Оценка эффективности вложений в проекты Business Intelligence

В третьей статье на конкретном примере показано, как рассчитывать
эффективность вложений (ROI) в BI-средства и анализировать чувствительность
эффективности вложений. При этом автор отмечает, что для успешной реализации
BI-проекта, важен не только количественный и качественный анализ, но также
участие руководства и рядовых сотрудников организации.

При выборе объекта для капиталовложений руководство компании непременно интересуется вопросом выгодности, т.е. вопросом соотношения прибыли и затрат. Чтобы ответить на него, необходимо проводить количественные оценки различных проектов. Все чаще эта проблема касается и менеджеров, когда речь заходит об оценке эффективности вложений в BI-средства.

В таких случаях можно использовать несколько финансовых показателей, например, внутреннюю норму прибыли (Internal Rate of Return - IRR), чистую приведенную стоимость (Net Present Value - NPV), период окупаемости инвестиций (payback period) или же эффективность вложений (Return On Investment - ROI). Каждый из этих показателей имеет свои преимущества, однако последний является наиболее употребительным.

Что такое эффективность вложений

Эффективность вложений (ROI) - это количественный показатель, характеризующий финансовую выгоду BI-проекта; он рассчитывается как отношение дисконтированных поступлений, ожидаемых от внедрения данного аналитического приложения, к начальной стоимости инвестиций.

Для вычисления этого коэффициента приходится делать определенные допущения, касающиеся стоимости BI-проекта, стоимости поддержки текущей среды отчетности, а также приемлемого срока окупаемости проекта. Оценка этих величин - непростая задача; они серьезно влияют на результат, а информацию для их приблизительного расчета можно получить от "третьей стороны" и из некоторых подразделений данной компании.

Оценка стоимости BI-проекта

Полная стоимость затрат на внедрение BI-приложения складывается из двух составляющих - прямых и косвенных издержек. Прямые издержки - это хорошо идентифицируемые материальные расходы, как-то: стоимость покупки программного обеспечения, расходы на техническое сопровождение, а также на дополнительные аппаратные и программные средства для поддержки BI-приложения, оплата труда своих и наемных сотрудников, затраты на обучение персонала.

Что касается косвенных издержек, то определить их не так-то просто, поскольку эти затраты происходят уже после внедрения BI-приложения, их часто не учитывают при расчете полной стоимости. Однако косвенные издержки являются немаловажным компонентом: они включают в себя модернизацию и наращивание функциональных возможностей компьютеров, сетевых коммуникаций, программного обеспечения, а также обучение и техническую поддержку пользователей.

Итак, для правильного составления сметы расходов, а также для определения этапов внедрения BI-приложения обязательным условием является понимание структуры полных затрат.

Некоторые виды издержек (например, стоимость программного обеспечения, технической поддержки, средней конфигурации) можно получить из внешних источников. Величина этих затрат, рассчитанная тем или иным способом, используется при вычислении ROI.

Пример

Допустим, некоторая компания заинтересована в аналитическом приложении, которое позволило бы ей оперативно выполнять запросы и создавать соответствующие отчеты в масштабе всей корпорации. При этом, естественно, спонсорам и руководству компании важно знать, какова же будет эффективность капиталовложений в столь сложный и дорогостоящий проект.

Если поддержка текущей отчетной системы составляет, предположим, 1200 часов в месяц, то внедрение нового BI-приложение приведет к дополнительным расходам:

Допущения

Предположительный срок выполнения проекта - 1 год, а ресурсы, требуемые для его поддержки, следующие:

Как видно, расчетная эффективность вложений значительно выше нуля, а значит, данный BI-проект в конечном итоге принесет прибыль компании.

Анализ чувствительности эффективности вложений

Рассчитав финансовые показатели, можно провести анализ чувствительности. Он осуществляется путем численного моделирования различных сценариев внедрения данного BI-проекта.

Каждому сценарию ставится в соответствие вероятность, которая умножается на соответствующий финансовый показатель. Для BI-проекта возможны три исхода: успех, частичный успех и неуспех.

Если вероятность успешного исхода окажется меньше 50%, то следует произвести переоценку проекта. При этом необходимо уделить повышенное внимание тем вопросам, которые являются решающими с точки зрения успеха проекта, поскольку шансы даже не самой удачной реализации должны быть довольно высоки.

С помощью коэффициента эффективности вложений такой анализ позволит оценить риск внедрения - возможную прибыль и возможный ущерб.

В таблице 5 представлены вероятности исходов и взвешенный доход компании, для которой рассчитывалась эффективность вложений в предыдущем разделе.

Поскольку вероятность успешного исхода больше 50%, а полный взвешенный доход весьма значителен, то очевиден и потенциальный выигрыш компании от внедрения данного BI-проекта.

Нефинансовое рассмотрение BI-проекта

Помимо расчета эффективности вложений при рассмотрении BI-проекта стоит провести качественный анализ, т.е. учесть некоторые нефинансовые показатели. К ним относятся: качество передачи и доступа к информации, распространение знаний о компании за счет обучения, использование BI-приложения.

Баланс качественного и количественного финансового анализов является ключевым моментом, как для организации оптимальной поддержки, так и для успеха всего проекта в целом.

Заключение

Выполнение BI-проекта предваряется его количественным и качественным анализом. При этом эффективность вложений является не единственным и даже (наравне с величиной расходов и прибыли) не решающим расчетным показателем.

Гораздо более важным фактором оказывается мера заинтересованности в проекте администрации и управленческого аппарата организации. Поддержка со стороны руководства и участие пользователей в разработке конфигурации приложения очень важны для его успешного функционирования. Без достаточного участия в проекте сотрудников расчет ROI не имеет смысла.

Автор: Джонатан Ву (Jonathan Wu)