Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Краеугольный камень электронного репортинга

Пройдет еще немного времени и "бумажные" отчеты постигнет судьба динозавров. Понимание ключевых аспектов электронного репортинга позволит вам избежать связанных с этим проблем.

Сегодня, благодаря появлению Интернет, электронной почты и компьютеризации работы предприятий в целом, руководители ждут от приложений финансового репортинга расширенных возможностей. Ответом на эти чаяния стало появление на рынке новой технологической архитектуры электронного репортинга для электронного управления процессом репортинга. Электронный репортинг снижает объем необходимого администрирования, вытесняет "бумажную" работу и делает отчеты доступными более широкому спектру лиц по первому требованию и в более удобном для пользователя формате.

В прошлом, приложения для репортинга требовали "ручного" запуска или обращения к специалистам по информационной системе (information system, IS), включавшим требуемые запросы в состав задач, выполняемых в ночное время. Сегодня новые опции инициации отчетов, использующие планировщики отчетов и управляемый событиями репортинг, позволяют снизить потребность в администрировании и предоставлять более актуальную информацию. Для ускорения процесса, отчеты обычно формируются на базе специально спроектированных баз данных в составе витрин данных, а не из систем обработки транзакций. Онлайновые библиотеки отчетов и электронное распространение упрощают доступ к ним и расширяют круг пользователей, превращая бумажные распечатки всего лишь в один из видов выпуска, просмотра и анализа данных отчетности.

Электронный репортинг - это не продукт. Электронный репортинг - это способ использования технологии для преобразования трудоемкой рутинной работы в прогрессивный и менее "бумажный" автоматизированный бизнес-процесс.

Существует четыре ключевых аспекта электронного репортинга: инициация отчетности, инфраструктура репортинга, управление библиотеками отчетов и просмотр и выпуск отчетов.

  1. Инициация отчетов
    До появления электронного репортинга получение финансового отчета выполнялось вручную лицом, которому требовалась данная информация. Часто менеджер запрашивал экземпляр отчета через экранную форму запроса. Такая форма предлагала пользователю выбрать данные для включения в отчет, и после компиляции финансовый менеджер распечатывал экземпляр окончательного отчета. Ввиду того, что менеджеры обычно знали, как часто им требуется тот или иной отчет и какие данные он должен содержать, ввод запросов и распечатка отчетов, по сути, была ненужной тратой времени, сил и бумаги. Возможно, иногда и возникала необходимость в каком-то особом запросе, однако большая часть процесса могла быть с легкостью автоматизирована.

    Такая автоматизация возможна в двух направлениях: созданием отчетов по определенному расписанию или генерацией отчетов в ответ на заранее определенные бизнес-события. Первое - автоматическое планирование отчетов - часто встречается среди бухгалтерских программных пакетов, включая и те, которые используют средства создания отчетов третьих сторон - например, Seagate Info (бывший Crystal Reports) или FRx Visual Financial Reporting. В то же время, отчетность, запускаемая бизнес-событиями, ключевой аспект электронного репортинга, встречается гораздо реже и требует перестройки бизнес-процессовв соответствии с ролями, правилами и маршрутами - опции, редко встречающейся там, где бухгалтерские пакеты обходятся без модуля автоматизации процесса работы. Автоматическая генерация и распространение отчетов требует возможностей сохранения параметров запросов на отчет для повторного использования, хранения списков электронного распространения отчетов и кодификации бизнес-событий и событий фискального календаря, запускающих выпуск отчетов.
  2. Инфраструктура репортинга
    Как только система начинает генерацию отчетов в автоматическом режиме, изменяются сами модели функционирования репортинга. Незапланированные запросы на отчеты должны снизиться. Между тем, нагрузка на серверы отчетности в пиковые периоды - в конце дня, недели или месяца - увеличится. Именно поэтому и возникает необходимость в более современной технологической инфраструктуре репортинга. Особенно заметно это в крупном бизнесе. Необходима архитектура промежуточного звена, состоящая из одного или более серверов репортинга, способных сбалансировать спрос на обработку запросов на отчеты по множеству серверных ресурсов. Кроме того, источником данных для отчетов не должна быть основная база данных по бухгалтерским операциям. Эту роль должны выполнять одна или несколько специализированных баз данных, функционирующих как витрины или Хранилища данных для отчетности. Эти витрины, в свою очередь, могут использовать транзакционную базу данных, но только в качестве конечной точки каждой операции углубления (drilldown) из онлайнового отчета.

    Сегодня все большее число поставщиков финансового программного обеспечения осознают необходимость в витринах данных для поддержки процесса принятия решений наряду с уже имеющимися транзакционными базами данных. Они способны ускорить бы выпуск отчетов за счет снижения нагрузки на транзакционные сервера, создаваемой ресурсоемкими запросами для поддержки процесса принятия решений. Для эффективной работы электронного репортинга, инфраструктура должна предоставлять возможность управления запросами на отчеты несколькими серверами репортинга и маршрутизации самих запросов в витрины данных либо в транзакционные базы данных в зависимости от профиля контента конкретного отчета. Лишь немногие из систем репортинга способны выполнять этот вид маршрутизации по схеме отчет-к-отчету (report-by-report).
  3. Управление библиотекой отчетов
    Фундаментальным принципом электронного репортинга является хранение контента отчета в электронном файле и обеспечение расширенного спектра опций выпуска, помимо просто печати и просмотра отчета. Файлы отчета могут храниться в популярных форматах - например, в виде электронных таблиц, файлов документов и HTML/XML-файлов или в частных форматах, легко преобразуемых в один из форматов вывода. Сервера, хранящие эти файлы отчетов, выполняют роль библиотек. Они используют технологию управления документами для реализации пользовательского интерфейса, организующего отчеты в категории и иерархии, упрощающие навигацию пользователя в процессе поиска необходимых ему отчетов.

    Как только отчеты систематизируются и размещаются на хранение в библиотеке отчетов, пользователи получают возможность применять другую полезную функциональность средств создания финансовой отчетности, интегрированные в бухгалтерские пакеты программ. Эта функциональность включает управление версиями отчетов, отработка отчетов (report mining) и поиск в отчетах.

    Управление версиями представляет собой возможность автоматического создания и хранения нескольких версий отчетов таким образом, чтобы менеджер мог выявить расхождение в данных, изучив различные версии. Определяемые пользователем правила сообщают системе, сколько версий необходимо поддерживать и как долго их следует хранить до автоматического удаления или перемещения файлов на оффлайновое хранение - например, на ленты или CD-ROM'ы.

    Отработка отчетов означает "опрос" файлов отчетов системами правил (хранящими бизнес-правила, созданные бизнес-аналитиками) на предмет исключений в данных отчета. Такие исключения могут извлекаться из тела отчета и передаваться менеджерам по электронной почте в виде извещений или через web-порталы, представляющие собой обычные пользовательские интерфейсы, обеспечивающие доступ к информации и программному обеспечению корпоративных Интранет. Отработка отчетов может использоваться и для разбиения отчетов на несколько фрагментов для целевого распространения их более широкому спектру реципиентов. Таким образом, можно предоставлять пользователям именно те фрагменты информации, в которых они нуждаются.

    Поиск в отчетах сходен со стандартным поиском в Интернет и означает, что пользователи вводят некоторые связанные с отчетом ключевые слова, получают в ответ список отчетов, так или иначе соответствующих критериям поиска и могут просматривать отчеты в онлайновом режиме. Поиск может строиться на базе статичных критериев - например, лица, сгенерировавшего отчет, интервала дат или заголовка отчета. Или он может основываться на динамических критериях - например, задолженности за 120 дней, превышающей $X или превышения реальными показателями бюджетных на $Y.
  4. Просмотр и выпуск отчетов
    Электронный репортинг предлагает несравнимо более широкий спектр форматов вывода информации и ее потенциальных пользователей, чем традиционные приложений репортинга. Иначе говоря, он расширяет рамки традиционного финансового репортинга. Список адресов распространения электронных отчетов (сходный со списком адресатов рассылок по электронной почте) и профайлы безопасности определяют, кто имеет доступ к каким отчетам и что он может с ними делать. Сегодня каждое средство выпуска отчетов поставляется в комплекте со средством их просмотра, позволяющим пользователям просматривать файлы отчетов непосредственно на экране или через web-броузер, а также удалять, печатать и даже сохранять файлы отчетов в различных популярных форматах для последующего использования в настольных пакетах. И нет никаких препятствий к размещению такого средства просмотра на каждом персональном компьютере компании, поскольку стоимость таких систем чрезвычайно низка.

Большинство средств выпуска отчетов может выводить отчеты в HTML-формате, что позволяет хранить их на серверах Интранет и поставлять пользователям по технологиям pull и push. Pull-репортинг означает обычную навигацию или поиск, осуществляемый пользователем в библиотеке отчетов Интранет в поисках необходимого ему отчета и последующую передачу его системе просмотра, встроенную в web-броузер. Push-репортинг представляет собой выбор пользователем конкретных отчетов для автоматического направления на его компьютер. Для этого пользователь должен иметь соединение с Интернет (или электронную почту), чтобы каждый раз при обновлении контента отчета на сервере, содержащем базу данных репортинга, информация направлялась бы пользователю.

Аналогично, большинство средств выпуска отчетов может использовать электронную почту для распространения отчетов отдельным пользователям и группам согласно адресам электронной почты, хранящимся в общедоступных системах электронной почты - таких, как Microsoft Exchange или Lotus cc:Mail. Иногда файл отчета может отсылаться как вложение в сообщение по электронной почте, чтобы его можно было сохранить на локальном компьютере и открыть его мог только сам реципиент. С другой стороны, для ускорения и сокращения объемов обмена сообщениями и исключения разрастания числа различных версий отчетов, хранимых на локальных жестких дисках, сообщение может содержать ссылки на отчеты в виде URL. С помощью web-броузера получатель сообщения может использовать ссылки для перехода к отчетам, хранящимся на сервере Интранет.

Сегодня отчеты могут упаковываться как отдельные самостоятельные объекты, включающие как контент отчета (данные). Так и его структуру (форматирование). Эти пакеты могут направляться потребителям информации для того, чтобы их запуск и анализ отчетов осуществлялся локально. Этот принцип функционирования пакетов репортинга с углублением (drilldown) используется рядом поставщиков. Сегодня такое пакетирование базируется в основном на частных форматах, требующих нестандартного программного обеспечения для просмотра и перемещения по отчету. Однако эта ситуация изменится по мере перехода поставщиков к применению при создании пакетов отчетов открытых языков описания отчетов (open report-description language) - например, XML. Такие XML-пакеты отчетов можно просматривать и перемещаться по ним с помощью любого настольного web-броузера.

Вполне возможно и направлять отчеты или хотя бы их фрагменты напрямую на другие аппаратные устройства - например, принтеры, имеющий определенный IP-адрес, вне зависимости от их физического местоположения, или пейджер, или телефонное устройство - например, сотовый телефон или факс. Некоторые средства выпуска отчетов уже сегодня предлагают все эти возможности как интегрированную функциональность, не требующую дополнительного программного обеспечения. Однако необходимость направления информации таким адресатам встречаются все чаще.

Не ошибитесь, электронный репортинг уже отвоевал свой сектор рынка, хотя такую функциональность все еще можно встретить и в пакетных продуктах финансового репортинга. Тем не менее, в ближайшие пять лет печатные отчеты окончательно "выйдут из моды", как когда-то утратили актуальность рукописные бухгалтерские книги.