Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Финансовое Хранилище данных или система Главной Книги: что важнее?

Введение в новые системы Главной Книги

Системы Главной Книги - практически ровесники компьютеров. Благодаря потребностям компаний в своевременных и точных финансовых записях они стали одними из первых компьютерных приложений. Сегодня мы входим в новую эру систем Главных Книг. К 2000 году многие нынешние системы должны быть заменены или обновлены. Кроме того, руководители предприятий требуют, чтобы системы Главной Книги обеспечивали больший объем более актуальной, точной и доступной информации. Вместе с тем, существует потребность в постоянном расширении настольной обработки (desktop processing) и переходе к более интерактивной обработке. Эти изменения порождают необходимость в модернизации Плана счетов и разработке интегрированной группы финансовых систем, которая обеспечивала бы возможность формировать расширенную и актуальную отчетность и включала бы поддержку принятия финансовых решений.

Общее понятие обработки Главной Книги

Большинство нынешних систем Главной Книги содержат следующие функции:

  • Главная Книга.
  • Журналы операций.
  • Локальные бухгалтерские книги.
  • Конвертация валют.
  • Консолидация.
  • Казначейство и управление денежными средствами.

Многие содержат также следующие возможности:

  • Интеграцию Интернет/Интранет.
  • Управление документооборотом.
  • Интерактивное формирование отчетности.
  • Гибкий план счетов.
  • Синхронное обновление Главных и локальных бухгалтерских книг в режиме реального времени.
  • Интеграция технологических процессов (Workflow Integration).

Некоторые системы Главной Книги обладают дополнительными функциональными возможностями, предназначенными для отрасли, в которой работает компания, или для решения ее внутренних задач. Эти новые системы Главной книги отвечают потребностям многих компаний наилучшим образом.

В каком случае необходимо еще и Хранилище данных?

Многие компании, тем не менее, нуждаются в информации, которая недостаточно эффективно предоставляется системами Главных Книг. Во-первых, объем корпоративных данных растет и требуется все больше сегментов данных и статистических показателей. При этом, на рынках обостряется конкуренция, поэтому необходимо больше актуальной и своевременной информации. К тому же, руководителям для принятия наилучших решений требуется доступ к широкому спектру корпоративных данных. И наконец, поскольку информация часто пересекает существовавшие прежде функциональные границы, например, такие, как продажи и размер прибыли по линейке продуктов, все больше руководителей нуждаются в данных из нефинансовых областей. Эти условия и порождают потребность в Хранилищах финансовых данных в дополнение к новым системам Главной Книги.

Основные различия между системами Главной Книги и системами Хранилища данных

Стандартная Главная Книга

  • Процедурно-ориентирована: данные и отчеты организованы на базе корпоративных блоков.
  • Не интегрированная: может использовать несколько отдельных систем, например, одно приложение для отчетности Главной Книги, другое для исчисления себестоимости и третье для разработки бюджета.
  • Постоянно по времени: данные системы обычно являются общими для определенного времени и места, как, например, выплаты по претензиям за 1997 в среднезападном регионе.
  • Изменяющаяся: в целом данные непрерывно изменяются, например, годовые итоги по счетам постоянно обновляются.

Хранилище данных

  • Объектно-ориентировано: данные и отчеты организованы на базе таких предметов, как клиенты, сотрудники или продукты.
  • Интегрировано: информация поступает из ряда различных систем, имеющих согласованные названия данных, стандарты измерений и характеристики атрибутов данных.
  • Переменно во времени: каждая строка содержит временную метку, позволяющую производить анализ и формировать отчетность по системам на основе временного ключа.
  • Неизменяемое: будучи однажды введены в Хранилище, данные редко изменяются, за исключением случаев внесения исправлений.

Преимущества использования финансового Хранилища данных

Для множества компаний во всем мире существуют допустимые, рентабельные способы использования финансового Хранилища данных. Основные преимущества его использования таковы:

  • Ускорение и повышение достоверности онлайновых запросов и отчетов. Поскольку данные очищены и неизменны, руководители имеют возможность извлекать их для быстро формируемых и достоверных отчетов.
  • Увеличение объемов информации масштаба предприятия. Поскольку Хранилище данных повышает качество и гибкость анализа информации различного уровня в рамках организации, данные представляться в виде детализированных отчетов, позволяющих производить обобщения самого высокого уровня.
  • Улучшение клиентского обслуживания. Существует быстрый и простой доступ к информации из Хранилища, истории платежей и досье клиентов, что позволяет улучшить клиентское обслуживание.
  • Повышение технологичности. С помощью Хранилища данных больший объем информации становится предпосылкой для улучшения представлений о бизнес-процессах.

  • Расширения управления активами. Агенты по закупкам и финансовые менеджеры могут использовать информацию по различным уровням запасов, возможностей дисконта и немедленной оценки финансовых активов и быстро откликаться на нее.

Недостатки использования финансового Хранилища данных

Наряду с преимуществами использования Хранилища данных существует и ряд явных недостатков, способных сделать это решение неприемлемым для ряда организаций. По оценкам специалистов, от 20% до 90% реализаций Хранилищ данных оканчиваются неудачей. Многие из причин такого финала никак не связаны с технической сложностью реализации Хранилища, а в большей степени зависят от недостаточно развитой организации культуры и бизнеса в компаниях. Как и всякая новая технология, Хранилища данных требуют изменений в организационной структуре и технологических процессах. Среди недостатков можно назвать:

  • Хранилище данных накапливает исторические данные с помощью внутренних систем обработки транзакций, которые могут иметь ограниченное применение. Если внешние рынки или внутренняя структура организации постоянно меняются, рассмотрение исторических данных будет достаточно бесполезным или бессмысленным. К тому же, некоторые отрасли бизнеса настолько просты, что информация, которую может обеспечить Хранилище, им просто не нужна.
  • Системы Хранилища данных могут усложнять бизнес-процессы. Поскольку так просто генерировать новые отчеты, может оказаться, что Хранилище обслуживает все больше и больше отчетов. Если эти отчеты не просматриваются и просто выбрасываются за ненадобностью, когда потребность в них отпадает, в бизнес-среду вносится изрядная неразбериха.

  • Организация может не нуждаться в Хранилище данных. Если потребности организации полностью удовлетворяются системами Главной Книги и организация не заинтересована в средствах обработки незапланированных запросов и отчетов, Хранилище данных будет явно лишним.

  • Для систем Хранилищ данных характерен достаточно длительный период обучения персонала работе с ними. Несмотря на то, что с технической точки зрения реализация Хранилища может занять немного времени, ряд преимуществ этого подхода останутся неочевидными для компаний до тех пор, пока в ней не будут изменены технологические процессы. Поскольку такие изменения занимают гораздо больше времени, чем предполагает большая часть руководителей, коэффициент окупаемости вложений в систему Хранилища данных может оказаться недостаточно высоким.

  • Системы Хранилищ данных слишком дороги в обслуживании. Для этого существует две причины. Во-первых, на базе качественной системы Хранилища данных создается ряд программ, требующих дополнительного обслуживания. Кроме того, Хранилище данных обрастает в процессе работы все новыми и новыми данными, подлежащими обслуживанию, и отнюдь не все эти данные имеют ценность для организации.

  • Слишком продолжительное время и слишком высокая стоимость подготовки данных. Хранилище данных неэффективно до тех пор, пока данные не подсчитаны, неочищены и незагружены. При использовании данных предыдущих лет, вероятно, будет невозможно найти хотя бы одного сотрудника, который понимает, как обрабатываются эти данные. Может быть сложно очистить данные приемлемым для различных пользователей образом. И наконец, данные должны загружаться за достаточно небольшое время обработки. Сокращение любого из этих этапов нарушает ценность информации в Хранилище.

Каким организациям наиболее выгодно использовать Хранилище данных?

Если Хранилище данных подходит не всем, кому же оно наиболее выгодно? Ответ на этот вопрос включает несколько аспектов:

  • Организации, обладающие большими объемами финансовых или числовых данных за прошедшие периоды
    Если компании должны иметь точный и своевременный доступ к такой информации, применение Хранилища данных принесет им наибольшую пользу. Финансовым подразделениям, например, необходимо часто просматривать исторические финансовые данные по отдельным лицам или группам. Хранилище данных позволило бы осуществлять быстрый доступ к кредитному портфелю любого клиента, его объему и поступлениям за определенный период.

  • Организации, желающие стать более конкурентоспособными
    Компании, сталкивающиеся с ростом конкуренции, считают необходимым разрабатывать Хранилища данных с целью формирования более качественного обслуживания клиентов. Например, страховые компании могут разрабатывать Витрину данных по продажам, предоставляющую пользователю возможность отслеживать новые направления бизнеса по классу и каналу дистрибуции. В результате пользователь может быстро откликнуться на информацию по конкретному классу или каналу и предотвратить снижение объемов дополнительных продаж.

  • Организации, нуждающиеся в мониторинге обработки претензий
    Компании часто нуждаются в доступе к информации из нескольких различных источников для того, чтобы управлять обработкой претензий или выявлять попытки мошенничества. Компании, работающие в области здравоохранения, могут объединить информацию о пациентах с текущими заболеваниями или повреждениями, платежах и сотрудниках для того, чтобы оценить стоимость лечения пациента. Страховые компании и правительственные агенства могут использовать аналогичные данные для выявления возможных мошеннических действий.

Хранилище данных в области страхования

Страховой бизнес исторически является успешно развивающимся и прибыльным. В прошлом не требовалось задействовать технологию для принятия стратегических решений. Но в последнее время менеджеры по страхованию осознали стратегические преимущества использования Хранилищ данных в деле снижения цен и увеличения доли, занимаемой на рынке.


Использование Хранилища/витрины данных

Большинство страховых компаний используют нисходящий подход к корпоративному Хранилищу данных и нескольким меньшим по объему прикладным витринам данных, создаваемых следом. В страховом бизнесе ключевыми являются три витрины данных:

  • Витрина данных по продажам и удержаниям, с помощью которой пользователь отслеживает продажи по классу и каналу и поддерживает анализ удержаний.

  • Витрина знаний (Experience data mart), предоставляющая информацию в поддержку анализа рисков и ценового анализа по ряду временных периодов.

  • Витрина претензий, обеспечивающая информацию по претензиям для управления резервом выплат и выявления мошеннических действий.

Преимущества Хранилища данных

Существует ряд основных преимуществ использования Хранилища данных в страховом бизнесе:

  • Компания в большей степени ориентируется на клиента. Хранилище данных способствует улучшению клиентского обслуживания и расширению возможностей по привлечению новых клиентов. Детализированные данные о клиенте создают информацию по отношениям с клиентами, покупательским тенденциям и предпочтениям. Менеджеры по страхованию уже осознали, что число сегментов рынка увеличилось с 5-10 до 50-100. А имея более качественную информацию по клиентам, они могут работать с наиболее прибыльными сегментами.

  • Компания становится более конкурентноспособной. Одновременно с нахождением новых целевых рынков компании получают возможность формировать улучшенные ценовые стратегии. Информация по покупательским тенденциям в разрезе сегментов, затрат и клиентских предпочтений позволяет менеджерам по страхованию предлагать самую выгодную для потребителя цену, не затрагивая прибыльность компании. Что в свою очередь позволяет принимать наиболее конкурентноспособные решения на новых для компании рынках.

  • Улучшается проводимый компанией анализ претензий. Информация по текущим и прошлым недостаткам, истории платежей, работодателю и плательщику способствует разделению добросовестных и мошеннических претензий. Анализ уже решенных, а также еще незакрытых претензий обеспечивает более полноценную информацию по стоимости в зависимости от типа претензии.

  • Улучшается управление себестоимостью. Хранилище данных помогает компаниям управлять стоимостью с помощью отслеживания себестоимости продукции по каналам дистрибуции, штатам или направлениям бизнеса.

Пример реализации №1: Реализация системы Главной Книги с последующей реализацией финансового Хранилища данных компанией Prudential

Задачи проекта

Руководство компании Prudential запланировало замену имеющейся в компании системы Главной Книги на новую, которая стала бы частью интегрированного финансового пакета, обеспечивающего возможности формирования расширенных и регулярных отчетов и поддержку финансовых решений. В частности, перед компанией стояло несколько задач:

  • установить новую систему Главной Книги, которая бы поддерживала более регулярную, контролируемую и точную финансовую отчетность;
  • упростить план счетов без изменения административных систем;
  • упростить правила аллокации в ограничениях текущих методов аллокации;
  • реализовать интегрированный пакет продуктов по финансовой отчетности с помощью гибкой современной технологии.
Основания для изменения систем Главной Книги

Существует три основных причины, почему Prudential решили заменить имевшуюся в компании на тот момент систему Главной Книги:

  • Информация в этой системе не являлась ни актуальной, ни достаточно контролируемой.
  • Эта система была дорогостоящей и трудной в обслуживании.
  • Данная система работала на платформе, которая не поддерживается с 1997 года.
Преимущества Главной Книги SmartStream

У новой на тот момент системы Главной Книги SmartStream был ряд преимуществ:

  • Она упрощала структуру учета и отчетности.
  • Она упрощала аллокации.
  • Она обеспечивала интеграцию финансового пакета.
  • Она использовала актуальные современные технологии.
Требования к отчетности

Первым делом компания Prudential определила свои требования к отчетности как на уровне предприятия, так и на уровне бизнес-групп следующим образом:

  • Отчетность уровня предприятия - финансовые отчеты - управление затратами и бюджетирование - баланс оборотных средств - налоговая отчетность - финансовые показатели GAAP - отчетность по инвестиционному капиталу - рентабельность продукта - планирование и показатели работы.

  • Отчетность уровня бизнес-групп - финансовые отчеты - управление затратами - рентабельность продукта - отчетность по инвестиционному капиталу и доходам.

  • Новый ключ учета (New Accounting Key)
    • Представляет низший уровень детализации при регистрации финансовых транзакций.
    • Содержит до шести элементов - Объект - Счет - Продукт - Код организации - Код Пользователя - Инвестиционный год.
    • Объект + UDAK = Полный ключ учета.
Структуры

Структуры обслуживаются в центральном участке с помощью процесса Brief. Они используют четыре различных вида структур для извлечения и обработки данных:

  • проверку допустимости - список допустимых кодов для регистрируемых в журналах транзакций;
  • отчетность - извлечение и организация данных финансовых отчетов;
  • аллокации - извлечение и отбор записей в процессе аллокационной обработки;
  • бюджет - группировка организаций и счетов в процессе создания и исполнения бюджетов.
Средства формирования запросов и отчетов

Они также использовали ряд онлайновых средств формирования запросов и отчетов:

  • drill down - от балансов счетов до журналов и расходных ордеров;
  • структурный построитель запросов - средство для создания незапланированных запросов, добавленное на рабочий стол Главной Книги для балансов и журнальных транзакций;
  • анализатор- генератор отчетов - создает большинство отчетов, позволяет осуществлять на экране drill down и фильтрацию и доступен через сетевой диск общего доступа.
Ключевые факторы успеха

В реализации новой системы Главной Книги и интегрированных финансовых систем ключевыми факторами успеха Prudential считали:

  • соответствующие ресурсы в части финансов, операций и систем;
  • ориентация управления проектом по функциональным направлениям;
  • концентрация управления проектом на задачах, лежащих по критическому пути;
  • детализированные рабочие планы с соответствующим ресурсами, графиками, поставками и ответственностью;
  • интегрированный высококлассный рабочий план с указанными в нем взаимозависимостями;

  • профессиональная поддержка управления проектом;
  • ответственные руководители, обеспечивающие ресурсы, управление и концентрацию усилия в нужном направлении.

Пример реализации № 2: Как компания Mutual of Omaha реализовала новую систему Главной книги, использующую Хранилище данных

Причины для изменения систем Главной Книги

Цитата из статистического отчета великолепно обобщает такие причины: "Нам плохо доступны некачественные данные, что приводит к медленному принятию нами неверных решений".



Проблемы с нынешней системой Главной Книги
  • Высокая стоимость, неэффективная обработка - Стоила 44 миллиона долларов в год и требовала участия 670 человек - Содержала свыше 130 устаревших процессов.

  • Несогласованная финансовая информация - Более одного источника дублирующей или аналогичной финансовой информации - Множество унаследованных административных систем с соответствующими источниками и определениями данных - Недостаток общих средств формирования отчетности для доступа к информации.

  • Проблемы ответственности/координации/определения направлений - Невозможно консолидировать и координировать работы по основным направлениям и формулировки требований - Ответственность не связана с ответственными за достижение финансовых результатов лицами.

Задачи проекта

Его основными задачами являлись:

  • разработать более точные данные;
  • разработать более быстрый доступ к данным;
  • разработать средства для улучшения процесса принятия решений.
Порядок реализации

Опасаясь Проблемы 2000 года, руководство приняло решение реализовывать в первую очередь систему Главной Книги с помощью Licensed Enterprise Financial Software Suite компании PeopleSoft. Затем планировалось реализовать системы Витрин/Хранилища данных.

Если бы условия были иными, было бы предпочтительнее сначала реализовывать систему Хранилища данных, чтобы уяснить информационные потребности руководства с точки зрения запросов и отчетов. После этого обобщенное Хранилище данных стало бы исходным источником для системы Главной Книги и связанных с нею систем.



Улучшения, произведенные в Главной Книге

В новой системе Главной Книги имелся ряд улучшений:

  • Количество ценовых аллокаций снизилось с более чем 30 миллионов до 2 миллионов в месяц.
  • Упростилось обновление и обслуживание системы.
  • Для повышения качества отчетности в план счетов были добавлены поля вывода для продукта и продаж.
  • Возможность осуществления drill down улучшила проведение анализа данных.
  • Руководство получило возможность не только выпускать отчеты, но и разрабатывать планы.
Какие функции отсутствуют в новой системе Главной Книги
  • В ней отсутствует ряд полезных функциональных возможностей Витрины/Хранилища данных - Слишком много детальной информации создает проблемы в работе и повышает затраты - Новая Главная Книга не поддерживает детальный анализ.

  • Она обобщает историческую информацию в реляционной базе данных, не подходящей для анализа "Что, если" и анализа тенденций.

  • Подразделениям, не занятым в процессе закрытия Главной книги, трудно работать с ней в время ее закрытия.

Процесс разрешения проблем с помощью Хранилища/Витрины данных

Добавление системы Хранилища/Витрины данных было наилучшим решением изложенных выше проблем по ряду причин:

  • Главная Книга и не должна содержать все для всех.

  • Выстраивается логичная цепочка: Стратегия предприятия - База данных Oracle - Многомерный аналитический инструмент Essbase - Программное обеспечение для выполнения оценок в качестве системы фронт-энд для Oracle and Essbase.

  • Система Хранилища данных может быть реализована постепенно - Исходные кубы Essbase Cubes используют данные полей записей Главной Книги - Три прототипа куба были разработаны за шесть недель - Кубы предназначались для осуществления сделок руководством компании.

  • Предполагалось разработать более сложные кубы данных по мере накопления у персонала опыта работы в новой системе - Специалистам по статистике требовалась витрина/куб данных для продуктов, требующих долгосрочного обслуживания - Необходимо было согласовывать планы для построения Витрины/Куба данных для отслеживания продаж.

Предложения по реализации Хранилища данных

  • Требовалось тесное сотрудничество между представителями различных направлений бизнеса, сотрудниками, обслуживающими приложения и технологами.

  • Необходимо было уделять самое пристальное внимание техническим аспектам: использованию новой клиент/серверной технологии, характеристикам сети и размеру дискового пространства (возможно, потребовалось бы больше дискового пространства, чем предполагалось).

  • Следовало рассмотреть вопрос времени: проще начать с малого и учиться на небольших ошибках. Большие и амбициозные проекты обладают большим риском закончиться провалом. Общие усилия по реализации и полному использованию системы Хранилища данных занимают по меньшей мере 5-6 лет.

Какие шаги должна предпринять компания для реализации системы Главной Книги с последующей реализацией Хранилища данных?

Задайте ряд базовых вопросов

Чтобы определить, выгодно ли вашей компании реализовывать систему Хранилища данных, использующую данные Главной Книги, необходимо рассмотреть несколько аспектов. Ниже приведен список наиболее важных факторов для рассмотрения.

  • Нужно ли вам генерировать незапланированные отчеты, или перед вами стоят только основные задачи вашего бизнеса? Если все, что вам нужно - это работать с финансовыми системами, имеющими периодические отчеты, и нет необходимости в доступе к данным для каких-то других целей, Хранилище данных вам не нужно.

  • Необходима ли вам возможность доступа к данным сквозь функциональные границы? Например, нужно ли вам производить анализ клиентов по клиентской информации из систем обработки политики (policy processing systems), информации по продуктам из системы продаж, или информации о ценах из системы бухучета? Необходим ли вам доступ к историческим данным? В некоторых компаниях такой необходимости просто не существует. Однако, если ваша компания работает, например, в области здравоохранения, доступ к историческим записям о претензиях будет для нее очень важен.

  • Имеется ли у вас большой объем финансовых или числовых данных, подлежащих обработке? Если вы планируете обращаться к Главной Книге и связанным с ней системам за каждым маленьким фрагментом информации, необходимым вам для отчетов, эти системы просто увязнут в данных и организации доступа к ним. Хранилище данных подходит для таких обращений и обработки больших объемов данных гораздо больше.

  • Растет ли конкуренция в вашем бизнесе? Хранилище данных является наилучшим способом хранения и обработки данных по анализу клиентов, продаж и цен. Данные, содержащиеся в нем, достоверны, актуальны и легко доступны для онлайновых запросов и отчетов.

Выполните ряд базовых исследований

Первым шагом любой компании в деле реализации новой системы Главной Книги с Хранилищем данных является сбор базовой информации. Она может быть получена из нескольких источников.

  • Интернет-сайты - Форум по финансовым системам (www.fsforum.com) содержит информацию и ссылки по поставщикам Главных книг - The Data Warehousing Information Center содержит ряд отличных ресурсов.

  • Рекомендуемые книги - "Building the Data Warehouse" by W.H. Inmon - "The Data Warehouse Toolkit" by Ralph Kimball - "Data Warehouse from Architecture to Implementation" by Barry Devlin.

  • Образовательные ресурсы - Конференции по технологии Хранилищ данных.

Как квалифицированная консалтинговая фирма, специализирующаяся на финансовых системах, может помочь вашей компании выбрать наилучшее решение для обработки Главной Книги

В процессе выбора консультанта для помощи в деле отбора наилучшего решения для системы Главной Книги и связанных с ней финансовых систем и/или системы Хранилища данных существует ряд особенно важных моментов.

  • Есть ли у консультанта необходимый опыт внедрения как стандартных систем Главной Книги, так и систем Хранилищ данных?

  • Занимается ли консультант продажей программного обеспечения для Главных книг и Хранилищ данных? Обсуждает ли он недостатки так же, как и достоинства всех систем? Какова вероятность того, что он или она могут склонить вас к приобретению чего-то, что не отвечает вашим потребностям?

  • Есть ли у консультанта необходимый опыт в реализации систем Главной Книги систем Хранилищ данных в вашей области бизнеса? Особенно важно понимание того, доступ к каким данным наиболее критичен для принятия стратегических решений в области Хранилищ данных.

  • Дает ли консультант реалистичную картину относительно времени, необходимого для реализации Хранилища данных? Если консультант утверждает, что оно будет готово к работе через 5 месяцев, он либо наивен, либо нечестен с вами. Пройдет несколько лет, прежде чем Хранилище данных обретет полную функциональность.

  • Обсуждает ли консультант организационные аспекты реализации новой Главной Книги или Хранилища данных? Опытный руководитель знает, что любая новая система меняет организационную структуру и процессы. Хранилище данных изменяет функциональные границы и поток информации.

  • Указывает ли консультант на недостатки так же, как и на преимущества технологии Хранилищ данных? Большинство неудач в реализации Хранилищ происходят благодаря нереальным ожиданиям и плохому планированию неизбежных ошибок.

  • Обсуждает ли консультант такие вопросы, как техническая поддержка, необходимые функциональные возможности, технические ресурсы, управленческие ресурсы, ресурсы по хранению и обработке, а также временные рамки проекта, проблемы бухучета и управления? Все эти аспекты критичны для реализации как системы Главной Книги, так и системы Хранилища данных.

Обобщение и вывод