Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Использование современных средств бюджетирования в муниципальном совете

Подготовка годового бюджета — это довольно напряженный процесс, и муниципальным советам приходится «сражаться» с ним не менее активно, чем с городским частным сектором. Информацию надо собирать из множества источников, объединять в различные формулы, проверять, а затем сравнивать с целями и финансовыми возможностями совета. Этот процесс часто проходит через несколько проверок или циклов, прежде чем бюджет принимают, утверждают и передают в основную бухгалтерскую систему.

В ходе подготовки бюджете данные накапливаются в сотнях электронных таблиц и многочисленных базах данных, так что дальнейший пересмотр или обновление бюджета становятся для администратора сущим кошмаром. Разрешить подобные проблемы и существенно сократить бюджетный цикл могут помочь современные технологии бюджетирования.

В этой статье рассказывается об опыте применения этой технологии для оптимизации процесса бюджетирования на примере одного новозеландского муниципального совета. Надо сказать, что в Новой Зеландии органы местного самоуправления занимают лидирующее положение в мире по использованию передовой практики в области финансового управления. Практика ведения бюджета, при которой он не просто представлен в виде стандартных показателей (статей и разделов), но и дает представление об эффективности бизнеса в целом, необходима многим управляющим органам во всем мире.

Информация о муниципальном совете

Муниципальный совет города Гамильтон Сити в Новой Зеландии — четвертый по размеру городской район страны, он занимает важное стратегическое положение, находясь на берегах величественной реки Вайкато, несущей свои воды в центре плодородной равнины Вайкато. Почти половина населения Новой Зеландии живет в радиусе 135-ти километров от города, при этом в Гамильтоне жизнь полна всех преимуществ процветающего города, однако лишена стресса и перегрузок, столь характерных для соседнего Окленда.

В последние годы границы города постоянно расширялись, адаптируясь к растущему спросу на жилое и коммерческо-промышленное развитие. Граница, с момента ее установления в 1877 году, менялась уже десять раз (последний раз в 1989). Город увеличился по площади от исходных 752 до 9400 гектаров.

Сейчас Гамильтон — это полный сил, активно развивающийся город с населением в почти 120 тысяч человек. Он является центром молочного производства Новой Зеландии, имеет широкие возможности для проведения исследований и разработок, основанные на современных технологиях. Здесь очень много кафе, баров, образовательных учреждений, возможностей для отдыха. Сама жизнь и окружающая среда в городе очень привлекательны, а этим едва ли смогут похвастаться другие крупные города Новой Зеландии.

 Ниже приведен бюджет города на 2001/2002 годы:

Доходы от платежей 62,8 млн. н.з. долл.
Общая стоимость недвижимого имущества 1,416,6 млн. н.з. долл.
Акции (капиталы) плательщиков 1,317,9 млн. н.з. долл.
Капитальные затраты 31,4 млн. н.з. долл.
Чистая задолженность города 100,5 млн. н.з. долл.
Бюджетные доходы от:  
общих ставок оплаты коммунальных услуг 62,8 млн. н.з. долл.
правительственных субсидий 3,5 млн. н.з. долл.
взносов, оплаты аренды, налогов 25,7 млн. н.з. долл.
других источников доходов 7,6 млн. н. з. долл.
Итого за 2001/2002 гг. 99,594 млн. н.з. долл

Проблемы бюджетирования

Проблемы бюджетирования лучше всего видны в небольшой выдержке из документа, разработанного муниципальным советом для создания нового проекта бюджетирования.

Бизнес-проблема/требования

  • В настоящее время бюджеты подразделений ведутся в более чем 200 электронных таблицах, которые необходимо вручную согласовывать и обновлять в течение всего процесса бюджетирования. В этих таблицах хранятся данные за три года для каждого учетного кода.
  • Консолидация по всем подразделениям выполняется вручную (например, чтобы выяснить общую сумму заработных плат), так как таблиц слишком много и поэтому любое другое (автоматическое) их объединение ненадежно.
  • Балансировка внутренних налогов выполняется вручную, а поэтому не всегда точна в связи с большим объемом.
  • Ввод данных очень неудобный, поскольку с каждой таблицей необходимо работать отдельно.
  • Централизованно управляемая информация по страхованию, налогам на транспортные средства, расходам на компьютерное оснащение, занятости, зарплатам, налогам ACC[1], взносам в пенсионный фонд, дополнительным налогам, амортизации, налогам на хозяйственные подразделения — вводится вручную в каждую таблицу, а это большая и трудоемкая задача.
  • Глобальные изменения (например понижение налога Австралийской торговой палаты на 5%) в настоящее время вносить трудно.
  • Несколько выходных планов вручную обновляются в нескольких отдельных электронных таблицах.
  • Загрузка заполненных таблиц в бухгалтерскую книгу ERP-системы требует от 12 до 15 дней для преобразование данных в нужный формат, что приводит к задержке процессов загрузки.
  • Поскольку программное решение представлено не в виде базы данных, перечисленные выше ограничения, налагаемые на ввод и консолидацию данных, согласованию внутренних налогов, вывод данных и печати — сохранятся.
  • Аллокации в бизнес-подразделениях и во вспомогательных подразделениях осуществляются как отдельные операции, затем их результаты вручную вносятся в бюджетные таблицы. Дальнейшие изменения не всегда отражаются в моделях аллокаций, иногда их просто «обходят»

Приведенные выше комментарии по сути дела являются классическими симптомами среды, где существует сложная бизнес-проблема, для решения которой используются неподходящие инструменты.

Решение

Компания Cortell предложила использовать многомерную базу TM1[2] (OLAP-куб), чтобы решить проблемы муниципального совета Гамильтон Сити, касающиеся бюджетирования. OLAP-куб обладает возможностью хранения данных по многим измерениям, как-то: центры затрат, периоды, счета, версии и т. п. За счет этого пользователям удается выполнять быстрый доступ к данным манипулировать ими, а также получать популярную ныне выборку данных по разным измерениям (slice and dice) в необходимых форматах. Такие операции обычно выполняются в оперативном режиме, по мере того как пользователю требуется информация -такая технология называется оперативной аналитической обработкой (On-Line Analytical Processing, OLAP).

Приложение такого типа связывается с Excel, предоставляет пользователям удобную рабочую среду и работает с многомерной базой данных. Пользователи вводят данные непосредственно в базу, за счет чего устраняется необходимость в их повторном выборе. Ввод данных может осуществляться в легко настраиваемых Excell-таблицах.

Данными в кубе нетрудно манипулировать, если администратор бюджета установит необходимые форматы в базе данных. Такие структуры, как ценовые центры, форматы счетов, множество версий и периодов устанавливаются один раз или импортируются из уже существующих источников, например, из Главной бухгалтерской книги. За счет этого администратору бюджета удается изменить зарплаты или другие расходы по организации практически мгновенно, не перестраивая всю структуру бюджета. Появляется возможность оценить столько сценариев, сколько необходимо, а затем сравнить конечные результаты каждого из них.

При пересмотре бюджета менеджерам часто требуется пропорционально снижать определенные расходы или доходы. Эта операция называется «откат» и легко выполняется в базе данных, тогда как в обычных электронных таблицах она довольно затруднительна. Таким образом, благодаря применению быстрого (обычно требуется несколько секунд) и эффективного средства модернизации всего бюджетного решения устраняется монотонность процедур бюджетирования.

Еще одно преимущество — возможность создавать специальные кубы (например по расходам на персонал, в которых хранятся данные по вознаграждениям и пособиям. Поскольку такой куб можно динамически связать с основным бюджетным кубом, то любые изменения в кубе персонала приведут к автоматическому обновлению основного куба, то есть гарантируется целостность и согласованность бюджетного проекта.

Решенные проблемы:

Для автоматизации приложения для бюджетирования использовался продукт ITM1; причем особое внимание уделялось консолидации информации по всему муниципальному совету. Раньше это осуществлялось с помощью более двух сотен электронных таблиц MS Excel, а самой большой проблемой оказывались было внесение корректировок. Теперь настройки «снизу-вверх» и «сверху-вниз» не требуют сколько-нибудь значительного времени. Возможность просматривать данные под разными углами также очень важна. Каскадные аллокации расходов проводятся с помощью ITM1, без участия связанных электронных таблиц. При этом эффективные затраты рассчитываются в автоматическом режиме. (См. Аллокации затрат.) Перечислим другие функции:

  •  возможность обрабатывать информацию за несколько лет (муниципальный совет составляет детальные планы на десять лет);
  •  возможность обрабатывать несколько сценариев;
  •  консолидация по структурам департаментов (258 центров затрат, 4 уровня иерархии);
  •  консолидация по учетной структуре (более 700 счетов и показателей на четырех уровнях иерархии);
  •  распределение годовых бюджетов по месяцам по заранее заданным критериям;
  •  создание предопределенных отчетов;
  •  простая загрузка в главную бухгалтерскую книгу ERP-системы;
  •  простая в использовании функция написания отчетов.

Некоторые расходы управляются централизованно (например зарплаты, ACC и другие затраты по платежным ведомостям — по департаменту платежей), а другие децентрализованы — управляются другими менеджерами центров затрат. Теперь модель бизнес-планирования может легко обрабатывать требования обоих типов.

Распределения (аллокации) затрат

Более 30% всех расходов возникают во вспомогательных /дополнительных центрах затрат (подразделениях). Поскольку на эти расходы нет специального финансирования, их необходимо допустимым и научно-обоснованным методом переопределить для финансируемых центров затрат. Существует более пятидесяти дополнительных центров затрат, которые необходимо на 100% покрыть за счет внутренних резервов. Эти центры служат не только операционным единицам (финансируемым), но и другим дополнительным сервисам.

Модель аллокаций верхнего уровня построена для того, чтобы переносить все общекорпоративные расходы этих вспомогательных центров на статьи других центров затрат в несколько этапов (каскадным способом), одновременно списывая дополнительные центры. Эта операция встроена в бюджетное приложение, выполняется и перевыполняется после любого изменения в течение нескольких секунд.

Преимущества

Фирма Cortell выполнила большинство требований, установленных при разработке бюджетного приложения. Основные преимущества, достигнутые за счет применения для бюджетирования многомерной базы, следующие:

  •  Сокращение численности персонала. По оценкам муниципального совета благодаря использованию нового подхода удалось существенно сократить численность занятого персонала, по сравнению с действовавшим ранее методом.
  •  Сотрудники перераспределены на другие проекты и обеспечивают более содержательную бюджетную информацию.
  •  Хотя город Гамильтон и не ставил специальной цели сокращения цикла бюджетирования, приложение можно использовать для существенного его сокращения.
  •  ITM1 включает в себя базу данных и Excel-интерфейс (для простоты использования). Excel-таблицы можно пересылать по почте менеджерам, при этом итоговые результаты помещаются в базу данных. Решаются проблемы целостности и согласованности данных.
  •  Ту же систему можно использовать для периодического создания отчетов и запросов, поскольку все организационные структуры хранятся в базе.
  •  Бюджет готовится в более структурированном формате, что облегчает внесение изменений.
  •  Относительно легко выполнять несколько циклов бюджетирования.

[1]Australian Chamber of Commerce - Австралийская торговая палата (Прим. переводчика.)

[2]Продукт фирмы Applix - инструмент Business Intelligence (Прим. переводчика.)