Многообразие программных пакетов для создания отчетности

Тему финансового репортинга мы начинаем с рассказа о том, что собой
представляет это понятие, и какие разновидности средств автоматизации
финансового репортинга присутствуют сегодня на рынке. В статье приведена
классификация и краткое описание пяти основных видов автоматизированных систем
подготовки отчетов, дана оценка стоимости решений по каждому из направлений и
приведены примеры реально существующих систем, обладающих той или иной
описываемой функциональностью.

Какой бы из недавних обзоров систем учета мы ни взяли, все они свидетельствуют о небольшом проценте менеджеров, удовлетворенных своими системами финансовой отчетности и функциональностью для поддержки принятия решений. Часто в больших организациях необходимость обеспечения доступа к информации и улучшения процесса принятия решений приводит к серьезным трениям между финансовыми подразделениями и информационными службами. Почему это происходит? Это происходит потому, что множество систем учета морально устарели и работают на платформах, отнюдь не славящихся простотой своих приложений для организации репортинга. Получение результатов запроса финансистов на предоставление нового отчета может занимать дни или даже недели, поскольку отчет по сути пишется с нуля программистами или бизнес-аналитиками.

В результате, большинство менеджеров финансовых систем находятся в поиске альтернативных решений. Именно поэтому электронные таблицы получили такое распространение в области финансовой отчетности, и именно это привело к возникновению целого сектора рынка средств создания отчетов, ориентированных именно на пользователей, а не на программистов. Однако, ввиду разнообразия и разнородности рынка пакетов создания отчетности, необходимо определиться с логическим обоснованием своей потребности в таких средствах, дабы не сомневаться впоследствии в правильности своего выбора.

Настоящий финансовый репортинг гораздо сложнее

Такое обоснование помогает понять ключевые отличия финансового репортинга от более общего репортинга по базам данных. Истинное средство финансового репортинга обладает более мощной функциональностью, поддерживающей:

• Учет по временным периодам - фискальным годам, кварталам и периодам, - позволяющий осуществлять репортинг в соответствии с фискальными, налоговыми и другими календарями.
• Точность итоговых цифр отчетов в статьях бухгалтерского баланса (от начала периода к конкретной дате) и их соответствие значениям по счетам прибылей и убытков (с начала года на конкретную дату).
• Консолидацию данных множества компаний, возможно, использующих различные валюты, и требующих конвертации в валюту отчета.
• Многоуровневые взаимозависимости результатов для выпуска финансовых отчетов, которым для генерации каждого из уровней итогов необходимо множество "путей" по данным отчета.
• Сложную обработку строк и столбцов, включающую параметризованный отбор данных, условную печать, математику строк и столбцов и подсчет отклонений в столбцах.
• Определяемый пользователем формат значений для различного отображения отрицательных величин, валют и форматов, например тысяч или миллионов.
• Параметризованный отбор данных отчета на основе структурных иерархий - например, организационно-штатной структуры организации, направлений бизнеса или территорий продаж.

Многие средства выпуска отчетов общего типа по базам данных просто не обладают функциональностью, необходимой для работы с такими задачами. Следовательно, можно быстро подсчитать ограничения, требующие вмешательства программиста для компенсации недостатка аналитических возможностей такой программы.

Для лучшего понимания особенностей различных средств финансового репортинга полезно разделить все подобные средства на несколько категорий:

• Табличный список. Средства репортинга данного типа представляют собой недорогие и широко распространенные средства выпуска отчетов, обычно стоящие менее $1 000 для одного пользователя. Эти средства обычно состоят из компоненты запросов и компоненты отчетов. Первая позволяет построить запрос к базе данных, извлекающий данные из отдельной таблицы - например, плана счетов, - или множества связанных таблиц - например, таблиц счетов-фактур и адресов клиентов. Компонента для выпуска отчетов позволяет преобразовывать данные, являющиеся результатом запроса, в формат отчета и определять критерии специфической сортировки и группировки данных. Большинство продуктов, предлагающих табличные списки, содержат следующие виды форматов отчетов:
  
  
  • Табулированный список - простой список отсортированных "записей" данных (по одной на строке) из одной или более таблиц - например, списков счетов, клиентов и журналов.
  • Главное-подробности - представление данных с типом связи "один ко многим", обычно из двух или более таблиц, используемое для создания таких документов, как счета-фактуры или заказы.
  • Метка - формат почтовой метки для печати адреса или другого формата меток в предназначенной для этого позиции.
  • Графика - графическое представление данных отчета в одном из множества форматов графического представления информации - "пирожок", график, гистограмма и др.
  • Сводная таблица - двухмерная матрица с подсчетом итогов по строкам и столбцам - например, для отображения продаж по продуктам или затрат по счетам.
  • Мультигруппа - отчет, содержащий множество отдельных подотчетов, которые могут включать некоторые или все из названных выше форматов, в свою очередь логически связанные воедино общими данными.
  Форматы запросов и отчетов могут храниться для последующего использования в репозитории и могут управляться вводом параметров до запуска отчета, которые используются для ограничения данных, включенных в отчет. Возможность выпуска отчетов может быть предоставлена только отдельным пользователям. Возможно наличие функциональной возможности по составлению графика отчетов. Средства создания табличных списков удовлетворяют требованиям тех организаций, где в ходу простые транзакционные контрольные журналы, списки клиентов или поставщиков и метки адресов, сальдо основных счетов, двухмерные сводки типов продаж или затрат и графические представления информации или печатные счета фактуры или бланки заказов. Примерами продуктов в данной области могут служить Crystal Reports и Cognos Impromptu.
  
  Ряд специалистов выделяет также Документарные средства, обычно используемые для форматирования бухгалтерских документов - счетов-фактур, заказов и чеков, - часто требующих специфических шрифтов или графики логотипов. В этом секторе популярны продукты Crystal Reports и JetForm.



• Финансовая отчетность. Средства выпуска таких отчетов имеют представление о том, что для реализации таких отчетов - например, балансов, отчетов о прибыли, сравнений бюджетных и реальных показателей, отчетов о тенденциях и устаревании, - необходим больший контроль над данными, включаемыми в отчет.
  
  Тем не менее, эти средства предполагают, что вы будете выпускать отчет по меньшей мере в три приема. Для начала определите общий формат отчета и данные, подлежащие включению в него. Затем определите тип строки, ее формат и данные, включаемые в строку. И наконец, определите тип столбца, его формат и данные, подлежащие включению в столбец.
  
  Определение такого финансового отчета может оказаться весьма непростой задачей и зависит в основном от многообразия опций форматирования сроки и столбца. Несмотря на множество подобных средств на рынке, лишь небольшой их процент способен выпускать широкий спектр финансовых отчетов без дополнительного программирования. Некоторые из них могут генерировать финансовые отчеты с некоторыми элементами программирования - встроенным языком создания сценариев отчета. Такие средства, генерирующие отчеты без дополнительного программирования, обычно располагаются в ценовой группе от $10 000 и выше, в зависимости от числа пользователей отчетов. Примерами продуктов с этой области будут FRx Visual Reporting, Synex F9 и Microsoft SFBM.



• Консолидационный репортинг. Средства создания консолидированных отчетов переносят функциональность финансовой отчетности еще на шаг вперед. Перед системой консолидации может стоять задача извлечения данных из баз данных или файлов различных форматов для использования данных, взятых из финансовых систем различных поставщиков. Консолидация часто проводится по многоуровневой иерархии компаний или территорий продаж, поэтому такой инструмент должен обладать функциональностью, обеспечивающей пользователям возможность определения и управления этими иерархиями. Консолидация может включать и конвертации валют, поэтому инструмент консолидированного репортинга должен позволять обслуживать курсы и правила конвертации валют, обеспечивающие соответствие результатов установленным законом требованиям. Консолидация может подразумевать исключение каких-то межкорпоративных или аллокационных записей, которые должны вводиться как часть процесса репортинга, что позволяет точно отображать в отчетах организационную действительность. Инструменты создания отчетов, обеспечивающие функциональность подобного уровня при общекорпоративной реализации могут стоить от $50 000 до $500 000. Примерами подобных решений могут служить Hyperion Enterprise и Solver Budgeting and Consolidation.



• Многомерная отчетность. Executive Information Systems (управленческие информационные системы, EIS), СППР и системы OLAP могут формировать пакеты, подходящие для многомерного репортинга. Этот тип репортинга имеет исследовательский характер и представляет собой незапланированный (ad-hoc) анализ, необходимый бизнес-аналитикам и менеджерам, нуждающимся в раскрытии информации по специфическим запросам, а не в регулярном получении одних и тех же менеджерских отчетов. Многомерный репортинг используется для манипуляции измерениями финансовой информации - такими, как компания, период, счет, продукт, подразделение или территория, - в целях определения тенденций или исследования отклонений.
  
  Продукты для реализации многомерной отчетности часто требуют предварительной загрузки своих данных в специальные многомерные базы данных. Преимуществами такого подхода являются скорость и гибкость. Эти продукты используются для быстрого смешивания и соотнесения измерений данных, вращения или объединения измерений для отображения различных проекций данных, углубления в данные (drill-down) от итогов к деталям и для расширения и разрушения строк и столбцов для макро- или микро-управления данными. Такие средства особенно полезны для репортинга, так или иначе касающегося анализа продаж или издержек, тенденций по различным временным периодам, отчетов-рейтингов ("20 лучших клиентов", и др.), бюджетирования и планирования, а также консолидации на основе иерархических структур. Многомерная (аналитическая) отчетность может быть реализована с помощью таких продуктов, как BrioQuery, BusinessObjects, Cognos PowerPlay, Hyperion MBA и Arbor Essbase OLAP Server.

Следующий шаг

Как мы видим, существует несколько категорий средств репортинга, каждая со своими функциональными возможностями. Для тех, кто уже работает с клиент/серверными системами учета, необходимость в специальном средстве выпуска отчетов может быть не так актуальна. В большинстве случаев функциональность, встроенная в такие системы, проще в использовании и обладает большей гибкостью, чем другие. Кроме того, многие поставщики клиент/серверных систем учета поддерживают партнерские соглашения с поставщиками средств репортинга. Такие соглашения обеспечивают более тесную интеграцию их данных и инструментов сторонних поставщиков.

Автор: Стюард МакКай (Steward McKie)