Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Обзор систем бюджетирования: Контур Корпорация.Бюджет и Comshare MP

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий, кредитных учреждений и других организаций.

В первой статье цикла, опубликованной в этом же номере журнала, была сформулированы и обоснованы критерии, которым должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования, ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка систем дана по следующим направлениям:
  • состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию;
  • функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;
  • организация работы пользователей;
  • архитектура, платформа и средства интеграции системы.
В обзор статьи вошли системы:
  • Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер: ТрастКонто.
  • Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.

Отметим, что функциональность этих систем шире автоматизации бюджетного планирования, они имеют в своем составе развитые средства сбора информации и механизмы финансовой логики.

Дабы избежать претензий и оставаться корректным по отношению к поставщикам систем бюджетирования, сообщаем, что обзор базируется на публичной информации, открыто предоставляемой самими поставщиками, а именно:
  • Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта "Корпоративные финансы" на новом информационном CD-диске, полностью посвященном системам бюджетирования.
  • Информация с веб-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.
  • Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.
  • Мнения и суждения о системах бюджетирования из известных интернет-форумов www.bankir.ru, www.cfin.ru.

Контур Корпорация. Бюджет

Российская разработка, предназначенная для ведения оперативного бюджета многофилиальных организаций и корпораций. Система построена на базе Хранилища данных, обладает механизмом сбора и консолидации финансовой информации из различных источников и полностью готова к интеграции, как с российскими, так и с зарубежными АБС.

В системе предложена современная методика бюджетирования в рамках финансовой структуры организации (с выделением центров финансовой ответственности, центров прибыли и затрат), которая позволяет решить ряд задач управленческого учета, таких как эффективное расходование средств, планирование доходов, контроль деятельности подразделений. Наличие готовой методики позволяет быстро внедрить систему.

Кроме того, система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации собственных методик ведения бюджета.

Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и показателей финансового результата.

На сегодняшний день система успешно внедрена и функционирует в ряде банков России и стран ближнего зарубежья.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных статей

Система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в следующих разрезах:

  • Организационно-штатная и финансовая структура.
    Система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и центрам финансовой ответственности организации. Для настройки оргштатной структуры предприятия предлагается справочник, в котором можно задать структуру подразделений (количество уровней иерархии подразделений не ограничено). В этом же справочнике подразделения предприятия можно распределить по финансовой структуре: сгруппировать центры прибыли и затрат по различным бизнес-направлениям, выделить центры инфраструктуры (центры общих затрат).
  • Валюты, курсы.
    Вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.
  • Продукты, услуги, материальные ценности.
    Поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов продукции, справочника проектов и бизнесов.
  • Клиенты, потребители и поставщики.
    Классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть определены потребители, поставщики и др., а также установлены иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи между отдельными клиентами.
Бюджетные планы статей

В системе предлагаются планы статей для ведения:

  • бюджета доходов и расходов,
  • бюджета активов и пассивов,
  • бюджета движения денежных средств,
  • сметы капитальных вложений,
  • бюджета проектов (направлений деятельности).

Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создать свои бюджетные планы, их состав неограничен.

Основные характеристики статей планов:
  • Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования бюджета в системе - год, квартал, месяц. Можно задавать периоды расчета консолидированных бюджетов по всем подразделениям.
  • Иерархия статей бюджета. Иерархия статей бюджета неограниченна. Бюджетную статью можно детализировать на произвольное количество уровней подстатей.
  • Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. В бюджетном плане каждой структурной единицы (филиала, подразделения, отдела и т.п.) можно хранить собственные значения статей и консолидированные (сводные) по всем подчиненным подразделениям. План, факт, абсолютное и процентное отклонение приводятся для каждой статьи бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.
  • Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином эквиваленте необходимы дополнительные настройки.
  • Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной статьи в разрезе объектов аналитического учета.
  • Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений бюджетных статей.
Первичная информация

Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана вся необходимая первичная информация для бюджетирования:

  • Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора, аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.
  • Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам, показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет разработать собственные механизмы расчета.

Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах бюджетирования: Алгоритмы планирования
  • Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе предусмотрены:
    • автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным значениям на меньший плановый период - месяц).
    • автоматическое распределение установленных значений статей на год по кварталам (или квартал по месяцам).
  • Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.
  • Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.
  • Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим системы.
  • Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на основании прошлых бюджетов. В план можно копировать значения статей прошлого периода, как плановые, так и фактические (копировать значения можно с учетом корректирующих коэффициентов).
  • Моделирование "что если". Штатный режим. При изменении одного из запланированных показателей значения бюджетных статей пересчитываются.
  • Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе предусмотрена возможность планирования по кварталам с разбивкой по месяцам. По завершении отчетного периода за месяц можно выполнить планирование еще на месяц вперед. Таким образом реализуется "скользящий" бюджет - всегда есть запланированный "условный" квартал, границы которого передвигаются каждый месяц.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
  • Учет факта на основании данных бухучета.
    Предлагаемое в системе Хранилище ориентировано также на хранение первичных данных бухгалтерского учета. Механизм интеграции системы позволяет собирать эти данные из различных внешних источников, а специальные алгоритмы рассчитывать на их основе фактические значения бюджетных статей.
  • Расчет значений статей по данным внесистемного учета.
    Штатные режимы системы обеспечивают расчет значений статей по данным внесистемного учета, находящимся в Хранилище (бюджетным документам, показателям и др. первичным данным).
Агрегация и консолидация бюджетных данных
  • Агрегация значений статей.
    В системе выполняется автоматическая агрегация значений бюджетных статей по временным периодам и по иерархии статей в плане.
  • Консолидация.
    Система обеспечивает автоматический расчет:
    • консолидированного бюджета (планового и фактического) по всем подразделениям и филиалам. Это позволяет планировать бюджет "снизу вверх", т.е. составлять планы отдельных подразделений и по ним рассчитывать общий бюджет.
    • сводных данных бухгалтерского учета по всем подразделениям.
    Консолидированные состояния бюджетных статей можно рассчитывать как по организации в целом, так и по отдельным структурным единицам, например, по филиалу, имеющему подчиненные структуры со своим бюджетом.
Аллокации и трансферты
  • Использование шаблонов при разноске значений статей.
    В системе аллокации и трансферты рассчитываются по заданному шаблону. Шаблон распределения общих затрат по ЦФО настраивается в таблице аллокаций. Для расчета трансфертов активы и пассивы группируются в портфели ресурсов, и на них устанавливаются трансфертные ставки.
  • Использование нормативов и дополнительных справочников.
    Справочники системы расширяют механизм шаблонов расчета аллокаций и трансфертов, в них определяются:
    • базы распределений - показатели, пропорционально значениям которых будут распределяться аллокации;
    • ставки для расчета трансфертных платежей и др.
  • Использование языка формул.
    Система имеет встроенный язык формул. С помощью формул можно задавать, например, алгоритм перекрестных распределений затрат (аллокаций) в виде системы линейных уравнений.
  • Скриптовый язык.
    Для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов могут использоваться языки Python и Visual Basic.
    В ядро системы встроен интерпретатор языка Python, так что он может выполнять макросы, читая их из базы данных или из файла. Также в ядро встроены функции вызова интерпретатора Visual Basic Script, который является частью операционной системы Windows. Макросы на VB Script также выполняются из базы данных и из файла.
Алгоритмы расчета финансовых результатов

По итогам этапов бюджетирования (планирования, учета исполнения бюджета) рассчитывается ряд показателей, в частности, смета капитальных вложений по бизнесам и подразделениям, расходы на каждого сотрудника, финансовый план по бизнесам и подразделениям и др.

Организация работы пользователей с системой

Контур Корпорация. Бюджет поддерживает многопользовательскую работу и построение единого информационного пространства в процессе бюджетирования. Все участники бюджетного планирования могут работать с единым Хранилищем данных, также бюджетная информация может поступать в Хранилище из внешних источников.

Основные характеристики модели организации работы пользователей в системе:

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Пользователи могут работать с Хранилищем данных через клиентские приложения в локальной сети, через удаленных клиентов и web-клиентов. Пользователь может вводить, редактировать, просматривать и анализировать бюджетные данные, в зависимости от заданного для него уровня доступа.

Коллективно составляя бюджет в едином Хранилище, все пользователи могут интерактивно взаимодействовать друг с другом, обсуждая и согласовывая бюджетные показатели.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Участие в едином бюджетном процессе удаленных филиалов может быть обеспечено следующим образом:
  • Организована работа с Хранилищем данных с помощью Internet-приложения. Web API системы позволяет организовать обмен данными между Хранилищем и Internet-браузером.
  • Настроена связь удаленных клиентских приложений с Хранилищем через выделенный канал передачи данных.
  • Использованы Excel-шаблоны. Можно задать плановые показатели филиала в специальном Excel-шаблоне, по нему автоматически будет сформирован XML-файл, из которого загрузчик импортирует данные в Хранилище.
Удобства в работе с системой
  • Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от корректировки значения статьи.
  • Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений. Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена корректировка всех его статей.
  • Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного процесса.
  • Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено расхождение плана и факта помечаются красным цветом.
  • Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты, выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о текущем процессе загрузки\расчета и его результатах приводится в специальных журналах.
  • Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет контролировать изменение состояния бюджетного плана.
  • Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год, квартал, месяц, день.
  • Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять состав статей не утвержденного бюджетного плана.
  • Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат, выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:
    • Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении, пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.
    • Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку данных и нажать кнопку запуска генератора.
    • Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и наименее доходные\расходные.
    • Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.
    • OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету" произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений, структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.
Секретность и безопасность данных
  • Типы пользователей и права доступа.
    Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным регламентируются следующим образом:
    • Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а также состав операций над данными, которые пользователи группы могут выполнять.
    • Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения должностных обязанностей пользователей.
    В системе предопределены следующие группы пользователей:
    • Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр, корректировку и удаление бюджетных данных.
    • Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.
    • Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и особенности финансового и управленческого учета в организации (определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических разрезов и др.).
    • Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа данных.
  • Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются все действия пользователей системы.


Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP). Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться информация из Хранилища.

Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных (бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и др.).

Программно-аппаратная платформа

  • Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом данных Хранилища.
  • Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных Хранилища.
  • Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.
Средства расширения функций системы

Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

  • Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища. Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых языках программирования: Delphi, Си++ и др.
  • Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения, удаления и др. операций с данными.
  • Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.
  • Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и VB Script.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации
  • Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook
  • Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время имеет представительства в более чем 35 странах мира.

Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования (MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и основных средств.

На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.

Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей

В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например, продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны в виде "плоских" или иерархических справочников.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим образом:
  • Организационно-штатная и финансовая структура.
    Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов консолидации.
    Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных структур.
  • Валюты, курсы.
    Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой валюты может быть задано несколько различных курсов, например, фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.
    Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода, курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.
    Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.
  • Продукты, услуги, материальные ценности.
    Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.
  • Клиенты, потребители и поставщики.
    Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.
Бюджетные планы статей

В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по ней информация.

Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным подразделением.

Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана, окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным измерением бюджетных статей.

Основные свойства бюджетных статей:
  • Хранение значений во временных периодах.
    Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.
    В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).
    Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые будут рассчитываться консолидированные значения.
  • Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский список.
  • Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и "отклонение" в системе нет.
    План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.
  • Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.
    Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого подразделения могут вводится только в одной предопределенной валюте.
  • Дополнительная аналитика статей допускается.
  • Проводки по бюджетным статьям. Реализованы частично, только как корректирующие проводки между различными статьями бюджета. Проводок по бюджетным статьям, связывающих их с первичными документами, нет.
Первичная информация

В системе не хранятся первичные данные (платежные поручения, мемориальные ордера, бюджетные документы, заявки и т.д.), которые могут быть использованы для расчета значений бюджетных статей. В качестве первичной информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного модуля.

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая статья бюджета может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по ней.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Для реализации алгоритмов расчета значений бюджетных статей в системе предлагается язык формул.

Формулы могут содержать арифметические действия, условные операторы и встроенные функции. В системе выделяются следующие виды формул:
  • итоговая сумма - содержит сумму значений одной или нескольких строк с использованием механизмов Excel;
  • остаток на начало периода - используется для переноса значения конечного сальдо предыдущего периода на начало следующего периода;
  • распределения - позволяет распределять итоговые суммы между подразделениями компании с учетом процентной доли, равномерно и по заданному коэффициенту;
  • курсовая разница - содержат автоматически вычисляемую разницу между статьями бюджета для того, чтобы сошелся баланс.

Кроме того, значения по статьям могут вводиться вручную как в денежном, так и в натуральном выражении; одна статья бюджета может ссылаться на другую, рассчитываться с помощью неких коэффициентов (например, курсов валют). Для каждой статьи бюджета можно указать точность задания значений, количество знаков после запятой.

Алгоритмы расчета, которые обеспечивает система на этапах бюджетирования:

Алгоритмы планирования

  • Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.
  • Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.
  • Применение статистических методов расчета. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.
  • Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.
  • Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализовано только для планирования заработной платы и основных средств.
  • Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с помощью формул.
  • Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул.
  • Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе есть функция определения периода по смещению (к примеру, июль + 6 месяцев). Кроме того, существует возможность переносить итоги по предыдущему периоду на следующий плановый период.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
  • Учет факта на основании данных бухучета. Автоматизированный учет факта является непростой задачей, поскольку все исходные данные находятся во внешних системах.
  • Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Выполняется только с применением внешних по отношению к системе средств.
Агрегация и консолидация бюджетных данных
  • Агрегация.
    Агрегация может производиться во всех аналитических разрезах в режиме реального времени. Все вычисления выполняются на сервере.
  • Консолидация.
    В системе реализованы различные алгоритмы консолидации. По умолчанию данные на более высоком уровне рассчитываются путем суммирования данных нижних уровней.

В системе можно задать, какая часть введенных значений не подлежит консолидации. На основе этого, реализована функция отключения внутрикорпоративных оборотов. Кроме того, можно настроить, по каким измерениям будет выполняться консолидация.
В процессе консолидации ведется "аудиторский протокол", который позволяет выполнить обратный анализ данных сводного баланса. При этом есть возможность выполнения ручных корректировок с сохранением аудиторского следа.
Помимо обычной консолидации, существует возможность проведения так называемой "точечной" консолидации (Point Consolidation), при которой для ускорения процесса данные самого нижнего уровня иерархии суммируются, минуя промежуточные уровни.

Аллокации и трансферты

  • Использование шаблонов при разноске значений статей. Реализуется с помощью формул.
  • Использование нормативов и дополнительных справочников, в которых задаются параметры расчета. Для ввода нормативов и других параметров могут быть созданы дополнительные группы бюджетных статей.
  • Использование языка формул. Язык формул - неотъемлемая составляющая работы с системой.
  • Скриптовый язык. Отсутствует
Алгоритмы расчета финансовых результатов

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики (дебет/кредит, актив/пассив и т.д.).

Например, можно рассчитать исходящий остаток по балансовому счету за период как сумму его входящего остатка и оборотов, определяемых как значение по некоторой статье.

Система может автоматически выполнять перекрестную проверку значений указанных статей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Многопользовательская работа в едином информационном пространстве - это один из ключевых элементов концепции системы Comshare MPC.

Все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.

Пользователи могут получить доступ к системе либо с помощью web-браузера, либо через специально разработанные клиентские интерфейсы. При этом им предоставляется ряд стандартных функций:
  • Ввести данные. При этом, пользователь может сохранять данные на сервере, но не представлять их при этом для консолидации. Это используется для хранения различных сценариев.
  • Выполнить проверку достоверности данных и просмотреть обнаруженные в данных отклонения.
  • Выполнить контроль версий, например, осуществить перенос введенных данных в другую версию бюджета

В процессе планирования руководитель видит кто, когда и какие ввел значения, и имеет возможность вмешаться в этот процесс, самостоятельно снабжая те или иные данные пояснениями, пополняя план новыми показателями или не принимая очередной версии, если она приводит на верхнем уровне бюджета к неблагоприятной финансовой картине. Количество подобных уровней согласования бюджетов неограниченно.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Поскольку все модули системы имеют Web-интерфейс, то нет жестких требований к наличию выделенных каналов связи, и не требуется устанавливать дополнительного программного обеспечения на компьютере пользователя.

Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.

Удобства в работе с системой

  • Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством создания дополнительных версий бюджета и распределения прав доступа на просмотр и запрет редактирования.
  • Утверждение статей и планов. С помощью функции focus range в системе существует возможность установить так называемые заблокированные области, которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени. Благодаря этому предотвращается изменение данных бюджетов за этот период и изменение импортированных данных. Отдельно выбранную статью утвердить и заблокировать от изменений нельзя.
  • Примечания к статье. Пользователь имеет возможность присоединить текст к значению любого показателя в качестве пояснения. Эти записки хранятся в централизованной базе данных, при этом ячейка с присоединенной к ней запиской помечается красным индикатором.
  • Визуализация расхождений. В системе поставляются отчеты, показывающие отклонение.
  • Контроль ошибок. В системе для этого есть стандартный отчет. Специальные агенты проверяют базу данных на наличие отклонений и исключительных ситуаций, которые сообщаются пользователю лишь в случае их возникновения.
    В этом случае, пользователь перенаправляется к тем данным, где возникла рассматриваемая ситуация. Кроме того, ему предоставляется возможность провести детализацию отклонения для того, чтобы выяснить проблему.
  • Версионность планов. Контролируется. Есть возможность установить дату, с которой начинает действовать та или иная версия бюджета.
  • Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Предусмотрен способ привязки различных данных к определенным временным отрезкам. Например, одни показатели могут планироваться и учитываться помесячно, а другие - поквартально.
  • Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета.
    Можно непосредственно в процессе планирования пополнять бюджет новыми показателями.
  • Средства анализа бюджета.
    Система поддерживает различные форматы и методы представления и анализа данных.
    Во-первых, это разработка и предоставление по электронной почте стандартных отчетов, готовых к распечатке. При этом могут быть заданы графики их предоставления и способы доставки без вмешательства конечных пользователей.
    Во-вторых, это подготовка отчетов пользователями "на лету" с помощью встроенной в систему OLAP-компоненты. OLAP-отчеты имеют устойчивую связь с базой данных. С их помощью пользователь может смотреть агрегированные данные в различных разрезах, выполнять детализацию данных до уровня транзакций, включать в отчеты собственные вычисления с помощью встроенного калькулятора. Все вычисления выполняются на сервере.
    Возможности представления данных могут быть расширены путем включения в отчеты различных диаграмм, карт, дополнительных расчетных показателей, а также при помощи сортировки и цветового кодирования отклонений. Эти элементы отчетов также будут связаны с соответствующими показателями в базе данных.
    Отчеты и результаты анализа связаны не только с данными, но и с описанием структуры базы данных. В частности, формы отчетов автоматически модифицируются в соответствии со структурными изменениями.
Секретность и безопасность данных.
  • Типы пользователей и права доступа.
    Права пользователей в системе настраиваются в зависимости от их роли в процессе бюджетирования, а также от права доступа к той или иной структурной единице.
    В системе выделяются следующие группы пользователей:
    • Составитель бюджета - пользователь, который имеет право только вводить данные и проверять их достоверность. Обычно это менеджеры отделов или центров затрат.
    • Контролер составления бюджета - лицо, управляющее процессом бюджетирования на корпоративном уровне или на уровне крупных подразделений. Имеет все права составителя бюджета, плюс выполняет консолидацию по организационным подразделениям, которые им непосредственно подчиняются, проверяет статус прохождения первичной информации, а также делает копии версий бюджета.
    • Администратор - определяет корпоративные требования к приложению и осуществляет мониторинг системы. Имеет все права контролера составления бюджета, плюс имеет возможность вносить изменения в базу данных.
    • Аналитик - имеет права доступа к данным только на чтение для целей анализа.
    Для ведения пользователей и групп пользователей в системе предусмотрен отдельный модуль.
  • Фиксация действий пользователей.
    Фиксируется кто, когда и какие устанавливал значения и выполнял корректировочные проводки по бюджетным статьям.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Comshare MPC имеет открытую архитектуру и может функционировать на основе различных как реляционных, так и многомерных СУБД. Это реализуется за счет выделения в качестве промежуточного слоя сервера приложений.

Для организации хранения данных в Comshare MPC используется схема "Звезда", которая состоит из центральной таблицы фактов (транзакций) и связанных с ней таблиц внешних ключей.

Собственного Хранилища исходных первичных данных нет.

Программно-аппаратная платформа

  • База Данных:
    Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.
    Объем памяти - 1 GB
    Операционная система - Windows 2000, Windows NT, Unix, AS400.
    СУБД - Oracle 8i, MS SQL Server 7.0 или 2000, Hyperion Essbase 5.х или 6.0, IBM OLAP Server.
  • Сервер приложений:
    Операционная система - Windows 2000, Windows NT
    Microsoft Internet Information Server
    Microsoft Internet Authentication Services
  • Клиентская часть:
    Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.
    128-256 MB RAM
    Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.
    Связь с локальной сетью или доступ к Интернет
Средства расширения функций системы
  • Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется OLAP-компонента собственной разработки, которая предоставляет стандартные возможности по настройке источников данных и генерации отчетов.
  • Язык формул, скриптовый язык. Язык формул имеется и является одним из важнейших инструментов системы. Скриптового языка в системе нет.
  • Открытый API для программиста. Система имеет открытую архитектуру и предоставляет API для доступа к данным.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия
  • Интеграция с другими системами. Декларируется, что в системе существуют средства загрузки данных из внешних учетных систем, но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.
  • Интеграция с офисными приложениями. Есть средства интеграции с MS Excel.
  • Применение XML для интеграции с другими системами. В источниках информации упоминаний не обнаружено.

Заключение

В заключение, можно отметить, что обе системы имеют все необходимое для автоматизации бюджетного процесса крупой организации с территориально распределенными подразделениями. Системы обладают довольно широким спектром инструментов для ведения бюджета, позволяют реализовать различные методики бюджетирования, и предлагают средства сбора и консолидации бюджетов всех удаленных подразделений. Контур Корпорация. Бюджет, имеющая в своем составе Хранилище данных и развитые механизмы анализа, может рассматриваться не только как инструмент бюджетирования, но и как система для построения единого информационного пространства многофилиальной организации, на базе которой можно решать массу задач управленческого учета.

В следующей статье цикла будут рассмотрены системы бюджетирования Hyperion Pillar, Adaytum и Бюджетное управление для 1С:Предприятие.

Автор: Елена Королева - руководитель группы документации компании Intersoft Lab Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab