Опыт применения OLAP-средств в торговых холдингах

В третьей статье рассказывается о практическом опыте построения системы
анализа продаж и закупок медицинского оборудования для московского торгового
холдинга "А\О Юнимед", и о создании системы анализа доходов и расходов для
многопрофильной Группы компаний "Айсберг" из поволжского региона

Вертикальный отраслевой рынок предприятий сферы торговли все последние годы, начиная с момента снижения государственного вмешательства в российскую экономику, активно внедрял в практику информационные технологии. Постепенно они стали приобретать статус необходимых и значимых рычагов бизнес-регулирования. В такой чуткой к изменению бизнес-среды отрасли как Торговля, востребованы все возможные механизмы подготовки принятия решений: выявление, отслеживание, оценка, прогнозирование и т.д. По данным исследований Департамента консалтинга РБК, в настоящий момент одной из самых перспективных аналитических технологий, которую хотят внедрить в практику российские торговые предприятия, является OLAP.

На страницах нашего Журнала, мы уже не раз освещали возможности использования аналитических инструментов в торговле. На этот раз мы хотим рассказать о практическом опыте применения OLAP-средств для построения аналитических систем двух российских торговых холдингов.

Первый проект — построение системы анализа продаж и закупок медицинского оборудования для ЗАО «А\О Юнимед», реализованный партнером Intersoft Lab компанией «1С-Рарус». Второй — создание системы анализа доходов и расходов для многопрофильной Группы компаний «Айсберг» (г.Самара). Этот проект реализован партнером Intersoft Lab в поволжском регионе — компанией «Торгмер. Информационные технологии».

Система анализа продаж и закупок ЗАО «А/О Юнимед» (г.Москва)

О компании

«А/О Юнимед» (http://www.unimedao.ru) (г. Москва) занимается поставками и обслуживанием медицинского оборудования и техники с 1993 года. Компания ориентирована на качественное решение задач, стоящих перед медиками, путем оснащения лечебных учреждений современной высококачественной техникой. За последние десять лет «А/О Юнимед» превратилось из очень маленькой компании в крупнейшую на своем рынке. Сейчас компания имеет 5 филиалов в регионах России. Штат компании составляет более 100 человек.

Шибанов Александр Николаевич, генеральный директор: «Превращение компании из небольшого предприятия в крупное, имеющего филиальную сеть, потребовало качественно иного обеспечения анализа информации. С самого начала своего развития мы уделяли серьезное внимание процессам автоматизации управленческого учета. Однако полноценное обеспечение руководителей информацией для принятия решений тормозилось ограниченными ресурсами ИТ-отдела, который был не в состоянии быстро создавать необходимые отчеты. Развитие бизнеса поставило перед нами задачу: либо пойти на увеличение численности отдела ИТ и увеличить количество отчетов в учетных системах, либо внедрить у себя на предприятии аналитическую систему. Мы пошли по второму пути»

О партнере

Компания «1С:Рарус» (г. Москва) занимается продажей, разработкой и внедрением ПО делового и экономического назначения, а также комплексной автоматизацией предприятий на базе программ «1С:Предприятие».

Постановка задачи

В связи с назревшей необходимостью в марте 2003 года в компании было принято решение о внедрении аналитической системы, которая бы обеспечивала актуальными отчетами генерального директора, коммерческого директора и финансового директора.

Главной задачей системы, по мнению генерального директора, должен был стать анализ показателей продаж в различных разрезах и получение показателей оплаты за отгруженные товары. Коммерческим директором была поставлена задача: обеспечить информацией принятие решений о закупках товара и заключение договоров с поставщиками. Финансовый директор хотел решить задачу анализа прибыли в разрезе регионов, групп клиентов, агентов. Поэтому единая аналитическая система должна была обеспечивать каждого из пользователей отдельными и необходимыми только ему отчетами.

Источником данных для анализа должна была стать система «1С:Предприятие». В этой системе для каждого из трех различных бизнесов компании ведется отдельная база данных. Это всегда затрудняло получение сводных цифр, их расчет приходилось выполнять только вручную. Поэтому аналитическая система также должна обеспечивать выпуск консолидированной отчетности по всем базам компании.

Выбор решения

При выборе платформы для построения аналитической системы рассматривались различные варианты на базе OLAP Services, а также Инталев. Гиперкуб. После тщательного изучения возможностей программного обеспечения компания выбрала решение на базе продуктов Аналитической платформы Контур. Эта платформа обеспечивает требуемую функциональность и скорость работы с большими объемами данных, а также является очень простой в настройке и эксплуатации.

Построение аналитической системы

Поскольку разработку и внедрение учетной системы в компании выполняли специалисты «1С:Рарус», то было принято решение доверить им построение аналитической системы «А/О Юнимед». Тем более, что эта компания уже имеет успешный опыт построения системы на основе продуктов Контур.

Для каждой базы «1С:Предприятия» были написаны программы выгрузки данных в локальные таблицы. Контур Стандарт был настроен на все эти базы, что позволило получать в аналитических отчетах сводные данные по всему предприятию. Каждую ночь данные из 1С в автоматическом режиме выгружаются в локальные таблицы. В начале рабочего дня администратор сети выпускает отчеты и сохраняет их в микрокубы.

Всего создаются три микрокуба для каждого из руководителей, которые содержат именно те данные, которые им нужны для работы. Например, отчет по продажам для финансового директора содержит следующую информацию:

• Географический показатель: Регион, Город.
• Данные по клиенту: Вид клиента, Клиент, Документ.
• Данные по поставщику: Поставщик, Агент, Вид договора.
• Данные по товарам: Товарная группа, Тип товара, Товар.
• Данные по ценам: Тип цены, Скидка.

Анализ проводится по количеству проданного товара, по оборотам и прибыли. Кроме того, в системе Контур Стандарт по формуле автоматически вычисляется рентабельность. На основе одного отчета можно анализировать данные по дате, месяцу, кварталу и году.

Применение технологии микрокубов позволило руководителям выпускать отчеты практически с нулевым временем ожидания. Все отчеты динамические, т.е. в каждом из них можно менять аналитические разрезы, детализировать и агрегировать данные.

На этапе опытной эксплуатации аналитической системы выяснилось, что в компании не всегда соблюдаются правила расстановки аналитических признаков в документах учетных систем. До внедрения аналитической системы это было незаметно, так как полноценный анализ фактически не проводился. После внедрения все проблемы учетной системы стали видны как на ладони. В связи с этим в компании пришлось внести изменения в документы системы менеджмента качества и доработать некоторые модули учетной системы.

Кроме того, аналитическая система показалась руководителям очень удобной, и поэтому теперь они хотят получать больше отчетов, охватывающих разные стороны деятельности организации. Решено построить в компании систему для анализа сделок с клиентами, которая, с одной стороны, позволит ясно понимать потребности клиентов, а с другой — наладить более точное планирование товарных и денежных потоков и снизить издержки. Также планируется внедрить аналитическую систему на рабочих местах менеджеров отдела продаж и отдела закупок. Все эти функции также планируется реализовать на базе продуктов Аналитической платформы Контур. На первом этапе, поскольку необходимая для анализа информация отсутствовала в учетной системе, ИТ-отдел начал работу по ее совершенствованию и развитию.

Совокупные затраты на внедрение аналитической системы составили около 10% от затрат на внедрение учетной системы. Все работы по разработке аналитического решения были выполнены в течение 5 дней. Сама настройка отчетов в программе Контур Стандарт заняла около 20 минут.

Эффект от внедрения аналитической системы

В настоящий момент аналитическую систему используют генеральный директор, коммерческий директор и финансовый директор «А/О Юнимед». Все они отмечают, что система значительно экономит их время на получение управленческой информации, которая помогает принимать обоснованные решения. Вот как руководители оценивают аналитическую систему:

Шибанов Александр Николаевич: «Для меня очень важно, что называется „видеть свой бизнес“, иметь информацию для стратегического планирования, следить за выполнением поставленных целей и вовремя корректировать направление движения. Поскольку мы проводим очень мощную маркетинговую работу, очень важно получать информацию об эффективности тех или иных акций, контролировать выполнение бюджета. Раньше подготовка таких отчетов занимала у руководителей подразделений около недели, и далеко не всегда качество предоставленной информации меня удовлетворяло. После внедрения аналитической системы и руководители подразделения, и я получаем требуемую информацию сразу. Кроме того, полностью решена проблема с анализом отчетности наших филиалов».

Микуцкая Наталья Эдуардовна, коммерческий директор: «Раньше мне приходилось пользоваться Excel, чтобы подготовить данные для анализа продаж товаров, логистики, взаиморасчетов. Эти трудоемкие и утомительные операции отнимали массу рабочего времени. Основной проблемой было сведение данных из различных отчетов (продажи, закупки, взаиморасчеты, логистика) в единую картину. Сейчас это за меня делает аналитическая система. Стало гораздо проще планировать складские запасы, управлять транспортной службой, контролировать дебиторско-кредиторскую задолженность. Кроме этого, повысилась ответственность менеджеров среднего звена, поскольку стали видны их результаты и эффективность работы».

Летохов Сергей Валерьевич, финансовый директор: «Для управления финансами очень важно оперативно видеть рентабельность коммерческих операций в разных аналитических разрезах. Для любого финансиста нет более насущной потребности, чем регулярно „крутить“ и „сверлить“ данные финансовых отчетов деятельности компании. OLAP-технология принесла нам массу новых аналитических разрезов. То, что раньше казалось локальной аналитической информацией, приобрело глобальный характер. OLAP-технология существенно изменила мой взгляд на краеугольный вопрос любого финансиста — стоимость „выпрямления“ издержек, т.е. стоимость расчета чистой прибыли в разрезе конкретных товарных групп, регионов и пр. С OLAP это существенно дешевле».

Система анализа доходов и расходов ГК «Айсберг» (г.Самара)

О компании

Группа компаний «Айсберг» (г.Самара) образована в 1998 году, ведет деятельность в различных направлениях: торговля, производство, гостиничный и ресторанный бизнес, бизнес развлечений.

О партнере

Компания «Торгмет. Информационные технологии» (г.Самара) занимается системной интеграцией, внедрением учетных и управленческих систем, а также разработкой собственных решений в области автоматизации.

Постановка задачи

В мае 2002 года руководство группы компаний «Айсберг» обратилось к компании «Торгмет. Информационные технологии» с заказом на создание системы автоматизации и анализа финансово-хозяйственной деятельности. «Торгмет. Информационные технологии» был выбран для выполнения этой задачи как профессиональный системный интегратор г. Самары, который обслуживает крупнейшие организации региона.

В рамках решения всего комплекса задач, руководство группы компаний «Айсберг», в том числе поставило цель обеспечить анализ доходов и расходов, предприятиям группы компаний, сотрудникам. Особый интерес представляет анализ распределения общих расходов компании между различными подразделениями, поскольку сотрудники, отвечающие за эти расходы, иногда числятся в нескольких подразделениях сразу.

Выбор решения

Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности был выбран продукт «RS-Balance», а в качестве средства анализа и предоставления управленческой отчетности — OLAP-система «Контур Стандарт». Выбор программы «Контур Стандарт» для анализа корпоративных данных был обусловлен простотой настройки и использования. Немаловажным фактором было также наличие реального опыта настройки и эксплуатации системы «Контур Стандарт» у специалистов «Торгмет. Информационные технологии».

Построение аналитической системы

Исходные данные для анализа хранятся в БД системы «RS-Balance». Это документы, фиксирующие движение денежных средств. В каждом документе указано подразделение, отвечающее за доход или расход, а в каждой проводке по кассе фиксируются аналитические разрезы: объект аналитического учета, счет, статья и т.д.

Прямая настройка системы «Контур Стандарт» на таблицы БД учетной системы оказалась неэффективной из-за сложного внутреннего формата хранения данных. Поэтому специалисты «Торгмет. Информационные технологии» разработали скрипты выгрузки данных из учетной системы «RS-Balance» в локальные таблицы формата DBF, на которые настроили «Контур Стандарт». Теперь при помощи «Контур Стандарт» пользователи имеют возможность в режиме реального времени следить за расходами или доходами группы компаний с детализацией вплоть до конкретной бухгалтерской проводки. Информация в таблицах ежедневно обновляется. Таким образом, достигается возможность оперативно контролировать и анализировать движение денежных средств внутри холдинга.

Все работы по созданию системы анализа и подготовки управленческой отчетности для ГК «Айсберг» заняла около 2 недель. При этом большая часть времени ушла на разработку скриптов выгрузки данных в локальные таблицы.

Сегодня аналитическое приложение для программы «Контур Стандарт» установлено на восьми рабочих местах. Уже больше года систему используют руководители различного уровня.

Эффект от внедрения аналитической системы

Аналитическая система компании, построенная на основе OLAP-инструмента «Контур Стандарт», позволяет руководителям ГК «Айсберг» анализировать деятельность предприятий, входящих в группу компаний, и обеспечивает информационную поддержку принятия управленческих решений:

• позволяет следить за рентабельностью вложения средств по бизнес-направлениям;
• позволяет выявлять прибыльные предприятия и виды деятельности;
• позволяет оценивать структуру издержек в целом по группе компаний и по каждому предприятию, сопоставлять затраты по одной статье на различных предприятиях и т.д.

Применение системы «Контур Стандарт» значительно упростило оперативный контроль над доходами и расходами, и, таким образом, повысило управляемость группы компаний.

Автор: Подготовлено по материалам компании Intersoft Lab