Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Из практики создания системы подготовки аналитической отчетности российского торгового оператора

Эта статья продолжает цикл материалов о применении OLAP-инструментов для построения корпоративных аналитических систем предприятий торговли. Эта статья рассказывает о практическом опыте ведущего оператора российского рынка торговли лакокрасочными изделиями - компании «Полилюкс». Система подготовки отчетности и анализа компании «Полилюкс», построенная на основе генератора OLAP-отчетов «Контур Стандарт», сегодня обеспечивает информацией топ-менеджеров, логистиков и маркетологов компании.

О компании «Полилюкс»

Московская компания ЗАО «Компания Полилюкс Центр» (www.polilux.ru) была образована в 1993 годe как многопрофильное предприятие, осуществляющее торговую деятельность на рынке лакокрасочных материалов. С 2001 года компания начала разработку и активное продвижение серии лакокрасочных материалов под собственной торговой маркой PROFILUX. В настоящее время «Компания Полилюкс Центр» является одной из ведущих оптовых фирм рынка лакокрасочных материалов, осуществляющих торговую деятельность на территории России.

Как складывалась потребность в системе анализа?

С 1998 года «Компания Полилюкс Центр» заносила все данные о своей хозяйственной деятельности в программу «1С: Предприятие». Жесткие формы отчетов не позволяли проводить всесторонний анализ данных и аналитическая отчетность подготавливалась менеджером вручную в сводных таблицах Excel, куда выгружались данные из 1С по клиентам компании и предлагаемым товарам. Затем при помощи формульного языка рассчитывалась рентабельность отдельно по клиентам и по товарам.

Недостатки подобной системы подготовки отчетности становились все более существенными по мере роста бизнеса и объемов данных:

  • невозможно отслеживать изменения в базе данных, т. е. однажды выгруженные в локальные таблицы данные очень сложно постоянно поддерживать в актуальном состоянии;
  • невозможно детализировать данные до нужного уровня, т. е. приходилось жертвовать детальностью отчетов; например, вместо конкретных товаров с некоторого момента пришлось ограничиться выводом в сводную таблицу только товарных групп;
  • невозможно оперативно менять представление данных, т. е. в отчете можно увидеть только рентабельность клиента или товара, но нельзя, например, заметив очень низкую или ненормально высокую рентабельность клиента, определить за счет каких товаров и закупок сложилась такая ситуация.
Кроме того, все эти годы база данных компании росла высокими темпами. Количество документов, проводимых ежедневно в базе, измеряется сотнями. Поэтому базу ежеквартально редуцируют, т. е. отсекают данные за последний квартал и начинают работу с новой базой. Таким образом, при необходимости проанализировать данные за период в несколько лет необходимо подавать в ИТ-отдел специальный запрос и ждать разработки требуемого отчета.

Какие задачи были поставлены перед аналитической системой?

Вот как описывает ситуацию руководитель ИТ-отдела Андрей Леонтьевич Маслаков: «Необходимость в новом решении с каждым днём становилась всё более очевидной. ИТ-отдел уже не справлялся с растущими запросами сотрудников. Они же, в свою очередь, зачастую предпочитали действовать наугад, без анализа данных, понимая, что дождаться нужного отчета не так-то просто. В июне 2003 года мы приняли решение о разработке аналитической системы своими силами».

Для различных отделов было запланировано создание отдельной аналитической системы. При этом были выделены следующие задачи:

  • Отдел логистики интересовали задачи прогнозирования закупок и минимизации стоимости склада. Специфика работы компании состоит в том, что все заказы на поставку продукции делаются в краткосрочном периоде. Поэтому особенно остро стоит проблема правильного расчета количества необходимой продукции, чтобы реализовать ее максимально быстро с учетом текущей конъюнктуры рынка. Кроме того, продукция компании подвержена сезонным колебаниям, поэтому задача расчета сезонных коэффициентов также весьма важна.
  • Отдел маркетинга выдвинул требование разработать решение для анализа оборотов и рентабельности по товарным группам, видам товаров и регионам. Рынок, на котором работает «Компания Полилюкс Центр» очень динамичен, поэтому отделу маркетинга необходимо постоянно отслеживать изменения в предложении других компаний и своевременно реагировать на них, предлагая клиентам различные скидки и более выгодные предложения. Для этих задач очень важна возможность выбора различной степени детализации и оперативного изменения представления информации под нужным углом.
  • Генеральному директору требовалось решение задачи расчета зарплаты для менеджеров с процентной ставкой. По определенным формулам должны рассчитываться нормативы рентабельности и выполнение плана продаж по каждому менеджеру. В соответствие с этими данными каждый месяц генеральный директор принимает решение о начислении определенного вознаграждения каждому менеджеру.

Как создавали аналитическую систему

«После формализации требований различных групп пользователей у нас встала задача выбора аналитической системы. Когда мы познакомились с продуктами Аналитической платформы Контур, альтернативных решений уже никаких не рассматривали. Это решение устроило всех. Его несомненные плюсы — очень понятный и простой интерфейс, который позволил избежать трудоемкого обучения специалистов, и отличная скорость работы на огромных объемах данных» — рассказывает Андрей Леонтьевич Маслаков.

Поскольку данные в системе 1С защищены объектным слоем, доступ к ним напрямую организовать сложно. Поэтому специалистами IT-отдела компании была написана средствами 1С-программа выгрузки данных в базу данных формата SQL. Выгрузка данных происходит регулярно в автоматическом режиме. На эту базу данных уже настроена программа Контур Стандарт. Каждое утро администратор подготавливает отчеты для различных отделов и сохраняет их в микрокубы. Специалисты компании получают необходимые отчеты уже непосредственно из этих микрокубов. Преимущество подобного решения для компании заключается с одной стороны в том, что SQL-сервер не перегружается многочисленными запросами пользователей, а с другой — в скорости получения отчетов, т. к., несмотря на огромные объемы данных, получение отчета из микрокуба происходит практически мгновенно.

В компании было установлено шесть рабочих мест на базе программы Контур Стандарт (версии Дизайнер и Обозреватель). Вся работа по внедрению проекта заняла две недели. Из них разработка приложений для системы Контур Стандарт заняла всего один день.

Что получили подразделения от внедрения аналитической системы

Система анализа и выпуска отчетности на базе продуктов Аналитической платформы Контур существенно упростила и автоматизировала работу специалистов «Компания Полилюкс Центр»:

  • Специалисты отдела логистики теперь проводят оперативный анализ в целом по всей номенклатуре товаров и по каждой товарной позиции. Возможность построения трендов за длительный период времени позволяет им прогнозировать уровень продаж с высокой точностью с учетом сезонных колебаний по различным группам товаров. Ускорение товарооборота компании за счет быстрой реализации товара привело к существенной минимизации стоимости склада.
  • Отдел маркетинга теперь имеет систему контроля динамики товарооборота. Она позволяет эффективно стимулировать спрос в случае необходимости и таким образом повышать рентабельность, которая автоматически вычисляется в аналитической системе по клиентам и товарам. Кроме того, с помощью разработанного приложения стало гораздо проще обосновывать индивидуальные скидки, которые выдаются крупным и наиболее рентабельным клиентам компании.
  • Генеральный директор получил систему объективного контроля менеджеров, которая позволяет оценить вклад каждого сотрудника в общую структуру продаж. За счет аналитической системы стало проще выставлять плановые показатели продаж на период, вычислять рентабельность продаж по каждому менеджеру, рассчитывать вознаграждения по результатам работы.

Несмотря на то, что аналитическая система существует в «Компании Полилюкс Центр» всего несколько месяцев, эффект от ее внедрения уже позволил окупить затраты на построение. Руководство компании планирует расширить аналитическую систему, а перед IT-отделом поставлена задача разработать новые аналитические приложения для обеспечения руководителей и менеджеров компании оперативной информацией для принятия управленческих решений.