Планирование и бюджетирование: проблемы и ИТ-решения

В статье представлены актуальные проблемы, возникающие при планировании и
бюджетировании, предлагаются способы их решения с помощью современных
ИТ-инструментов.

Всё чаще специалисты финансовых отделов, помимо своих традиционных обязанностей по формированию отчётности и обеспечению соответствия нормативным требованиям, вынуждены брать на себя и выполнение стратегических задач, в результате чего их значимость в организации неуклонно растет. Но у них все еще есть возможности проводить улучшения, особенно когда дело доходит до использования прогнозов.

Опрос, который провела международная ассоциация сертифицированных бухгалтеров среди 495 специалистов, выявил следующие проблемы, связанные с бюджетированием и планированием.

Ограниченные возможности для проведения сценарного планирования. Организации сталкиваются как с серьёзными препятствиями, так и с возможностью использовать новые технологии для достижения неожиданных и значительных успехов. Многие компании не учитывают эти возможности при планировании. Лишь 46% опрошенных полагают, что сценарное планирование является частью процесса корпоративного планирования. Отсутствие достаточных ресурсов – это общая причина, мешающая использованию сценарного планирования, хотя 23% респондентов уверены, что оно не является необходимым.

Засилье электронных таблиц. Несмотря на развитие информационных технологий, для большинства опрошенных электронные таблицы – это инструмент номер один для решения множества задач. По меньшей мере половина респондентов использует электронные таблицы для планирования движения денежных средств (71%); капитала (67%); прогнозирования (64%); финансового планирования и бюджетирования (56%); стратегического (53%) и тактического планирования (51%).

Финансовое руководство всё ещё предпочитает бюджеты. Хотя улучшение и расширение возможностей прогнозирования является приоритетом для многих организаций, зачастую руководство слишком привыкло к традиционному бюджетированию. Около 62% опрошенных заявили, что они частично или полностью удовлетворены тем, как осуществляются процессы финансового планирования и бюджетирования в их компаниях. Чуть меньшее число респондентов (55%) сказало то же самое и о процессе прогнозирования.

Применение прогнозирования для стратегических решений. Иногда компании недооценивают важность прогнозных данных в принятии стратегических решений. Многие организации стремятся синхронизировать прогнозирование и стратегическое планирование. Лишь 50% респондентов оказались частично или полностью удовлетворены согласованностью прогнозирования и стратегического планирования в своих организациях.

Значительная роль финансов. 88% участников опроса считают, что финансовый отдел принимает как минимум умеренное участие в процессе стратегического планирования, а 86% оценили эту вовлеченность как высокую или очень высокую.

Согласно новому исследованию консалтинговой компании Deloitte, сегодня организации тратят до шести месяцев в год на основные процессы бюджетирования, в которые, зачастую, до последней минуты вносятся коррективы.

Уровень детализации, требующийся от процессов бюджетирования и прогнозирования, остаётся высоким вне зависимости от размера компании, и в 86% организаций контролируют эти процессы финансовые отделы. Кроме того, 60% респондентов используют только финансовые результаты, а не прочие показатели корпоративной эффективности.

Исследование выявило пять факторов, сдерживающих улучшение процессов планирования, бюджетирования и прогнозирования: проблемы с применением технологии; нечеткое определение зон отвественности, связанных с принятием решений; недостаточная технологическая дисциплина, сложности с использованием и интеграцией инструментов прогнозирования.

Алан Харт (Alan Hart), бывший генеральный директор Centage Corporation, компании разрабатывающей ПО для финансового планирования, считает, что сегодня организациям доступно множество решений для BI, бюджетирования и прогнозирования. Но для их успешного применения важны удобство в настройке и использовании. Самое главное - решение должно поощрять пользователей к его использованию, потому что они «хотят», а не потому, что «должны». Во многих случаях это обуславливает успех или провал внедрения.

Харт предложил список из 10 наиболее важных функциональных возможностей и характеристик, которые должны иметь решения для бюджетирования, прогнозирования и BI:

1. Для наилучшего контроля и управления такое решение должно быть выполнено как приложение, опирающееся на базу данных.
2. Оно должно обладать интегрированным набором спрогнозированных финансовых отчетов, генерируемых системой.
3. Должно иметь модульную структуру с полным набором таких функций, как модуль прогнозирования доходов, модуль оперативных расходов, модуль для ведения данных о персонале, модуль планирования основных средств и модуль для кредитов и прочих долгов.
4. Решение должно обладать функциональностью прогнозирования на основании нормативных показателей, которая может работать с неограниченным числом метрик разного типа.
5. Должно иметь возможность разносить спрогнозированные суммы по предопределённым счетам.
6. Средства BI и правила должны быть встроены и доступны для выбора пользователями.
7. Решение должно позволять пользователям настраивать план счетов, отражающий фактический план счетов бухгалтерской системы.
8. Должна обеспечиваться прямая связь или простой интерфейс доступа к главной книге в бухгалтерской или ERP-системе, откуда фактические данные могут быть перенесены в приложение для бюджетирования и сразу использованы в аналитическом процессе, следующим за закрытием финансового периода.
9. Отчёты – и визуальные и простые табличные – должны быть доступны с минимальными усилиями.
10. Программное обеспечение для бюджетирования, прогнозирования и бизнес-аналитики должно в своей работе опираться на финансовые данные бухгалтерской программы или ERP-системы.

1. Джек Хэйгел (Jack Hagel). Как лучше связать планирование, прогнозирование и бюджетирование (How to better connect planning, forecasting, and budgeting). Апрель 2014 г.
2. Элис Ейя (Alice Yehia). Планирование, бюджетирование и прогнозирование по-прежнему дорого обходится компаниям (Planning, budgeting and forecasting still costly for companies) 1 апреля 2014 г.
3. Дэйв Блэнчард (Dave Blanchard). 10 советов по автоматизации финансового прогнозирования и бюджетирования (Top Ten Tips for Automating Financial Forecasting and Budgeting). 13 мая 2014 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов