Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Осмысление эффективности вложений

Оценка влияния средств Business Intelligence

Не видно уже тех фокусников, которые с помощью затейливых трюков умели делать состояния из воздуха. "Волшебство" кончилось, так что обратимся к реальности. А она такова: множество стран испытывает экономический спад, рост многих отраслей замедляется, прибыли снижаются.

И не удивительно, что приходится возвращаться к основам бизнеса – к порядку в управлении, к реальным доходам, к тщательному планированию, к контролю стоимости, к рентабельности. Теперь этого требуют и инвесторы, и законодатели, и клиенты, и многие другие – словом, все заинтересованные лица.

Правда, удовлетворение этих требований – дело весьма и весьма непростое. И кроме всего прочего, высшее руководство компаний всегда вынуждено выбирать: какие коммерческие проекты и инициативы стоит финансировать, какие сократить, а от каких и вовсе отказаться.

Существует немало методов, помогающих принимать подобные решения. Основными специалистами по этим вопросам являются, как правило, финансовые менеджеры, к которым постоянно обращаются за советом или руководством.

С некоторых пор их обязанности расширились: теперь они не только готовят финансовые отчеты и сметы, но оценивают и утверждают финансирование мероприятий, которые помогают компании двигаться к своим стратегическим целям. К этим мероприятиям относятся также и IT-проекты, например реализация программных продуктов Business Intelligence (BI).

Средства Business Intelligence проектируются для того, чтобы помочь компаниям эффективнее осуществлять доступ к данным и их анализ и в конечном итоге повышать производительность. Эти программные продукты оказываются полезными при анализе эффективности действующих операций, а также дополнительных проектов.

Таким образом, BI-приложение может существенно повысить качество управления, что особенно актуально в наше время. Однако в свете той жесткой реальности, которая сложилась в бизнесе на сегодняшний день, вложение средств в BI-инструменты подвергается такой же строгой проверке, как и любая другая коммерческая инициатива.

Методы оценки бизнес-проектов

Для оценки потенциальных преимуществ тех или иных направлений коммерческой деятельности используются различные финансовые показатели, как-то: внутренняя норма прибыли (Internal Rate of Return - IRR), чистая приведенная стоимость (Net Present Value - NPV), период окупаемости инвестиций (payback period) и эффективность вложений (Return On Investment - ROI).

Используя их продуманно и методично, можно сравнить целый ряд предполагаемых проектов с точки зрения их потенциальной выгодности и выбрать наилучшие из них – те, которые с наибольшей вероятностью будут способствовать достижению целей, намеченных в компании.

Внутренняя норма прибыли (IRP) определяется как отношение потенциальной прибыли к стоимости капитала компании. Чистая приведенная стоимость (NPV) и период окупаемости используются для оценки потенциальных ресурсных вложений.

Но самый популярный показатель – это эффективность вложений (ROI), расчет которого обычно подразумевает вычисление NPV:

ROI = (NPV Сбережений - Инвестиционные затраты) / Инвестиционные затраты.

Как и в большинстве случаев, основная проблема здесь кроется в деталях. При сравнении предложенных проектов менеджеру необходимо убедиться, что в расчет приняты все расходы и прибыли. К ним относятся не только первичное вложение, но и вторичные расходы, связанные с поддержкой проекта в течение намеченного срока функционирования.

Рассматривая потенциальные выгоды, необходимо помимо ближайших прибылей учитывать также и те, которые могут появиться позже, в качестве вторичного результата. И конечно, должен быть установлен конкретный срок выполнения проекта. Он может составлять от нескольких месяцев до нескольких лет.

По мере накопления опыта компания будет получать все более точное представление о расходах, прибылях и временных рамках проекта. Но даже в этом случае не удастся избежать определенных допущений.

При рассмотрении предложений, связанных с реализацией средств Business Intelligence, приходится сталкиваться с дополнительными сложностями.

Дело в том, что BI-решение рассчитано, как правило, на поддержку нескольких областей деятельности компании. Поэтому создание новой системы или расширение и модернизация уже существующей часто оказывают сложное, многоплановое воздействие на организацию.

Однако не все из этих воздействий хорошо поддаются количественной оценке.

Оценка проекта Business Intelligence

Вопрос о том, как лучше всего оценить потенциальную выгоду BI-проекта, вставал не единожды. И хотя простой ответ здесь вряд ли удастся получить, это не значит, что нужно возвращаться к старому, интуитивному подходу к принятию решений. Сегодня существуют более точные способы.

Рассмотрим семь положений, которые необходимо иметь в виду, внедряя или модернизируя BI-проект.

1. Поскольку средства BI предназначены для решения как стратегических, так и тактических целей, важно четко определить, в каких направлениях они могут влиять на деятельность конкретной компании.

В таблице 1 показаны различные сферы деятельности, для которых целесообразно использовать технологию Business Intelligence. Они сгруппированы по разделам, характеризующим финансовую и производственную деятельность компании, а также взаимодействие с клиентами.

BI-приложение, помимо непосредственного влияния на одну из этих сфер, может затрагивать и остальные.

Например, многие компании используют BI-средства для анализа показателей продаж. Они собирают подробную информацию о реализации, а затем проводят анализ, показывающий, какие из продуктов продаются хорошо, по каким ценам и каналам, в каких магазинах и какими продавцами.

Подобные отчеты позволяют не только существенно повысить показатели реализации, но и дать полезную информацию для других функциональных областей, таких как маркетинг, производство, поставки и финансы.

Поэтому, даже если BI-продукт предполагается использовать только в одном отделе, при оценке эффективности необходимо учесть потенциальные прибыли и для других подразделений.


Таблица 1
Основные функциональные области бизнес-аналитики
Финансы
(Financial Performance)
Клиенты
(Customer Performance)
Производство
(Operational Performance)

Структура аналитической деятельности компании
Планирование и составление бюджета
(Planning & Budgeting)
Анализ бизнес-процессов и операций
(Business Process & Activity Analysis)
Анализ характеристик клиентов
(Customer Performance Analysis)
Анализ характеристик поставщиков
(Supplier Performance Analysis)
Прогнозирование спроса
(Product Demand Forecasting)
Финансовая отчетность и анализ
(Financial Reporting & Analysis)
Финансовое прогнозирование
(Financial Forecasting)
Анализ поведения и лояльности клиентов
(Customer Behavior & Loyalty Analysis)
Анализ каналов распределения продукции
(Fulfillment & Channel Management Analysis)
Анализ производства и материально-производственных запасов
(Production & Inventory Analysis)
Анализ продаж (Sales Analysis) Выявление случаев мошенничества, ущербов и злоупотреблений
(Fraud, Waste & Abuse Detection)
Анализ рентабельности продуктов и клиентов
(Product & Customer Profitability Analysis)
Анализ материально-технического обеспечения
(Logistics Analysis)
Анализ человеческих ресурсов
(Human Resource Analysis)


2. Анализируя BI-проект, важно учитывать различные способы его влияния на одну и ту же предметную область.

Допустим отдел продаж, пользуясь BI-приложением, перешел от бумажных отчетов к электронной обработке информации. Таким образом он не только сократил расходы на создание и пересылку этих отчетов, но и сэкономил время, которое может, например, использоваться торговым агентом для дополнительных деловых звонков.

Более удобный доступ к подробной информации позволит быстро выявить реальных и потенциальных покупателей продукции и, следовательно, добиться большей прибыли.

Чтобы оценить реальное влияние предлагаемого BI-проекта, нужно принимать во внимание не только сокращение расходов, но и рост прибыли – иными словами, его рентабельность в целом.

3. При оценке эффективности вложений в Business Intelligence и другие проекты необходимо оценить влияние каждого из них. В большинстве компаний разрабатываются, как правило, одновременно нескольких проектов, каждый из которых играет свою роль в повышении эффективности той или иной области деятельности или процесса.

Важно четко определить долю роста производительности, которая приходится на каждый из проектов, тогда станет очевидной их относительная ценность для организации.

Устранив с помощью BI-решения перегруженность складов поставщик может сэкономить немало средств для заказчика и получить от него в качестве признания своей эффективности лишний заказ. Хотя торговая компания справедливо посчитает, что увеличение прибыли связано с выполнением дополнительных услуг, необходимо все же учесть влияние BI-приложения, так как приобретенная с его помощью информация принесла клиенту определенную пользу.

Чтобы понять реальную ценность BI-проекта, необходимо определить его роль в поддержке других бизнес-инициатив.

4. Отказ или задержка финансирования проекта может сказаться на конкурентоспособности компании.

Допустим, известно, что фирмы-конкуренты оказывают услуги по предоставлению оперативной информации о статусе заказов. Следовательно, заказчики, не нашедшие аналогичного уровня обслуживания, могут оказаться потерянными для компании.

При анализе эффективности BI необходимо учитывать потери, связанные с бездействием.

5. Рассматривая временные рамки BI-проекта, нужно учитывать не только его масштабы и сложность, но и опыт осуществления подобных работ в компании. Если он невелик, то следует прибегнуть к услугам консультанта, который поможет рассчитать правдоподобный срок реализации.

Проект, в который вовлечены несколько подразделений или региональных филиалов, потребует на свою реализацию больше времени, чем проект, в рамках одной предметной области. Если BI-приложение внедряется впервые, то вероятнее всего на это потребуется много времени (в силу вопросов качества данных и времени, необходимого сотрудникам на освоение BI-инструментов), тогда как последующие проекты будут выполняться быстрее.

Кроме того, инициатива корпоративного масштаба – например модернизация CRM (Customer Relationship Management - управления отношениями с клиентами) – принесет результат не сразу, особенно если жизненный цикл продаж длинный.

Для более точного расчета эффективности вложений надо четко знать, сколько времени потребуется как на реализацию, так и на получение отдачи от проекта.

6. Проводя оценку, нужно сравнивать реальную эффективность с ожидаемой. Систематически рассчитывая влияние BI-системы, компания приобретает опыт точного прогнозирования эффективности всех последующих проектов.

Новые BI-приложения могут помочь компаниям в получении точной оценки результатов, достигнутых в результате использования различных бизнес-проектов – в том числе от реализации средств Business Intelligence.

Например, продукты, поддерживающие учет затрат по видам деятельности (activity-based costing efforts), дают четкое представление о стоимости многих процессов, лежащих в основе важнейших операций. Таким образом, можно выяснить, какие средства экономятся при более эффективном выполнении этих процессов.

Совершенствование методов оценки помогает компаниям точнее рассчитывать эффективность вложений.

7. Некоторые виды расходов и прибылей нелегко оценить количественно. Нетрудно рассчитать стоимость покупки дополнительного аппаратного и программного обеспечения, а также оплату труда сотрудников, занимающихся программированием и модернизацией существующих систем, но вот количественно выразить влияние новой системы на существующие процессы – намного сложнее.

Компания, внедрившая BI-средства в одной из областей своей деятельности, может столкнуться с трудностями при численной оценке преимуществ в принятии решений, полученных за счет ускорения доступа к более детальным данным. Очевидно, что расширение проекта и применение его в других областях принесет аналогичную пользу, но непонятно, как оценить ее количественно.

Выполняя оценку эффективности, желательно разработать систему весовых коэффициентов для учета трудно поддающихся измерению расходов и прибылей.

Подытожив все выше сказанное, отметим несколько важнейших вопросов, которые необходимо поставить при оценке эффективности вложений в BI-проект:

  • каким образом проект повлияет на организацию?
  • какие виды расходов предстоят в связи с его реализацией?
  • когда появятся первые результаты?
  • какие количественные показатели следует использовать для оценки результатов?

Подходы к измерению эффективности вложений в Business Intelligence

Поводы к реализации BI-проектов могут быть самые разные. Иногда возникает конкретная проблема: например, нужно контролировать стоимость материальных запасов, более эффективно сотрудничать с поставщиками, проводить продажи и маркетинговые мероприятия.

В других случаях, компании обращаются к BI-средствам для решения стратегических задач, например для того, чтобы cкоординировать деятельность предприятия в целом, сохранить клиентуру или повысить доходы.

Как уже говорилось выше, в любой ситуации важно заранее определить, какие задачи призван решить BI-продукт, какой ожидается уровень повышения эффективности и каковы сроки реализации, и только затем перейти к оценке результатов.

Для этого можно использовать:

  • количественные показатели, например: сокращение расходов и временных затрат, повышение доходов и прибылей;
  • качественные показатели, например: повышение качества и удобства использования информации;
  • сочетание первых и вторых.

Некоторые количественные показатели характерны для конкретных экономических отраслей. Например:

  • европейская автотранспортная компания использовала BI-приложение для анализа коэффициента загрузки (load factor) своего парка, в том числе детальных данных о месте назначения каждой машины, о пробеге, объеме перевезенных товаров, времени в пути и т.д. оптимизировав маршруты, минимизировав перевозки с частичной загрузкой, компания за два года сэкономила более 20 миллионов евро, вложив в BI-проект 150 000 евро;
  • лидирующее американское текстильное производство потратило 10 месяцев на реализацию BI-проекта для поддержки контроля качества. почти сразу после внедрения новой системы количество бракованных изделий упало на 50%, что сэкономило клиентам компании миллионы долларов в год;
  • французская компания, занятая в сфере недвижимости и управляющая более 90 тыс. квартир, контролирует количество дней простоя жилья. с помощью BI-средств ей удалось снизить среднее время простоя на один день и в результате сэкономить несколько сотен тысяч евро в год.

Другие количественные показатели (например сокращение временных и денежных затрат) не зависят от области деятельности:

  • Одна американская компания наладила работу BI-системы, потратив на это менее 800 тыс. долларов, и уже через 90 дней определила, как повысить эффективность производства, что позволило сэкономить одному из ее клиентов 1,5 миллионов. А дополнительное сокращение затрат, обнаруженное другими клиентами, еще больше повысило ROI этого проекта.
  • Другая компания потратила 600 тыс. долл. на BI-приложение и в течение двух месяцев смогла сократить избыток материальных запасов на 1%, сэкономив на этом 2 миллиона долларов.
  • Еще одна фирма вложила 500 тыс. долл. и выручила 3,5 млн. только на расходах на перевозку, так как новая система позволяла передавать отчеты в электронном виде;
  • Английская высокотехнологичная производственная компания сэкономило 14 рабочих дней, затрачиваемых на ввод данных и подготовку отчетов, создав централизованное BI-решение для финансового отдела.
  • Европейский поставщик модной одежды использовал BI-приложение для более эффективного анализа заказов и в результате сэкономил 80% времени.
  • Компания, занятая в индустрии развлечений, с помощью BI-средств объединила ежемесячные финансовые отчеты, сократив тем самым временные затраты на 90%.
  • Британская телекоммуникационная компания применила анализ с прогнозированием, чтобы лучше изучить целевой рынок для конкретной маркетинговой компании. В итоге количество откликнувшихся на это предложение возросло на 100%.

Такие количественные меры не дают полной картины. Во многих случаях ценность BI-проекта проявляется в качестве и своевременности доступной информации. Например:

  • B2B-поставщик высокотехнологической продукции использует ежедневные "flash"-отчеты для наблюдения за продажей тысяч изделий по множеству каналов сбыта. Эти отчеты передаются по внутренней сети компании, что дает возможность менеджерам быстро реагировать на различные тенденции, наблюдаемые в продажах продукции и потребностях клиентов. За восемнадцать с небольшим лет эта организация прошла путь от совершенно новой фирмы до компании, входящей в список Fortune® 500.
  • Американский производитель транспортных средств, впервые внедрив BI-проект, определил, что эффективность подготовки данных повысилась на порядок, а главное, в отчетах появилась более детальная информация, представленная в формате, удобном для поддержки принятия решений на всех уровнях. Получив, таким образом, уверенность в будущем успехе, компания расширила свою деятельность.
  • Британская фирма считает, что процесс составления финансовых смет с использованием BI-технологии стал для нее намного более эффективным благодаря использованию одного источника данных и согласованной терминологии и допущений.

И наконец, применяя комбинацию количественных и качественных показателей, компании могут понять, насколько BI-проект помогает отвечать требованиям заказчика, а также работать более координировано и с меньшими затратами. Тогда основным становится следующий вопрос: удовлетворены ли конечные пользователи информации теми возможностями, которые дает им BI-приложение?

Примеры:

  • Отдел сбыта компании по производству транспортных средств нуждался в средстве, которое позволило бы менеджерам сравнивать производительность дилеров с их конкурентами. Для этого использовалось BI-решение.
  • Европейская производственная компания, предоставив своим сотрудникам возможность получать отчеты через Web, сократила тем самым объем программного обеспечения и затраты на технический персонал. Кроме того, сотрудники, занятые обслуживанием клиентов, стали быстрее реагировать на нужды заказчиков.
  • Американское химическое производственное объединение применило BI-средства для более эффективного составления бюджета, что позволило завершить годовой бюджет на месяц раньше, чем это делалось прежде. Кроме того, у менеджеров появилось время на разработку сценариев "что-если" (what-if scenarios), благодаря чему стало ясно, какие действия стоит предпринимать при определенных условиях на рынке.
  • Некоторая компания по работе с недвижимостью не только повысила свои доходы с помощью BI-средств, но и улучшила качество обслуживания клиентов, сократив время, затрачиваемое персоналом, на обработку запроса заказчика.

Заключение

Из описанных примеров видно, что спектр применения BI-решений весьма широк: анализ и оптимизация цепочки поставок, увеличение объемов продаж и улучшение маркетинговых программ, более эффективное управление операциями, повышение точности финансового планирования и прогнозирования.

Кроме того, они помогают регулировать отношения с заказчиками, а также способствуют координации всех подразделений компании, направляя их деятельность к достижению единой цели.

Также весьма разнообразны и способы оценки эффективности BI-проектов. Применение согласованной методики для сравнения ожидаемых и действительных результатов очень важно для понимания реальной ценности BI-решения. Однако метод, подходящий для одной компании, может совсем не соответствовать нуждам другой.

Таким образом, после выбора и расчета соответствующих показателей окончательное решение будет сводиться не к поиску наиболее правильного способа оценки BI-проекта, а к ответу на вопрос: "Как лучше всего определить, является ли внедрение данного приложения более быстрым или более успешным путем к достижению целей?"

В этом и заключается основной смысл оценки эффективности вложений, вне зависимости от выбранного метода расчета.