Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Управленческая отчётность: умеренность и оперативность

Технологии, конкуренция и темпы развития бизнеса меняют способы осмысления управленческой информации. По мнению Айка Эллиса (Ike Ellis), руководителя компании Crafting Blues, финансовые отделы и профессионалы-управленцы теперь имеют беспрецедентный доступ к информации, которая помогает им в принятии решений. Одна из серьёзных проблем с подготовкой отчётности – избыточное количество формируемых документов. В своей недавней статье Эллис упомянул проблему, с которой столкнулся один из его заказчиков - исполнительный директор компании из списка Fortune 500. На заседании совета директоров выяснилось, что данные обсуждаемого отчёта не сходятся с показателями предыдущего. Внутреннее расследование выявило, что в компании формируется 750 оперативных отчётов, не считая отчётности для линейных руководителей, аналитиков, внешних контрагентов и прочих лиц, ответственных за принятие решений. На основании анализа небольшой выборки из отчетов выяснилось:

  • Большинство отчётов дублирует друг друга. Зачастую различался лишь их внешний вид: цвет, шрифт или порядок сортировки данных. Иногда отчёты были практически идентичными.
  • Из-за большого количества отчётов сотрудники считали, что проще сгенерировать новый, вместо того, чтобы поискать подходящий отчёт среди существующих.
  • При таком количестве отчётов их невозможно выверить и согласовать друг с другом, вне зависимости от того, сколько подчинённых у директора по аналитике.

Число отчётов было решено сократить до 15. Самостоятельно решить проблему компания не смогла, поэтому за помощью обратились к Айку Эллису. Он провёл серию интервью с руководителями и сопоставил свои выводы с тем, какие отчеты они используют и какие отчёты можно удалить или объединить. Эта работа заняла три месяца. Изначальный план исполнительного директора был близок к истине - в финале удалось удалить 700 отчётов и работать с 50 оставшимися.

Этот проект показал, что большинство компаний следуют весьма специфичной модели. Когда бизнес сталкивается с серьёзным испытанием, руководство в панике заказывает множество отчётов, чтобы оценить проблему со всех сторон. Решение проблемы или установление контроля над ситуацией занимает от полутора до трёх месяцев, и, в дальнейшем, никто из руководства не просит удалить уже ставшие ненужными отчёты, и они остаются в репозитории.

Отказаться от этой практики можно, выполнив тщательный аудит процесса подготовки каждого отчёта и удалив отчёты, которые не используются. Не стоит бояться удалять отчёты. В худшем случае его просто придётся сгенерировать заново.

Другой острый вопрос, постоянно поднимающийся, когда речь заходит о финансовой и управленческой отчётности – это время её подготовки. Своевременная информация всегда была предельно важна для руководства. Говоря простым языком, оперативная информация позволяет менеджменту принимать более быстрые решения. В условиях глобальной информационной бизнес-среды скорость, гибкость и оперативность обеспечивают компаниям конкурентные преимущества.

Ускорение темпов информационного обеспечения меняет рамки обязанностей финансового отдела и зачастую продвигает его вверх по лестнице корпоративной иерархии. Сегодня высшее руководство возлагает на финансовые отделы большие надежды в вопросах принятия оперативных и бизнеса-решений, а также предоставления управленческой отчётности. Это стимулирует приток инвестиций в системы, процессы и инфраструктуру, которые обеспечивают ускоренное агрегирование и анализ данных. Исследование, проведённое Ассоциацией сертифицированных бухгалтеров (Association of Chartered Certified Accountants, ACCA) показывает, что финансовые отделы нуждаются в получении информации в режиме реального времени для мониторинга денежных потоков и цен, финансового планирования, управления рисками, реализации функций бэк-офиса, учёта дебетовой и кредиторской задолженности и даже расчета заработной платы.

Регулирующие органы стремятся сделать информацию более доступной. Так, в США Комиссия по ценным бумагам сократила время подачи финансовых отчётов. Теперь крупнейшие компании должны подавать квартальные отчёты в течение 40 дней, а срок подачи годовых уменьшился до 60. Подобные тенденции наблюдаются и в Великобритании.

Сократив продолжительность финансовой консолидации и отчётных циклов, компании уменьшают сроки на закрытие финансовых периодов. Сегодня наиболее успешные организации финализируют отчёты и закрывают финансовые периоды в течение 30 рабочих дней, а некоторые укладываются всего в 10. Скорость этих процессов мало коррелирует с размером компании; некоторые из крупнейших компаний быстрее всего делают ежегодные отчеты.

Эндрю Дэвис, один из руководителей консалтинговой компании Ernst&Young считает, что норматив на закрытие отчётности должен составлять 10-15 рабочих дней. Этого времени хватит, чтобы данные были достаточно подробными, но в то же время актуальными и не содержали ошибок.

Кроме того, возникает вопрос о надежности информации, поступающей в режиме реального времени – по своей природе такие данные довольно сырые, поскольку поставляются без длительной проверки. Подтверждение достоверности занимает много времени и замедляет поток информации, но при этом обеспечивает соблюдение учетных стандартов. «Сегодня финансовая отчётность требует большого объема суждений. Поскольку передача данных всё ускоряется и ускоряется, меньше времени остаётся на то, чтобы удостовериться в корректности информации. Безусловно, более оперативная информация менее точна. Данные, близкие к реальному времени, будут ошибочными, поскольку они никогда не соответствуют бухгалтерским стандартам», - отмечает Эндрю Дэвис.

Исследование ACCA позволяет предположить, что степень, до которой инвесторы предпочитают оперативность в ущерб достоверности, зависит от природы информации (см. Рис. 1). Например, инвесторы выбирают надёжность, когда дело доходит до общей финансовой информации и ликвидности. Напротив, они, как правило, предпочитают быстроту, когда речь идёт о возникающих бизнес-возможностях, и, но в меньшей степени, предупреждениях о сокращении прибыли.

Рис. 1. Расстановка приоритетов в отношении надежности отчетной информации - скорости ее предоставления для различных типов отчетности

Публикации

1.      Понимание инвесторов: путь к отчётности в режиме реального времени (Understanding investors: the road to real-time reporting). 2 сентября 2013 г.

2.       Айк Эллис (Ike Ellis). Передовая практика BI: удалите большинство своих отчётов (BI Best Practice: Delete Most of Your Reports). 18 марта 2014 г.