Практика подготовки финансовой отчётности

В статье освещается проблематика формирования отчетности, подчеркивается
роль хранилищ данных как технологической основы для выпуска различной
отчетности.

Специалисты APQC, некоммерческой исследовательской организации, специализирующейся на бизнес-бенчмаркинге пришли к интересному выводу. В процессе роста компании тратят всё меньше времени на закрытие бухгалтерских книг и предоставление инвесторам финансовой отчётности. Это может показаться нелогичным, учитывая, что расширяясь, организации увеличивают число юридических единиц, данные по которым необходимо консолидировать, и количество установленных в них учетных систем. Более того, расширяясь по всему миру, компании часто открывают дочерние предприятия, работающие в других государствах с бухгалтерскими системами, настроенными на местные требования отчётности.

Если подобная ситуация создают проблему для стандартизации и интеграции систем во всём мире, логично предположить, что процесс согласования данных требует продолжительного времени.

Однако на практике не все так однозначно. Согласно данным сравнительного анализа APQC, компании более чем с пятимиллиардным доходом быстрее готовят отчёт о прибылях и убытках по сравнению с прочими компаниями, участвовавших в этом исследовании – за десять дней против сорока.

Мнение экспертов

По словам Лиенани Накамура, партнёра Mohler, Nixon & Williams, компании, предоставляющей консалтинговые услуги в области бухгалтерского и налогового учета, крупным компаниям удается быстрее закрывать бухгалтерские книги и выпускать отчеты, так как они вложили значительные средства в развитие своих финансовых процессов.

Накамура отмечает, что над компаниями довлеет необходимость еще больше сократить время отчетных периодов и увеличить точность, а также упростить процессы и снизить затраты. По её образному выражению, для «движения вверх по кривой зрелости», предприятиям следует избрать структурированную методологию для оптимизации всего периода финансового закрытия. Она включает в себя методику непрерывного совершенствования Lean Six Sigma в сочетании с «лучшими практиками», а также автоматизацию тех этапов, которые создают излишние сложности.

Непростую ситуацию в области подготовки финансовой отчетности подтверждают результаты еще одного отчета, подготовленного аналитиками C F Effron Company по заказу WeiserMazars. В фокусе внимания – сложности, с которыми сталкиваются в отчетном периоде финансовые департаменты организаций, занятых страховым бизнесом. Согласно исследованию, 10% респондентов ответили, что их финансовая архитектура включает менее пяти главных книг, при этом четверть опрошенных признает, что финансовая консолидация вызывает сложности в их компании. Поддержка нескольких главных книг может приводить к большим расходам. С увеличением числа книг растёт стоимость их консолидации, сверки с исходными системами, документирования и IT-поддержки. Кроме того, 30-40% опрошенных считают, что проведение анализа данных, финансовое планирование и подготовка налоговой отчётности представляют существенные сложности для их компаний. Выяснилось, что большая часть проблем связана с неспособностью своевременно получать данные из главных книг и прочих компонентов финансовой архитектуры. В результате подразделения финансового планирования и анализа и налоговые отделы будут вынуждены полагаться на свои собственные данные, что влечёт за собой выполнение двойной работы и принятие решений, основанных на неточной информации.

Рост числа главных книг часто ведёт к зависимости от нескольких несогласованных планов счетов. Почти треть респондентов считает эту проблему умерено или даже очень серьёзной. Расширение компании путём приобретения создает дополнительные сложности, так как поглощаемые предприятия уже имеют устоявшиеся главные книги, с трудом поддающиеся переназначению на объединяющую организацию. Проблемы интеграции заставляют прибегать к использованию временных решений с помощью электронных таблиц Excel, что влечёт за собой ослабление контроля, финансовые искажения и проблемы качества данных.

Как показало исследование, финансовые директора страховых компаний обладают персоналом и ресурсами, необходимыми для соблюдения сроков предоставления отчётности. Однако, для всех прочих задач, у них остаётся слишком мало времени.

Выяснилось, что финансовое руководство организации не в состоянии оказать исполнительному директору необходимую поддержку, так как слишком занято удовлетворением требований, предъявляемых к отчётности со стороны международных, государственных и местных регулирующих органов.

Довольно долго основной задачей финансового отдела было своевременное подготовка и предоставление отчётности, вместе с тем, возрастает спрос и на углублённый финансовый анализ. Так, по данным исследования, более 70% респондентов вынуждены заниматься традиционной отчётностью, а не стратегической или аналитической деятельностью.

«Даже компании, подготовленные к выходу новых нормативных правил, тратят слишком много ресурсов, - говорит Уэйн Лок, совладелец отделения страховой практики WeiserMazars. - Нынешняя страховая индустрия очень жёстко регламентирована. Существует отчёт о несоответствии уровней процентных ставок по активам и пассивам, внутренние отчёты и нормативные требования. Всё это не оставляет времени для аналитики или поиска тенденций».

Нахождение баланса между отчётностью и стратегическим анализом требует двух наиболее дефицитных для финансовых управляющих ресурсов: денег и времени. Сокращение традиционного отчётного цикла с целью выделения бόльших ресурсов на проведение ценного анализа - непростая задача. Повышение численности персонала или поиск талантливых сотрудников не встретит понимания в период сокращения бюджетов.

Поэтому, в качестве альтернативного решения, эксперты из WeiserMazars предлагают финансовым руководителям разработать экономическое обоснования для проектов, направленных на совершенствование процессов, технологий и инициатив, ведущих к сокращению отчетных периодов и численности персонала.

Использование неоптимальных инструментов

Пожалуй, одним из самых неожиданных моментов исследования является то, что по признанию 87% респондентов, они по-прежнему полагаются на электронные таблицы. Стало известно, что в основном это является следствием несовершенства финансовой архитектуры, которое в совокупности с проблемой управления сложными финансовыми процессами нескольких главных книг, географических и финансовых единиц, приводит многих к решению ключевых задач с помощью Excel.

Таким образом, предупреждают в  WeiserMazars, существует опасность, что, будучи удобным и привычным инструментом для финансистов, Excel будет повсеместно применяться для решения повседневных проблем. Впоследствии это повлечёт за собой долговременные трудности, такие как повторная ручная обработка данных, и, как результат, увеличение продолжительности финансового закрытия, ошибки в финансовых документах из-за различного толкования данных разными подразделениями.

«Excel – это современный скотч, - говорит Лок. - Мы ставим заплатки вместо исправления финансовой и операционной инфраструктуры в целом. Мы обеспокоены тем, что вложения, необходимые для поддержки роста инфраструктуры, неважно, технологической, операционной или финансовой, могут немного запаздывать. И это может оказаться слишком важным».

Хранилища данных как решение проблемы

В последние годы финансовые руководители сделали серьёзные вложения в свою финансовую архитектуру путём внедрения хранилищ данных. Так, более 80% респондентов отметили, что хранилища данных были интегрированы с процессами подготовки управленческой отчётностью. Меньший процент опрошенных применяет хранилища данных для выпуска финансовой отчётности (менее 73%). Интересно, что значительно более высокий процент финансовых отделов, закрывающих отчетный период менее чем за 15 дней, использует хранилища данных в процесс формирования финансовой отчётности, в отличие от компаний, тратящих на это свыше 15 дней. Авторы исследования отмечают, что в дополнение к повышению скорости и улучшению контроля использование хранилищ данных для подготовки финансовой отчётности даёт высшему руководству возможность принимать решения, основываясь на «единственном источнике правды». Это устраняет большую часть ручной работы, необходимой для согласования управленческой и финансовой отчётности.

Публикации

1. Мэри Дрисколл. Недостаточная скорость публикации финансовой отчётности (Mary Driscoll, Business Finance, Reporting Speed is Not Enough). 24 февраля 2012 г.
2. Питер Элперн. Требования к отчётности поглощают рабочее время финансовых директоров страховой индустрии (Peter Alpern. Business Finance, Reporting Requirements Dominating the Time of Insurance Industry CFOs). 8 октября 2011 г.
3. Исследование C F Effron Company для WeizerMasars «Эффективность финансовых отделов. Исследование лидеров сферы финансового страхования». (Finance Department Effectiveness WeizerMasars, Insurance Finance Leadership Study). Август 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов