Долгосрочное планирование – ключевой фактор успеха

Исследования осветили ряд проблем, мешающих успешному развитию практики
долгосрочного планирования.

В текущих экономических условиях долгосрочное планирование крайне важно для организаций. Одним из основных его преимуществ является возможность полностью компенсировать недостающие ресурсы и преуспеть даже по сравнению с компаниями, владеющими этими ресурсами, но не имеющими стратегического плана.

Наступает время, когда компании, хозяйственный и финансовый год которых совпадает с календарным годом, приступают к стратегическому и долгосрочному планированию. Аналитическая компания Ventana Research провела обширное исследование в этой области. По мнению вице-президента компании Роберта Кугеля, стратегическое и долгосрочное планирование – это процесс и дисциплина, использующаяся компаниями, чтобы определить наиболее успешную стратегию поведения на рынке и убедиться в наличии необходимых для этого ресурсов и возможностей.

Как считает Кугель, термин «стратегическое» подразумевает формальное представление стратегии, которая носит более качественный, чем количественный характер. Как правило, в её подготовке участвует относительно небольшое число руководителей. Долгосрочное планирование, с другой стороны, является количественной оценкой стратегического плана, трансформирующей идею в числа. Этот процесс затрагивает большее количество руководящих работников, чем подготовка годового бюджета, он призван служить мостиком, соединяющим стратегическое представление организации с ее оперативным планированием и финансовым бюджетированием. Есть комплекс причин, объясняющих почему разработка корпоративной стратегии и ежедневное функционирование не связаны между собой. Чёткое изложение стратегических целей, безусловно, необходимо, однако, трансформация их в задачи для бизнес-подразделений и отдельных работников – это другая задача (см. Рис. 1).

Рис. 1. Уровень понимания стратегических целей

Как правило, руководители используют различные технологии, чтобы увязать стратегию с целями, в том числе устное общение, электронные письма и системы показателей с количественными значениями. Руководители могут считать, что они доносят задачи эффективно, но зачастую их усилия пропадают даром. Исследование Ventana Research выявило, что лишь четверть респондентов хорошо понимает эти цели (см. рис. 1). Это довольно распространённый случай, также выяснилось, что лишь 27% руководителей продуктивно - и что ещё важнее – постоянно общаются с персоналом.

Кроме того, общая теория управления подразумевает формирование конкретных, измеримых целей для каждой бизнес-единицы. И только приблизительно 40% компаниям это удается. Однако, эти цели, как правило, сосредоточены в основном на финансовых показателях и не включают нефинансовые, критичные для реализации корпоративной стратегии цели, в частности такие как доля рынка, качество обслуживания клиентов, их удовлетворённость и время вывода на рынок новых продуктов и услуг. Кроме того, как стало известно, менее половины компаний (45%) формируют систему показателей на основе формальных, опирающихся на стратегию целей, и почти никто - за исключением финансовых учреждений - не использует факторы риска как часть своих формальных оценок. Выяснилось, что только каждый пятый респондент считает, что необходимо определить основные факты «что, почему и как», стоящие за показателями. Почти половина (45%) респондентов отмечает, что они практически не имеют сведений об оперативных данных компании, а 80% могут сказать то же самое об опережающих индикаторах, позволяющих руководству предвидеть возможности и проблемы.

Как и многие другие аспекты бизнес-деятельности, долгосрочное планирование опирается на информацию. Участники другого исследования Ventana Research, также посвящённого долгосрочному планированию, поделились своим мнением относительно качества данных, использующихся для планирования, и результаты выявили серьезные недостатки в обеспечении надёжности этого процесса. Так, почти две трети опрошенных заявили, что данные, используемые в стратегическом и долгосрочном планировании, лишь относительно корректны или совершенно некорректны. Кроме того, три четверти респондентов признали, что данные, на которые они опираются при планирования масштабных и капитальных проектов, недостаточно неточны. Что касается своевременности предоставления информации при планировании проектов, большинство участников исследования утверждает, что в основном она актуальна, хотя приходится сталкиваться и с устаревшими данными.

Все эти проблемы влияют на эффективность и результативность долгосрочного планирования и, в конечном счете, на корпоративную эффективность. Как правило, компании, которые опираются на некорректные данные, тратят больше времени на подготовку долгосрочных планов. С другой стороны, респонденты из организаций, где по их оценке используются точные данные, постоянно делают правильный выбор в пользу масштабных и капитальных проектов. Схожая картина наблюдается в компаниях, данные в которых отвечают критерию актуальности и своевременности, - 91% опрошенных из них утверждает, что делали правильный выбор, когда речь заходила о крупных проектах, что на 20% больше по сравнению с числом респондентов из компаний, где данные частично актуальны.

Эти результаты подтверждают необходимость обращать пристальное внимание на проблему качества данных, имеющую важнейшее значение для повышения эффективности планирования. Решение этих и прочих задач, связанных с данными, требует программного обеспечения с определённым функциональными возможностями. Так, почти половина участников упомянутого выше исследования заявила, что ПО, применяемое для планирования и анализа перспективных проектов и инвестиций в их компаниях, лишь частично отвечает критерию эффективности или вообще не соответствует ему. Кроме того, респонденты низко оценили используемое ими программное обеспечение для решения для аналитических задач, например, лишь 56% участников заявили, что оно «хорошо» или «очень хорошо» справляется с расчетом возврата инвестиций от проекта. Также выяснилось, что за последние два года 61% организаций изучили альтернативы используемому программному обеспечению. Однако на сегодняшний день лишь треть из них внедрила новое ПО.

Это исследование, как и многие другие, вновь выявило засилье электронных таблиц. Так, более половины его участников используют их в качестве главного инструмента для прогнозирования и анализа инвестиций и окупаемости проектов при долгосрочном планировании. Кроме того, 95% респондентов указали электронные таблицы в качестве одного из пяти основных источников информации для прогнозирования и анализа, при этом 65% из них ставят электронные таблицы в этом списке на первое или второе место. Тем не менее, лишь 36% считает электронные таблицы инструментом, пригодным для планирования. Например, более половины опрошенных из крупных и очень крупных организаций, часто прибегающих к комплексному анализу как к компоненту планирования, заявили, что использование электронных таблиц серьёзно затрудняет управление этим процессом.

Среди других типов программных продуктов, используемых для долгосрочного планирования, 15% организаций использует «серверные» таблицы, предлагающие знакомый пользователям интерфейс, но централизованно хранящие данные. Несколько большее число пользователей (21%) пользуется специализированными приложениями для планирования, разработанными с помощью сторонних поставщиков или собственными силами. Приложения, опирающиеся на централизованное хранилище данных, которое консолидирует данные из нескольких источников, сокращает количество ошибок и обеспечивает автоматизацию различных аспектов управления процессом. Оба решения (специализированные и на основе хранилища) были высоко оценены участниками опроса по сравнению с электронными таблицами.

По мнению Роберта Кугеля (Robert Kugel), решение обозначенных выше проблем поможет устранить разрыв между стратегией и её исполнением. Даже если организации уже удалось их связать, вероятнее всего есть ещё много возможностей для улучшения, особенно с точки зрения обеспечения руководства информацией о том, что происходит за стенами компании, в том числе о рыночных тенденциях и конкурентном анализе. Несмотря на значительные инвестиции на протяжении последних двадцати лет в обеспечение доступности бизнес-данных всех типов, большинство компаний ещё не до конца освободились от ограничений, являющихся наследием ушедшей, информационно-бедной эпохи. Сейчас, когда в компаниях стартовало стратегическое и долгосрочное планирование, самое время подумать о лучшем способе выполнения трудоёмких и сложных задач.

Публикации

1. Роберт Кугель (Robert Kugel). Устранение разрыва между стратегией и исполнением (Eliminating the Strategy/Execution Disconnect). 19 августа 2014 г.
2. Исследование Ventana Research. Долгосрочное планирование (Long Range Planning). Август 2013 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов