Эффективное развёртывание BI-системы

Выбор и внедрение BI-системы - это уравнение со многими неизвестными.
Рекомендации специалистов помогут в его правильном решении.

Современные компании не всегда имеют чёткую концепцию собственной системы бизнес-аналитики. Имеющиеся BI-инструменты могут быть неэффективными, устаревать или не поддерживаться прочими важными компонентами предприятия. В этой статье эксперты ранка поделятся опытом, на что обратить внимание при старте BI-проекта, начиная выбором системы и заканчивая ее внедрением и развитием.

Согласно мнению Линдси Уайз, президента консалтинговой компании WiseAnalytics, проведение оценки программного обеспечения и согласование бизнес-целей с возможностями решения – довольно непростые задачи. Организации прилагают серьёзные усилия, пытаясь определить, как оптимизировать инвестиции в BI-системы, будь то расширение рамок использования текущего программного продукта или поиск нового для решения бизнес-проблем. Вне зависимости от того, какие задачи нужно реализовать (например, управление колл-центром, текущая деятельность, финансовая отчётность и т. д.), существуют специфические вопросы, на которые следует ответить, чтобы выбрать подходящее аппаратное и программное обеспечение, которое гарантирует, что бизнес-аналитики будет применяться оптимальным образом, что ее выбор согласуется с более общими стратегическими целями бизнеса. Эти технические и бизнес-ориентированные вопросы –первый шаг для достижения уверенности в том, что BI-платформа поддерживает общие цели, которые будет достигнуты за счёт внедрения или расширения границ применения аналитической системы.

Определение целей

Некоторые компании хотят согласовать использование технологии и общую стратегию, в то время как другие стремятся лучше знать своих клиентов или хотят сделать более эффективными цепочки поставок. Конечная цель определяет выбор программного обеспечения.

Соображения инфраструктуры

Разработка правильной инфраструктуры очень важна с точки зрения обеспечения долгосрочной жизнеспособности и масштабируемости. В прошлом многие IT-отделы были самостоятельно проектировали и поддерживали BI-платформы. Сегодня благодаря разнообразию предложений на рынке и разным способам работы бизнес-пользователей с данными необходимо взаимодействие между IT-отделами и прочими подразделениями.

Связь целей и бизнес-требований

В общем, для успеха BI-проекта требуется информация трёх типов:

Назначение BI-инструмента, или согласование общих целей бизнес-единиц с результатами, которые может обеспечить средство BI.

Техническая инфраструктура, которая удовлетворяет потребности бизнеса.

Бизнес-требования, касающиеся проблем с наглядностью информации.

Все эти области имеют отношение к бизнес-требованиям и являются основой для оценки BI-инструментов. Например, для лучшего понимания потребителей, выявления закономерностей в их поведении может потребоваться проанализировать несколько разных источников информации о клиенте. Глядя на располагающуюся в разных источниках данных информацию о состоянии счета, демографии, дебиторской задолженности и поддержке, можно получить представление о ценности клиента на всем протяжении его жизненного цикла. Понимание того, как информация соединяет людей, может обеспечить более широкий доступ к данным, которые ранее были недоступны или не учитывались.

Важные вопросы

Постановка правильных вопросов и определение целей при оценке программных решений – это здравый подход, однако, обеспечение выбора надлежащего BI-решения - это другой вопрос. Из-за наличия на рынке множества предложений с перекрывающимися возможностями понимание ключевых различий не должно быть интуитивным. Следовательно, компаниям необходимо убедиться, что они определили технические и бизнес-требования и отчётливо понимают связь между этими требованиями и основной целью. Без этой связи ответственные сотрудники могут выбрать решение, основываясь на его функциях, а не на том, как эти функции соответствуют требованиям бизнеса. Следующие вопросы помогут не запутаться в современном продуктовом разнообразии:

1. Какие задачи не автоматизированы существующей системой бизнес-аналитики?
2. Что необходимо для повышения уровня BI-платформы (с технической точки зрения - новая функциональность, новые алгоритмы и бизнес-правила, и т. п.)?
3. Как изменились существующие BI-требования? Например, переходит ли организация от идентификации исторических трендов к проведению анализа на основе оперативной информации или есть новый акцент на неструктурированных данных?
4. Что необходимо для удовлетворения новых нужд организации – бизнес-, технических и культурных потребностей?

Это - первичные вопросы, на которые следует ответить, чтобы задать направление ответственным за выбор BI-системы. Организации могут считать их отправной точкой для обоснования расходов и перехода от традиционной бизнес-аналитики к стратегическому анализу.

Ричард Брейшоу (Richard Brayshaw) из консалтинговой компании Atticus Associates считает, что залогом успеха BI-проекта является вдумчивая оценка как потребностей предприятия, так и возможностей предлагаемых инструментов, а также последующее поэтапное внедрение выбранной платформы.

Построение BI-системы

По его мнению, нужно учитывать множество факторов. Так, решение, лучшее с технической точки зрения, может оказаться экономически неэффективным, а внедряемое в наикратчайшие сроки может оказаться проигрышным в долгосрочной перспективе, и так далее. Несмотря на то, что проблемы, подлежащие решению в конкретном секторе бизнеса, зачастую схожи, решение должно соответствовать индивидуальным оперативным и финансовым параметрам организации, а не стремиться реализовать абстрактные академические идеалы архитектурного и функционального совершенства. Прагматизм и гибкость должны стать лозунгами. Обычно же «лучшее» с технической и академической точки зрения решение постепенно упрощается, чтобы вписаться в рамки времени, цены и других ограничивающих параметров.

В качестве примера можно привести организацию, которая по тем или иным причинам отстаёт от ближайших конкурентов в способности своевременно и точно собирать и распространять управленческую информацию и теперь желает наверстать упущенное, и восстановить некоторые конкурентные преимущества, утраченные в последние годы. Эта компания может иметь и другие стимулы для изменения: необходимость соответствия регуляторным требованиям, сокращение административного персонала, удержание ключевых сотрудников и т. д. Её бюджет на достижение этих целей может быть ограничен, так же как и время, отведённое на их реализацию.

Очевидно, что для этой организации массивный, многолетний проект по автоматизации системы управленческой информации – не самый лучший выбор. Этой организации должен быть предоставлен наиболее экономически эффективный курс действий. На начальном этапе необходимо определить, какие данные имеют максимальную важность и срочность; поэтому этот этап должен быть сфокусирован на разработке системы сбора и распространения только этой информации.

Первый этап, таким образом, – это компромисс, но после его реализации в достаточно сжатые сроки становятся очевидными преимущества поэтапного подхода и появляется уверенность в будущем проекта. Важно отметить, что он помогает обучению нетехнического персонала основам управленческой информации.

Как известно, клиенты хотят знать больше о собственной организации, им нужна информация, необходимая для управления, руководства и принятия решений. Если поставщику удастся убедить клиента разрешить провести анализ и классификацию данных и связанных административных процессов, показать, как можно сэкономить, и как принимаемые решения могут опираться на информацию, полученную в результате сбора и комбинации уже имеющихся данных, он может рассчитывать на внимание клиента.

Чрезвычайно полезно предложить заказчику план будущего развития продукта. Стабильное расширение функциональности для получения управленческой информации демонстрирует прогресс, распределяет расходы и повышает доверие. Как только заинтересованные стороны увидят, что проект по автоматизации системы управленческой информации приносит реальную пользу (путь и в ограниченной функциональной области), они положительно отнесутся к идее распространения проекта на всю организацию. Когда речь заходит об успехе нововведения, другие подразделения и бизнес-функции пытаются добиться, чтобы их сфера деятельности поддерживалась новой системой.

План развития должен формироваться с первого этапа построения хранилища данных в виде логических этапов, каждый из которых добавляет «больше чем сумму своих частей». Например, если первый этап - это добавление расчета валовых показателей продаж в хранилище данных, а второй – это добавление расходов, то расчёт чистой прибыли от продаж является очевидной дополнительной разработкой и демонстрацией потенциала, заложенного в сочетании изначально не связанных между собой данных, которые собраны в хранилище. Ранее задача сведения таких цифр могла быть выполнена вручную, путём сложного и дорогостоящего процесса. Теперь она проводится в автоматическом режиме на регулярной основе. Накладные расходы администрации уменьшаются, осуществляется возврат инвестиций.

Владельцы бизнеса и менеджеры редко разбираются в системах управленческой информации и технологии хранилищ данных. Даже их внутренние IT-отделы могут почти не иметь опыта в этой области. Предложение массового всеобъемлющего решения может просто испугать потребителя. Следует завоёвывать доверие и демонстрировать прогресс небольшими, быстрыми и недорогими шагами, являющимися частью более широкого видения.

Публикации

Линдси Уайз (Lyndsay Wise) «Выбор верного BI-решения для удовлетворения организационных нужд и достижения стратегических целей» (Selecting the Right BI Solution to Meet Organizational Needs and Strategic Goals). 7 марта 2013 года.

Ричард Брэйшоу (Richard Brayshaw) «Поэтапный подход к проектам, связанным с хранилищами данных» (A Phased Approach to Data Warehouse Projects). 6 декабря 2012 года.

Автор: По материалам зарубежных сайтов