Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Подготовка финансовой отчётности: проблемы и решения

Проблемы сегодняшнего дня

Наиболее сложные задачи для финансовых отделов – это задачи, о необходимости решения которых все знают, но которые никогда не решаются. Результаты недавно завершённого исследования Ventana Research «Современные тенденции в достижении быстрого и качественного закрытия отчётных периодов» (Trends in Developing the Fast, Clean Close) показывают, что закрытие также попадает в эту категорию.

Отчёт показывает, что особых успехов в ускорении закрытия финансовых периодов отмечено не было. Напротив, на протяжении последних пяти лет был замечен некоторый регресс даже по сравнению с результатами первоначального исследования 2004 года.

Так, на протяжении многих лет лучшей практикой считалось финансовое закрытие в течение пяти-шести рабочих дней. Из этого вытекало предположение, что финансовые организации, не успевающие выполнить эту задачу в данный срок, должны приложить усилия к ускорению этой процедуры. Но более позднее исследования не выявило подвижек в этом направлении. Можно сказать, что многие компании тратят больше времени на закрытие финансовых периодов, чем пять лет назад. Например, если ранее почти половина опрошенных (47%) была способна завершить отчетный период (квартальный или полугодовой) в течение шести рабочих дней, сейчас это может сделать только 38% респондентов. Кроме того, пять лет назад 70% компаний могли подготовить отчетность за этот срок, тогда как на сегодняшний день с этим справляется только половина.

Безусловно, быстрое закрытие финансовых периодов происходит лишь на словах: исследование подтверждает, что 83% компаний рассматривает свою процедуру закрытия отчетного периода как производящуюся в спешном порядке, по необходимости. Пока же результаты исследования демонстрируют ухудшение ситуации.

Причины и пути решения

Итак, если 38% способны закрыть период за пять-шесть рабочих дней, почему этого не могут все остальные? Предположительно, как и во многих других случаях значительное влияние оказывает инерция. Очень часто финансовые директора, контролёры и бухгалтеры настаивают на том, что «они всегда делали это так», и это упрямство становится на пути улучшений.

Исследование показывает, что приложение дополнительных усилий к управлению процессом закрытия и сосредоточенность на постоянном совершенствовании – это действия, необходимые для сокращения учётного цикла. Кроме того выяснилось, что одной из важных причин задержек является избыток ручных или только частично автоматизированных операций. Вполне вероятно, что вследствие сокращения финансовых отделов в условиях экономического спада для выполнения этих операций просто не хватает людей.

Эти проблемы помогает решить соответствующее программное обеспечение. Хотя многие факторы и способствуют сокращению периода финансового закрытия, можно сказать, что использование приложений финансовой консолидации необходимо для крупных компаний для минимизации времени и ресурсов. Многие организации используют ERP-системы разных производителей, что уже создаёт предпосылки для применения приложений для консолидации, хотя и применение единой ERP-системы не гарантирует наличия достаточных функциональных возможностей для своевременного финансового закрытия.

Исследование Ventana Research показало, что 37% компаний со штатом более 1000 человек использует специализированные приложения для консолидации для закрытия финансовых книг. Несколько большее число (40%) использует возможности собственных ERP-систем, и 20% всё ещё используют Excel для управления этим процессом. Таким образом, компаниям, тратящим на финансовое закрытие более шести дней, стоит серьёзно рассмотреть перспективу использования консолидирующего программного обеспечения.

Так, исследование выявило, что компании, использующие приложения для консолидации закрывают книги на 7% быстрее, чем их коллеги, использующие ERP.

Однако, даже компании, использующие специализированное программное обеспечение, зачастую широко используют электронные таблицы для расчётов, перерасчётов и выверки. Общеизвестно, что использование таблиц ведёт к ошибкам, выявление и исправление которых занимает значительное время.

В идеале, новое приложении должно автоматизировать большую часть операций выверки данных и обеспечивать легко конфигурируемый технологический процесс, гарантирующий непрерывность выполнения операций. В дополнение к напоминаниям о необходимости выполнения задач, автоматизация документооборота и деловых операций предоставляет ответственным исполнителям возможность отслеживать прогресс и пропущенные сроки исполнения.

Финансовым отделам, тратящим свыше рабочей недели на закрытие месяца, квартала или полугодия стоит предпринять шаги по определению задерживающих факторов и ввести в действие программу  ускорения закрытия финансовых периодов.

Еще один взгляд на проблему

Исследование корпораций Accenture и Oracle 2012 года «Проблемы корпоративной финансовой отчётности» показало, что за последний год 88% компаний столкнулись с задержками в процессе закрытия финансовых периодов, подготовки и предоставления отчётности. 70% опрошенных «страдали» от задержек, связанных с данными. Сложности возникали при выполнении следующих задач:

  • Сбор и интеграция данных (38%)
  • Проверка данных (36%)
  • Работа с несколькими источниками данных (31%)
  • Интеграция финансовых и нефинансовых данных (18%)

Ключевая часть работы финансового специалиста заключается в сборе финансовых данных, однако, как выяснилось, в среднем, лишь 65% данных, необходимых для подготовки отчетности для подачи в регулирующие органы, являются таковыми, тогда как оставшиеся 35% - фактически нефинансовые. Но существуют и значительные различия между компаниями, например, 28% утверждает, что нефинансовыми является половина необходимых данных.

Одним из вопросов, с которыми сталкиваются специалисты сферы финансов, является согласованность данных, и чем компания разрозненнее, тем труднее контролировать этот параметр. Одним из примеров является планы счетов – 88% финансовых специалистов утверждают, что их изменение вызовет проблемы для финансового отдела, когда речь идёт о закрытии финансовых книг. В среднем, компания тратит 21 человеко-день для согласования и обновления плана счетов, а для международных корпораций этот показатель в повышается до 26.8 человеко-дней, в сравнении с местными предприятиями, тратящими 13.5. Неудивительно, что финансовые управленцы (84% респондентов) отмечают сложности при контроле качества финансовых данных и прочей вспомогательной информации на протяжении всего процесса, от финансового закрытия до подачи отчетов в органы надзора.

Несмотря на внутренние и внешние изменения последних трёх-пяти лет в процедурах финансового закрытия, формирования отчётности и ее предоставления в органы надзора, большинство финансовых руководителей (63%) утверждают, что их уровень уверенности в способности компании производить точную и своевременную финансовую информацию остался прежним. Однако, 25% продемонстрировали усиление уверенности, и лишь 11% доложили о снижении уровня доверия.

Несмотря на эту уверенность и уже сделанные изменения, исследование показало, что компании не улучшили свои процедуры и инструментарий. Более того, 86% компаний планируют вложить значительные средства в течение следующих пяти лет для совершенствования отчетной функции. Стало известно, что 46% планирует реконструкцию всех трёх фаз: финансового закрытия, подготовки отчётности и ее документирование. Интересно, что оставшиеся 40% предпочитает поэтапный подход - 21% считают приоритетным инвестирование в процедуру финансового закрытия, 26% - в совершенствование финансовой отчётности, а 17% возьмутся за этап ее предоставления в органы регулирования.

Используемое программное обеспечение и практика их применения

На что эти организации тратят деньги? Исследование показало, что 98% финансовых организаций используют то или иное программное обеспечение или систему для автоматизации финансового закрытия и предоставления отчётности. Треть компаний - 33%, использует специализированное ПО для финансовой консолидации, 37% - программное обеспечение для генерации финансовой отчётности, и 24% - для ее подачи в регулирующие органы.

Ещё 38% говорят, что они используют одно программное средство, которое охватывает и связывает все три фазы этого процесса. Сравнение по странам показывает, что единый инструмент используют 54% российских предприятий, в отличие от 25% компаний Великобритании. Если сравнивать сектора промышленности, подобная система больше всего распространена в сфере коммунальных услуг (47%), реже в торговле (29%), и 27% - в области телекоммуникаций и высоких технологий.

Тем не менее, даже применяя специализированные системы и решения, 67% предприятий по-прежнему пользуются электронными таблицами, а 8% вообще не применяют ничего кроме них в процессе финансового закрытия, подготовки и подачи отчетности. Интересно, что хотя значительная часть пользователей (73%) применяет все три различных класса систем вместе с электронными таблицами , они пользуются популярностью и у тех, кто отдал предпочтение единому решению (так заявили 59% опрошенных).

Когда все необходимые данные получены, финансовые менеджеры приступают к их анализу. Выяснилось, что 71% из них считают, что их эффективность ограничивается проблемами, связанными с анализом данных.

В начале списка находится ограниченные возможности проводить сценарный анализ «Что-если?» (так утверждают 34% опрошенных), далее - 32% - идут сложности с выполнением детального анализа («углубления в данные»), и, наконец, 31% считает, что их эффективность снижается из-за невозможности ответить на нестандартные, неструктурированные вопросы.

Некоторые прогнозы

Исследование показывает, что на протяжении последних трёх лет расходы растут во всех трёх фазах создания финансовой отчётности. Определённо, подобную тенденцию наблюдает каждая пятая компания.

Каковы же итоговые затраты организации на управление и публикацию финансовых результатов? Оказалось, что лишь 40% финансовых менеджеров могут назвать предположительную величину в силу недостаточного понимания этого вопроса, тогда как остальные 60 были вынуждены признать, что не представляют себе размеров затрат.

Финансовые специалисты в большей степени представляют себе, сколько времени и усилий было затрачено на протяжении трёх фаз, особенно на этапе финансового закрытия, на который тратится, в среднем, 40% всего потраченного времени. Следом за ним идут составление отчётности, занимающее 35% от всех временных затрат, а на подачу отчетов приходится 25%.

С точки зрения будущего, 36% респондентов ожидают роста расходов на фазу формирования финансовой отчётности в течение следующих пяти лет, они же предполагают 21% рост затрат в целом. Хотя, почти половина (48%) с ними не согласна и считает, что уровень расходов не изменится.

Публикации

  1. Роберт Кугель. Соответствующее программное обеспечение поможет ускорить финансовое закрытие (Robert Kugel. The Right Software Can Help Companies Close Faster), июль 2012 г.
  2. Исследование Accenture, Oracle «Проблемы корпоративной финансовой отчётности» (The Challenges of Corporate Financial Reporting), май 2012 г.