге, это может привести к нежелательным последствиям.

Доступ к данным

Гибкость системы и доступ к данным - два этих требования взаимосвязаны и в равной степени важны. Многие компании говорят о том, что возможность доступа к данным - является необходимым условием успешной реализации автоматизированной ССП. Одна организация даже сказала, что ей удалось успешно внедрить ССП целиком благодаря возможности "автоматизированного извлечения данных из центрального компьютера и других баз данных". Другие же компании отвечали, что они не смогли успешно внедрить ССП, так как "она была несовместима с существовавшими внутренними базами данных и другими средствами управления корпоративными финансами и ресурсами.

С течением времени организации, начинающие с внедрения неавтоматизированных ССП или же ССП на основе электронных таблиц, осознают потребность перехода на более сложные системы и программные средства, будь то программа, разработанная самой компанией, или же готовый коммерческий продукт. При выборе необходимого программного обеспечения следует учитывать следующие факторы: возможность составления отчетов на основе сети Интернет, возможность углубленного анализа исходных данных (технология drill down) и настройки отчетов для конечного пользователя, а также возможность свертывания отчетов и обозначения связей между показателями. Данная система также должна обладать возможностью получения данных из различных корпоративных источников. Помимо этого, система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить реагировать на различные изменения. Если система, которую вы приобрели или же разработали сами, обладает всеми вышеперечисленными возможностями, то она, скорее всего, имеет достаточно высокие шансы на успех.