Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Технологии и инструменты подготовки банковской отчетности, часть I

В отечественной банковской системе отчетность для Центрального Банка Российской Федерации (обязательная и, в скором времени, по МСФО) и налоговых органов используется для государственного контроля и регулирования деятельности кредитных организаций. Управленческая отчетность для принятия решений руководством является одной из главных составляющих управления современным банком. Эти четыре вида банковской отчетности представляются наиболее важными для российских кредитных организаций, и только они будут рассмотрены в данной статье. Предлагаем вниманию читателя сравнительный анализ технологий и инструментов их получения.

Главный вопрос, на который предстоит ответить - почему подготовка отчетности была и остается одной из самых ресурсоемких задач банка, и существует ли решение, способное серьезным образом изменить сложившуюся ситуацию?

Регламенты и технология подготовки отчетности

В общем виде подготовка банковской отчетности сводится к интерпретации учетных данных (данных бухгалтерского учета и сделок) в зависимости от поставленных целей.

Технология получения конкретного вида банковской отчетности напрямую зависит от характера ее регламентации. В таблице 1 приведен сравнительный анализ регламентов подготовки банковской отчетности. За основу взята классификация, предложенная Ю. Ю. Сорокиной, начальником отдела отчетности по международным стандартам ОАО "ТрансКредитбанк".

Таблица 1. Сравнительный анализ регламентов подготовки основных видов банковской отчетности

Регламенты Обязательная отчетность ЦБР Отчетностьпо МСФО Налоговая отчетность Управленческая отчетность
Степень внешнего регулирования высокая средняя1 высокая -2
Степень внутреннего регулирования низкая3 средняя низкая3 высокая
Частота изменений принципов и правил составления высокая средняя высокая низкая

1 - заключается в регулировании основных принципов, жесткая регламентация отсутствует

2 - законодательных требований не существует

3 - примером внутреннего регулирования может служить Учетная политика


Из приведенной таблицы можно сделать вывод, что технологии подготовки обязательной и налоговой отчетности принципиально не отличаются, получение отчетности по МСФО схоже с подготовкой центробанковской отчетности по критериям внешнего регулирования и с управленческой отчетностью - по степени внутренней регламентации, а управленческая отчетность целиком подчиняется правилам, установленным в банке.

В самом общем случае, для многофилиального банка подготовка банковской отчетности включает четыре базовых технологических этапа:

  1. сбор исходных данных,
  2. подготовку отчетности,
  3. консолидацию,
  4. выпуск сводной (консолидированной) отчетности.

Состав работ в рамках каждого этапа различается в зависимости от вида банковской отчетности и выбранного способа ее подготовки. Например, этап подготовки отчетов по МСФО включает трансформацию учетных данных по РПБУ в МСФО и выполнение корректировок на основе мотивированного суждения специалистов. А при подготовке управленческой отчетности после переклассификации данных по счетам управленческого учета выполняются регламентированные внутрибанковскими нормативами аллокации, тарификация и трансферты. Или же сбор исходных данных для подготовки налоговой отчетности из филиалов банка может производиться на уровне сделок или регистров налогового учета, то есть в виде таблиц показателей.

Инструменты автоматизации отвечают за своевременность получения, достоверность, полноту и точность отчетных показателей. Модули для подготовки обязательной отчетности реализованы практически в каждой автоматизированной банковской системе, часть АБС поддерживают ведение параллельного учета, в том числе налогового, по МСФО и управленческого учета, реализованы отдельные модули АБС для подготовки отчетов по МСФО и ведения налогового учета на основе трансформации счетов по РПБУ. На российском рынке представлены решения для получения всех видов банковской отчетности на основе Хранилищ данных. Наравне с ними в банках популярны программы собственной разработки, в том числе реализованные на основе MS Excel-Access.

Применение того или иного инструмента однозначно зависит от принятого способа подготовки отчетности и, наоборот, средства автоматизации, которыми располагает банк, влияют на выбор технологии получения отчетов. Несмотря на локальный характер автоматизированных решений с точки зрения получения результата, каждое является частью уникальной системы автоматизации банка. Поэтому, в конечном счете, способы подготовки отчетности и инструменты автоматизации определяются по совокупности факторов: количество филиалов и дочерних структур банка, состав банковских операций и применяемых финансовых инструментов, возможности банковской АБС, уровень автоматизации бэк-офисов, наличие Хранилища данных и т.д.

Далее в статье рассматриваются технологические способы подготовки различных видов банковской отчетности и применяемые инструменты автоматизации.

Способы и инструменты подготовки обязательной отчетности

С 1 апреля 2004 года вступили в силу Указания №1376-У от 16 января 2004 года "О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации". Согласно указаниям семь отчетных форм обязательны для ежедневного представления в ЦБ РФ, восемь - один раз в пять дней, четыре - ежедекадно. Более 30 форм предоставляются в территориальные учреждения ЦБ РФ ежемесячно, периодичность подготовки остальных - квартал, полгода, год. Общее число отчетов, обязательных для предоставления ЦБ РФ превышает 70 позиций.

Подготовка обязательной отчетности в кредитной организации сопровождается обработкой огромного объема информации и отнимает много времени квалифицированного персонала. Для многофилиальных банков объем исходных данных и трудоемкость подготовки отчетов возрастают пропорционально количеству филиалов, и наряду с отчетностью филиалов и головной конторы банк обязан предоставлять контролирующим органам сводную отчетность. В решении этой задачи особая работа, по объему и сложности превосходящая непосредственно подготовку отчетов, заключается в сборе информации, необходимой для получения отчетов.

Рассмотрим разные способы и инструменты, которые используются для сбора учетных данных и подготовки обязательной отчетности (см. таблицу 2):

Способ 1. Сбор и обработка данных бухгалтерского учета. Обеспечивает получение только тех отчетных форм, для которых достаточно данных бухучета: форма 101, 102, 201, 603, 90х, ФОР и некоторых других.

Применяются, как минимум, два подхода к реализации технологии:

  1. С использованием специализированных модулей в составе АБС.Способ идеально подходит нефилиальным банкам и банкам, применяющим централизованную АБС. Подготовленная отчетность из АБС выгружается в формат программ ЦБ РФ (balance, testkb, obved, klico и др.), в которых выполняется межформенный контроль до сдачи отчетов в ТУ ЦБ РФ. Безусловно, решение на основе централизованной АБС является дорогостоящим и выбирается банками, которые уже располагают такой системой.
  2. На основе Хранилища данных. Способ целесообразно использовать многофилиальным банкам, где АБС филиалов могут быть разных версий или от разных поставщиков. В этом случае для получения сводных отчетов по банку необходимо собрать, выверить, проверить актуальность и консолидировать разноформатные учетные данные. Хранилище, в котором используется форматный сбор данных, решает эту задачу наиболее эффективно. Хранилища, где сбор организован на уровне процедур репликации данных из АБС, эффективно работают, если Хранилище и АБС филиалов имеют одного производителя. Важный плюс этой технологии - возможность сверять сводную отчетность по банку в целом с отчетностью по каждому филиалу. Кроме того, отчетность филиалов можно выпускать из центрального Хранилища и пересылать в филиалы для передачи в региональные подразделения ЦБ РФ. Это позволяет гарантированно избежать расхождений в отчетах филиалов и консолидированных отчетах Головной конторы.

Для подготовки некоторых форм обязательной отчетности только данных бухучета недостаточно. Поэтому использование первого способа возможно в комбинации с другими, которые позволяют получить отчетные формы на основе сделок и договоров.

Способ 2. Сбор и обработка учетных данных. Предназначен для подготовки отчетов на основе бухучета и данных по сделкам и договорам; к ним, например, относится отчетность по Инструкции №110-И "Об обязательных нормативах банков". Как правило, учет договоров и данных по сделкам ведется в бэк-офисных модулях АБС, в обособленных бэк-офисных системах, в базах данных и модулях собственной разработки IT-службы банка.

Возможны следующие варианты реализации технологии:

  1. На основе интегрированной АБС от одного поставщика. Речь идет об идеальном случае, когда все бэк-офисные приложения банка разработаны одним производителем АБС. Сбор данных по сделкам для выпуска отчетов в этом случае не вызывает проблем с согласованием форматов. К сожалению, на практике такой вариант почти не встречается.
  2. На основе Хранилища данных. Как правило, состав применяемых бэк-офисных систем банка разнообразен и включает продукты разных поставщиков и зачастую программы, разработанные банковскими специалистами. После внутреннего аудита баз данных систем, в которых ведется аналитический учет операций, составляется перечень реквизитов всех видов сделок и описание информационных объектов Хранилища для учета изменений позиции по сделке в разрезе ее реквизитов. Данные по сделкам выгружаются из разнородных источников в формат Хранилища, где подготавливается отчетность для систем ЦБ РФ.Сбор всех сделок в Хранилище для банка с диверсифицированными бизнесами является сложной и всегда индивидуальной задачей, тем более, что не во всех банках данные по сделкам отражаются в аналитическом учете одинаковым образом.
  3. На основе собственных разработок, с применением MS Excel. Состав отчетов, которые сдаются в ЦБ РФ, зависит от состава банковских операций и финансовых инструментов, с которыми работает банк. Например, если банк не имеет лицензии на работу с драгоценными металлами, следовательно, не подготавливается форма 610 "Отчет об операциях с драгоценными металлами" и т.п. Чтобы собрать ограниченный набор сделок, бывает целесообразно применить "ручную" или "полуручную" технологию. Например, бэк-офисы заполняют специальные формы, чаще всего в MS Excel, в которые заносятся данные по сделкам или агрегированные показатели. Эти данные передаются в службу отчетности, где они вручную или в "полуавтоматическом" режиме вводятся либо сразу в готовые отчетные формы либо в Хранилище данных или АБС, в зависимости от принятой технологии работы банка. Для этого в карточках клиентов и лицевых счетов создаются дополнительные реквизиты, по которым в дальнейшем производятся выборки данных для расчета отчетных показателей. Ограничением использования этой технологии могут стать возможности по настройке дополнительных реквизитов в конкретной АБС. Безусловно, при таком способе возрастает влияние человеческого фактора на результат, повышается ресурсоемкость подготовки отчетов, для ручной работы привлекается квалифицированный персонал бэк-офисов и подразделений по подготовке отчетности.

Способ 3. Сбор и обработка показателей. Эта технология сегодня наиболее распространена среди банков, в том числе многофилиальных. В ее основу положен сбор из филиалов и систем автоматизации бэк-офисов рассчитанных показателей (агрегированных первичных данных). Перечень показателей вытекает из форм сводных отчетов. На основе собранных показателей в головной конторе банка выпускаются отчетные формы.

Встречаются различные подходы к организации сбора показателей:

  1. С использованием специализированных модулей в АБС. Сначала агрегаты вычисляются в специализированных модулях АБС филиалов и в файлах заданного формата пересылаются в головную контору. Там файлы загружаются в базу данных АБС, и на их основе выпускается сводная отчетность. Этот способ чаще всего поддерживают в своих программных решениях производители отечественных АБС. Однако, он в полной мере востребован, когда в головной конторе и удаленных подразделениях установлены интегрированные АБС одного поставщика.
  2. На основе форматного сбора в Хранилище данных. Способ предназначен для сбора показателей из различных АБС и бэк-офисных систем банков. Показатели рассчитываются в филиалах по первичным данным бухгалтерского и аналитического учетов, выгружаются или вводятся в единые формы сбора данных и отсылаются в электронном виде для загрузки и консолидации Хранилище головной конторы. В Хранилище "Контур Корпорация", например, можно настроить информационные объекты для хранения данных о формах отчетности. На их основании система автоматически генерирует Excel-шаблоны для заполнения в филиалах. Шаблоны содержат необходимые процедуры проверки вводимых данных, справочники для заполнения ячеек шаблона и процедуры выгрузки данных в XML-формат для последующей загрузки в Хранилище. Подготовка и выверка сводной отчетности, как правило, первая задача, которую решает банк, построивший Хранилище данных.
  3. На основе собственных разработок, с применением MS Excel. По принципу форматного сбора реализовано подавляющее большинство собственных разработок банков, в том числе на основе MS Excel. В свете перманентных изменений законодательной базы такой подход оправдывает себя, сокращает время на внедрение новых отчетов, исключая ожидание их реализации со стороны фирм-производителей АБС.

Способ 4. Сбор и консолидация отчетности филиалов. Технология применяется многофилиальными банками для ускорения процедуры выверки отчетов. При таком подходе чаще всего филиалы самостоятельно готовят отчеты в программах ЦБ РФ, где заранее выполняют межформенный контроль. Это позволяет снизить нагрузку на сотрудников Головной конторы в отчетный период. Затем отчеты отправляются в электронном виде в Головную контору, где могут сразу консолидироваться в программах ЦБ РФ. В этом случае ответственность за корректность отчетных показателей распределена на филиалы.

Чтобы избежать этого, используют проверку готовых отчетов, поступивших из филиалов в Хранилище данных. Отчеты загружаются в Хранилище, и консолидируются в целом по банку. В финансовых Хранилищах данных, например, в системе "Контур Корпорация", предлагается инструментарий для настройки правил консолидации и алгоритмов округления сводных показателей. После консолидации выполняется контроль подготовки сводной отчетности по банку в целом. В том числе, выполняется сравнительный анализ данных текущего и предыдущих периодов для определения разрывов и подозрительного поведения показателей. Отчеты филиалов, в которых обнаружены ошибки, исправляются в головной конторе, выгружаются в форматы ЦБ РФ и высылаются обратно в филиалы. Либо по указанию из центра филиалы сами устраняют ошибки и высылают новые версии отчетов для загрузки проверки в Хранилище. Таким простым способом достигается согласованность сводных отчетов и отчетов, которые сдают филиалы.

Низкоуровневая форма рассмотренной технологии - сбор из филиалов отчетных форм, подготовленных в MS Excel или на твердых носителях. Она до сих пор еще встречается в банках со слабым уровнем автоматизации учета в филиалах. Эта технология является весьма трудоемкой, требует привлечения большого числа специалистов в филиалах и головной конторе. В настоящий обзор она включена исключительно для полноты.

Таблица 2. Способы и инструменты подготовки обязательной отчетности

  Сбор и обработка данных бухучета Сбор и обработка учетных данных Сбор и обработка показателей Сбор и консолидация отчетности
АБС централизованная,спец. модуль интегрированная интегрированная, спец. модуль -
Хранилище данных процедурный, форматный сбор процедурный,форматный сбор форматный сбор сбор данных из программ ЦБ РФ
Собственные разработки спец. модуль MS Excel MS Excel MS Excel

Перечисленные способы подготовки обязательных отчетов во многом перекликаются между собой. Для разных банков и разных типов отчетов одна и та же технология может оказаться избыточной, недостаточной или не подходить принципиально. На практике крайне редко встречается применение какой-то одной технологии. Обычно используется оптимальная комбинация разных способов.

Способы и инструменты подготовки налоговой отчетности

Под автоматизацией подготовки налоговой отчетности в банках и небанковских организациях обычно понимают расчет налога на прибыль. Остальные формы налоговой отчетности, в том числе расчет налогов на имущество и на добавленную стоимость, как правило, составляются вручную или с применением "малой механизации", то есть инструментов печати отчетных форм. Разными ИМНС рекомендованы специализированные программы для печати налоговой отчетности, некоторые ИМНС принимают отчетность в электронном виде в формате этих программ.

Согласно требованиям 25-й главы Налогового Кодекса РФ головная контора банка, являясь налогоплательщиком, подготавливает Декларации по налогу на прибыль - сводную и для каждого обособленного подразделения и осуществляет уплату налогов. Специфика подготовки Деклараций для многофилиальных банков заключается в том, что количество обособленных подразделений существенно превышает количество банковских филиалов, и на первый план выходит задача сбора данных для расчета налогов в разрезе территориально-распределенных структурных единиц.

Применяются несколько способов подготовки налоговой отчетности (см. таблицу 3):

Способ 1. Параллельный учет на основе АБС. В АБС, которая поддерживает ведение нескольких учетов, на основании одного набора сделок (в терминологии АБС их чаще называют операциями или документами) порождаются разные комплекты проводок - по РПБУ, по правилам 25-й главы НК, по МСФО и т.д. Проводки по налоговому учету отражаются в отдельной Главной книге. На основании этих данных формируется налоговая отчетность.

Подход может быть реализован на базе интегрированной АБС от одного поставщика. Он требует большой методической проработки логической модели генерации проводок и ее постоянного сопровождения. Однако, если такая модель, в которой зафиксированы все возможные банковские продукты и правила их налогового учета существует, это наилучший способ решения задачи подготовки налоговой отчетности на базе АБС.

Способ 2. Сбор и трансформация учетных данных. Способ основан на ведении нескольких Планов счетов и использовании таблицы трансформации (соответствия) счетов по РПБУ и регистров налогового учета. Поскольку полного соответствия в результате трансформации не достигается, необходим "ручной" ввод корректирующих проводок. Количество корректировок зависит от состава операций банка, и может достигать больших объемов в банках с диверсифицированными бизнесами. В результате корректировок подготавливаются данные, на основании которых выпускается налоговая отчетность.

Трансформация может быть реализована:

  1. На основе интегрированной АБС от одного поставщика. Данные для трансформации собираются в Главной книге средствами интегрированной АБС.
  2. На основе Хранилища данных. В Хранилище для трансформации можно собрать учетные данные из бэк-офисных систем различных производителей и из разных АБС филиалов. После выполнения корректировок данные в Хранилище консолидируются и проводится расчет долей и сумм налогооблагаемой прибыли по подразделениям.

Способ 3. Сбор и обработка учетных данных на основе Хранилища данных. Как и метод параллельного учета на основе АБС, этот способ на практике встречается крайне редко. Он требует, во-первых, детального анализа и описания всех видов сделок и их реквизитов для сбора в Хранилище. Во-вторых, для автоматической генерации проводок по правилам 25-й главы НК должны быть настроены и/или запрограммированы алгоритмы разнесения сумм по налоговым регистрам для всех видов банковских операций.

Tем не менее, нам известны случаи реализации такого подхода. Например, его применили IT-специалисты "Собинбанка", которые собственными силами разработали на основе Хранилища "Контур Корпорация" решение для подготовки налоговой отчетности. Возможно, этот способ подготовки налоговой отчетности реализован также на основе АБС, но мы не располагаем такой информацией и поэтому не стали включать его в эту статью.

Способ 4. Сбор и обработка регистров налогового учета. Предусматривается сбор из подразделений готовых налоговых регистров. На их основе рассчитается размер налогооблагаемой прибыли, определяется доля прибыли каждого подразделения, вычисляются налоги и печатаются Декларации. Распространены реализации этой технологии:

  1. На основе форматного сбора в Хранилище данных. Налоговые регистры могут выгружаться в формат Хранилища из АБС филиалов (если там, например, ведется параллельный учет или налоговый учет методом трансформации), или из Excel-шаблонов, которые сотрудники филиалов заполняют вручную. В процессе загрузки регистров в Хранилище возможны разнообразные проверки поступающих данных. Например, если Хранилище используется также для подготовки обязательной отчетности ЦБ РФ, выполняется контроль полученных данных с балансами филиалов. Также в процессе загрузки происходит консолидация данных и расчеты для получения налоговой отчетности. Способ в первую очередь востребован, если филиалы используют АБС разных производителей или налоговый учет в АБС филиалов не ведется.
  2. На основе собственных разработок, с применением MS Excel. Это самая распространенная технология подготовки налоговой отчетности. По сути, она аналогична решению на базе Хранилища данных. Все проверки целостности и корректности данных, процедуры консолидации и вычисления выполняются средствами Excel с использованием расчетных программ собственной разработки. Применение Excel-технологии сопровождается традиционными проблемами отслеживания версионирования файлов и актуальности данных и т.д. Но способ удобен для специалистов, отвечающих за подготовку налоговой отчетности, делает их практически независимыми от IT-служб банка.

Таблица 3. Способы и инструменты подготовки налоговой отчетности

  Параллельный учет Сбор и трансформация учетных данных Сбор и обработка учетных данных Сбор и обработка регистров
АБС интегрированная интегрированная - -
Хранилище данных - процедурный,форматный сбор форматный сбор форматный сбор
Собственные разработки - - - MS Excel

Как и для подготовки обязательной центробанковской отчетности, реальность такова, что банки "перемешивают" разные способы получения налоговой отчетности, активно дополняя тот или иной способ с помощью MS Excel или собственных разработок. Для многофилиальных банков это, в частности, связано с низкой автоматизацией филиалов, где не ведется налоговый учет. Банки с широкой линейкой банковских продуктов и большим разнообразием бэк-офисов от разных поставщиков с помощью MS Excel "обходят" проблемы интеграции разнородных систем.