Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Good Data Housekeeping

(Используется игра слов: "Good Housekeeping" - известный британский журнал по домоводству, в русском варианте - журнал "Домашний Очаг". Таким образом "Good Data Housekeeping" можно перевести как "Умелое управление данными" - прим. Перев.).

Самым важным активом компании является информация. Способность корпорации к конкуренции, адаптации и росту в быстро меняющемся мире бизнеса зависит в большой степени от того, насколько полно компания использует информацию при принятии решений - решений, влияющих на тенденции затрат, возможности сокращения затрат, взаимоотношения партнеров и заказчиков и, наконец, доходов и чистой прибыли. Сотрудники организации нуждаются в доступе к информации по заказчикам, продавцам и поставщикам, окончательно преобразующей данные в важнейшие бизнес-знания.

В процессе реализации системы планирования ресурсов на уровне предприятия (ERP) или добычи данных (Data mining) состояние базы данных может значительно влиять на успех системы. Рационализация данных может восприниматься как умелое управление хозяйством данных - она служит превентивной мерой, гарантирующей мягкую интеграцию файлов баз данных общего доступа в рамках компании. Общий доступ к информации, неочищенной и неконсолидированной в максимально возможной степени, может основательно уменьшить эффективность системы важных инвестиций и ликвидность.

Волшебная сила рационализации

Преимущества производства чистых, унифицированных и полных данных очевидны в любой области бизнеса. Например, одна из крупнейших систем отелей в мире имела возможность уменьшить затраты на розы как элементы украшения гостевых комнат и номеров, но их стоимость никогда не подвергалась оценке с точки зрения эффективности и не рассматривалась как большая часть расходов. После того, как был нанят поставщик базы данных, компания обнаружила, что розы закупаются более чем у 1900 различных флористов. После сосредоточения закупок в руках нескольких продавцов и использования скидок за объемы было сэкономлено $700 000 в год.

Чистые данные могут также обеспечить компаниям более точные и определенные перспективы бизнеса. Мировой производитель фотографического оборудования, работающий с поставщиком, являющимся лидером на рынке информационного обеспечения, соединил данные из нескольких унаследованных систем. Вместе они конвертировали в общий формат более чем 70 основных файлов, содержащих 250 000 записей, решили проблемы качества данных и заполнили утраченные элементы данных так, чтобы они были подготовлены к приведению в соответствие. В результате бизнес-решения могли базироваться на более точной и полной информации.

Мировой производитель автомобилей модернизировал процессы бизнеса по всему миру с помощью поставщика базы данных, упростившего его процедуры и способствовавшего обеспечению общего доступа к информации в различных подразделениях по всему миру. С данными продавца, поступающими отдельно с 63 различных европейских сайтов, миграция данных в решения ERP была уже сама по себе огромной задачей. Тем не менее, рационализация данных не просто эффективно переместила данные, а сделала кое-что большее - она увеличила их ценность, улучшив данные и проведя анализ документации. Результатом стала стандартизация товаров и кодов поставщиков, идентификация взаимосвязанных поставщиков для приобретения кредитов, общего доступа к информации в различных подразделениях компании по всему миру и быстрому и уверенному приближению к принятию решений.

Рационализация данных может также существенно улучшить маркетинговую систему компании с помощью уменьшения процента возврата товара. У ведущего производителя оптоэлектронных устройств процент возврата товара, проданного по образцам, составлял более 25 процентов. После очистки и улучшения данных системы, процент возврата снизился до 20 процентов.

Для сбора и управления информацией, значимой для процесса принятия решений, компании обращаются к решениям ERP и добычи данных (Data mining) - но не всегда добиваются значительного успеха. Проблема заключается не в системах ERP и их приложениях, а в данных, которые не только не очищены, но и не соответствуют сегодняшнему дню. Компании обнаруживают, что их базы данных устарели и их информация вносит весьма ограниченный вклад в работу подразделений организации.

Всегда задавайте вопросы руководству поставщика

Чтобы повлиять на ценность результата объединения возможностей чистых и полных данных, при выборе поставщика информации компании должны задать следующие вопросы:

  1. Связывает ли поставщик транзакции и записи между собой с помощью стандартизованной системы нумерации или кодирования?
    Бизнес не только живет с помощью стандартных связей, он процветает. Конечный пользователь, заказчик и/или поставщик только выиграют от использования системы, охватывающей всю организацию. Дополнительная выгода выявится при использовании этих стандартов для доступа к информации, находящейся вне компании, поскольку потребность организации в данных перерастает объемы собственной информации компании. Стандартизованная система нумерации связывает данные организации воедино и призвана обеспечивать связь с содержимым внешних данных.
  2. Анализирует ли поставщик данные компании для выявления подлежащих восстановлению данных и установления предпочтительных форматов?
    Проблемы, встречающиеся в ваших данных, избыток файлов и другие информационные несоответствия могут стать головной болью процесса ERP. Анализ унаследованных данных должен обнаружить пробелы в общей базе данных предприятия. После всесторонней очистки данных и удаления неверной информации необходимо установить соответствующие и унифицированные форматы записей.
  3. Будет ли поставщик работать совместно с компанией над утверждением правил бизнеса для разрешения проблем с несовместимыми данными?
    Подразделения компании нуждаются в совместной работе над разрешением таких проблем. В процессе работы по обеспечению организованной, точной и полной базы данных, проделывайте то же самое с каждым подразделением, которое может выиграть от рационализации данных. Как только полный набор правил бизнеса сформирован, исправления несовместимых данных упростятся.
  4. Может ли поставщик исследовать не совпавшие записи для получения подтверждения существования связанного с ними бизнеса и добавления суммарных данных?
    Не совпавшие записи, если их не обрабатывать, могут привести к возникновению проблем, которые сведут на нет весь процесс рационализации. Поставщик информации должен убедиться, какие связи существуют между бизнесом и базой данных, и ввести дополнительные подходящие данные, которые будут способствовать упрощению всего решения в целом.
  5. Как поставщик добавляет информацию из своих баз данных и обеспечивает регулярное обновление базы данных компании?

Даже если вы решили трудную задачу, убедившись, что все базы данных очищены и приведены в надлежащее соответствие, этот последний шаг так же важен, как и первый. Информация быстро устаревает и нуждается в непрерывном пополнении и обновлении. Важно, что процесс пополнения и обновления заранее встраиваются в систему на ранних стадиях разработки.

Целью является чистая и целостная информационная база. Следующие шаги продвинут процесс объединения информации заказчика и поставщика из унаследованных файлов компании с современными стандартизованными данными для создания согласованных, интегрированных и улучшенных основных файлов. С отделами, подразделениями и функциями, работающими на единой базе качественной информации, лучшие бизнес-решения, использующие усовершенствованные знания, станут стандартной практикой.

Чистая информация равна мощности

Наполненная неочищенной и избыточной информацией система ERP становится даже более серьезным препятствием для принятия решений, чем высокая цена самого инструмента принятия решений. В процессе реализации программы ERP или добычи данных (Data mining), охватывающем всю компанию, при устранении проблем стыковки информации, первым должен стоять наиболее важный элемент - сама информация. Если она не очищена и не проверена, то есть вероятность, что она разовьется в бомбу замедленного действия, угрожая целостности всего процесса принятия решений в данной организации.