А чем же пользуется сам Microsoft? История внедрения новой финансовой системы

Мы столько говорим о продуктах этой фирмы, что уже из одного спортивного
интереса стоило бы задаться вопросом - а чем же пользуется сам гигант
софтверного рынка? Зачем и почему Microsoft решил разработать новую систему для
нужд собственного внутрикорпоративного учета, и как она создавалась, вы узнаете
из второй статьи этой рубрики.

Еще пять лет назад корпорации Microsoft ежемесячно требовалось две недели на подведение финансовых итогов прошедшего месяца. Сегодня на это уходит четыре дня, и финансовая группа предполагает, что вскоре процесс отражения финансовых результатов станет непрерывным - в этом случае информация будет точной и актуальной в любой день месяца.

До последнего времени в компании распечатывалось и рассылалось 350 000 документарных копий управленческой отчетности. Сегодня таких операций не производит никто: Вся необходимая информация не только доступна в онлайновом режиме, но и дополнена возможностью различных преобразований для отражения интересующих пользователя аспектов любых финансовых показателей. При этом пользователи могут осуществлять углубление (drill down) для выявления источника любого из этих показателей.

Как же Microsoft удалось произвести такие изменения и как эти изменения влияют на саму компанию и ее финансовые подразделения?

Все технологии, которые использовала фирма Microsoft для достижения этих целей, вполне по силам любой организации - большой или маленькой.

Развитие технологий создает инструменты, коренным образом меняющие роль финансистов: из простых сборщиков и обработчиков информации они превращаются в бизнес-стратегов, что увеличивает степень их влияния на общий успех предприятия.

Эти изменения зародились около десятилетия назад, когда персональные компьютеры пришли на смену мейнфремам. Эти внезапно атаковавшие рынок настольные машины изначально обладали достаточной мощностью и предлагались по приемлемой цене, что и предопределило их быстрый переход в разряд основных инструментов бизнеса, упрощающих процессы ручной обработки, управляющих данными и осуществляющими обмен знаниями. А когда эти компьютеры объединились в корпоративные локальные сети, эволюция стала революцией, совершенно изменив бизнес-среду и роль финансовых работников в функционировании предприятия. Добавьте необычайной быстрый рост Интернет-технологий - и вы получите совокупность коммуникаций для поистине глобальной экономики, в которой данные могут передаваться по всему миру практически мгновенно. И таким образом успех компании сегодня определяется уже не только ее материальными активами, но и способностью собирать и использовать информацию.

Бизнес продолжает сталкиваться с дальнейшими преобразованиями, вызываемыми повсеместной компьютеризацией. Число каналов распределения продолжает расти, вынуждая большинство компаний увеличивать совокупность предлагаемых продуктов и услуг и серьезно усложняя задачу отслеживания доходов, затрат и прочей финансовой информации. В то же время множество компаний осознали, что для сохранения конкурентоспособности им необходимо постоянно обновлять основную модель ведения бизнеса в соответствии с постоянно меняющимися условиями рынка.

Проблемы

От финансистов требуется идти в ногу со всеми этими изменениями и обеспечивать точную и своевременную финансовую информацию, которую можно быстро и просто анализировать и использовать. Хотя цифровые технологии могут упростить сбор и перенос информации, они одновременно ведут к необычайному разрастанию объемов данных. Фильтрация, сортировка, компиляция, анализ и распространение финансовых данных наиболее выгодным для компании способом становится просто пугающе сложной задачей.

Перед компанией Microsoft, где за финансовую поддержку операций в более чем 85 зарубежных филиалах отвечает 54 финансовые группы, стояли аналогичные проблемы. Их решением стало нечто, что сотрудники компании называют финансовой "электронной нервной системой", а именно - основанная на Интранет среда, соединяющая все финансовые группы компании в единую согласованную систему и обеспечивающая сотрудников компании оперативным доступом к информации и финансовой отчетности через Интернет.

Эта система - ее назвали FinWeb, сокращенное от Financial Information Network ("финансовая информационная система), - была введена в эксплуатацию в 1995 и является частью общих усилий компании по построению большей электронной нервной системы. Через сеть FinWeb, объединяющую различные сайты Интранет, сотрудники Microsoft могут отсылать на утверждение отчеты о командировочных затратах и получать их возмещение, приобретать товары и услуги, и даже осуществлять движение оборотного капитала - и все это непосредственно со своих рабочих мест. Компания уменьшила объемы "бумажной" работы, время операций и стоимость публикаций и распространения материалов. Что наиболее важно, так это то, что все это сделало возможным доступ к детализированным и ежедневно обновляемым отчетам для каждого сотрудника, нуждающегося в финансовой информации для принятия решений. Эта финансовая система позволяет людям, не имеющим навыков программирования, быстро получать ответы на имеющиеся вопросы путем углубления (drill down) в слои информации.

В результате компания смогла достичь того, за что борется большинство финансовых компаний: расширения стратегических возможностей бизнеса и экономии времени обработки транзакций.

Хранение данных

Система, существующая в компании сегодня, крайне далека от той, которую использовали в Microsoft в 1993 году. Тогда не было Интранет, не было централизованного прямого доступа к электронному распространению финансовой информации. Более 30 отдельных главных бухгалтерских книг были разбросаны по миру и консолидировались в мейнфрейме Digital Equipment VAX. Во время ежемесячного подведения финансовых результатов, ответственные сотрудники ежедневно получали огромную кучу отчетов и тратили целую неделю на внесение цифр в крупноформатные таблицы. На копирование, сопоставление и последующую почтовую, курьерскую или факсимильную пересылку отчетов в зарубежные филиалы уходило огромное количество времени и денег.

Ключ к решению проблемы лежал в создании Хранилища данных на основании информации, извлеченной из главной бухгалтерской книги, находящейся в базе данных Microsoft Access. Было относительно несложно ввести эти данные в Microsoft Excel для создания стандартной управленческой отчетности. При обновлении данных, лежащих в их основе, стандартные отчеты также автоматически обновляются, отражая наиболее актуальную информацию. Эти электронные файлы хранятся на сетевых файловых серверах, откуда доступ к ним любого сотрудника организован через соответствующий пароль.

Построение системы заняло около четырех месяцев. Когда она была готова, сотрудники были извещены по электронной почте о местонахождении отчетов и окончании периода существования печатной отчетности. Через пять минут после рассылки этого сообщения представитель высшего руководства компании ворвался к создателям системы со словами, что вся эта информация абсолютно бесполезна. Проблема заключалась в загадочных восьмибуквенных названиях таблиц: можно было открыть файл с именем eu_ww.xls, ожидая увидеть там отчет о прибылях и убытках отдела по работе с клиентами, а на самом деле получить отчет по европейским подразделениями компании. И не было никакого способа отличить один от другого пока не увидишь содержимое собственными глазами.

В то время компания начала изучать возможности Интернет, и в связи с этим возникла идея попробовать создать таблицу Excel, которая выглядела бы как web-страница, содержащая отчеты о прибылях и убытках с простыми и понятными названиями и иллюстрациями. За каждым именем стоял макрос, указывавший на конкретную таблицу в сети. Создание этой Excel-таблицы пришлось на момент внедрения в Microsoft первого внутрикорпоративного Интранет-приложения. И хотя это было серьезным шагом вперед, впереди еще было много нерешенных проблем. Например, все еще оставалось более 30 разрозненных баз данных, существовавших до ввода новой системы (это были те самые исходные главные бухгалтерские книги) и вся она была пронизана множеством таблиц счетов и другими несогласованными структурами данных (правила классификации и наименования информации). И хотя процесс распространения отчетности упростился, доступ к источнику информации был по-прежнему невозможен. Таким образом, в 1995 было принято решение о приобретении в качестве базовой системы отчетности компании программного продукта SAP R/3. Потребовалось около семи месяцев на реализацию финансовых модулей. Эта система позволила создать единую таблицу счетов и согласованные преставления корпоративной информации. Кроме того, она существенно снизила стоимость поддержки, исключив необходимость множества бухгалтерских систем.

На этой основе было разработано несколько web-приложений, автоматизировавших рутинные задачи - например, управленческое снабжение, возмещение затрат сотрудникам, перемещения активов и проводки - и затем помещавших все эти транзакции напрямую в систему SAP R/3. Автоматизация этих процессов позволила уменьшить стоимость ряда транзакций на целых 90%.

Система настроена таким образом, что фактически каждая транзакция проходит автоматически с web-сайта в Интранет компании Microsoft в систему SAP и ежедневно попадает в несколько Хранилищ данных, построенных на базе SQL Server, в которых затем осуществляется выпуск стандартных отчетов. В результате, стандартизованные консолидированные отчеты о доходах, суммирующие продажи по широкому спектру категорий продуктов и географических классов, становятся доступны авторизованным пользователям с их настольных компьютеров, позволяя затем осуществлять углубление (drill down) в базу данных практически до уровня первичных данных. Еще важнее то, что система обеспечивает возможность пользователям настраивать отчеты для получения ответов почти на любой финансовый вопрос.

В поисках ответов

Обычно использование FinWeb происходит примерно по такому сценарию: еженедельно некоторый сотрудник получает по электронной почте сообщение, содержащее ссылку на стандартный отчет в формате Excel с цифрами фактических и бюджетных доходов по географическим областям и продуктам за месяц, квартал и год. Допустим, один из отчетов датирован, например, 25 декабря и охватывает первые три недели месяца. Так как дата выпуска отчета близка к концу месяца, когда наступает время подумать о ежемесячном подведении финансовых результатов, это как раз подходящий момент для оценки общего финансового состояния компании.

Владея такой актуальной информацией, сотрудник может выявить тенденции - часто имея достаточно времени для разработки действий в соответствии с этими тенденциями. Если он замечает, что показатели выбиваются из месячного бюджета, то остается еще целая неделя для исправления ситуации. Если же, например, бюджету не соответствуют цифры расчетов с производителями оборудования (оригинального оборудования или ПК), то известно, что такие счета выставляются в последнюю неделю месяца, и поэтому причин для волнения нет. При взгляде же на доход от продукции можно легко заметить, в какой степени один продукт опережает бюджетный план, а другой отстает от него.

Копаем глубже

Получив всю эту информацию, сотрудник может углубиться (drill down) в данные, чтобы увидеть источник всех этих цифр. Система использует динамические представления Excel PivotTable, позволяя изменять конфигурацию таблиц для отображения необходимых подробностей. Представления PivotTable являются важной частью FinWeb, обеспечивая простую связь таблиц на рабочем столе пользователя со всей информацией в Хранилищах данных. PivotTable позволяет настраивать таблицы, перемещая строки и столбцы, меняя их местами и описывая данные во всех этих полях. Для FinWeb были созданы отформатированные представления PivotTable с заранее отобранными полями, из которых пользователь мог выбирать необходимые.

Используя свойства PivotTable, можно выбрать, например, географический регион "Европа", американские доллары в качестве валюты и "Все" для большинства остальных полей, и увидеть, какой из продуктов как соотносится с запланированными показателями бюджета по данному региону в данной валюте. Далее можно изменить конфигурацию данных, для выявления причин роста или уменьшения показателей. Например, новая PivotTable, содержавшая итоговые показатели доходов по странам, показывает, что доходы по Дании почти вдвое превышают план. Если получить продольные и поперечные срезы (slice and dice) данных еще одним способом, можно увидеть, что большая часть этих доходов, возможно, происходит от продаж некоторого конкретного продукта.

Для еще более глубокого анализа используется продукт внутренней разработки компании - приложение MS Reports. Этот инструмент позволяет создавать заданные пользователем запросы к исходным данным Хранилища путем перемещения (dragging and dropping) полей в стандартизованый шаблон в рамках Excel. Интерфейс MS Reports отображает имеющиеся поля на простом английском языке. Как только шаблон заполняется необходимыми пользователю полями, MS Reports автоматически преобразует его в язык запросов SQL, выполняет этот запрос к данным и форматирует результаты в стандартный отчет Excel.

Таким образом, для понимания, например, роста доходов от продаж некоторого продукта в некотором географическом регионе можно обратиться к MS Reports и определить, какой сегмент потребителей породил такую ситуацию. Например, сформировав запрос, рассматривающий продажи программного продукта Microsoft Office в контексте лицензионной программы, можно увидеть, что больше всего лицензий предоставлено корпоративным потребителям.

Требует всего лишь пара минут для формирования запроса и менее минуты для получения результатов. С помощью этого средства можно не только быстро и просто просмотреть актуальные показатели, но и произвести сложный анализ для изучения данных и понимания приведенных в отчетах цифр. И при этом нет необходимости понимать язык программирования, используемый для запросов к базе данных SQL.

Одной из причин для столь слаженной работы является то, что при создании системы учитывалась необходимость сравнения данных по разным срезам, и все данные, помещаемые в систему, должны были формироваться на основе единых принципов и быть сопоставимыми со всеми соответствующими им данными. Средством достижения такой корпоративной унификации стал сайт, названный MAP, сокращенное от Microsoft accounting policies (Учетная политика Microsoft). MAP содержит все 500 или около того методик, в соответствии с которыми ведется учет в компании, обеспечивая гарантию того, что данные подчиняются общим для компании правилам и систематике.

Ввиду простоты доступа и обновления, и так как информация всегда актуальна, MAP является идеальным местом для записи всех видов правил и процедур.

FinWeb - это больше, чем просто портал для доступа и анализа корпоративных финансовых данных. Это точка ввода практически каждой транзакции. Сеть web-сайтов FinWeb включает в себя MS Expense, предоставляющий сотрудникам возможность предоставлять на утверждение отчеты о затратах и быстро получать возмещение; MS Invoice, используемый поставщиками Microsoft для выставления счетов-фактур; и MS Market, инструмент внутреннего снабжения компании.

Другой особенностью FinWeb является Headtrax, отражающий иерархию персонала Microsoft и таким образом предоставляющий менеджерам информацию о вакансиях и занятых позициях в каждой их группе. Это позволяет им вносить изменения в организацию групп. Например, с помощью Headtrax, можно перевести сотрудника из одной группы в другую или повысить кого-либо, кто подотчетен непосредственно данному менеджеру. Учитывая необходимость придерживаться всех стандартных методов учета и управления, руководитель может осуществить такую операцию непосредственно со своего компьютера в считанные секунды, без какой-либо бумажной работы. (Разумеется, доступ к такой конфиденциальной информации и операциям предоставляется только после соответствующего подтверждения и проверок прав доступа). И, ка и во всех транзакциях FinWeb, любые вносимые изменения немедленно попадают в базу данных SAP и в течение 24 часов извлекаются в Хранилище данных, где становятся частью информационного пула, доступного всем сотрудникам компании, нуждающимся в подобной информации.

Шаги реализации

Каковы же наиболее критичные условия для внедрения такой системы? Их примерно шесть, и они распадаются на две категории: технические и культурные.

Большинству финансистов технические задачи могут показаться пугающе сложными, однако все они на самом деле не так ужасны. Компания, создающая финансовую электронную нервную систему, должна обладать крепкой компьютеризованной инфраструктурой, в которой все компьютеры работают с общей для всех операционной системой и связаны между собой надежной сетью.

Но для достижения поставленных задач еще важнее культурный аспект. Во многих организациях сотрудники IT-подразделений, разбираясь в технологиях, тем не менее, ничего не понимают в бизнесе. И наоборот, финансисты хорошо знакомы с бизнесом, но могут оказаться несведущими в технологических вопросах. Для создания системы, сравнимой с системой, использующейся компанией Microsoft, необходима совместная, командная работа IT-специалистов и финансистов.

Другим важным культурным элементом являются взгляды руководства. Всегда существует некоторый дискомфорт при замене старых систем на новые. Для осуществления всех изменений, необходимых для создания финансовой электронной нервной системы, необходимо четкое указание и поддержка руководства. Организациям, в которых главное руководящее лицо не пользуется компьютером, не следует идти по описанному выше пути.

В то же время для реализации проекта требуется некоторое терпение. Построение такой системы представляет собой развивающийся процесс: устранение бумажных отчетов, добавление web-интерфейса, внедрение финансового программного обеспечения. Этот процесс должен начинаться с представления "информации на кончиках ваших пальцев". С развитием процесса расширяются и планы по реализации различных функций. Изначально компания может планировать всего лишь сократить время подготовки отчетности до нескольких дней. Со временем же, как правило, возникают более сложные задачи, например, обеспечение непрерывного выпуска отчетов, при котором информация точна и актуальна в любой день месяца, как это было в компании Microsoft.

Если попробовать пойти далее по этому пути, перед глазами возникает множество возможностей увеличения ценности финансовой информации. Например, в компании Microsoft один из новых проектов предполагает создание нового Хранилища данных, которое позволит консолидировать разрозненные типы данных и позволит пользователям самим настраивать аналитические выборки. Другой проект состоит в добавлении в системе новых возможностей OLAP, имеющихся в составе Microsoft SQL Server 7.0, для существенного увеличения эксплуатационных характеристик имеющегося Хранилища данных. И наконец, уже сейчас в компании внедряется промежуточное программное обеспечение - программа, которая позволит сотрудникам Microsoft создавать web-ориентированные приложения, в которых пользователи могут конструировать запросы, не зная заранее, в какой из баз находятся необходимые им данные. В конечном счете, специалисты компании надеются создать надежный корпоративный информационный портал, в котором у любого подразделения информация будет действительно практически "на кончиках пальцев".

Этапы разработки цифровой информационной системы

Простая финансовая электронная нервная система начинается с базовой компьютерной среды, включающей в себя сеть и инфраструктуру Интранет. Пользователи должны иметь общие для всех настольные приложения. После соблюдения всех этих условий, система может быть разработана согласно следующим шагам:

• Создание Хранилища данных путем извлечения и суммирования транзакционных данных из "Главной бухгалтерской книги" в ODBC-совместимую базу данных. Большая часть приложений "Главной бухгалтерской книги" обеспечивает разнообразные пути экспорта данных в другие приложения. В зависимости от природы извлечения, данные могут быть просуммированы в процессе извлечения либо обработаны уже в Хранилище данных.
  
• Реализация функциональности pivot table для создания стандартной управленческой отчетности. Поля данных могут быть организованы в строки, колонки и поля страниц, а отчеты могут быть отформатированы в соответствии с существовавшими в компании до реализации новой системы. Пользователи с некоторыми существенными знаниями в области программирования могут воспользоваться дополнительными инструментами в рамках своих таблиц для создания собственных оригинальных запросов к Хранилищу.
  
• Создание web-страницы, содержащей ссылки на имеющиеся стандартные отчеты. Для открытия файлов крупноформатных таблиц из сети могут использоваться иконки. Для описания учетной политики, процедур, обязательств и другой соответствующей информации могут создаваться дополнительные web-страницы.
  
• Автоматизация рутинных транзакционных процессов путем создания форм для выполнения таких задач, как формирование эталонных данных и обновлений, журнальных записей и обработки счетов-фактур. Большинство приложений "Главных бухгалтерских книг" обеспечивают некоторый способ импорта данных из внешних источников. Как только эти формы созданы, они должны быть сохранены в формате HTML как web-страницы, чтобы пользователи могли пользоваться ими через Интранет. Пользователи с более существенными познаниями в области баз данных могут программировать дополнительные интерфейсные проверки.
  
• Исключение тех отчетов и процессов, которые осуществляются вручную и дублируют информацию, доступную через созданную систему.

Автор: Скотт М. Боггс (Scott M. Boggs)