Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

BI своими руками: теория и реальность

Предназначение BI-инструментов для самостоятельного применения просто: позволить пользователям принимать решения на основании собственных запросов и анализа, тем самым разгружая BI- и ИТ-отделы для выполнения других задач. Также эти приложения помогают бизнес-пользователям настраивать отчёты в соответствии со своими нуждами, не полагаясь на предустановленные формы, доступные в BI-системах. Тем не менее, чрезмерное использование этих средств может создать определённые проблемы, несмотря на благие намерения.

В конце 2014 года компания Logi Analytics выпустила отчёт, цель которого - оценить практику самостоятельного применения BI-систем с точки зрения бизнес-пользователей и ИТ-специалистов. В первую очередь респондентам было предложено оценить их потребность в самостоятельном доступе к информации (см. Рис. 1).

Рис. 1. Потребность в доступе к данным без помощи IT-отдела

Также, данные этого отчёта показывают, что хотя BI-инструменты для самостоятельного использования были популярной темой последние несколько лет, лишь 22% бизнес-пользователей имеют к ним доступ и способны их применять. Выяснилось, что почти 80% респондентов использует электронные таблицы, несмотря на все известные недостатки их применения в качестве BI-инструмента, в том числе ограниченную функциональность и противоречивость данных.

Согласно данным отчёта, сложные BI-системы в основном не внедряются с должной интенсивностью из-за бюджетных ограничений. Этот фактор доминирует среди препятствий к внедрению – так считают 48% участников исследования. Более неожиданным является то, что не менее серьезной причиной (48% опрошенных) было названо отсутствие необходимых навыков для работы с ПО.

Тонкости обучения

Стоит заметить, что лишь 23% респондентов назвали BI-инструменты для самостоятельного применения очень сложными для освоения. Вероятнее всего, проблема кроется в том, что говоря об этих инструментах, во многих организациях принято считать, что обучение должно быть также самостоятельным. Даже программы, предназначенные для интуитивного применения, работают лучше, если пользователи обучены их использованию. Однако, о необходимости тренинга порой умалчивается. Более чётко это подтверждается исследованием компании Inside Analytics, опубликованным в апреле 2013 года. Отвечая на вопрос о сложностях, возникающих при внедрении BI-инструментов для самостоятельного использования, 73% участников этого опроса сообщили, что для успешного применения этого ПО необходимо больше обучения, чем может показаться на первый взгляд.

По оценке консультанта по BI-системам Уэйна Экерсона (Wayne Eckerson), помимо умения работать с инструментом, гораздо важнее научить сотрудников самостоятельно интерпретировать данные, объяснить им, какие выборки данных требуются для различных типов анализа.

Также, надо отметить важность использования персоналом соответствующих инструментов и подходов. Это подразумевает многообразие таких средств, что противоречит интересам ИТ-отделов, для которых предпочтительной является стандартизация, т.к. она упрощает поддержку и обслуживание информационных систем. По мнению Уэйна Экерсона, бизнес-персонал делится на две категории: рядовых пользователей, нуждающихся в информации для выполнения стоящих перед ними задач, и продвинутых – бизнес-аналитиков, чьи обязанности включают в себя анализ информации. Потребности первых, пожалуй, сложнее всего удовлетворить, так как они в 80% случаев нуждаются в предустановленных отчётах, и лишь в 20% хотят формировать собственные. Опрос Logi Analytics, однако, выявил, что 33% бизнес-пользователей нуждаются в такой возможности.

Рост популярности BI-инструментов для самостоятельного применения

Безусловно, лучшим способом понять, что хотят бизнес-пользователи от этих инструментов – это просто спросить их, а не полагаться на опросы или допущения. Только таким образом можно предоставить им надлежащие инструменты и обучение.

Одним из преимуществ более широкого использования BI-средств для самостоятельного применения является сокращение нагрузки на ИТ-отделы. Согласно результатам упомянутого выше опроса Logi Analytics, самостоятельная аналитика снижает количество запросов к ИТ на 37%, благодаря чему администраторы смогут сосредоточиться на обслуживании и обновлении инфраструктуры. С учетом того, что аналитика становится доступной не только специалистам, но и руководству, неудивительно, что 84% ИТ-отделов ожидает рост вложений в BI-инструменты для самостоятельного применения в течение ближайших двух лет. Эти инвестиции включают в себя дополнительную функциональность, предназначенную для устранения недостатков в существующих BI-инструментах. Кроме того, компании предполагают вкладывать средства в обучение и внедрение технологий (см. Рис. 2).

Рис. 2. Планируемые инвестиции для улучшения BI-средств для самостоятельного применения

По мнению Мелиссы Коутс (Melissa Coates), архитектора компании BlueGranite, хотя к BI-средствам для самостоятельного применения сегодня приковано общее внимание, это не новая концепция. Новым является то, что сейчас у бизнес-пользователей больше функционального ПО, чем когда бы то ни было. Из-за распространения BI-систем, предназначенных для работы в режиме самообслуживания, пользователи становятся более самостоятельными в решении задач, связанных с выполнением анализа и подготовкой отчётности. Тем не менее, опыт показывает, что для эффективной работы недостаточно только программного обеспечения.

По оценке Мелиссы Коутс, не существует единой правильной практики по внедрению средств BI для самостоятельной работы. Обычно внедрение инициируется пользователями, заинтересованными в достижении своих целей, и информация о проекте доводится до сведения руководству, когда решение, созданное пользователем, является очень важным для компании, и сложным для поддержки и управления. Возможен и другой вариант – когда внедрение инициируется ИТ-отделом с целью снижения собственной нагрузки. В этом подходе нет ничего плохого, если в нём участвуют все ключевые бизнес-единицы, специалисты по обработке данных и другие заинтересованные стороны. Даже если BI-инструментарий внедряется по инициативе ИТ-отдела, зачастую бизнес-пользователи активно подключаются к процессу и создают решения, о которых не имеют представления ИТ-специалисты. В общем, в компаниях с BI-инструментами для самостоятельной работы, существует три типа корпоративной культуры, в зависимости от того, что имеет значение для организации.

BI-инструменты для самостоятельного применения, контролируемые ИТ-отделом

Обычно компании придают большое значение управлению, стандартизации, безопасности, повторному использованию и качеству данных. Корпоративная BI-система управляется ИТ-отделом или центром компетенции BI. Эта культура процветает в организациях со строгими регламентами или в компаниях, где от бизнес-пользователей не ожидают технической подкованности. Недостатками этого подхода является малая оперативность и отсутствие сотрудничества между бизнесом и ИТ-отделом. Методы предоставления доступа к источникам данных и BI-инструментам могут не приветствоваться пользовательским сообществом, что потенциально может негативно сказаться на сотрудничестве.

BI-инструменты для работы в режиме самообслуживания, контролируемые бизнес-подразделениями

Здесь максимальное значение придаётся анализу данных и извлечению из них значимой информации. Свобода и гибкость пользовательской практики применения BI-инструментов ценится выше стандартизации и управления данными. Этот тип культуры распространён в компаниях с технически развитым персоналом или там, где IT-бюджет недостаточен для поддержки проектов внедрения BI-систем, функционирующих в режиме самообслуживания. Слабыми местами этого подхода является безопасность и качество данных. Также могут отсутствовать экспертиза, необходимая для построения запросов для загрузки данных BI-инструмент и для запуска процессов перемещения данных, и навыки по настройке производительности с учетом роста системы. Отсутствие опыта в моделировании данных тоже, зачастую, становятся проблемой.

Партнёрство бизнес- и ИТ-подразделений при управлении BI-инструментами для самостоятельной работы

Для достижения баланса между первыми двумя подходами необходимо партнёрство, но этого не так просто добиться. Найти нечто среднее между контролем и гибкостью очень сложно, но усилия того стоят. IT-отдел может сильно помочь с такими вопросами как безопасность, инфраструктура, тестирование и проверка данных. Бизнес-пользователи, обладающие опытом в предметной области, могут объяснить ИТ-специалистам, что им нужно и почему. В зависимости от выбора, сделанного, чтобы удовлетворить все запросы, всё равно будет ряд недостатков и компромиссов, но они будут плодом осознанного решения, а значит их влияние можно будет смягчить.

Публикации

  1. TechTarget. Сделай BI-инструмент своими руками: руководство по BI-средствам для самостоятельного применения (DIY BI: A guide to self-service business intelligence implementation). 10 ноября 2014 г.
  2. Энн Олл (Ann All). Самостоятельная практика применения BI-инструментов не оправдывают ожиданий (Self-service BI Initiatives Fall Short). 30 октября 2014 г.
  3. LogiAnalytics. Отчёт о состоянии BI для самостоятельного применения в 2014 году (2014 STATE OF SELF-SERVICE BI REPORT). 20 ноября 2014 г.
  4. Джордж Леопольд (George Leopold). Спрос на BI для самостоятельного использования растёт, удовлетворённость пользователей падает (Self-Serve BI Demand Up, User Satisfaction Down). 5 ноября 2014 г.
  5. Мелисса Коутс (Melissa Coates). Какой тип корпоративной культуры применения BI-средств для самостоятельного использования вам подходит? (What Type of Self-Service BI Culture Do You Wish to Cultivate?). Ноябрь 2014 г.